«Flexspring nos ha ayudado a eliminar las tareas manuales, lo que ha agilizado mucho nuestro proceso de contabilización. La integración de datos nos ahorra muchísimo tiempo a la hora de transferir información de ADP a NetSuite: ahora es muy sencillo y no hemos tenido ningún problema. ¡Lo que antes nos llevaba dos horas, ahora solo nos lleva 30 minutos!» — Whitney Vaughn, especialista en nóminas, Castle Biosciences
Reto de integración
Castle Biosciences contaba con un proceso manual de contabilización de nóminas que le suponía una pérdida de tiempo muy valiosa cada mes. El equipo de nóminas transfería manualmente los datos de ADP a NetSuite para su contabilización, lo que les llevaba dos horas en cada ciclo de nóminas.
A medida que la empresa crecía y duplicaba su plantilla hasta alcanzar los 1.000 empleados, el equipo de nóminas necesitaba urgentemente automatizar los datos, ya que los procesos manuales no estaban preparados para ese nivel de crecimiento. El departamento de nóminas necesitaba una forma más rápida y fluida de transferir los datos de las nóminas a contabilidad sin aumentar el trabajo manual.
Solución de integración
El equipo se asoció con Flexspring para automatizar las entradas contables de « ADP » en NetSuite.
Gracias al conector de datos de Flexspring, los datos de nóminas pasan ahora de ADP a NetSuite, lo que reduce el trabajo manual necesario para procesar los asientos contables. Lo que antes le llevaba dos horas al equipo de nóminas, ahora solo les lleva 30 minutos. Esto supone una reducción del 75 % en el trabajo manual.
Ahorrar tiempo es importante. El equipo de nóminas puede atender al doble de empleados con una plantilla mínima. En lugar de dedicar horas a transferir datos manualmente, el equipo puede centrarse en revisar, organizar y completar las tareas de contabilidad de nóminas de forma más eficiente.
Caso de uso de la integración
ADP Datos de nóminas en los asientos contables de NetSuite
Tras procesar la nómina, la integración de Flexspring extrae los datos de ADP sin problemas. A continuación, la integración importa automáticamente los detalles clave de la nómina -como ingresos, impuestos y deducciones- a NetSuite, creando un único asiento para cada nómina. Los importes resumidos se organizan por códigos de cuenta, centros de costes, departamentos o ubicaciones para facilitar el seguimiento. La integración también verifica los saldos deudores y acreedores, y envía notificaciones si se produce algún error.
Además, a medida que Castle Biosciences crece, el conector de datos de Flexspring se adapta a los cambios en los requisitos de nóminas de la empresa, lo que permite añadir nuevas sedes, empleados o datos adicionales sobre las nóminas.
Lo mejor de esta integración
Una de las ventajas prácticas es la calidad de los datos una vez que se incorporan a NetSuite. La integración proporciona al equipo de nóminas datos claros y útiles con los que pueden trabajar de inmediato. En lugar de tener que revisar una gran cantidad de información inconexa, pueden organizar rápidamente los datos de las nóminas por departamento, estado u otras necesidades de información.
«Cuando los datos se publican en NetSuite, se presentan de forma muy clara», afirmó Whitney Vaughn. «Lo único que tengo que hacer es crear una tabla dinámica y ya tengo todo lo que necesito. Antes, me llegaba un montón de información sin orden ni concierto. Ahora puedo organizar a los empleados por departamento o por estado, y puedo ajustar la tabla dinámica como quiera».
Descargue este caso práctico de integración de datos.
