Imaginez une équipe dysfonctionnelle où tout le monde travaille dur, mais où personne ne communique. Une personne termine une tâche sans le dire aux autres membres de l'équipe, et une autre recommence à zéro, ignorant que le projet est déjà terminé. Tout le monde reste occupé, mais l'équipe a du mal à avancer. C'est exactement ce qui se passe lorsque vos systèmes de RH, de paie et de comptabilité ne communiquent pas entre eux. Vous pouvez investir dans les meilleures applications RH, mais sans un partage efficace des données, vous perdez du temps, de l'argent et de la patience. Les connecteurs de données permettent de remédier à cette situation. Dans cet article, vous apprendrez ce que sont les connecteurs de données, comment ils fonctionnent et comment choisir ceux qui conviennent à votre entreprise. Vous découvrirez également un exemple concret de connecteurs d'intégration de données en action.
Comprendre les connecteurs de données
La mise à jour manuelle d'un système, puis sa répétition dans un autre, est un travail fastidieux. Les connecteurs de données éliminent cette corvée en synchronisant automatiquement les mises à jour partout.
Que sont les connecteurs de données ?
Les connecteurs de données servent de passerelles entre vos systèmes RH. Ils transfèrent et transforment automatiquement les informations de sorte que lorsque quelqu'un met à jour un enregistrement dans un système, tous les autres systèmes reçoivent également la mise à jour. Les entreprises utilisent les connecteurs d'intégration de données pour éliminer les étapes manuelles, réduire les erreurs dans les dossiers des employés et accélérer les flux de travail grâce à des données fiables en temps réel.
Fonctionnement des connecteurs de données
Un connecteur de données extrait généralement les données d'une application, les transforme pour qu'elles correspondent au format du système récepteur, puis les charge dans cette application - ou les synchronise de manière répétée. Les connecteurs de données automatisés fonctionnent en temps réel ou selon un calendrier, ce qui garantit que les données restent à jour. Par exemple, lorsque votre équipe de vente conclut une affaire, un connecteur peut automatiquement transférer les données du contrat et du client dans la comptabilité, éliminant ainsi le travail manuel. C'est l'efficacité à l'œuvre !
Types de connecteurs de données
En fonction des besoins de votre entreprise, vous aurez généralement le choix entre deux formules :
- Connecteurs clés en main : Les connecteurs d'intégration de données préconstruits gèrent les systèmes courants avec des champs de données standard. Si vos systèmes sont compatibles, vous pouvez en déployer un rapidement.
- Connecteurs personnalisés : Si vos flux de travail comprennent des champs personnalisés, une logique conditionnelle ou si vous avez des exigences commerciales uniques, les connecteurs de données personnalisés s'adaptent à vos besoins.
Vous pouvez utiliser l'un ou l'autre type de connecteur, mais les connecteurs personnalisés conviennent mieux à la plupart des entreprises. Les systèmes de ressources humaines, de paie et de comptabilité comportent souvent des champs de données personnalisés, propres aux besoins de chaque entreprise. C'est l'intégration personnalisée qui gère le mieux ces différences, en veillant à ce que les données restent exactes, efficaces et sécurisées.
"Nous avons essayé d'autres fournisseurs d'intégration auparavant, mais ils n'ont pas réussi à nous satisfaire. Flexspring nous a écoutés et a construit l'intégration que nous voulions. Nous avons dit : voilà où nous en sommes et voilà où nous voulons aller, alors faites-le et Flexspring l'a fait ! En utilisant l'intégration, nous avons surmonté de gros problèmes et gagné beaucoup de temps."Rob Pham, vice-président de l'informatique, Wen JAI Restaurant Group
Avantages de l'utilisation des connecteurs de données
Les connecteurs personnalisés apportent une valeur ajoutée en termes d'efficacité, de visibilité et d'adaptabilité. Les connecteurs de données éliminent la friction des systèmes cloisonnés en automatisant le flux de données entre les applications. Au lieu de s'appuyer sur des transferts manuels ou des saisies en double, les connecteurs assurent la cohérence, l'accessibilité et la disponibilité des informations afin de faciliter la prise de décisions.
Automatisation rapide et fiable
La double saisie manuelle des données est une tâche inefficace et sujette aux erreurs. Avec un connecteur bien conçu, vos équipes saisissent les données une seule fois, de sorte que les mises à jour s'effectuent sans ressaisie. Lorsque des devis de vente, des abonnements ou des changements de clients interviennent, le système gère ces modifications automatiquement, ce qui permet au personnel de se concentrer sur la stratégie et non sur le nettoyage des données.
Toutes vos informations en un seul endroit
Lorsque toutes les données pertinentes se trouvent dans des systèmes synchronisés, les équipes voient les mêmes données actuelles. Les ventes, la comptabilité, les ressources humaines et la direction ont accès à des informations précises et actualisées. Il n'est plus nécessaire d'attendre les rapports, ni de courir après les détails manquants. Les décisions sont prises plus rapidement, en toute confiance.
Conçu pour le changement et la croissance
Si vos flux de données dépendent d'un effort manuel, vous aurez besoin de plus de personnel pour suivre le rythme. Les connecteurs s'adaptent aux nouvelles applications, aux équipes en expansion et aux flux de travail complexes. Lorsque votre entreprise se développe, les bons connecteurs de données s'adaptent ; vous évitez ainsi de reconstruire ou de démanteler les systèmes un par un.
Trouver la bonne solution de connecteur de données
Les meilleurs connecteurs de données présentent des caractéristiques qui permettent de résoudre les problèmes les plus frustrants de votre équipe. Les connecteurs doivent permettre d'éliminer le travail manuel, d'éviter les erreurs de données et de faire en sorte que chaque système soit aligné sans surveillance constante.
Principales caractéristiques à rechercher
Les connecteurs de données solides partagent ces caractéristiques indispensables :
- Fiabilité - Un connecteur de données fiable garantit que les données circulent de manière cohérente, sans retards aléatoires, mises à jour manquées ou défaillances qui ralentissent la productivité. Cela signifie que votre équipe peut faire confiance aux données à chaque fois.
- Sécurité et conformité - Choisissez des connecteurs de données qui répondent à des normes de sécurité de niveau entreprise, notamment la conformité GDPR et la certification SOC 2. Cela permet de protéger vos données pendant le transfert.
- Compatibilité - L'intégration avec vos systèmes existants est une caractéristique essentielle qui vous permet de continuer à utiliser les outils qui fonctionnent déjà.
- Évolutivité - Au fur et à mesure que votre organisation se développe, vos connecteurs doivent suivre le rythme, en veillant à ce que vos flux de travail soient prêts aujourd'hui, demain et tous les jours.
"L'intégration nous permet d'économiser au moins 30 minutes pour chaque nouvel employé que nous intégrons en automatisant les données d'Oracle à ADP. Plus de double saisie de données ! Nous avons également converti des sous-traitants en employés à temps plein, et l'intégration des données a facilité le processus. De plus, l'outil de suivi Flexspring est formidable. Je sais exactement ce qui se passe chaque jour. L'intégration est parfaite et nous ne pourrions rien demander de plus !" - Tammy Mickelson, directrice de l'information du groupe Fedcap
Exemple de connecteur de données
En voici un bel exemple. Une société biopharmaceutique en phase clinique a synchronisé son ATS avec la paie, dans ce cas, BambooHR avec ADP Workforce Now, en utilisant les connecteurs d'intégration de données personnalisés de Flexspring. Avant cette intégration de données, l'équipe RH passait un temps précieux à intégrer manuellement les nouveaux employés, à mettre à jour le statut de l'employé actuel et à traiter les données de paie personnalisées. Ce processus manuel inefficace entraînait des erreurs et des retards frustrants.
Flexspring a construit une intégration de données point à point qui synchronise automatiquement les données des employés de BambooHR à ADP. L'automatisation élimine la saisie manuelle, ce qui permet à l'équipe des RH d'intégrer plus rapidement les employés, d'assurer l'exactitude des dossiers et de clôturer la paie avec moins d'interventions.
1. Nouvelles embauches de BambooHR à ADP
Dès qu'un gestionnaire d'embauche appuie sur le bouton "embauché" dans BambooHR, les données de la nouvelle embauche sont automatiquement synchronisées dans ADP avec les informations essentielles nécessaires au traitement de la paie en temps réel.
2. Mises à jour des employés de BambooHR à ADP
Lorsque les données de l'employé actuel changent dans BambooHR, les données sont automatiquement mises à jour dans ADP. L'intégration des données garantit que toutes les données des employés nécessaires au traitement de la paie sont à jour pour les employés actuels.
Le résultat ? L'équipe RH a rationalisé son processus et économise désormais 25 heures par mois.
"Les connaissances de Flexspring ont été extrêmement utiles. Plus précisément, nous avons des champs de primes et d'informations salariales personnalisés qui doivent être calculés lorsqu'ils entrent dans le système de paie, et nous avions donc besoin d'une entreprise qui connaisse vraiment ADP et BambooHR. Avant l'intégration de Flexspring, nous avions pas mal d'erreurs de saisie de données. L'intégration des données a éliminé un grand nombre de maux de tête et nous a permis de gagner du temps. - Consultant informatique, société biopharmaceutique
Choisir la meilleure solution
Demandez à vos partenaires techniques d'intégration potentiels dans quelle mesure ils comprennent votre pile de données. Offrent-ils une assistance après le lancement ? Peuvent-ils s'adapter à vos flux de travail personnalisés, y compris les changements futurs ? Lorsque vous choisissez un partenaire comme Flexspring, vous travaillez avec des experts qui gèrent des intégrations complexes afin que vos équipes RH puissent se concentrer sur les personnes et la stratégie.
Comment mettre en œuvre avec succès les connecteurs de données
Évaluer les besoins en données et les flux de travail. Cartographiez vos points sensibles. Quels sont les processus qui obligent une personne à saisir deux fois la même information ? Quels sont les systèmes qui ne sont pas d'accord sur les dates, les prix ou les informations relatives aux employés ? Identifiez les applications que vous utilisez, les données importantes (nouvelles embauches, tarifs, abonnements, salaires) et les domaines où les erreurs coûtent le plus cher.
Faites confiance aux experts. Essayer de construire et de maintenir ces systèmes soi-même conduit souvent à des charges de maintenance et à des configurations maladroites. Les spécialistes de l'intégration des données RH de Flexspring comprennent les exigences uniques des systèmes RH, de paie et de comptabilité, et fournissent des connecteurs soutenus par un suivi et une assistance.
Planifiezà long terme. Construisez des connecteurs en tenant compte de la croissance future, des sources de données supplémentaires et de l'évolution des flux de travail. Vous voulez des connecteurs évolutifs. Vous voulez ajouter de nouveaux systèmes sans réinventer l'intégration. Grâce à une planification et à une assistance adéquates, vous éviterez de rester bloqué dans des solutions de contournement au fur et à mesure que votre entreprise se développera.
FAQ sur le connecteur de données
Les connecteurs de données transforment la façon dont vos systèmes fonctionnent ensemble. Au lieu de ressaisir les informations entre les plateformes de RH, de paie et de comptabilité, les données sont transférées automatiquement et restent exactes partout. L'automatisation permet d'économiser des heures de travail manuel, d'éliminer les erreurs coûteuses et de faire en sorte que vos équipes disposent des mêmes données en temps réel. Les connecteurs de données permettent des flux de travail plus rapides, moins de maux de tête et une organisation plus connectée où la technologie soutient les personnes.
- À quelle fréquence devons-nous synchroniser les données entre les systèmes ?
Vouschoisissez la cadence qui convient à vos activités. Pour des données telles que les nouvelles embauches et les mises à jour des employés, une synchronisation en temps quasi réel est idéale. Pour les données relatives à la paie, une synchronisation quotidienne convient parfaitement. L'objectif est d'obtenir des mises à jour cohérentes et opportunes sans surcharger les systèmes. - Comment les connecteurs de données garantissent-ils un flux de données fiable ?
Lesconnecteurs fiables comprennent une surveillance intégrée et une gestion intelligente des erreurs. Si quelque chose perturbe une synchronisation, le connecteur réessaie automatiquement ou alerte votre équipe. Le tableau de bord de surveillance de Flexspring vous permet de confirmer l'exactitude des données en un coup d'œil, sans surprise ni temps d'arrêt. - Les connecteurs de données peuvent-ils fonctionner avec des règles de gestion personnalisées ?
Absolument. Vous pouvez définir des critères, par exemple synchroniser uniquement les employés actifs, exclure les sous-traitants ou appliquer une logique au niveau du département, et Flexspring les intègre. L'automatisation s'aligne sur vos politiques, et non l'inverse. - Quelle est l'ampleur des efforts informatiques nécessaires après le lancement ?
Trèspeu. Une fois le connecteur déployé et testé, nous en assurons la maintenance. Nous nous occupons des mises à jour et de la surveillance afin que votre équipe informatique puisse se concentrer sur d'autres tâches. - Comment les connecteurs alignent-ils les champs de données entre différents systèmes ?
Lesconnecteurs de données utilisent un processus appelé mise en correspondance des données. Chaque champ d'un système correspond à son équivalent dans un autre système. Par exemple, l'"ID de l'employé" dans votre ATS peut correspondre au "Code du travailleur" dans le système de paie. Une mise en correspondance correcte permet de conserver des informations précises et cohérentes d'un système à l'autre. - Les connecteurs de données ont-ils un impact sur la collaboration au sein de l'équipe ?
Lorsquetous les services s'appuient sur les mêmes données actualisées, la collaboration devient naturelle. Les connecteurs de données permettent à chacun de voir les mêmes informations en temps réel. - Pourquoi les connecteurs de données sont-ils importants pour la conformité et la préparation à l'audit ?
Desdonnées exactes et cohérentes sont le fondement de la conformité. Les connecteurs de données synchronisent automatiquement les données des employés, réduisant ainsi le risque d'enregistrements manquants ou non concordants. - Qu'est-ce qui rend les connecteurs de données utiles pour les objectifs à long terme des entreprises ?
Lesconnecteurs de données soutiennent la croissance à long terme en automatisant le flux de données entre les systèmes, en éliminant la saisie manuelle et les erreurs au fur et à mesure de l'évolution de l'entreprise. Les connecteurs de données garantissent des données cohérentes et structurées entre les plateformes, jetant ainsi les bases d'un reporting avancé et d'une prise de décision plus intelligente. - Comment tester un nouveau connecteur de données avant son lancement ?
Letest comprend la validation du mappage des données et l'examen des journaux de modification. Flexspring fournit des environnements de test afin que vous puissiez confirmer l'exactitude des données avant la mise en service. - Que dois-je mesurer pour savoir si mon connecteur est un succès ?
Trackles éléments suivants :
- Gain de temps sur la saisie manuelle
- Réduction des erreurs de données
- Satisfaction des utilisateurs (équipes RH, paie, comptabilité)
* Fiabilité de la synchronisation des données
Ces indicateurs clés montrent le retour sur investissement de l'automatisation.
Conclusion
Les connecteurs de données font la différence entre les systèmes qui vous ralentissent et ceux qui vous aident à vous développer. Lorsque les données circulent automatiquement, votre équipe peut se concentrer sur le travail qui compte. Vous réduisez les erreurs, obtenez des informations en temps réel et conservez la flexibilité des systèmes au fur et à mesure de l'évolution de votre entreprise. Choisissez des connecteurs conçus pour votre entreprise et soutenus par des experts qui savent comment les mettre en œuvre. Avec la bonne configuration, votre technologie soutiendra vos objectifs au lieu de les entraver. Contactez l'équipe Flexspring et mettez vos données au travail.
