ATS-Integration erklärt

Was ist ein ATS?

Ein Bewerberverfolgungssystem (Applicant Tracking System, ATS) ist eine Softwareanwendung, die die elektronische Abwicklung von Personalbeschaffungs- und Einstellungsanforderungen ermöglicht. Personalabteilungen nutzen ein ATS während des gesamten Einstellungsprozesses, um eingehende Bewerbungen zu verwalten, Bewerberinformationen wie Lebensläufe und Anschreiben zu speichern und den Status jedes Bewerbers während des Einstellungsprozesses zu verfolgen. Bewerberverfolgungssysteme können auch Aufgaben wie die Prüfung von Lebensläufen und die Planung von Vorstellungsgesprächen automatisieren. Personalabteilungen und einstellende Manager verwenden Bewerberverfolgungssysteme, um den Einstellungsprozess zu unterstützen und die am besten geeigneten Bewerber für offene Stellen zu finden.

Was bedeutet ATS-Integration?

Die Integration von Bewerberverfolgungssystemen (ATS-Integration) ist der automatisierte Austausch von Daten zwischen einem ATS und einer anderen App. In einer Zeit, die durch das dynamische Wachstum von Unternehmen und eine Belegschaft gekennzeichnet ist, die häufig den Arbeitsplatz wechselt, beschleunigen und automatisieren erfolgreiche Unternehmen den Einstellungsprozess und stellen die nahtlose Integration neuer Teammitglieder sicher. Erfolgreiche Personalabteilungen wissen, wie wichtig es ist, mühsame, manuelle Doppelerfassungen von Daten zwischen verschiedenen Anwendungen zu vermeiden, und nutzen die ATS-Integration als zeitsparende Lösung. Wenn ein ATS-System mit einer anderen Anwendung integriert wird, werden Daten nahtlos zwischen den Anwendungen übertragen. Die ATS-Integration schafft ein verbundenes System zwischen den Anwendungen, in dem genaue Bewerber- und Einstellungsdaten automatisch mit mehreren Anwendungen ausgetauscht werden, um die Prozesse für die Aufnahme von Mitarbeitern zu optimieren.

Die Vorteile der ATS-Integration

1. Zeitersparnis
   
   Die erneute Eingabe von Daten in mehreren HR-Anwendungen erfordert mehr Zeitaufwand als die einmalige Eingabe eines Datensatzes. Diese Tatsache ist unbestreitbar. Die Integration eines ATS mit anderen Anwendungen befreit Personalverantwortliche von der Last der manuellen Doppeleingabe von Daten. Die Datenintegration spart den Personalverantwortlichen auch Zeit, da sie nicht mehr zwischen den Anwendungen hin- und herwechseln müssen, um Daten abzurufen. Durch die Automatisierung werden die Daten bereits bei der ersten Eingabe korrekt zwischen den Systemen abgeglichen und die Informationen sicher dort gespeichert, wo sie benötigt werden.
   
   "Ich kann mir gar nicht vorstellen, welchen Aufwand wir jetzt betreiben müssten, um Neueinstellungen, Versetzungen und Beförderungen allein manuell zu aktualisieren. Die Datenintegration spart uns eine Menge Zeit und Mühe, und es geht alles so schnell!" - Laura Ferem, IT Business Systems Analyst, Satellite Healthcare
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2. Verbessertes Bewerbererlebnis
   
   Ein ATS, das mit anderen Anwendungen integriert ist, bietet sowohl den Personalverantwortlichen als auch den Bewerbern ein verbessertes Erlebnis. Der Personalverantwortliche muss nicht mehr zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herspringen, wie z. B. Bewerberbeurteilungen, Hintergrundüberprüfungen oder die manuelle Planung von Vorstellungsgesprächen, um zum nächsten Schritt in der Bewerbung eines Kandidaten zu gelangen, sondern kann den Prozess beschleunigen. Die Automatisierung sorgt für ein angenehmeres und schnelleres Erlebnis für den Kandidaten, da er nun in der Lage ist, sich schneller durch den Bewerbungsprozess zu bewegen.
   
   "Ein einziger schlüsselfertiger Konnektor hat unser HR-Team von über 20 Stunden mühsamer manueller Dateneingabe pro Monat befreit, die Gesamtzufriedenheit des Teams erhöht und zu einem bemerkenswerten Anstieg der Arbeitsmoral um 100 % beigetragen. Die einfachste Integrationslösung, die ich je erlebt habe." - Theresa Mastellon, Director, People Operations, Hopscotch Primary Care
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3. Schnelles Onboarding
   
   Wenn ein Personalverantwortlicher in einem ATS die Schaltfläche "Eingestellt" drückt, beschleunigt die ATS-Integration den gesamten Onboarding-Prozess. Mit der ATS-Integration werden Informationen über neue Mitarbeiter automatisch an HR-Anwendungen weitergegeben, z. B. an Ihr zentrales HR-System zur Verwaltung des Mitarbeiters oder an das Gehaltsabrechnungssystem zur Bearbeitung der Gehaltsabrechnung. Der Software-Zugang zu verschiedenen Tools in Ihrem Unternehmen kann ebenfalls automatisiert werden. Mit der ATS-Integration müssen sich Personalverantwortliche nicht mit manuellen Aufgaben herumschlagen, die den Onboarding-Prozess verlangsamen. Stattdessen ermöglicht die Integration den Personalfachleuten, den Prozess zügig zu durchlaufen, und das gesamte Unternehmen profitiert eher früher als später von den Fähigkeiten, die der neu eingestellte Mitarbeiter mitbringt.
   
   "Mit der Flexspring-Integration haben wir unzählige Stunden gespart, weil wir manuelle Verwaltungsaufgaben vermeiden und uns auf die Rekrutierung konzentrieren können. Wir müssen nicht über die Integration nachdenken - sie passiert einfach!" - Jeremy Schwartz, Corporate Recruiter, M3
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4. Erhöhte Datengenauigkeit und Sicherheit
   
   Menschliche Fehler werden zu einem Problem, wenn eine Person einen Datensatz mehr als einmal eingibt. Wenn ein Datensatz einen kleinen Fehler enthält, wenn er manuell in ein anderes System eingegeben wird, kann dieser Fehler verheerende Folgen haben. Durch die Datenintegration wird menschliches Versagen beseitigt. Dadurch, dass weniger Menschen mit den Datensätzen in Berührung kommen, wird auch die Sicherheit erheblich verbessert. Wenn die Daten beim ersten Mal korrekt eingegeben werden, gewährleistet die Automatisierung, dass die Daten in allen integrierten Anwendungen einheitlich korrekt sind. Und wenn anfangs ein kleiner Fehler auftritt, können durch die Datensynchronisierung alle Fehler leicht korrigiert werden.
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Gemeinsame ATS-Integration Beispiele

ATS-Integration rationalisiert HR-Workflows. Die meisten Personalabteilungen beginnen mit der Automatisierung von Neueinstellungen, um den Einstellungsprozess und das Onboarding zu beschleunigen. Obwohl es unzählige Integrationsmöglichkeiten gibt, beginnen die meisten mit der Integration ihres ATS in diese gängigen HR-Systeme.

Gehaltsabrechnungssysteme

Durch die Integration eines Bewerberverfolgungssystems mit einem Gehaltsabrechnungssystem werden die erforderlichen Daten für die Verarbeitung der Gehaltsabrechnungsdaten eines neuen Mitarbeiters verknüpft. Dies spart dem Unternehmen Zeit bei der Einstellung des neuen Mitarbeiters, und die Integration sichert sensible Daten. Die Integration von ATS in die Gehaltsabrechnung ist vor allem bei Unternehmen beliebt, die 8 oder mehr Mitarbeiter pro Monat einstellen - eine enorme Zeitersparnis.

Apps zur Bewertung von Bewerbern

Eine App zur Bewerberbeurteilung ermöglicht es einem Arbeitgeber, die Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen eines Bewerbers zu bewerten, was es ihm wiederum ermöglicht, zu beurteilen, ob eine Person für eine Stelle geeignet ist. Wenn eine Bewerberbewertungs-App mit dem ATS integriert wird, werden die in der Bewerberbewertungs-App gespeicherten Informationen mit dem ATS verknüpft, so dass der Arbeitgeber auf alles zugreifen kann, was er für das Profil des Bewerbers benötigt. Die Integration ermöglicht auch einen reibungsloseren Ablauf des Bewerbungsprozesses, d. h. der nächste Schritt kann erfolgen, wenn der Bewerber die Anforderungen erfüllt hat (ohne dass der Arbeitgeber den nächsten Schritt manuell einleiten muss). Durch die Automatisierung Ihres gesamten Bewerberbewertungsprozesses mit dieser Integration entfallen durchschnittlich 20 Minuten Projektmanagement und manuelle Dateneingabe pro Bewerber.

"Wir haben jetzt etwa 3.000 Mitarbeiter und stellen jeden Monat fast 200 neue Mitarbeiter ein, insbesondere für unsere Lagerpositionen. Wir brauchten eine bessere Nutzung unserer Bewerberbewertungen, um zu verstehen, wen wir einstellen wollen. Wir nutzten es intern, aber wir wollten es auf die Rekrutierung ausweiten, und Flexspring konnte Predictive Index in das Rekrutierungsmodul von UKG integrieren. Es war von Anfang an ein reibungsloser Prozess. Wenn Unternehmen keine Zeit für manuelle Aufgaben haben, brauchen sie Datenintegration." - HRIS-Administrator, Automobilzulieferer

Hintergrund-Checks

Einstellungsprozesse erfordern in der Regel Hintergrundprüfungen. Die Automatisierung von Hintergrundüberprüfungen spart Personalverantwortlichen viel Zeit. Diese Informationen können jedoch sensibel sein und sollten sicher behandelt werden. Die Integration eines ATS mit Hintergrundprüfungen bietet eine Lösung. Sobald ein Kandidat einen bestimmten Punkt im Einstellungsprozess eines Unternehmens erreicht hat, sendet diese Integration automatisch die Daten des Kandidaten an das Hintergrundprüfungssystem. Sobald die Hintergrundprüfung abgeschlossen ist, werden die Informationen automatisch an das ATS zurückgesendet. Diese Integration von Hintergrundüberprüfung und ATS sichert die Daten und spart Zeit.

Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Integration von Applicant Tracking System (ATS) mit anderen HR-Anwendungen moderne Personalabteilungen rationalisiert. Unternehmen nutzen die Vorteile der Integration, um ihre Rekrutierungs- und Onboarding-Prozesse zu verbessern. Durch die nahtlose Übertragung von Daten zwischen Anwendungen spart die ATS-Integration Zeit, verbessert die Benutzerfreundlichkeit, beschleunigt das Onboarding und erhöht die Datensicherheit. Gemeinsame Integrationen mit Gehaltsabrechnungssystemen, Apps zur Bewerberbewertung und Hintergrundprüfungen sind ein Beispiel dafür, wie diese Synergie die Personalarbeit optimiert. Letztendlich rationalisiert die ATS-Integration Arbeitsabläufe und trägt zu einem effizienteren und effektiveren Einstellungsprozess bei, wovon sowohl Unternehmen als auch Bewerber auf dem heutigen dynamischen Arbeitsmarkt profitieren.