Résumé de l'article : Les erreurs de paie ne proviennent pas uniquement du service de paie : elles surviennent lorsque les systèmes RH, de gestion du temps et de paie ne sont pas synchronisés. Une seule mise à jour manquée peut entraîner des erreurs de paie et d'imposition, ou des retenues manquées. Cet article met en évidence les erreurs de paie les plus courantes, ainsi que les moyens de les corriger et de les prévenir. Les connecteurs de données RH synchronisent automatiquement vos données, afin que la paie se déroule sans heurts.
Erreurs de paie Points clés à retenir
- Les erreurs de paie sont des anomalies dans les données qui transforment le jour de paie en une enquête policière, où vous devez rechercher des indices dans tous les systèmes pour expliquer les chiffres qui ne concordent pas.
- La paie est l'étape où les données se transforment en salaire. Les erreurs de paie sont le plus souvent causées par la saisie manuelle des données et par le manque de connexion entre les systèmes RH, de gestion du temps et de paie.
- Près de 32 % des employés trouvent des erreurs dans leurs fiches de paie, et 17 % déclarent souffrir de stress lié à l'inexactitude des salaires.
- Les erreurs courantes en matière de paie comprennent les erreurs de classification des employés, les retenues fiscales incorrectes et les déductions manquées.
- Les erreurs non vérifiées dans la paie peuvent entraîner des violations de conformité, des risques juridiques, des sanctions financières et une grave perte de confiance de la part des employés.
- Pour éviter les erreurs dans le calcul des salaires, il faut automatiser les processus, intégrer les systèmes et assurer un flux de données fluide entre les applications RH, de gestion du temps, de paie et de finance.
- L'intégration des données élimine la plupart des erreurs de paie en supprimant la ressaisie manuelle, en synchronisant les mises à jour et en signalant les problèmes avant qu'ils n'affectent la paie.
Vous voulez connaître toute l'histoire ? Continuez à lire.
Que sont les erreurs de paie ?
Les erreurs de paie sont des anomalies dans les données qui transforment le jour de paie en une enquête policière, où vous devez rechercher des indices dans tous les systèmes pour expliquer les chiffres qui ne concordent pas. Parfois, les erreurs sont évidentes, comme un paiement d'heures supplémentaires manquant. D'autres fois, elles se cachent dans les détails, comme des impôts retenus pour le mauvais lieu ou des données bancaires manquantes qui empêchent le virement automatique. Dans tous les cas, le résultat est le même. Votre équipe doit expliquer la situation, la corriger et s'assurer qu'elle ne se reproduise plus.
Le plus frustrant, c'est que ces erreurs de paie commencent souvent par des opérations tout à fait normales : mises à jour des taux de rémunération, transferts ou modifications des avantages sociaux. Lorsque les mises à jour ne sont pas correctement synchronisées entre les services RH et la gestion du temps de travail et la paie, vos systèmes se désalignent, et cela se reflète dans les fiches de paie. De petites erreurs de paie peuvent rapidement entraîner des problèmes de conformité, des pénalités et la frustration des employés.
Introduction
La paie est le moment où les données se transforment en salaire. Même les petites lacunes dans les processus peuvent rapidement prendre de l'ampleur. Les employés ne sont pas confrontés à des problèmes liés aux données, mais à un loyer à payer le vendredi et à un salaire net alarmant. Les gens peuvent ignorer un processus fastidieux, mais ils ne peuvent ignorer un salaire réduit.
Une étude publiée par HR Executive révèle que près de 32 % des employés trouvent des erreurs dans leurs fiches de paie et que 17 % déclarent souffrir de stress lié à l'inexactitude des paies. Si tel est le constat des employés, combien de vos problèmes de paie sont réellement dus à des erreurs de saisie manuelle en amont ?
Si vous effectuez le paiement des salaires toutes les deux semaines, cela représente 26 occasions par an où des données peuvent être perdues, des approbations peuvent être oubliées ou un « petit » décalage entre les systèmes peut se transformer en un problème pour les employés.
Il est légitime de se demander comment corriger les erreurs de paie, mais la question plus fondamentale est : comment éviter qu'elles ne se produisent en premier lieu ?
Types courants d'erreurs dans les paies
Les erreurs de paie ont tendance à se répéter. Non pas parce que votre équipe n'est pas attentive, mais parce que les mêmes données se cassent aux mêmes endroits.
Classification incorrecte des employés
Les erreurs de classification commencent souvent en dehors de la paie. Une personne est enregistrée comme prestataire alors qu'elle devrait être salariée. Ou bien un poste change, mais le statut « exempté/non exempté » n'est jamais revu. Le service de paie traite alors les informations enregistrées dans le dossier. Vous finissez par devoir corriger le salaire, l'éligibilité aux heures supplémentaires et éventuellement un problème de conformité, tout cela parce qu'un dossier n'a pas été transféré.
Retenue d'impôt et déclaration incorrectes
La plupart des erreurs fiscales proviennent de saisies désordonnées, et non d'un moteur de paie défaillant. Pensez au lieu de travail, aux règles fiscales nationales et locales, aux employés qui déménagent, sont mutés ou passent du télétravail au travail sur site. Si les dossiers RH ne sont pas à jour, les retenues à la source ne le seront pas non plus.
Et une fois qu'un problème fiscal apparaît, il a tendance à se propager : formulaires, déclarations, ajustements, et beaucoup de gens qui se demandent pourquoi cela s'est produit.
Erreurs dans le calcul des salaires et des heures supplémentaires
Les erreurs sont imputées à la paie, mais leur cause profonde réside généralement dans la gestion du temps et des présences. Il s'agit le plus souvent de pointages manquants, de codes horaires erronés et de règles relatives aux heures supplémentaires appliquées différemment selon les sites. Des études montrent que les erreurs de gestion du temps et des présences sont courantes, survenant en moyenne plus d'une fois par an et par employé. Ces erreurs coûtent environ 250 000 dollars pour 1 000 employés.
Si les données relatives au temps de travail sont incomplètes ou incohérentes, le service de paie ne peut pas « calculer » pour s'en sortir.
Erreurs de saisie et d'enregistrement des données
Les saisies manuelles et les doublons sont les principaux responsables de cette situation. Une mise à jour du taux de rémunération est saisie dans le système RH, mais n'est jamais répercutée dans le système de paie. C'est alors que les problèmes commencent à s'accumuler. Les modifications des coordonnées bancaires de l'employé sont enregistrées dans un système, mais pas dans l'autre. Un transfert de service est mis à jour à un endroit, mais le système de paie continue d'utiliser l'ancienne fiche.
Si votre flux de travail comprend encore des feuilles de calcul, des demandes de modification envoyées par e-mail ou des téléchargements manuels, vous invitez pratiquement les enregistrements à dériver. L'alignement de vos données vient de s'effondrer, et c'est au niveau de la paie que les voyants clignotent et que les sirènes retentissent.
Erreurs relatives aux déductions et aux avantages sociaux omis
Les questions relatives aux avantages sociaux et aux déductions passent généralement inaperçues parce que vos systèmes ne s'accordent pas sur ce qui est actuel, et non parce que quelqu'un a manqué une étape. Un événement de la vie modifie le choix des avantages sociaux, mais la déduction mise à jour n'est jamais prise en compte dans la paie. Les soldes de congés payés ne correspondent pas entre le système de pointage et la paie, ce qui entraîne des paiements incorrects.
Ces erreurs ne se manifestent pas immédiatement. Elles s'accumulent discrètement, cycle après cycle, jusqu'à ce qu'un employé signale un problème. Vous devez alors remonter la chaîne à travers des systèmes déconnectés pour trouver où le signal s'est perdu. Lorsque les mises à jour dépendent d'e-mails, de feuilles de calcul ou de quelqu'un qui se souvient d'envoyer un fichier, même la déduction la plus élémentaire devient un projet de nettoyage.
Retards ou défauts de paiement des salaires
Les retards de paiement sont l'un des moyens les plus rapides de perdre la confiance des employés. Un seul chèque manqué peut sérieusement ébranler la confiance des employés. Et si vous exercez vos activités dans des États où les règles relatives à la fréquence des paiements sont strictes, cela peut également constituer un problème de conformité.
Ces problèmes sont souvent dus à un problème de timing : un fichier en retard, une approbation qui n'a pas été validée à temps ou un ajustement de dernière minute qui perturbe votre processus. Lorsque la paie dépend d'étapes manuelles et de transferts, il suffit d'une seule erreur de saisie pour entraîner un retard de paiement et nécessiter de nombreuses explications.
Pourquoi des erreurs de paie se produisent-elles ?
Les erreurs de paie ne sont pas aléatoires. Elles apparaissent toujours aux mêmes endroits et pour les mêmes raisons.
- Les processus manuels entraînent des erreurs humaines, des retards et la double saisie des données.
- Les systèmes déconnectés vous obligent à synchroniser les enregistrements manuellement, si vous y pensez.
- La complexité réglementaire rend même les petites erreurs risquées et coûteuses.
- Les lacunes en matière de communication entre les RH, la gestion du temps et la paie entraînent des retards dans les mises à jour.
Lorsque le traitement de votre paie dépend de l'espoir que chaque modification ait été détectée, saisie et synchronisée manuellement, vous ne gérez pas un processus. Vous gérez un risque.
Flexspring constate cela tous les jours. Nos experts en intégration de données discutent avec des équipes qui passent leur temps à résoudre des problèmes qui auraient pu être évités en remplaçant les tâches manuelles de saisie de données par des connecteurs de données et l'automatisation.
Une organisation à but non lucratif très active a résolu des erreurs récurrentes dans le traitement des salaires en remplaçant les transferts de feuilles de calcul par des connecteurs d'intégration de données qui synchronisaient automatiquement les données salariales dans son ERP. Les erreurs ont diminué, les rapports se sont améliorés et les équipes chargées des salaires et des finances ont gagné du temps à chaque cycle.
« Les données ne restent plus inutilisées en attendant que je les transfère manuellement à la comptabilité. Désormais, elles sont disponibles dès que j'ai terminé le traitement des salaires, car l'intégration les envoie immédiatement. Nous économisons plus d'une journée de travail pour chaque cycle de paie ! » — Deborah Giron, responsable des ressources humaines et de la paie, Housing Assistance Council
Conséquences des erreurs de paie
L'impact des erreurs de paie va bien au-delà d'un simple salaire.
- Les sanctions financières sont rapides, en particulier pour les dépôts fiscaux manqués ou en retard.
- Les violations de conformité peuvent entraîner des audits, des réclamations salariales et des poursuites judiciaires.
- Les corrections rétroactives prennent du temps et mettent à rude épreuve des équipes déjà débordées.
- La frustration des employés érode la confiance et augmente le taux de rotation du personnel.
Une seule erreur peut être gérable. Les problèmes répétés deviennent des schémas, et ce sont ces schémas qui sont signalés lors des audits, des examens et des entretiens de départ.
Comment corriger les erreurs de paie
Corriger les erreurs de paie est une chose, mais la solution la plus judicieuse consiste à empêcher qu'elles ne se reproduisent.
La première étape est réactive. Contenez le problème. Confirmez son ampleur. Évitez de modifier plusieurs variables à la fois. Communiquez clairement avec les employés au sujet du calendrier et des prochaines étapes.
La deuxième étape est proactive. Trouvez et corrigez la cause. Le plus souvent, la cause profonde des erreurs de paie réside dans une rupture du flux de données entre les systèmes RH, de gestion du temps, des avantages sociaux, de paie et financiers.
Les connecteurs de données Flexspring aident les équipes à combler ces lacunes en reliant les systèmes RH, de gestion du temps et de paie afin que les changements soient automatiquement répercutés. Qu'il s'agisse d'un taux de rémunération, d'un lieu d'imposition ou d'une déduction, les mises à jour effectuées dans un système sont répercutées partout où elles doivent l'être, en temps quasi réel.
Comment éviter les erreurs dans le calcul des salaires
Pour éviter les erreurs dans le calcul des salaires, il faut avant tout réduire les risques que des problèmes surviennent.
Moins vous avez d'étapes manuelles, moins vous trouverez d'incohérences. L'intégration des données transforme cela en un processus reproductible, qui ne dépend pas de quelqu'un qui se souvienne de retaper les données ou d'envoyer un fichier par e-mail.
« Avant l'intégration, un gestionnaire malhonnête pouvait se connecter au système et créer un employé qui n'existait pas : un employé fantôme. Il créait un faux nouvel employé et faisait en sorte que le virement automatique soit versé sur son compte bancaire. Il poinçonnait à l'arrivée et au départ en tant que cet employé fantôme pendant qu'il travaillait, puis percevait le salaire de cet employé qui n'existait pas. Désormais, grâce à l'intégration, si un responsable malhonnête crée un faux nouvel employé via Aloha, l'identifiant généré par ADP à celui de l'employé créé dans Aloha. Lorsque les fichiers sont téléchargés vers ADP Flexspring, les enregistrements erronés sont rejetés, car il s'agit d'un employé inexistant. L'intégration nous a énormément aidés en renforçant la sécurité. » — Rob Pham, vice-président des technologies de l'information, Wen JAI Restaurant Group
Automatisez vos processus grâce à un logiciel de paie fiable
Les logiciels de paie effectuent les calculs, mais sans données fiables, même les meilleurs logiciels ne peuvent produire des résultats précis. L'intégration des données est la solution.
Avec Flexspring, vous pouvez automatiser le flux de données relatives aux employés, aux changements de poste, aux relevés horaires, aux retenues, etc. entre vos systèmes RH, de gestion du temps et de paie. Nos connecteurs préconfigurés pour ADP, Paychex, NetSuite et d'autres plateformes synchronisent les données en temps quasi réel. Fini les feuilles de calcul et les téléchargements de fichiers.
Lorsque les mises à jour effectuées dans les ressources humaines sont directement intégrées à la paie, vous n'avez plus à croiser les doigts à chaque exécution.
Synchronisation des données pour une vérification automatisée
Les vérifications manuelles sont incohérentes et prennent beaucoup de temps. L'intégration des données remplace les contrôles ponctuels de dernière minute par une vérification précoce et automatisée. Lorsque les données restent synchronisées, vous détectez les problèmes avant qu'ils n'affectent la paie.
Voici les cas d'utilisation les plus courants de l'intégration des systèmes de paie qui libèrent les équipes RH et paie de la double saisie manuelle fastidieuse des données.
1. Nouvelles recrues depuis votre ATS ou votre système RH central vers votre application de paie. Lorsqu'un responsable du recrutement appuie sur le bouton « nouvelle recrue » dans votre ATS ou votre système RH central, les données relatives à la nouvelle recrue sont automatiquement synchronisées en temps quasi réel dans le système de paie, avec les informations essentielles nécessaires au traitement de la paie. Les données sont instantanément dupliquées !
2. Mises à jour des données des employés depuis votre ATS ou votre système RH central vers votre application de paie. Lorsqu'elles sont combinées aux mises à jour des données des employés, dès que les données actuelles des employés changent dans votre ATS ou votre système RH central, elles sont automatiquement actualisées dans le système de paie en temps quasi réel.
« Avant ADP Greenhouse ADP , nous avions des erreurs de saisie de données, nous avions donc besoin d'une automatisation pour éliminer ces tâches manuelles. Désormais, lorsque nous cliquons sur le bouton « Embaucher » dans Greenhouse, un dossier est créé dans ADP, ce qui lance notre processus d'intégration. De plus, lorsque nous mettons à jour les informations sur les employés, celles-ci sont automatiquement synchronisées. L'intégration nous permet de nous concentrer sur le recrutement, car chaque minute passée à effectuer des tâches manuelles nous empêchait de trouver les meilleurs nouveaux employés. » - Brandon Jackson, responsable du recrutement technique, B-Stock Solutions
3. Transfert des données de temps et de présence de votre application de suivi du temps vers votre système de paie. Le transfert des données de temps et de présence de votre application de suivi du temps vers votre système de paie fonctionne comme un tapis roulant magique, transférant automatiquement les données d'arrivée et de départ, épargnant ainsi aux professionnels des ressources humaines la tâche fastidieuse de saisir manuellement les feuilles de temps et garantissant l'exactitude des enregistrements des heures travaillées. Ce cas d'utilisation permet également de gérer les congés et les absences.
4. Remboursement des dépenses depuis un ERP vers la paie. Le remboursement des dépenses depuis un ERP vers l'intégration de la paie prend en compte tous les remboursements de dépenses approuvés depuis votre ERP au-delà des rémunérations régulières (par exemple, les déductions pour frais de déplacement, le kilométrage ou le téléphone portable) et importe les données relatives aux dépenses dans le module de traitement des données salariales de la paie.
Pour plus d'informations sur d'autres cas d'utilisation, consultez notre Guide ultime de l'intégration de la paie :
Restez informé des lois et réglementations en vigueur
Les règles changent constamment. Si vos systèmes ne se mettent pas à jour simultanément, vous finirez par devoir recourir à des solutions manuelles qui ne font que pallier temporairement le problème.
L'intégration des données réduit le nombre d'endroits à mettre à jour. Lorsque vous mettez à jour le système d'enregistrement et que vous répercutez cette modification sur les plateformes connectées, vous réduisez le risque que les RH aient une version de la réalité et que la paie en ait une autre.
Lorsque la conformité est intégrée à votre flux de données, vous n'avez plus à courir après les problèmes après coup.
Si vous pouvez identifier les endroits où les données sont saisies deux fois ou ceux où quelqu'un doit se rappeler d'envoyer un fichier, vous avez trouvé le problème : l'intégration des données le résout.
Foire aux questions
- Quelles sont les causes des erreurs de paie ? La plupart des erreurs de paie proviennent des étapes manuelles, des silos système ou des mises à jour qui ne s'effectuent pas automatiquement entre votre ATS, votre HCM, votre système de gestion du temps et votre système de paie.
- Quelle est l'une des erreurs les plus courantes en matière de paie ? Les problèmes liés au temps de travail et à la présence, tels que les pointages manqués ou les codes incorrects, figurent parmi les principales causes des écarts de rémunération.
- Quel est le coût des erreurs de paie ? Des études sectorielles montrent que les erreurs de paie coûtent en moyenne 291 dollars par incident, sans compter les pénalités, les retouches ou la perte de confiance.
- Un logiciel de paie peut-il à lui seul prévenir les erreurs ? Le logiciel de paie se charge des calculs. L'intégration des données garantit que les données sur lesquelles il s'appuie sont complètes, correctes et à jour dans tous les systèmes, et ce de manière automatique.
- L'intégration des données peut-elle faciliter la conformité et la production de rapports ? Oui . Les systèmes intégrés de paie et de RH réduisent le risque de problèmes de conformité en assurant l'alignement et la mise à jour des données avec les dossiers RH et les règles fiscales. Cela signifie moins d'ajustements manuels et des pistes d'audit plus claires lorsque vous devez démontrer l'exactitude de vos données.
- En quoi la synchronisation automatisée des salaires contribue-t-elle à la précision ? La synchronisation automatisée extrait les données salariales telles que les heures, les revenus, les impôts et les déductions de votre système de paie vers vos systèmes comptables ou RH sans saisie manuelle. Cela élimine les sources courantes d'erreurs de frappe et d'omissions.
- L'intégration des données permet-elle de détecter les erreurs avant qu'elles ne deviennent un problème ? Oui. Certaines intégrations comprennent des vérifications de solde (par exemple, débits par rapport aux crédits) et des notifications en cas d'anomalie, ce qui vous permet de détecter les écarts dès leur apparition plutôt qu'après la publication des paies.
- Que se passe-t-il lorsque les données relatives aux employés changent, par exemple en cas de nouvelle embauche ou de modification du taux de rémunération ? Grâce aux connecteurs de données, ces changements sont automatiquement répercutés dans vos systèmes de paie et de comptabilité en temps quasi réel, ce qui vous permet de synchroniser vos calculs et vos registres de paie sans avoir à effectuer de mises à jour manuelles.
- Ai-je besoin d'une équipe informatique pour connecter mes systèmes RH et de paie ? De nombreux connecteurs sont conçus pour fonctionner sans ressources informatiques internes, et des experts en intégration peuvent se charger du mappage et de la configuration afin que les équipes RH et financières n'aient pas à créer ou à maintenir elles-mêmes des connexions complexes.
- Les intégrations de paie réduisent-elles réellement la charge de travail des RH et de la comptabilité ? Oui, elles le font. En éliminant les tâches répétitives telles que la saisie des nouvelles embauches ou les mises à jour des employés, les équipes gagnent des heures, voire souvent des journées entières à chaque cycle de paie, qui seraient autrement consacrées au traitement manuel des données.
Conclusion
Les erreurs de paie ne sont pas aléatoires. Elles sont liées à des points faibles prévisibles : étapes manuelles, systèmes déconnectés et modifications qui ne sont pas répercutées. Si vous souhaitez réduire le nombre d'erreurs de paie, vous devez limiter les possibilités de dérive des données. Cela implique de mettre en place un processus qui ne repose pas sur des feuilles de calcul, des exportations et des corrections de dernière minute.
Les connecteurs de données Flexspring synchronisent vos systèmes ATS, HCM, de gestion du temps et de paie. Les mises à jour s'effectuent automatiquement et le risque d'incohérence diminue à chaque intégration. Car dès que vos systèmes divergent, des erreurs apparaissent sur les fiches de paie.
