Resumen del artículo: La automatización del flujo de trabajo de RR. HH. utiliza la integración de datos para automatizar los procesos de evaluación de candidatos, incorporación y nóminas, de modo que los datos de los empleados se mantengan precisos en todos los sistemas. Al eliminar los traspasos manuales y las tareas repetitivas, la automatización del flujo de trabajo de RR. HH. reduce los errores, ahorra tiempo y libera a los profesionales de RR. HH. para que se centren en el aspecto humano de los recursos humanos.
Puntos clave
- La automatización del flujo de trabajo de RR. HH. ofrece ventajas reales. Los equipos de RR. HH. ahorran una media de 26 horas al mes con un único conector de datos que elimina la doble introducción manual de datos en los distintos sistemas.
- Al eliminar las tediosas actualizaciones manuales, la automatización del flujo de trabajo de RR. HH. ahorra tiempo y libera a RR. HH. para que se centre en la contratación, la incorporación y el apoyo a los empleados.
- La automatización del flujo de trabajo de RR. HH. agiliza el proceso de selección cuando tu ATS y tus herramientas de evaluación se sincronizan automáticamente, de modo que los candidatos avanzan sin que RR. HH. tenga que volver a introducir los datos.
- La automatización del flujo de trabajo de RR. HH. simplifica la gestión de nóminas, ya que las nuevas contrataciones y los cambios de empleados se sincronizan automáticamente, por lo que los departamentos de RR. HH. y contabilidad pueden dejar de corregir errores evitables.
- Cuando la automatización de los flujos de trabajo de RR. HH. y la integración de datos potencian a sus equipos, RR. HH. se convierte en el motor del crecimiento de la empresa, en lugar de ser un obstáculo.
Los equipos de RR. HH. más avanzados utilizan la automatización de los flujos de trabajo de RR. HH. y la integración de datos para optimizar las tareas cotidianas y aumentar la eficiencia. La automatización ofrece numerosas ventajas en los tres flujos de trabajo principales de RR. HH.: contratación, incorporación y gestión de nóminas. La automatización de RR. HH. reduce los errores, ahorra tiempo y dinero, aumenta la productividad y mejora la moral de los empleados. A través de ejemplos reales, veamos cómo la automatización de RR. HH. ayuda a las empresas a alcanzar el éxito.
¿Qué es la automatización del flujo de trabajo de RR. HH.?
La automatización del flujo de trabajo de RR. HH. es como un motor perfectamente ajustado, que impulsa los procesos de RR. HH. con precisión y acelera el crecimiento empresarial, al tiempo que mejora el compromiso de los empleados. La automatización está diseñada para mejorar la eficiencia, la precisión y la productividad, al tiempo que mejora la experiencia general de los empleados. La automatización realmente brilla con más fuerza cuando se integran diferentes sistemas de RR. HH. para crear flujos de trabajo fluidos. La integración de datos automatiza las tareas manuales repetitivas y que requieren mucho tiempo que los equipos de RR. HH. realizan habitualmente. La eliminación de estas tareas manuales permite a los profesionales de RR. HH. centrarse en iniciativas estratégicas que hacen crecer el negocio.
Los 3 flujos de trabajo de RR. HH. más comunes que se pueden automatizar
Los tres flujos de trabajo de RR. HH. más comunes que se pueden automatizar son la contratación, la incorporación y la gestión de nóminas. La automatización de los flujos de trabajo de RR. HH. mejora estos procesos al reducir los errores, eliminar la duplicación de datos y mantener la información de los empleados sincronizada en todos los sistemas de RR. HH.
Profundicemos en cada uno de estos flujos de trabajo, explorando su importancia, los retos comunes y el papel de la integración de datos en la optimización de su eficiencia y eficacia. Al comprender estos procesos básicos de RR. HH. y las ventajas de la integración de datos, las organizaciones pueden lograr operaciones optimizadas, mejorar la experiencia de los empleados y alcanzar el éxito empresarial en general.
Automatización del flujo de trabajo de reclutamiento
La automatización del flujo de trabajo de reclutamiento agiliza la contratación al transferir automáticamente los datos de los candidatos entre su sistema de seguimiento de candidatos (ATS), herramientas de evaluación y otras plataformas de RR. HH. La automatización de los flujos de trabajo de reclutamiento reduce la introducción manual de datos y ayuda a los reclutadores a centrarse en contratar a los mejores candidatos en lugar de gestionar sistemas.
Imagina la integración de datos como el arquitecto de la eficiencia de la contratación, diseñando a la perfección transiciones fluidas entre los sistemas de RRHH para construir un proceso de contratación optimizado. Al igual que un arquitecto experto crea espacios fluidos e interconectados, cuando una aplicación de evaluación de candidatos se integra con un sistema de seguimiento de candidatos (ATS), los datos fluyen con facilidad. Una vez que un candidato alcanza un determinado estado en el proceso de entrevista, se le guía a través de evaluaciones personalizadas mientras los resultados se canalizan para su evaluación.
"Antes, teníamos que introducir manualmente los datos en el sitio web Predictive Index , añadiendo múltiples elementos para cada candidato. Con la integración de Flexspring, hemos ahorrado incontables horas al evitar las tareas administrativas manuales, lo que nos permite centrarnos en la contratación. No tenemos que pensar en la integración, simplemente ocurre". - Jeremy Schwartz, Reclutador Corporativo, M3
Automatización del flujo de trabajo de incorporación de empleados
La automatización del flujo de trabajo de incorporación de empleados garantiza que los datos de los nuevos empleados fluyan automáticamente desde su ATS a los sistemas de nóminas, prestaciones y recursos humanos básicos. Los flujos de trabajo de incorporación automatizados reducen los retrasos, evitan inconsistencias en los datos y crean una experiencia más fluida tanto para los equipos de recursos humanos como para los nuevos empleados.
Cuando una empresa contrata a un nuevo empleado, los datos recopilados en el ATS se comparten con múltiples sistemas de RR. HH., como nóminas, HCM, prestaciones y otros. La automatización del flujo de trabajo de incorporación elimina las tareas manuales de gestión de datos, que son propensas a errores y requieren mucho tiempo.
Por ejemplo, la integración de un ATS con un sistema de nóminas agiliza los procesos de incorporación y nómina. Cuando un responsable de contratación pulsa el botón de nueva contratación en el ATS, los datos se sincronizan a la perfección con el sistema de nóminas casi en tiempo real, lo que garantiza un procesamiento fluido de las nóminas. Esta integración simplifica el proceso de incorporación para los profesionales de RRHH.
"Un conector liberó a nuestro equipo de RRHH de más de 20 horas de laboriosa introducción manual de datos cada mes, impulsando la satisfacción general del equipo y contribuyendo a un notable aumento del 100% en la moral. La solución de integración más fácil que he experimentado nunca". - Theresa Mastellon, Directora de Operaciones de Personas, Hopscotch Primary Care
Automatización del flujo de trabajo de nóminas
El flujo de trabajo de las nóminas de RR.HH. es comprensiblemente complejo. Normalmente, Contabilidad recopila los datos de presencia y horarios de los empleados, los introduce en el sistema de nóminas para su procesamiento, calcula los sueldos, salarios, deducciones e impuestos, revisa la ejecución de la nómina y distribuye los pagos a los empleados. Controlar la exactitud y el cumplimiento durante todo el proceso es crucial.
Los flujos de trabajo de las nóminas de RR.HH. pueden provocar a menudo el caos entre los departamentos de RR.HH. y contabilidad. La introducción incorrecta de datos provoca grandes quebraderos de cabeza a los contables, que deben dedicar tediosas horas a encontrar y corregir los errores.
La automatización del flujo de trabajo de nóminas elimina los errores humanos causados por la introducción manual de datos, lo que hace que el proceso sea fluido y sin complicaciones. Al integrar a los nuevos empleados desde un ATS o una aplicación central de RR. HH. a la nómina, el sistema sincroniza automáticamente los datos de los nuevos empleados casi en tiempo real, proporcionando la información esencial necesaria para procesar la nómina cuando un nuevo empleado entra en un ATS o en una aplicación central de RR. HH.
"Con la integración de datos, ya no duplicamos manualmente el trabajo tanto en Workday como en ADP. Nuestro administrador de RRHH ahorra unas 15 horas a la semana al no tener que hacer actualizaciones manuales. Ahora tenemos integridad de datos y nunca nos preocupamos por datos no coincidentes entre sistemas porque todo está conectado. Definitivamente recomiendo la integración de datos a cualquiera que trabaje en RRHH". - Cristi Johnson, Directora de Compensación/Beneficios, EOS North America
Ventajas de la automatización de los procesos de RR. HH.
La automatización del flujo de trabajo de RR. HH. ofrece ventajas cuantificables al reducir los errores, ahorrar tiempo, mejorar la productividad y aumentar la moral de los empleados. A continuación, se resumen las principales ventajas:
Cómo la automatización del flujo de trabajo de RR. HH. reduce los errores
La automatización de las tareas manuales mediante la automatización del flujo de trabajo de RR. HH. elimina prácticamente los errores humanos. La duplicación manual de datos es una tarea tediosa y agotadora, que requiere introducir un conjunto de datos varias veces en distintos sistemas. Nadie en RR. HH. quiere hacer eso. La integración de datos automatiza el proceso, lo que permite a los empleados introducir el conjunto de datos una sola vez, evitando errores de doble entrada en todos los sistemas de RR. HH.
Cómo ahorra tiempo la automatización del flujo de trabajo de RR. HH.
La automatización del flujo de trabajo de RR. HH. ahorra un tiempo valioso a los profesionales que trabajan duro. Cuando los equipos de RR. HH. trabajan con varios sistemas, la doble introducción manual de datos puede consumir una parte significativa de la jornada laboral. La integración de datos libera a los trabajadores de la tediosa tarea de introducir datos en varios sistemas. La automatización del proceso mediante la integración de datos permite a los equipos de RR. HH. centrarse en el aspecto humano de la gestión de recursos humanos.
"Contratamos gente nueva cada semana. Si se incluyen las nuevas contrataciones y el resto de actualizaciones y cambios de empleados, la automatización ahorra unas 20 horas al mes". - Dany Saade, Controlador corporativo, One Concern
Cómo la automatización del flujo de trabajo de RR. HH. mejora la productividad
La reintroducción de datos es una tarea repetitiva que consume un tiempo valioso que podría dedicarse a actividades más productivas. La automatización del flujo de trabajo de RR. HH. elimina estas tareas manuales, lo que supone un gran alivio para los equipos de RR. HH. Una vez eliminada esta carga monótona, la productividad de los empleados alcanza nuevas cotas.
Cómo la automatización del flujo de trabajo de RR. HH. mejora la moral de los empleados
Con el tiempo, la reintroducción manual de datos puede convertirse en una tarea abrumadora para los profesionales de RR. HH. Las tareas tediosas y que requieren mucho tiempo no contribuyen a inspirar ni motivar a los empleados. La automatización de los flujos de trabajo de RR. HH. agiliza estos flujos de trabajo, liberando a los profesionales de RR. HH. de la doble introducción de datos y dándoles tiempo para centrarse en iniciativas más productivas y satisfactorias. Los profesionales de RR. HH. ahora pueden trabajar en proyectos más satisfactorios, lo que aumenta la moral dentro de los departamentos de RR. HH.
Automatización del flujo de trabajo FAQ
La gestión manual de los cambios en los datos de los empleados provoca retrasos, errores y frustración en los departamentos. La automatización del flujo de trabajo garantiza que procesos como la incorporación, las actualizaciones de los empleados y la baja se ejecuten sin problemas en todos los sistemas, lo que libera a los equipos de RR.HH. de correos electrónicos, hojas de cálculo e introducción manual de datos. Estas son las cuestiones más comunes que ayudamos a resolver.
- ¿Podemos automatizar los cambios de empleados, como la incorporación, las actualizaciones de empleados, los ascensos, los traslados y las reasignaciones de directivos? Sí. Cualquier actualización en un sistema puede desencadenar automáticamente cambios en otros, garantizando la alineación entre RR.HH., nóminas y beneficios.
- ¿Cómo dirigimos los datos entre los sistemas de RR.HH., finanzas y prestaciones de forma automática? Flexspring crea conectores de datos con flujos de trabajo condicionales que mueven datos y desencadenan tareas en múltiples sistemas en función de cambios de campo o eventos.
- ¿Podemos personalizar los flujos de trabajo de aprobación y las condiciones de enrutamiento? Por supuesto. Puede definir cadenas de aprobación, condiciones y reglas de notificación. Los conectores de datos personalizados permiten crear reglas de negocio ilimitadas.
- ¿Se activarán los flujos de trabajo en función de las actualizaciones de campos específicos (por ejemplo, cambio de ubicación)? Sí. Los flujos de trabajo pueden activarse por cualquier campo, como cambios de título, departamento o estado, y dirigir las acciones en consecuencia.
- ¿Cómo gestionamos las excepciones o los fallos en un flujo de trabajo? Flexspring Monitor, disponible con todos los conectores de datos, supervisa el estado de su integración y proporciona gestión de errores, alertas y registros. Los problemas se marcan por registro, lo que permite solucionarlos fácilmente. Los errores más comunes son las alertas por campos de datos incompletos dentro de un registro de empleado.
- ¿Puede el sistema notificar a las partes interesadas cuándo se completan o retrasan los flujos de trabajo? Sí. Flexspring Monitor envía alertas automáticas y actualizaciones de integración a los responsables de RRHH, TI y empleados designados.
- ¿Puede RRHH iniciar tickets de atención al cliente para nuestros flujos de trabajo automatizados si necesitamos cambios o necesitamos ayuda? Sí. Los tickets de soporte pueden generarse a través del monitor de Flexspring, por correo electrónico o realizando solicitudes durante las visitas regulares a los clientes.
- ¿Se integran los flujos de trabajo con los sistemas en la nube y locales? Sí. Los conectores de datos pueden conectar cualquier aplicación, ya sea en la nube o local.
- ¿Es posible reutilizar o clonar flujos de trabajo para distintos departamentos? Sí. Las plantillas de integración son reutilizables para flujos de trabajo comunes, como la incorporación, las actualizaciones de empleados y los despidos, y pueden ajustarse según sea necesario para satisfacer sus necesidades específicas.
- ¿Pueden versionarse los flujos de trabajo y auditarse para comprobar su conformidad? Sí. Todos los flujos de trabajo disponen de control de versiones, registros de auditoría y seguimiento del historial para garantizar el cumplimiento y los controles internos.
Por qué la automatización de los flujos de trabajo de RR. HH. es importante para los equipos de RR. HH. modernos
La automatización del flujo de trabajo de RR. HH. es importante porque ofrece a las empresas en crecimiento una forma fiable de escalar sin añadir complejidad manual. Al integrar los sistemas centrales y automatizar la contratación, la incorporación y la nómina, sus equipos reducen los errores, ahorran tiempo y eliminan las fricciones que ralentizan su trabajo.
Con sistemas conectados y flujos de trabajo fluidos, obtienes claridad y la confianza necesaria para liderar. La automatización del flujo de trabajo de RR. HH. te da tiempo para centrarte en las personas, no en las hojas de cálculo.
