Su sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) hace algo más que almacenar datos de contacto. La integración de su CRM con otros sistemas desencadena un potente motor de automatización que elimina el trabajo manual, aumenta la precisión y mantiene los datos alineados. El CRM con automatización del flujo de trabajo es el puente entre los datos y la acción. La información se libera de los silos y ahora puede pasar directamente a los flujos de trabajo que impulsan los resultados. La automatización le ayuda a ahorrar tiempo, evitar errores y hacer más cosas. Los empleados trabajan de forma más inteligente. Los clientes notan la diferencia.
¿Qué es CRM con automatización de flujos de trabajo?
CRM con automatización del flujo de trabajo significa que su CRM se convierte en algo más que un lugar donde almacenar los datos de los clientes. Se convierte en una parte activa de las operaciones empresariales diarias. Cuando ocurre algo en uno de sus sistemas -como la entrada de un nuevo empleado, un cambio de departamento o un presupuesto de ventas aprobado-, su CRM y otros sistemas sincronizan automáticamente los nuevos datos. Nadie tiene que teclearlos. La información fluye exactamente donde se necesita.
La automatización sin errores es importante porque los datos de una empresa afectan a todos los departamentos. Ventas depende de los datos para la planificación territorial. TI necesita datos para el acceso seguro de los usuarios. Finanzas depende de los datos para elaborar informes precisos. Cuando los sistemas se actualizan automáticamente, todos ganan. La automatización del flujo de trabajo de CRM hace que su empresa sea más rápida, más limpia y esté más conectada.
El papel de la integración de datos en la automatización de CRM
La automatización necesita datos precisos. Si su CRM y otros sistemas no se comunican entre sí, los flujos de trabajo se estancan porque los equipos se basan en información obsoleta o incompleta. La integración de datos crea una conexión en tiempo real entre sistemas que resuelve estos problemas. Cuando se produce una nueva contratación o un empleado cambia de departamento, todos los sistemas conectados se actualizan automáticamente. Sin hojas de cálculo. Sin correos electrónicos. Ni llamadas de seguimiento. Sólo datos precisos que fluyen donde se necesitan.
Flexspring se especializa en la integración de datos de RRHH. Nuestros expertos comprenden la complejidad de los sistemas de RR.HH., desde las estructuras de puestos personalizadas hasta los datos confidenciales de los empleados y las normas de cumplimiento que varían según la ubicación y el sector. En lugar de forzarle a un marco rígido, Flexspring crea cada conector para que coincida exactamente con su modelo de datos, lógica empresarial y requisitos del sistema. Su equipo de TI no tendrá que asumir trabajo adicional y su flujo de trabajo de CRM funcionará sin problemas con conectores fiables y personalizados.
Casos prácticos de automatización de flujos de trabajo gracias a la integración con CRM
Aquí es donde brilla el valor. El CRM con automatización del flujo de trabajo potencia casos de uso de gran impacto que eliminan retrasos y reducen el trabajo administrativo en todos los equipos.
- Flujos de trabajo de nuevas contrataciones: Cuando se añade un nuevo empleado al ATS o al HRIS, el CRM se actualiza al instante. Esto puede desencadenar tareas de incorporación, secuencias de correo electrónico y asignación de funciones, todo ello sin intervención humana.
- Alineación de ventas y RRHH: Los datos de contratación de clientes potenciales fluyen directamente al CRM, lo que facilita la planificación territorial, los permisos de acceso y la visibilidad del equipo de ventas.
- Actualizaciones de registros de empleados: Los cambios en los puestos de trabajo se transfieren automáticamente a los sistemas CRM, HRIS, de nóminas y de beneficios. Todo el mundo dispone de los datos más recientes en todo momento.
Los usuarios de Salesforce se benefician especialmente de la automatización. Una empresa tecnológica global descubrió el poder de la integración CRM conectando Salesforce a su sistema ERP con un conector de integración Odoo.
"La integración de datos satisface tanto al personal de ventas como al de contabilidad", afirma el vicepresidente de ventas de la empresa. "Cuando nuestro equipo de ventas elabora un presupuesto, las partidas seleccionadas pasan automáticamente a contabilidad, ¡se acabó la introducción manual de datos!".
Estos son los tres casos de uso de integración personalizada que la empresa eligió y que agilizan drásticamente sus flujos de trabajo de ventas y contabilidad:
1. Nuevas cuentas de Salesforce Sales Cloud a Odoo
Cuando se crea una nueva cuenta, esta integración transfiere automáticamente los datos de la nueva cuenta de Salesforce Sales Cloud a Odoo, incluidos todos los datos necesarios de la empresa y la información de contacto para la gestión de cuentas.
2. Nuevos presupuestos de Salesforce CPQ a Odoo
Al ganar una oportunidad de ventas en Salesforce CPQ, esta integración sincroniza el presupuesto en Odoo para que el equipo de contabilidad lo revise y confirme. Cuando se firma un contrato, cualquier presupuesto adicional o actualizado se sincroniza automáticamente desde Salesforce CPQ a Odoo.
3. Suscripción y actualizaciones de productos de Salesforce CPQ a Odoo
Cuando se cambian o actualizan las suscripciones o productos de un cliente, esta integración sincroniza la información actualizada de Salesforce CPQ con Odoo, garantizando que la facturación sigue siendo precisa en Odoo. La integración garantiza la coherencia de los datos en todo el proceso de ventas, lo que permite calcular las comisiones de ventas de forma rápida y precisa.
Ventajas de la automatización del flujo de trabajo CRM de Flexspring
La introducción manual ralentiza todo, lo que provoca errores, frustración en el equipo y pérdida de tiempo. La automatización del flujo de trabajo de CRM permite que los datos pasen instantáneamente de un sistema a otro. Con una integración dedicada de Salesforce, eliminará la necesidad de volver a introducir información entre Salesforce, NetSuite, Workday u Oracle HCM.
"Esta integración de Salesforce con Odoo permite a Contabilidad obtener las respuestas que necesitan de forma automática para que no tengan que dedicar tiempo a rastrear los detalles de nuestro equipo de ventas. La automatización elimina la carga administrativa del equipo para que puedan concentrarse más en vender. La automatización también calcula las comisiones con mayor rapidez y precisión, algo que encanta a nuestro equipo de ventas". - Vicepresidente de ventas, empresa global de tecnología
La velocidad y precisión de la automatización cambian la forma de trabajar de los equipos. Por ejemplo, cuando se produce un cambio de puesto o una transferencia de departamento en el HRIS, la actualización se transfiere al CRM en cuestión de segundos. Sin retrasos. Sin incoherencias. Sólo registros limpios y precisos.
La automatización del flujo de trabajo de CRM ayuda a su empresa a escalar sin añadir esfuerzo manual. Tanto si incorpora a diez empleados como a cien, los conectores de datos se encargan de todo. Y cuando llega el momento de las auditorías, los sistemas sincronizados le ofrecen registros limpios e informes coherentes. Siempre cumplirá las normativas porque sus datos siempre coinciden.
Los mejores escenarios para la automatización de CRM a través de Flexspring
Si utiliza tanto un ATS como un CRM, la automatización del flujo de trabajo del CRM puede agilizar todo el proceso de transferencia de la contratación a las ventas. En cuanto alguien acepta una oferta, se crean registros de CRM y se actualizan los territorios.
Las empresas medianas y grandes son las más beneficiadas. A menudo gestionan varios sistemas, por ejemplo, Workday para RR.HH., ADP para nóminas, Salesforce para CRM, NetSuite para ERP y otros para el cumplimiento de normativas o necesidades regionales. Sin integración, las actualizaciones requieren tiempo y atención. Con la automatización, simplemente se producen.
En entornos multisistema, los conectores de datos Flexspring actúan como el pegamento que mantiene todo unido. Los conectores personalizados de Flexspring mantienen alineados los datos de clientes y empleados sin generar trabajo adicional de TI. Todos operan desde la misma fuente de verdad. Eso es lo que ofrece CRM con automatización del flujo de trabajo: claridad, velocidad y coherencia en todos los sistemas.
Implementación: Cómo Flexspring automatiza el flujo de trabajo de CRM
Flexspring proporciona integración CRM como un servicio totalmente gestionado. No necesita desarrolladores internos ni una licencia de middleware. Los expertos en integración de datos de Flexspring se encargan de todo.
La implementación comienza con el descubrimiento. Flexspring trabaja directamente con RR.HH., TI y las partes interesadas de la empresa para determinar sus necesidades de datos, la lógica del flujo de trabajo y los activadores del sistema. Cada integración se diseña para satisfacer exactamente sus necesidades.
A partir de ahí, Flexspring construye un conector personalizado que se adapta a sus sistemas. Tras las pruebas de aceptación del usuario y el despliegue, Flexspring supervisa y mantiene la integración. Si las API de un sistema cambian, Flexspring actualiza el conector. Obtendrá rendimiento y tranquilidad sin mover un dedo.
CRM con automatización del flujo de trabajo FAQ
- ¿Funciona la automatización del flujo de trabajo de CRM con Salesforce?
Sí. Salesforce es una de nuestras integraciones de CRM más populares. - ¿Cuánto tiempo se tarda en poner en marcha la integración CRM?
La integración personalizada de los conectores Flexspring CRM puede estar totalmente desplegada en 10-12 semanas, dependiendo de la complejidad. - ¿Necesitamos desarrolladores informáticos internos para la integración CRM?
No se necesitan recursos informáticos internos para crear conectores de integración de datos CRM. Los expertos de Flexspring se encargan de todo el mapeo de datos personalizados, la asistencia y el mantenimiento. - ¿Pueden los conectores de datos de Flexspring gestionar flujos de trabajo complejos para CRMs?
Sí. Flexspring construye conectores de datos personalizados para su CRM en torno a su lógica de negocio específica. - ¿Es segura la automatización del flujo de trabajo de CRM?
Sí, la automatización de CRM es muy segura. Las integraciones de datos de Flexspring no requieren intervenciones manuales, cumplen con GDPR, tienen certificación SOC 2 y cumplen con los estándares de seguridad de nivel empresarial. - ¿Y si cambiamos de plataforma más adelante?
Los expertos de Flexspring pueden actualizar el conector para que sea compatible con su nuevo sistema. - ¿Se puede personalizar la automatización de CRM para mis flujos de trabajo?
Sí. Los conectores de datos automatizados pueden gestionar cualquier flujo de trabajo de datos de CRM personalizado. Los expertos de Flexspring se especializan en la integración personalizada para adaptarse a cualquier necesidad empresarial única. - ¿Ayuda la integración de CRM a cumplir la normativa?
Sí. Los datos sincronizados mejoran la precisión y la preparación para auditorías. - ¿Reducirá esta integración el trabajo manual?
Por supuesto. Ahorrar tiempo y dinero eliminando las tareas manuales de introducción de datos es un valor fundamental del CRM con automatización del flujo de trabajo. - ¿A quién beneficia la automatización de CRM?
La automatización de CRM beneficia a Contabilidad, Ventas, RRHH, TI y Nóminas, así como a cualquiera que dependa de un acceso actualizado al sistema y de datos limpios. - ¿Puede la automatización del flujo de trabajo de CRM mejorar la precisión de los presupuestos de ventas?
Sí. La automatización envía los presupuestos ganados directamente desde su CRM a su ERP para que contabilidad los revise y confirme, eliminando el reintroducido manual propenso a errores. Cuando se firman los contratos, los presupuestos nuevos o actualizados se sincronizan automáticamente, de modo que el departamento financiero siempre trabaja a partir de la última versión aprobada.
Conclusión
Las actualizaciones manuales de CRM ralentizan a los equipos e introducen riesgos. CRM con automatización del flujo de trabajo sustituye esas tareas manuales por flujos de datos rápidos, fiables y seguros entre sistemas. Ventas obtiene acceso inmediato. RR.HH. elimina la introducción de datos por duplicado. El departamento de TI recibe menos solicitudes de asistencia. Los directivos obtienen mejores datos, más rápido.
Flexspring ofrece conectores personalizados creados para sus sistemas, reglas de negocio y flujos de trabajo, sin necesidad de un esfuerzo interno de TI. Tanto si utiliza Salesforce, Workday o una combinación de herramientas, los conectores de datos ayudan a sus sistemas a comunicarse entre sí y a mantener el flujo de datos.
Si está listo para eliminar el trabajo manual y modernizar sus operaciones, hable con los expertos de Flexspring. Vea cómo el CRM con automatización del flujo de trabajo puede hacer que su equipo sea más rápido, inteligente y eficiente.
