Resumen del artículo: Los errores en las nóminas no se originan en el departamento de nóminas, sino que se producen cuando los datos de los sistemas de recursos humanos, control horario y nóminas no coinciden. Una actualización omitida puede dar lugar a errores en los pagos y los impuestos, o a deducciones omitidas. Este artículo destaca los errores más comunes en las nóminas y cómo solucionarlos y prevenirlos. Los conectores de datos de recursos humanos sincronizan sus datos automáticamente, para que las nóminas se procesen sin problemas.
Errores en la nómina: puntos clave
- Los errores en las nóminas son fallos en los datos que convierten el día de pago en una historia de detectives, en la que hay que buscar pistas en todos los sistemas para explicar las discrepancias en las cifras.
- La nómina es donde los datos se convierten en un cheque de pago. Los errores en la nómina suelen deberse a la introducción manual de datos y a la desconexión entre los sistemas de recursos humanos, control horario y nómina.
- Casi el 32 % de los empleados encuentra errores en sus nóminas y el 17 % afirma sufrir estrés relacionado con la inexactitud de las mismas.
- Los errores comunes en las nóminas incluyen empleados clasificados incorrectamente, retenciones fiscales incorrectas y deducciones omitidas.
- Los errores no detectados en las nóminas pueden provocar incumplimientos normativos, riesgos legales, sanciones económicas y una grave pérdida de confianza por parte de los empleados.
- Para evitar errores en las nóminas es necesario automatizar los procesos, integrar los sistemas y garantizar un flujo de datos limpio entre las aplicaciones de recursos humanos, control horario, nóminas y finanzas.
- La integración de datos elimina la mayoría de los errores en las nóminas al eliminar la reintroducción manual de datos, sincronizar las actualizaciones y señalar los problemas antes de que afecten a las nóminas.
¿Quieres saber toda la historia? Sigue leyendo.
¿Qué son los errores en la nómina?
Los errores en las nóminas son fallos en los datos que convierten el día de pago en una historia de detectives, en la que hay que buscar pistas en todos los sistemas para explicar las discrepancias en las cifras. A veces, los errores son evidentes, como el impago de horas extras. Otras veces, se esconden en los detalles, como impuestos retenidos por una ubicación incorrecta o datos bancarios que faltan y que impiden la transferencia bancaria. En cualquier caso, el resultado es el mismo. Tu equipo tiene que explicarlo, solucionarlo y asegurarse de que no vuelva a ocurrir.
Lo frustrante es lo normales que suelen ser estos errores en las nóminas: actualizaciones de salarios, traslados o cambios en las prestaciones. Cuando las actualizaciones no se sincronizan correctamente entre RR. HH. y el control horario con las nóminas, los sistemas se desajustan, y la prueba está en la nómina. Los pequeños errores en las nóminas pueden provocar rápidamente problemas de cumplimiento normativo, sanciones y empleados frustrados.
Introducción
La nómina es donde los datos se convierten en un cheque de pago. Incluso las pequeñas deficiencias en los procesos se perciben rápidamente como grandes. Los empleados no experimentan problemas con los datos; experimentan el alquiler que deben pagar el viernes y un salario neto alarmantemente insuficiente. La gente puede ignorar un proceso engorroso, pero no ignora un cheque de pago insuficiente.
Una investigación publicada por HR Executive reveló que casi el 32 % de los empleados encuentra errores en sus nóminas y el 17 % afirma sufrir estrés relacionado con la inexactitud de las nóminas. Si eso es lo que ven los empleados, ¿cuántos de sus problemas con las nóminas son realmente problemas de introducción manual de datos que se originaron en fases anteriores?
Si procesas las nóminas cada dos semanas, eso supone 26 oportunidades al año para que los datos se desvíen, las aprobaciones se retrasen o una «pequeña» discrepancia entre sistemas se convierta en un problema para los empleados.
Preguntarse «¿Cómo solucionamos los errores en las nóminas?» es válido, pero la pregunta más profunda es «¿Cómo evitamos que se produzcan en primer lugar?».
Tipos comunes de errores en las nóminas
Los errores en las nóminas tienden a repetirse. No porque tu equipo no sea cuidadoso, sino porque los mismos datos fallan en los mismos lugares.
Clasificación incorrecta de los empleados
Los errores de clasificación suelen comenzar fuera de la nómina. Se contrata a alguien como contratista cuando debería ser empleado. O cambia un puesto, pero nunca se revisa su condición de exento/no exento. La nómina procesa entonces lo que figura en el expediente. Al final, hay que corregir el salario, la elegibilidad para las horas extras y, posiblemente, un lío de cumplimiento normativo, todo porque un registro no se ha trasladado.
Retención y declaración incorrectas de impuestos
La mayoría de los errores fiscales se deben a entradas desordenadas, no a un motor de nóminas defectuoso. Piensa en la ubicación del trabajo, las normas fiscales estatales y locales, los empleados que se mudan, se trasladan o cambian entre el trabajo remoto y el trabajo presencial. Si el registro de RRHH no se mantiene actualizado, las retenciones tampoco lo estarán.
Y una vez que surge un problema fiscal, tiende a extenderse: formularios, declaraciones, ajustes y mucha gente preguntándose por qué ha ocurrido esto.
Errores en el cálculo de salarios y horas extras
Los errores se atribuyen a la nómina, pero la causa principal suele estar en el control de horarios y asistencia. En la mayoría de los casos, se trata de fichajes que faltan, códigos de tiempo incorrectos y reglas de horas extras que se aplican de manera diferente en cada lugar. Las investigaciones muestran que los errores en el control de horarios y asistencia son comunes y ocurren, en promedio, más de una vez por empleado al año. Esos errores cuestan alrededor de 250 000 dólares por cada 1000 empleados.
Si los datos sobre el tiempo de trabajo llegan incompletos o incoherentes, el departamento de nóminas no puede «calcular» una solución.
Errores en la introducción de datos y en los registros
Las entradas manuales y duplicadas son las culpables de esto. Se introduce una única actualización de la tasa salarial en RR. HH., pero nunca llega a la nómina. Entonces empiezan a acumularse los problemas. El cambio en los datos bancarios del empleado se guarda en un sistema, pero no en el otro. Una transferencia de departamento se actualiza en un lugar, pero la nómina sigue utilizando el registro antiguo.
Si su flujo de trabajo todavía incluye hojas de cálculo, solicitudes de cambio por correo electrónico o cargas manuales, básicamente está invitando a que los registros se desvíen. Su alineación de datos acaba de fallar, y la nómina es donde las luces parpadean y las sirenas suenan.
Deducciones omitidas y errores en los beneficios
Las cuestiones relacionadas con las prestaciones y las deducciones suelen pasar desapercibidas porque sus sistemas no coinciden en lo que es actual, no porque alguien haya omitido un paso. Un acontecimiento vital cambia la elección de prestaciones, pero la deducción actualizada nunca llega a la nómina. Los saldos de PTO no coinciden entre el control de horarios y la nómina, lo que da lugar a pagos incorrectos.
Estos errores no se detectan de inmediato. Se acumulan silenciosamente, ciclo tras ciclo, hasta que un empleado señala algo. Ahora tienes que retroceder a través de sistemas desconectados para averiguar dónde se perdió la señal. Cuando las actualizaciones dependen de correos electrónicos, hojas de cálculo o de que alguien se acuerde de enviar un archivo, incluso la deducción más básica se convierte en un proyecto de limpieza.
Pagos salariales atrasados o no realizados
Los retrasos en los pagos son una de las formas más rápidas de perder la confianza de los empleados. Un solo cheque impagado puede minar gravemente la confianza de los empleados. Y si opera en estados con normas estrictas sobre la frecuencia de los pagos, también se trata de un problema de cumplimiento normativo en potencia.
Estos problemas suelen deberse a un fallo en la sincronización: un archivo retrasado, una aprobación que no se ha realizado a tiempo o un ajuste de última hora que descarrila el proceso. Cuando la nómina depende de pasos manuales y traspasos, basta con un solo dato omitido para provocar un retraso en el pago y tener que dar muchas explicaciones.
¿Por qué se producen errores en las nóminas?
Los errores en las nóminas no son aleatorios. Aparecen en los mismos lugares y por las mismas razones.
- Los procesos manuales introducen errores humanos, retrasos y doble entrada de datos.
- Los sistemas desconectados te obligan a sincronizar los registros manualmente, si es que te acuerdas de hacerlo.
- La complejidad normativa hace que incluso los pequeños errores sean arriesgados y costosos.
- Las deficiencias en la comunicación entre RR. HH., el control horario y las actualizaciones de las nóminas dejan las actualizaciones en un limbo.
Cuando el procesamiento de las nóminas depende de la esperanza de que todos los cambios se hayan detectado, introducido y sincronizado manualmente, no se está gestionando un proceso. Se está gestionando el riesgo.
Flexspring ve esto todos los días. Nuestros expertos en integración de datos hablan con equipos que se ven obligados a resolver problemas que se podrían haber evitado por completo si se hubieran sustituido las tareas manuales de introducción de datos por conectores de datos y automatización.
Una ajetreada organización sin ánimo de lucro resolvió los errores recurrentes en las nóminas sustituyendo las transferencias de hojas de cálculo por conectores de integración de datos que sincronizaban automáticamente los datos de las nóminas con su ERP. Los errores se redujeron, la generación de informes mejoró y los equipos de nóminas y finanzas recuperaron horas en cada ciclo.
«Los datos ya no permanecen inactivos esperando a que los transfiera manualmente a contabilidad. Ahora disponen de los datos tan pronto como termino con las nóminas, ya que la integración los envía inmediatamente. ¡Ahorramos más de un día entero de trabajo en cada ciclo de nóminas!». — Deborah Giron, directora de RR. HH. y nóminas, Housing Assistance Council
Consecuencias de los errores en las nóminas
El impacto de los errores en las nóminas va mucho más allá de un solo cheque de pago.
- Las sanciones económicas se aplican rápidamente, especialmente en caso de impago o retraso en el pago de impuestos.
- Las infracciones de cumplimiento pueden dar lugar a auditorías, reclamaciones salariales y riesgos legales.
- Las correcciones retroactivas consumen tiempo y agotan a equipos que ya están al límite de sus capacidades.
- La frustración de los empleados erosiona la confianza y aumenta la rotación de personal.
Un solo error puede ser manejable. Los problemas repetidos se convierten en patrones, y los patrones son los que se señalan en las auditorías, revisiones y entrevistas de salida.
Cómo corregir errores en las nóminas
Una cosa es corregir los errores en las nóminas, pero lo más inteligente es evitar que vuelvan a ocurrir.
El primer paso es reactivo. Contener el problema. Confirmar su alcance. Evitar cambiar varias variables a la vez. Comunicarse claramente con los empleados sobre los plazos y los siguientes pasos.
El segundo paso es proactivo. Encuentre y solucione la causa. En la mayoría de los casos, la causa principal de los errores en las nóminas es una interrupción en el flujo de datos entre los sistemas de recursos humanos, control horario, prestaciones, nóminas y finanzas.
Los conectores de datos de Flexspring ayudan a los equipos a cerrar esas brechas conectando los sistemas de recursos humanos, control horario y nóminas para que los cambios se transfieran automáticamente. Ya se trate de una tasa salarial, una ubicación fiscal o una deducción, las actualizaciones realizadas en un sistema se reflejan en todos los demás sistemas necesarios, casi en tiempo real.
Cómo evitar errores en las nóminas
Para evitar errores en las nóminas, es necesario reducir las posibilidades de que se produzcan problemas desde el principio.
Cuantos menos pasos manuales haya, menos discrepancias encontrará. La integración de datos convierte esto en un proceso repetible, que no depende de que alguien recuerde volver a introducir los datos o enviar un archivo por correo electrónico.
«Antes de la integración, un gerente deshonesto podía entrar en el sistema y crear un empleado que no existía: un empleado fantasma. Creaban un nuevo empleado falso y hacían que el depósito directo se ingresara en su cuenta bancaria. Fichaban la entrada y la salida como ese empleado fantasma mientras trabajaban y luego cobraban el salario de ese empleado que no existía. Ahora, con la integración, si un gerente deshonesto crea un nuevo empleado falso a través de Aloha, el ID de empleado generado a través de ADP coincidirá con el empleado creado en Aloha. Cuando los archivos se cargan en ADP Flexspring, los registros incorrectos se rechazan porque se trata de un empleado inexistente. La integración nos ha ayudado enormemente a aumentar la seguridad». — Rob Pham, vicepresidente de Tecnología de la Información, Wen JAI Restaurant Group
Automatice con un software de nóminas fiable
El software de nóminas hace los cálculos, pero sin datos limpios que le sirvan de base, ni siquiera el mejor software puede producir resultados precisos. La integración de datos es la solución.
Con Flexspring, puede automatizar el flujo de datos de los empleados, cambios de puesto, registros de tiempo, deducciones y mucho más entre sus sistemas de información de recursos humanos (HRIS), control de horarios y nóminas. Nuestros conectores preconfigurados para ADP, Paychex, NetSuite y otras plataformas sincronizan los datos casi en tiempo real. Se acabaron las hojas de cálculo y las cargas de archivos.
Cuando las actualizaciones realizadas en RR. HH. se transfieren directamente a la nómina, no hay que cruzar los dedos cada vez que se ejecuta.
Sincronizar datos para la verificación automatizada
Las revisiones manuales son inconsistentes y requieren mucho tiempo. La integración de datos sustituye las comprobaciones puntuales de última hora por una verificación automatizada y temprana. Cuando los datos se mantienen sincronizados, se detectan los problemas antes de que afecten a la nómina.
A continuación se presentan los casos de uso más populares de la integración de sistemas de nómina que liberan a los equipos de recursos humanos y nómina de la tediosa tarea de introducir datos dos veces de forma manual.
1. Nuevas contrataciones desde su ATS o Core HR a su aplicación de nóminas. Cuando un responsable de contratación pulsa el botón de nueva contratación en su ATS o Core HR, los datos de la nueva contratación se sincronizan automáticamente en la nómina casi en tiempo real con la información esencial necesaria para procesar la nómina. ¡Los datos se duplican al instante!
2. Actualizaciones de los empleados desde su ATS o su sistema central de recursos humanos a su aplicación de nóminas. Cuando se combina con las actualizaciones de los empleados, tan pronto como los datos actuales de los empleados cambian en su ATS o en su sistema central de recursos humanos, los datos de los empleados se actualizan automáticamente en la nómina casi en tiempo real.
«Antes de ADP Greenhouse ADP , teníamos errores de introducción de datos por parte de los usuarios, por lo que necesitábamos automatizar estas tareas manuales. Ahora, cuando pulsamos el botón de contratación en Greenhouse, se crea un registro en ADP, lo que pone en marcha nuestro proceso de incorporación. Además, cuando actualizamos la información de los empleados, también se sincroniza automáticamente. La integración nos permite centrarnos en la contratación, ya que cada minuto que dedicábamos a tareas manuales nos restaba tiempo para encontrar a los mejores nuevos empleados». - Brandon Jackson, director técnico de contratación, B-Stock Solutions
3. Tiempo y asistencia desde su aplicación de seguimiento del tiempo a su sistema de nóminas. El tiempo y la asistencia desde su aplicación de seguimiento del tiempo a su nómina actúan como una cinta transportadora mágica, moviendo automáticamente los datos de entrada y salida, lo que ahorra a los profesionales de RR. HH. la tediosa tarea de introducir manualmente las hojas de asistencia y garantiza un registro preciso de las horas trabajadas. Este caso de uso también gestiona las vacaciones y los permisos.
4. Reembolso de gastos desde un ERP a la nómina. El reembolso de gastos desde un ERP a la integración de la nómina toma todos los reembolsos de gastos aprobados de su ERP más allá de las compensaciones regulares, por ejemplo, deducciones por viajes, kilometraje o teléfono móvil, e importa los datos de gastos al módulo de lotes de datos de pago de la nómina.
Para obtener más información sobre otros casos de uso, consulte nuestra Guía definitiva para la integración de nóminas :
Manténgase al día sobre las leyes y normativas
Las reglas cambian constantemente. Si sus sistemas no se actualizan al mismo tiempo, terminará dependiendo de soluciones manuales que solo solucionan el problema temporalmente.
La integración de datos reduce el número de lugares que hay que actualizar. Cuando se actualiza el sistema de registro y se transmite ese cambio a través de las plataformas conectadas, se reduce el riesgo de que RR. HH. tenga una versión de la realidad y nóminas tenga otra.
Cuando el cumplimiento normativo se integra en el flujo de datos, se deja de perseguir los problemas a posteriori.
Si puede identificar dónde se introducen los datos dos veces, o dónde alguien tiene que acordarse de enviar un archivo, ha encontrado el problema: la integración de datos lo resuelve.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué causa los errores en las nóminas? La mayoría de los errores en las nóminas se deben a pasos manuales, silos de sistemas o actualizaciones que no fluyen automáticamente entre su ATS, HCM, control de horarios y nóminas.
- ¿Cuál es uno de los errores más comunes en la nómina? Los problemas relacionados con el tiempo y la asistencia, como los registros omitidos o los códigos incorrectos, se encuentran entre las principales causas de las discrepancias salariales.
- ¿Cuánto cuestan los errores en las nóminas? Las investigaciones del sector muestran que los errores en las nóminas cuestan una media de 291 dólares por incidente, sin incluir las sanciones, la repetición del trabajo o la pérdida de confianza.
- ¿Puede el software de nóminas prevenir errores por sí solo? El software de nóminas se encarga de los cálculos. La integración de datos garantiza que los datos con los que trabaja estén completos, sean correctos y estén actualizados en todos los sistemas de forma automática.
- ¿Puede la integración de datos ayudar con el cumplimiento normativo y la presentación de informes? Sí . Los sistemas integrados de nóminas y recursos humanos reducen el riesgo de problemas de cumplimiento normativo al mantener los datos alineados y actualizados con los registros de recursos humanos y las normas fiscales. Eso significa menos ajustes manuales y pistas de auditoría más claras cuando se necesita demostrar la exactitud.
- ¿Cómo contribuye la sincronización automatizada de nóminas a la precisión? La sincronización automatizada extrae datos de nóminas, como horas, ingresos, impuestos y deducciones, de su sistema de nóminas y los introduce en sus sistemas de contabilidad o recursos humanos sin necesidad de introducirlos manualmente. Esto elimina los puntos habituales en los que se producen errores tipográficos y omisiones.
- ¿Puede la integración de datos detectar errores antes de que se conviertan en un problema? Sí. Algunas integraciones incluyen comprobaciones de saldos (por ejemplo, débitos frente a créditos) y notificaciones si algo parece incorrecto, de modo que se pueden detectar las discrepancias antes de que se publiquen las nóminas.
- ¿Qué ocurre cuando cambian los datos de los empleados, como una nueva contratación o un nuevo salario? Con los conectores de datos instalados, esos cambios se transfieren automáticamente a sus sistemas de nóminas y contabilidad casi en tiempo real, por lo que sus cálculos y registros de nóminas permanecen sincronizados sin necesidad de actualizaciones manuales.
- ¿Necesito un equipo de TI para conectar mis sistemas de RR. HH. y nóminas? Muchos conectores están diseñados para funcionar sin recursos internos de TI, y los expertos en integración pueden encargarse del mapeo y la configuración, de modo que los equipos de RR. HH. y finanzas no tengan que crear ni mantener conexiones complejas por sí mismos.
- ¿Las integraciones de nóminas realmente reducen la carga de trabajo de RR. HH. y contabilidad? Sí. Al eliminar tareas repetitivas como el registro de nuevos empleados o las actualizaciones de datos de los empleados, los equipos ahorran horas y, a menudo, días enteros en cada ciclo de pago que, de otro modo, se dedicarían al manejo manual de datos.
Conclusión
Los errores en las nóminas no son aleatorios. Siguen puntos débiles predecibles: pasos manuales, sistemas desconectados y cambios que no se propagan. Si desea reducir los errores en las nóminas, necesita reducir las oportunidades de que los datos se desvíen. Eso significa crear un proceso que no dependa de hojas de cálculo, exportaciones y correcciones de última hora.
Los conectores de datos de Flexspring mantienen sincronizados sus sistemas ATS, HCM, de control horario y de nóminas. Las actualizaciones se realizan automáticamente y el riesgo de discrepancias disminuye con cada integración. Porque cuando sus sistemas se desincronizan, los errores afectan a las nóminas.
