Integración de Paylocity con el ERP: cómo conectar Paylocity con tu ERP

No. Paylocity es un software de recursos humanos y nóminas, no un ERP, por lo que la mayoría de los equipos de finanzas utilizan ambos sistemas y los conectan entre sí. Flexspring conecta Paylocity con tu ERP para que las nóminas se conviertan en asientos contables en el libro mayor, los registros de los empleados se transfieran al ERP para la gestión de la plantilla y los reembolsos de gastos aprobados se incorporen de nuevo a Paylocity. Flexspring desarrolla la integración para que se adapte a tus campos personalizados y reglas de negocio, y luego se encarga de alojarla y supervisarla.

La integración extrae datos de nóminas semanales o quincenales de Paylocity y resume varias partidas —como ingresos, deducciones e impuestos, por ejemplo— en un único asiento contable por cada proceso de nómina de cada filial. Los importes se pueden agrupar por departamento o ubicación; el asiento contiene totales resumidos en lugar de los detalles salariales de cada empleado, y la integración comprueba que los débitos y los créditos estén equilibrados y te avisa si hay alguna discrepancia. Hay conectores disponibles tanto para una sola filial como para varias filiales.

Con la integración de datos, los asientos contables de nóminas se sincronizan de forma resumida por cada ciclo de nómina y por filial, junto con las nuevas contrataciones y las actualizaciones de los empleados; ambos datos se transfieren desde Paylocity a tu ERP con la información que este necesita para la gestión de la plantilla. Los reembolsos de gastos aprobados se transfieren en sentido contrario, desde tu ERP al módulo de lotes de datos de nóminas de Paylocity —por ejemplo, gastos de viaje, kilometraje o teléfono móvil—. También puede añadir pagos puntuales, operaciones bancarias y fiscales, gestión de gastos, gestión de la formación, sistemas de participación accionarial, comprobaciones de antecedentes y evaluaciones.

Flexspring desarrolla, aloja y supervisa el conector. Una integración personalizada del conector de Flexspring para Paylocity con su ERP se implementa por completo en un plazo de entre 8 y 12 semanas, dependiendo de la complejidad. La integración personalizada de Flexspring incluye un número ilimitado de campos personalizados y de reglas de negocio. Flexspring se encarga de toda la asignación de datos, por lo que no se necesitan recursos internos de TI.

Flexspring no almacena datos de los empleados más allá de los registros de transacciones temporales, y no exige a nadie que gestione los datos manualmente. Flexspring cumple con las normas SOC 2, el RGPD y la norma ISO 27001.

No se necesitan recursos informáticos internos para crear tu integración de datos. El equipo de Flexspring desarrolla la integración según tus requisitos y se encarga de supervisarla posteriormente, lo que incluye gestionar los cambios en las API de cualquiera de los proveedores. Tu papel consiste en decidir qué casos de uso necesitas y confirmar las recomendaciones de Flexspring sobre cómo deben asignarse los campos.

Paylocity es un software de recursos humanos y nóminas, no un ERP, por lo que la mayoría de los equipos financieros utilizan ambos sistemas y los conectan entre sí. Flexspring vincula ambos sistemas, de modo que la gestión de las nóminas deja de ser una tarea manual de contabilización al final de cada ciclo.

La mejor forma de conectar Paylocity con tu ERP depende de tus datos y de tus necesidades empresariales. Un conector estándar puede ser suficiente para flujos de datos sencillos, mientras que los campos personalizados y las reglas empresariales específicas requieren una integración a medida. Si optas por la integración a medida, puedes desarrollarla tú mismo o elegir una integración gestionada, como la de Flexspring, que se crea y se mantiene por ti, lo que suele ser más rápido y más económico.