"Cada mes contratamos a un gran número de nuevos empleados, pero no todos empiezan a trabajar. La integración de Flexspring filtra automáticamente a los que no empiezan, de modo que la nómina sólo recibe registros de empleados válidos. Flexspring nos ahorra tiempo, reduce el procesamiento innecesario y mantiene la nómina funcionando sin problemas." - Louise Jones, Directora de nóminas
Reto de integración
Cuando el sistema de nóminas de Helping Hands Home Care, con sede en el Reino Unido, llegó al final de su vida útil, el equipo de nóminas eligió ADP iHCM como sustituto. Pero cambiar de sistema de nóminas significaba que también tenían que encontrar una forma fiable de integrar SelectHR y Snowflake con ADP. Para prepararse para el próximo lanzamiento, se centraron en encontrar la solución de integración adecuada con mucha antelación.
Al desempeñar las nóminas un papel tan importante, la precisión y la eficacia eran fundamentales. El objetivo de la empresa era automatizar las correcciones manuales, eliminar los registros duplicados y mantener los datos limpios en todos los sistemas.
Solución de integración
ADP recomendó a Flexspring para realizar una integración personalizada entre SelectHR, Snowflake y ADP. Flexspring trabajó estrechamente con los departamentos de TI, nóminas y RR.HH. de la empresa para crear y probar la integración a tiempo para una puesta en marcha que coincidió con el primer mes del año fiscal en el Reino Unido. A pesar de la complejidad de la puesta en marcha en un momento en que el 80% de los empleados asalariados estaban recibiendo aumentos de sueldo, el proyecto se mantuvo en marcha.
El equipo de asistencia de Flexspring desempeñó un papel fundamental durante el lanzamiento, trabajando en diferentes zonas horarias para garantizar que la integración funcionara exactamente como estaba previsto. La comunicación fue rápida, coherente y transparente.
Casos de uso de la integración
1. Nuevas contrataciones de SelectHR a ADP iHCM
Tan pronto como un gestor de contrataciones pulsa el botón de contratado en SelectHR, los datos de la nueva contratación (personales, demográficos y laborales) se transfieren a ADP iHCM como una contratación pendiente.
2. Actualizaciones de empleados de SelectHR a ADP iHCM
Cuando los datos actuales de los empleados (incluyendo datos personales, demográficos, de empleo, recontrataciones, despidos y promociones) cambian en SelectHR, los datos de los empleados se actualizan automáticamente en ADP iHCM. La automatización garantiza que todos los datos necesarios para pagar con precisión a los empleados se mantengan actualizados.
3. Datos de empleados de ADP iHCM a Snowflake
Los datos de los empleados añadidos o modificados, incluidos los datos de nómina, se extraen para transferirlos al almacén de datos Snowflake mediante API.
Los datos frescos fluyen desde ADP directamente a los conductos críticos de Snowflake, garantizando que los responsables de la toma de decisiones dispongan siempre de información actualizada. " Quería un control estricto sobre quién podía actualizar, eliminar o ver los datos de nuestro almacén", afirma Alison Sanders, responsable de Data & Insight. "Una vez construida la integración, no hemos tenido ni un solo problema, lo cual es fantástico".
Lo mejor de esta integración
Además de agilizar las nóminas, la integración ofrece otra gran ventaja: un filtrado más inteligente de los datos antes de que lleguen a nómina. Con esta protección, sólo se procesan los empleados que se incorporan oficialmente a la empresa. Esto garantiza que las nóminas se ejecuten con registros limpios y precisos en cada ciclo. El equipo dedica menos tiempo a revisar o corregir registros, lo que le permite centrarse en tareas de mayor valor.
"La integración de Flexspring filtra automáticamente las entradas innecesarias antes de que lleguen al sistema de nóminas", afirma Louise Jones, responsable de nóminas de la empresa. "Esto significa que evitamos producir formularios adicionales, reducimos los gastos administrativos y ahorramos tiempo. El resultado es una mayor eficacia y la confianza de que las nóminas son siempre exactas. Ha supuesto una diferencia considerable para nosotros".
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