Imagina un equipo disfuncional en el que todos trabajan duro, pero nadie se comunica. Una persona termina una tarea sin decírselo a los demás compañeros, y otra empieza de cero, sin saber que el proyecto ya está terminado. Todos se mantienen ocupados, pero el equipo tiene dificultades para avanzar. Eso es exactamente lo que ocurre cuando tus sistemas de RRHH, nóminas y contabilidad no se comunican entre sí. Puede invertir en las mejores aplicaciones de RR.HH., pero sin un intercambio de datos eficaz, perderá tiempo, dinero y paciencia. Los conectores de datos solucionan todo eso. En este artículo, aprenderá qué son los conectores de datos, cómo funcionan y cómo elegir los adecuados para su empresa. También descubrirá un ejemplo real de conectores de integración de datos en acción.
Conectores de datos
Actualizar manualmente un sistema y luego repetirlo en otro es un trabajo tedioso. Los conectores de datos eliminan esta pesadez sincronizando automáticamente las actualizaciones en todas partes.
¿Qué son los conectores de datos?
Los conectores de datos actúan como puentes entre sus sistemas de RRHH. Estos conectores transfieren y transforman la información automáticamente, de modo que cuando alguien actualiza un registro en un sistema, todos los demás sistemas también reciben la actualización. Las empresas utilizan los conectores de integración de datos para eliminar los pasos manuales, reducir los errores en los registros de los empleados y acelerar los flujos de trabajo con datos fiables en tiempo real.
Cómo funcionan los conectores de datos
Un conector de datos suele extraer datos de una aplicación, transformarlos para que coincidan con el formato del sistema receptor y, a continuación, cargarlos en esa aplicación, o sincronizarlos repetidamente. Los conectores de datos automatizados funcionan en tiempo real o de forma programada, garantizando que los datos permanezcan actualizados. Por ejemplo, cuando su equipo de ventas cierra un trato, un conector puede enviar automáticamente los datos necesarios del contrato y del cliente a contabilidad, eliminando el trabajo manual. Eso es eficiencia en acción.
Tipos de conectores de datos
Dependiendo de las necesidades de su empresa, normalmente podrá elegir entre dos tipos:
- Conectores llave en mano: Los conectores de integración de datos predefinidos gestionan sistemas comunes con campos de datos estándar. Si sus sistemas coinciden, puede implantar uno rápidamente.
- Conectores personalizados: Si sus flujos de trabajo incluyen campos personalizados, lógica condicional o si tiene requisitos empresariales únicos, los conectores de datos personalizados se flexibilizan para adaptarse a sus necesidades.
Puede utilizar cualquiera de los dos tipos de conectores, pero los conectores personalizados se adaptan mejor a la mayoría de las empresas. Los sistemas de recursos humanos, nóminas y contabilidad suelen tener campos de datos personalizados exclusivos para las necesidades de cada empresa. La integración personalizada gestiona mejor esas diferencias, garantizando que los datos sean precisos, eficientes y seguros.
"Probamos otros proveedores de integración antes, pero no cumplieron. Flexspring nos escuchó y creó la integración que queríamos. Dijimos aquí es donde estamos, y aquí es donde queremos estar, así que háganlo realidad, ¡y Flexspring lo hizo! Gracias a la integración, hemos superado algunos grandes problemas y ahorrado un montón de tiempo." - Rob Pham, Vicepresidente de TI, Wen JAI Restaurant Group
Ventajas del uso de conectores de datos
Los conectores personalizados aportan valor a través de la eficiencia, el conocimiento y la adaptabilidad. Los conectores de datos eliminan la fricción de los sistemas aislados automatizando el flujo de datos entre aplicaciones. En lugar de depender de transferencias manuales o entradas duplicadas, los conectores mantienen la información coherente, accesible y lista para respaldar decisiones empresariales más inteligentes.
Automatización rápida y fiable
La doble introducción manual de datos es una tarea ineficaz y propensa a errores. Con un conector bien diseñado, sus equipos introducen los datos una sola vez, de modo que las actualizaciones fluyen sin tener que volver a escribir. Cuando se producen cambios en las cotizaciones de ventas, las suscripciones o los clientes, el sistema gestiona esos cambios automáticamente, liberando al personal para que se centre en la estrategia, no en la limpieza de datos.
Toda su información en un solo lugar
Cuando todos los datos relevantes viven en sistemas sincronizados, los equipos ven los mismos datos actuales. Los departamentos de ventas, contabilidad, recursos humanos y dirección tienen acceso a información precisa y actualizada. No hay que esperar a los informes, ni buscar los detalles que faltan. Las decisiones se toman más rápido, con confianza en los números.
Diseñado para el cambio y el crecimiento
Si sus flujos de datos dependen del esfuerzo manual, necesitará más personal para mantener el ritmo. Los conectores se adaptan a nuevas aplicaciones, equipos en expansión y flujos de trabajo complejos. Cuando su empresa crece, los buenos conectores de datos se adaptan; evitará reconstruir o desmontar sistemas uno por uno.
Encontrar la solución de conector de datos adecuada
Los mejores conectores de datos tienen funciones que resuelven los retos más frustrantes de su equipo. Los conectores deben eliminar el trabajo manual, evitar errores en los datos y mantener todos los sistemas alineados sin una supervisión constante.
Características principales
Los conectores de datos sólidos comparten estas características imprescindibles:
- Fiabilidad: un conector de datos de confianza garantiza que los datos fluyan de forma coherente, sin retrasos aleatorios, actualizaciones perdidas ni fallos que paralicen la productividad. Esto significa que tu equipo puede confiar en los datos en todo momento.
- Seguridad y cumplimiento: elija conectores de datos que cumplan las normas de seguridad de nivel empresarial, incluido el cumplimiento del GDPR y la certificación SOC 2. Esto protege sus datos durante la transferencia.
- Compatibilidad: la integración con sus sistemas actuales es una característica clave que le permite seguir utilizando las herramientas que ya funcionan.
- Escalabilidad: a medida que su organización crece, sus conectores deben seguir el ritmo, garantizando que sus flujos de trabajo estén listos hoy, mañana y todos los días.
"La integración nos ahorra al menos 30 minutos por cada nuevo empleado que incorporamos automatizando los datos de Oracle a ADP. Se acabó la doble introducción de datos. También convertimos a contratistas externos para incorporarlos como empleados a tiempo completo, y la integración de datos facilitó el proceso. Además, la herramienta de supervisión de Flexspring es genial. Sé exactamente lo que está pasando cada día. La integración es perfecta y no podríamos pedir nada más". - Tammy Mickelson, Directora de Información del Grupo Fedcap
Ejemplo de conector de datos
He aquí un ejemplo brillante. Una empresa biofarmacéutica en fase clínica sincronizó su ATS con Nómina, en este caso, BambooHR con ADP Workforce Now, utilizando los conectores de integración de datos personalizados de Flexspring. Antes de esta integración de datos, el equipo de RR.HH. dedicaba un tiempo valioso a la incorporación manual de nuevos empleados, a la actualización del estado actual de los empleados y a la gestión de datos de nóminas personalizados. Este proceso manual ineficiente provocaba errores y retrasos frustrantes.
Flexspring creó una integración de datos punto a punto y manos libres que sincroniza automáticamente los datos de los empleados de BambooHR con ADP. La automatización elimina la introducción manual de datos para que el equipo de RR. HH. pueda incorporar a los empleados más rápidamente, mantener registros precisos y cerrar las nóminas con menos intervenciones.
1. Nuevas contrataciones de BambooHR a ADP
En cuanto un responsable de contratación pulsa el botón de contratado en BambooHR, los datos de la nueva contratación se sincronizan automáticamente en ADP con la información esencial necesaria para procesar las nóminas en tiempo real.
2. Actualizaciones de empleados de BambooHR a ADP
Cuando los datos actuales de los empleados cambian en BambooHR, los datos se actualizan automáticamente en ADP. La integración de datos garantiza que todos los datos de los empleados necesarios para procesar las nóminas estén actualizados para los empleados actuales.
¿El resultado? El equipo de RRHH agilizó su proceso y ahora ahorra 25 horas al mes.
"Los conocimientos de Flexspring fueron extremadamente útiles. En concreto, tenemos algunos campos personalizados de información sobre bonificaciones y nóminas que debían calcularse cuando entraban en el sistema de nóminas, por lo que necesitábamos una empresa que realmente conociera ADP y BambooHR. Antes de la integración de Flexspring, teníamos bastantes errores de introducción de datos. La integración de datos eliminó una gran cantidad de dolores de cabeza, ahorrándonos tiempo." - Consultor de TI, Compañía Biofarmacéutica
Elegir la mejor opción
Pregunte a los posibles socios tecnológicos de integración hasta qué punto conocen su pila. ¿Ofrecen asistencia después del lanzamiento? ¿Pueden adaptarse a sus flujos de trabajo personalizados, incluidos los cambios futuros? Cuando elige un socio como Flexspring, trabaja con expertos que gestionan integraciones complejas para que sus equipos de RR.HH. puedan centrarse en las personas y la estrategia.
Cómo implantar con éxito los conectores de datos
Evalúe las necesidades de datos y los flujos de trabajo. Identifique sus puntos débiles. ¿Qué procesos obligan a introducir dos veces la misma información? ¿Qué sistemas discrepan sobre fechas, precios o información de los empleados? Identifique las aplicaciones que utiliza, los datos que importan (nuevas contrataciones, precios, suscripciones, nóminas) y dónde cuestan más los errores.
Confíe en los expertos. Tratar de construir y mantener estos sistemas por sí mismo a menudo conduce a cargas de mantenimiento y configuraciones torpes. Los especialistas en integración de datos de RRHH de Flexspring comprenden los requisitos específicos de los sistemas de RRHH, nóminas y contabilidad, y ofrecen conectores respaldados por supervisión y asistencia.
Planificaa largo plazo. Cree conectores teniendo en cuenta el crecimiento futuro, las fuentes de datos adicionales y la evolución de los flujos de trabajo. Quiere conectores escalables. Quiere añadir nuevos sistemas sin reinventar la integración. Con la planificación y la asistencia adecuadas, evitará tener que recurrir a soluciones provisionales a medida que crece su empresa.
Conector de datos FAQ
Los conectores de datos transforman el funcionamiento conjunto de sus sistemas. En lugar de volver a introducir la información en las plataformas de RR.HH., nóminas y contabilidad, los datos se mueven automáticamente y se mantienen precisos en todas partes. La automatización ahorra horas de trabajo manual, elimina errores costosos y mantiene a sus equipos alineados con los mismos datos en tiempo real. Los conectores de datos permiten flujos de trabajo más rápidos, menos quebraderos de cabeza y una organización más conectada en la que la tecnología apoya a las personas.
- ¿Con qué frecuencia debemos sincronizar los datos entre sistemas?
Ustedelige la cadencia que mejor se adapte a sus operaciones. Para datos como nuevas contrataciones y actualizaciones de empleados, lo ideal es una sincronización casi en tiempo real. Para los datos de nóminas, las sincronizaciones diarias funcionan bien. El objetivo es que las actualizaciones sean coherentes y puntuales, sin sobrecargar los sistemas. - ¿Cómo garantizan los conectores de datos un flujo de datos fiable?
Losconectores fiables incluyen supervisión integrada y gestión inteligente de errores. Si algo interrumpe una sincronización, el conector vuelve a intentarlo automáticamente o alerta a su equipo. El panel de control de Flexspring le permite confirmar la exactitud de los datos de un vistazo, sin sorpresas ni tiempos de inactividad. - ¿Pueden funcionar los conectores de datos con reglas de negocio personalizadas?
Porsupuesto. Puede definir criterios -como sincronizar sólo los empleados activos, excluir a los contratistas o aplicar una lógica a nivel de departamento- y Flexspring los incorpora. La automatización se alinea con sus políticas, no al revés. - ¿Cuánto esfuerzo informático se necesita tras el lanzamiento?
Muypoco. Una vez que desplegamos y probamos el conector, nos encargamos de su mantenimiento. Nos encargamos de las actualizaciones y la supervisión para que su equipo de TI pueda centrarse en otra cosa. - ¿Cómo alinean los conectores los campos de datos entre distintos sistemas?
Losconectores de datos utilizan un proceso llamado mapeo de datos. Cada campo de un sistema coincide con su equivalente en otro. Por ejemplo, "ID de empleado" en su ATS puede coincidir con "Código de trabajador" en la nómina. Un mapeo adecuado mantiene la información precisa y coherente en todos los sistemas. - ¿Influyen los conectores de datos en la colaboración entre equipos?
Cuandotodos los departamentos utilizan los mismos datos actualizados, la colaboración se convierte en algo natural. Los conectores de datos ayudan a que todos vean la misma información en tiempo real. - ¿Por qué son importantes los conectores de datos para el cumplimiento y la preparación para auditorías?
Los datosprecisosy coherentes son la base del cumplimiento. Los conectores de datos sincronizan automáticamente los datos de los empleados, reduciendo la posibilidad de que falten registros o de que no coincidan. - ¿Qué hace que los conectores de datos sean valiosos para los objetivos empresariales a largo plazo?
Losconectores de datos favorecen el crecimiento a largo plazo al automatizar el flujo de datos entre sistemas, eliminando la introducción manual y los errores a medida que la empresa crece. Los conectores de datos garantizan datos coherentes y estructurados en todas las plataformas, sentando las bases para la elaboración de informes avanzados y una toma de decisiones más inteligente. - ¿Cómo se prueba un nuevo conector de datos antes de su lanzamiento?
Laspruebasincluyen la validación de la asignación de datos y la revisión de los registros de cambios. Flexspring proporciona entornos de prueba para que pueda confirmar la precisión antes de lanzarlo. - ¿Qué debo medir para saber si mi conector tiene éxito?
Realiceun seguimiento de lo siguiente:
- Tiempo ahorrado en la introducción manual
- Reducción de errores en los datos
- Satisfacción de los usuarios (equipos de RRHH, nóminas, contabilidad)
* Fiabilidad de la sincronización de datos
Estas métricas clave muestran el ROI de la automatización.
Conclusión
Los conectores de datos marcan la diferencia entre los sistemas que le ralentizan y los que le ayudan a crecer. Cuando los datos se mueven automáticamente, su equipo puede centrarse en el trabajo que importa. Reducirá los errores, obtendrá información en tiempo real y mantendrá la flexibilidad de los sistemas a medida que su empresa crece. Elija conectores diseñados para su empresa y respaldados por expertos que saben cómo ofrecerlos. Con la configuración adecuada, su tecnología apoyará sus objetivos en lugar de interponerse en su camino. Póngase en contacto con el equipo de Flexspring y ponga sus datos a trabajar.
