Integración de UKG con Greenhouse : cómo conectarlas

Gracias a la integración de datos, las nuevas contrataciones pasan de Greenhouse a UKG Onboarding o UKG Pending Hires en cuanto un responsable de selección pulsa el botón de nueva contratación, y las actualizaciones de los empleados, los conjuntos de datos básicos y las cuentas de los responsables de selección y de los responsables de contratación se transfieren en sentido contrario desde UKG a Greenhouse. Flexspring desarrolla la integración para que se adapte a tus campos personalizados y reglas de negocio, y posteriormente la aloja y supervisa.

Tú decides qué información quieres sincronizar, y un experto en integración de datos como Flexspring asigna cada campo entre los dos sistemas y establece la conexión. Las integraciones personalizadas de Flexspring incluyen campos personalizados ilimitados y reglas de negocio ilimitadas. Tu equipo no tiene que instalar ni mantener nada. El caso de uso para nuevas contrataciones se presenta en una edición «llave en mano» basada en campos estándar, disponible para UKG Ready, y en una edición personalizada cuando tu empresa necesite más. Los demás casos de uso son integraciones personalizadas. La conexión se realiza a través de una conexión de API a API casi en tiempo real, en lugar de una transferencia de archivos programada.

Gracias a la integración de datos, los nuevos contratados se sincronizan desde Greenhouse con UKG Onboarding o UKG Pending Hires, junto con los datos de los empleados imprescindibles para la incorporación y la nómina. Las actualizaciones de los empleados se transfieren de UKG a Greenhouse , de modo que los empleados actuales puedan presentar su candidatura internamente sin tener que volver a introducir sus datos; los conjuntos de datos fundamentales, como las organizaciones, las ubicaciones, los campos profesionales y las plantillas de puestos, se mantienen sincronizados entre ambos sistemas; y las exportaciones de usuarios permiten conceder acceso a los responsables de selección y a los responsables de contratación en Greenhouse , así como retirarlo en caso de cese. También se pueden añadir pagos únicos, gestión bancaria y fiscal, gestión de gastos, gestión de la formación, sistemas de participación accionarial, verificación de antecedentes y evaluaciones.

Flexspring desarrolla, aloja y supervisa el conector. Una integración personalizada del conector de Flexspring para UKG que abarque nuevas contrataciones, datos básicos o exportaciones de usuarios se pone en marcha en un plazo de 6 a 8 semanas, mientras que una integración «llave en mano» del caso de uso de nuevas contrataciones se realiza en un plazo de días a semanas. La opción «llave en mano» está disponible para UKG Ready. Cada conjunto de datos básicos constituye una integración independiente, ya que cada uno se gestiona a través de su propia API. La integración personalizada de Flexspring incluye campos personalizados ilimitados y reglas de negocio ilimitadas. Flexspring se encarga de toda la asignación de datos, por lo que no se necesitan recursos internos de TI.

Flexspring no almacena datos de los empleados más allá de los registros de transacciones temporales, y no exige a nadie que gestione los datos manualmente. Flexspring cumple con las normas SOC 2, el RGPD y la norma ISO 27001.

No se necesitan recursos informáticos internos para crear tu integración de datos. El equipo de Flexspring desarrolla la integración según tus requisitos y se encarga de supervisarla posteriormente, lo que incluye gestionar los cambios en las API de cualquiera de los proveedores. Tu papel consiste en decidir qué casos de uso necesitas y confirmar las recomendaciones de Flexspring sobre cómo deben asignarse los campos.

Gracias a la integración de datos, un candidato contratado en Greenhouse llega a UKG listo para su incorporación y la gestión de nóminas sin que nadie tenga que volver a introducir el registro, y un nuevo responsable de selección obtiene acceso a Greenhouse el mismo día en que se le añade a UKG. Tu equipo disfruta de una incorporación más rápida y se acaba la doble introducción de datos entre el departamento de selección y el departamento central de RR. HH.

La mejor forma de conectar UKG con Greenhouse depende de tus datos y de tus necesidades empresariales. Un conector estándar puede servir para flujos de datos sencillos, mientras que los campos personalizados y las reglas de negocio específicas requieren una integración a medida. Si optas por la vía personalizada, puedes desarrollar la integración tú mismo o elegir una integración gestionada como la de Flexspring —desarrollada y mantenida por ellos—, lo que suele ser más rápido y económico.