"La integración de nuevas contrataciones de Greenhouse a UKG por Flexspring ha convertido lo que era un proceso de 10-15 minutos en dos minutos (para nuestro proceso de aprobación conforme a SOX). Hemos eliminado la doble introducción manual de datos, a la que nuestro equipo de HRIS estaba encantado de renunciar. Esta integración nos permitió centrarnos en rediseñar los procesos de RR.HH. y encontrar eficiencias en otras áreas de trabajo, en lugar de dedicar nuestro tiempo a tareas manuales." - Director senior de operaciones de sistemas de RR.HH., empresa de comunicaciones en la nube
Reto de integración
Esta empresa de comunicaciones en la nube necesitaba una integración de Greenhouse a UKG que funcionara con campos personalizados y contrataciones internacionales, así como que cumpliera con los requisitos exclusivos de su proceso de aprobación de nuevas contrataciones conforme a SOX.
Solución de integración
1. Datos fundacionales de UKG a Greenhouse
Esta integración personalizada trasladó conjuntos de datos fundamentales de UKG a Greenhouse. En concreto, los proyectos de UKG a los departamentos en Greenhouse, las estructuras en UKG a las oficinas en Greenhouse, los campos personalizados y los usuarios.
Como gran empresa que cotiza en bolsa, con muchos departamentos y muchos usuarios, el hecho de que los datos fundacionales fluyan automáticamente de UKG a Greenhouse supone un gran ahorro de tiempo. Por ejemplo, en 2020, esta empresa de comunicaciones en la nube procesó automáticamente más de 1600 actualizaciones de usuarios (concesión de acceso, actualización de información o eliminación de acceso). Cada vez que alguien en su empresa realiza un cambio en UKG, los nuevos datos fluyen automáticamente a Greenhouse.
2. Nuevas contrataciones de Greenhouse Recruiting y Greenhouse Onboarding to UKG
Tan pronto como un reclutador o gerente de RRHH presiona el botón de nueva contratación en Greenhouse Recruiting, los datos se comparten automáticamente con Greenhouse Onboarding. A partir de ahí, un responsable de RRHH controla el flujo de datos de Greenhouse Onboarding a UKG cambiando el valor de un campo personalizado a "Ready for processing".
Una de las características únicas de la integración personalizada de esta empresa de comunicaciones en la nube es que la automatización extrae las nuevas contrataciones "listas para procesar" de Greenhouse como contrataciones pendientes en UKG que se revisan más a fondo antes de comprometer al empleado. Estos pasos se eligieron para cumplir con el proceso de aprobación SOX de la empresa pública.
Las características más interesantes de esta integración
Los datos de las nuevas contrataciones de cualquiera de los dos sistemas, Greenhouse Recruiting o Greenhouse Onboarding, activan el intercambio de datos con UKG. Esto supone un gran ahorro de tiempo, ya que los datos de las ofertas pueden permanecer en Greenhouse Recruiting sin tener que volver a introducirse en Greenhouse Onboarding antes de aparecer en UKG.
La integración de Flexspring también funciona tanto con campos personalizados como con contrataciones internacionales.
