Les équipes RH les plus performantes utilisent l' automatisation des flux de travail et l'intégration des données pour rationaliser les tâches quotidiennes et améliorer l'efficacité. Dans les trois principaux flux de travail des RH, à savoir le recrutement, l'intégration et la gestion des salaires, l'automatisation offre de nombreux avantages. Elle permet de réduire les erreurs, d'économiser du temps et de l'argent, d'augmenter la productivité et d'améliorer le moral des employés. À l'aide d'exemples concrets, examinons comment l'automatisation des ressources humaines contribue à la réussite des entreprises.
Qu'est-ce que l'automatisation des RH ?
Considérez l'automatisation comme un moteur bien réglé, qui alimente les processus RH avec précision et accélère la croissance de l'entreprise tout en renforçant l'engagement des employés. L'automatisation des RH est conçue pour améliorer l'efficacité, la précision et la productivité tout en améliorant l'expérience globale des employés. L'automatisation prend tout son sens lorsqu'elle intègre différents systèmes de ressources humaines pour créer des flux de travail transparents. L'intégration des données automatise les tâches manuelles répétitives et chronophages que les équipes RH effectuent régulièrement. L'élimination de ces tâches manuelles permet aux professionnels des RH de se concentrer sur les initiatives stratégiques qui font croître l'entreprise.
3 flux de travail RH les plus courants
Au sein des RH, plusieurs flux de travail clés permettent de gérer efficacement les talents et de répondre aux besoins des employés et de l'entreprise. Trois d'entre eux sont essentiels : le recrutement, l'intégration et la gestion de la paie. Nous allons nous pencher sur chacun de ces flux de travail, en explorant leur importance, les défis communs et le rôle de l'intégration des données dans l'optimisation de leur efficacité et de leur efficience. En comprenant ces processus RH fondamentaux et les avantages de l'intégration des données, les entreprises peuvent rationaliser leurs opérations, améliorer l'expérience de leurs employés et assurer leur réussite globale.
Recrutement
Dans le cadre du processus de recrutement, les RH publient des offres d'emploi, examinent les candidatures, mènent des entretiens et proposent des offres d'emploi. Ce processus implique de collaborer avec les responsables du recrutement, d'évaluer les qualifications des candidats et de coordonner l'ensemble du processus d'intégration pour une réussite maximale.
Imaginez l'intégration des données comme l'architecte de l'efficacité du recrutement, concevant des transitions fluides entre les systèmes RH pour construire un processus d'embauche rationalisé. Tout comme un architecte compétent crée des espaces fluides et interconnectés, lorsqu'une application d'évaluation des candidats s'intègre à un système de suivi des candidatures (ATS), les données circulent facilement. Lorsqu'un candidat atteint un certain stade du processus d'entretien, il est guidé à travers des évaluations personnalisées et les résultats sont renvoyés pour évaluation.
"Auparavant, nous devions saisir manuellement les données sur le site Predictive Index , en ajoutant plusieurs éléments pour chaque candidat. Grâce à l'intégration de Flexspring, nous avons économisé d'innombrables heures en évitant les tâches administratives manuelles, ce qui nous permet de nous concentrer sur le recrutement. Nous n'avons pas besoin de penser à l'intégration - elle se fait toute seule !" - Jeremy Schwartz, recruteur en entreprise, M3
Embarquement
Dans le cadre du processus d'intégration, les RH collectent les documents requis auprès des nouveaux employés et les guident lors de séances d'orientation. Cela permet de familiariser les travailleurs avec les politiques et la culture de l'entreprise lors de l'installation de l'espace de travail et de l'accès à celui-ci.
L'intégration des données automatise le processus d'intégration des ressources humaines. Lorsqu'une entreprise recrute un nouvel employé, les données collectées dans l'ATS sont partagées avec plusieurs systèmes RH tels que la paie, le HCM, les avantages sociaux, etc. L'intégration des données automatise le processus, au lieu de réintroduire manuellement les données relatives au nouvel employé dans plusieurs systèmes.
Par exemple, l'intégration d'un SEA avec un système de paie rationalise les processus d'intégration et de paie. Lorsqu'un responsable du recrutement appuie sur le bouton "nouvelle embauche" dans le système de gestion des candidatures, les données sont synchronisées en temps quasi réel avec le système de paie, ce qui garantit un traitement fluide de la paie. Cette intégration simplifie le processus d'intégration pour les professionnels des ressources humaines.
"Un seul connecteur a libéré notre équipe RH de plus de 20 heures de saisie manuelle laborieuse de données chaque mois, augmentant la satisfaction générale de l'équipe et contribuant à une augmentation remarquable de 100 % du moral. C'est la solution d'intégration la plus simple que j'aie jamais connue." - Theresa Mastellon, directrice des opérations humaines, Hopscotch Primary Care
Paiements
Le flux de travail des RH en matière de paie est naturellement complexe. En règle générale, la comptabilité recueille les données relatives au temps et à la présence des salariés, les saisit dans le système de paie pour traitement, calcule les salaires, les déductions et les impôts, examine le cycle de paie et distribue les paiements aux salariés. Il est essentiel de contrôler l'exactitude et la conformité tout au long du processus.
Les flux de travail liés à la paie des RH peuvent souvent être à l'origine d'un chaos entre les services des RH et de la comptabilité. La saisie de données erronées entraîne des maux de tête importants pour les comptables, qui doivent alors passer des heures fastidieuses à rechercher et à corriger les erreurs.
L'intégration des données élimine les erreurs humaines dans les flux de travail de la paie, rendant le processus fluide et sans tracas. Lors de l'intégration des nouvelles recrues d'un SEA ou d'une application RH de base à la paie, le système synchronise automatiquement les données des nouvelles recrues en temps quasi réel, fournissant les informations essentielles nécessaires au traitement de la paie lorsqu'une nouvelle recrue entre dans un SEA ou une application RH de base.
"Grâce à l'intégration des données, nous ne dupliquons plus manuellement le travail dans Workday et ADP. Notre administrateur RH économise environ 15 heures par semaine en n'effectuant plus de mises à jour manuelles. Nous avons maintenant l'intégrité des données et nous ne nous inquiétons plus des données non concordantes entre les systèmes parce que tout est connecté. Je recommande sans hésiter l'intégration des données à toute personne travaillant dans le domaine des ressources humaines. - Cristi Johnson, Responsable rémunération/avantages sociaux, EOS Amérique du Nord
Avantages de l'automatisation des ressources humaines
L'intégration des données offre aux professionnels des ressources humaines une multitude d'avantages en stimulant l'efficacité et en créant un lieu de travail productif et sans stress. Voici un aperçu des principaux avantages :
Réduction des erreurs
L'automatisation des tâches manuelles grâce à l'intégration des données élimine pratiquement toute erreur humaine. Les doubles données manuelles sont extrêmement fastidieuses, car elles exigent qu'un même ensemble de données soit saisi plusieurs fois dans différents systèmes. Personne dans les RH ne veut faire cela. L'intégration des données automatise le processus, permettant aux employés de ne saisir l'ensemble des données qu'une seule fois, évitant ainsi les erreurs de double saisie dans tous les systèmes RH.
Gain de temps
L'automatisation des RH fait gagner un temps précieux aux professionnels qui travaillent dur. Lorsque les équipes RH travaillent avec plusieurs systèmes, la double saisie manuelle des données peut absorber une grande partie de la journée de travail. L'intégration des données libère les travailleurs de la corvée de la saisie des données dans plusieurs systèmes. L'automatisation du processus grâce à l'intégration des données permet aux équipes RH de se concentrer sur l'aspect humain de la gestion des ressources humaines.
"Nous embauchons de nouvelles personnes chaque semaine. Si l'on inclut les nouvelles embauches et toutes les autres mises à jour et changements concernant les employés, l'automatisation permet d'économiser environ 20 heures par mois". - Dany Saade, contrôleur de gestion, One Concern
Amélioration de la productivité
La ressaisie des données est une tâche répétitive qui fait perdre un temps précieux qui pourrait être consacré à des activités plus productives. L'intégration des données automatise ces tâches manuelles, ce qui soulage les équipes RH. Une fois ce fardeau monotone levé, la productivité des employés atteint de nouveaux sommets.
Amélioration du moral des troupes
Au fil du temps, la ressaisie manuelle des données peut devenir une tâche décourageante pour les professionnels des ressources humaines. Les tâches fastidieuses et chronophages ne contribuent guère à inspirer ou à motiver les employés. L'intégration de données automatise ces flux de travail RH, libérant les professionnels RH de la double saisie de données et leur donnant le temps de se concentrer sur des initiatives plus productives et plus gratifiantes. Les professionnels des RH peuvent désormais travailler sur des projets plus gratifiants, ce qui améliore le moral au sein des départements RH.
FAQ sur l'automatisation des flux de travail
La gestion manuelle des modifications des données relatives aux employés entraîne des retards, des erreurs et la frustration des services. L'automatisation des flux de travail garantit que les processus tels que l'intégration, les mises à jour des employés et l'annulation de l'intégration se déroulent sans problème à travers les systèmes, libérant les équipes RH des emails, des feuilles de calcul et de la saisie manuelle des données. Voici les questions les plus courantes que nous aidons à résoudre.
- Pouvons-nous automatiser les changements concernant les employés, tels que l'intégration, les mises à jour, les promotions, les transferts et les réaffectations de responsables ? Oui. Toute mise à jour dans un système peut automatiquement déclencher des changements dans d'autres systèmes, garantissant ainsi l'alignement des RH, de la paie et des avantages sociaux.
- Comment acheminer automatiquement les données entre les systèmes de ressources humaines, de finances et d'avantages sociaux ? Flexspring crée des connecteurs de données avec des flux de travail conditionnels qui déplacent les données et déclenchent des tâches dans plusieurs systèmes en fonction des changements de champs ou des événements.
- Peut-on personnaliser les flux de travail d'approbation et les conditions d'acheminement ? Tout à fait. Vous pouvez définir des chaînes d'approbation, des conditions et des règles de notification. Des règles commerciales illimitées sont possibles avec des connecteurs de données personnalisés.
- Les flux de travail se déclencheront-ils en fonction des mises à jour de champs spécifiques (par exemple, changement de lieu) ? Oui. Les flux de travail peuvent être déclenchés par n'importe quel champ, tel qu'un changement de titre, de département ou de statut, et acheminer les actions en conséquence.
- Comment gérer les exceptions ou les échecs dans un flux de travail ? Flexspring Monitor, disponible avec tous les connecteurs de données, surveille l'état de votre intégration et fournit un traitement des erreurs, des alertes et des journaux. Les problèmes sont signalés par enregistrement, ce qui permet de les résoudre facilement. Les erreurs les plus courantes sont des alertes concernant des champs de données incomplets dans un enregistrement d'employé.
- Le système peut-il avertir les parties prenantes lorsque les flux de travail sont terminés ou retardés ? Oui. Flexspring Monitor envoie des alertes automatiques et des mises à jour d'intégration aux responsables des ressources humaines, au service informatique et aux employés désignés.
- Les RH peuvent-elles créer des tickets de support client pour nos flux de travail automatisés si nous avons besoin de modifications ou d'aide ? Oui. Les tickets d'assistance peuvent être générés via le moniteur Flexspring, par e-mail ou en formulant des demandes lors des contrôles réguliers des clients.
- Les flux de travail s'intègrent-ils à la fois aux systèmes en nuage et aux systèmes sur site ? Oui. Les connecteurs de données peuvent relier n'importe quelle application, qu'elle soit dans le nuage ou sur site.
- Est-il possible de réutiliser ou de cloner des flux de travail pour différents services ? Oui. Les modèles d'intégration sont réutilisables pour les flux de travail courants, tels que l'intégration, les mises à jour des employés et les licenciements, et peuvent être adaptés en fonction de vos besoins spécifiques.
- Les flux de travail peuvent-ils faire l'objet d'un contrôle de version et d'un audit de conformité ? Oui. Tous les flux de travail disposent d'un contrôle de version, de journaux d'audit et d'un suivi de l'historique à des fins de conformité et de contrôle interne.
Conclusion
L'automatisation des flux de travail des RH, alimentée par l'intégration des données, révolutionne les opérations de RH. Du recrutement à la gestion des salaires, l'automatisation libère les professionnels des RH des tâches répétitives, leur permettant de se concentrer sur les initiatives stratégiques.
En examinant les flux de recrutement, d'intégration et de paie, nous avons mis en évidence le rôle crucial de l'intégration des données dans l'amélioration de l'efficacité de l'ensemble des fonctions RH. En outre, les avantages de l'automatisation des RH - réduction des erreurs, gain de temps, amélioration de la productivité et du moral - soulignent l'importance de l'automatisation pour la réussite de l'organisation. Les entreprises qui adoptent l'automatisation et l'intégration des données ouvrent la voie à un paysage RH plus efficace et plus productif, favorisant la satisfaction des employés et une plus grande croissance de l'entreprise.
