Las tarjetas de pago ponen la nómina en una tarjeta de débito prepagada, dando a los empleados por hora y con propinas un acceso más rápido y fácil a sus salarios. Especialmente en sectores tan dinámicos como la restauración y la hostelería, las tarjetas de pago evitan la molestia de los cheques en papel y, combinadas con la integración de tarjetas de pago, convierten el día de pago en una experiencia más rápida y sencilla para todos.
Las Paycards ayudan especialmente a los trabajadores sin acceso a los servicios financieros tradicionales. Según datos recientes, 5,6 millones de hogares estadounidenses carecen de cuentas corrientes o de ahorro. Para estos empleados, las tarjetas de pago ofrecen un acceso más rápido a su dinero, sin necesidad de ir al banco.
Si gestiona las nóminas de un restaurante, hotel o comercio minorista, añadir tarjetas de pago a su estrategia de integración de nóminas es una forma inteligente de agilizar las operaciones, reducir costes y ofrecer un mejor apoyo a sus empleados.
¿Qué es la integración de tarjetas de pago?
La integración de tarjetas de pago automatiza el intercambio de datos entre su sistema de punto de venta (TPV), el software de nóminas y un proveedor de tarjetas de pago. La automatización permite que los salarios, las propinas y las comisiones se depositen directamente en las tarjetas de pago de los empleados, igual que el depósito directo, pero sin necesidad de una cuenta bancaria.
Mientras que los cheques en papel son lentos y el depósito directo requiere la banca tradicional, las tarjetas de pago ofrecen una solución digital. Los empleados pueden recibir los ingresos directamente en sus tarjetas, que funcionan como tarjetas de débito para compras cotidianas o retiradas en cajeros automáticos.
Cuando se integran correctamente, las tarjetas de pago actúan como una extensión perfecta de su plataforma de nóminas, simplificando los desembolsos y mejorando la precisión, especialmente para los trabajadores que necesitan alternativas a la banca convencional.
Cómo funciona la integración de tarjetas de pago
Una integración de tarjetas de pago bien planificada conecta sus sistemas de TPV y de nóminas con un proveedor de tarjetas de pago mediante la automatización y la asignación inteligente de datos. Así es como suele funcionar el proceso:
- Elija un proveedor de tarjetas de pago
Seleccione un proveedor que se alinee con sus objetivos empresariales, admita la integración con su pila tecnológica existente y responda a las necesidades de los empleados, incluidos los que no tienen cuenta bancaria. Un ejemplo de opción de tarjeta de pago es Wisely® de ADP. - Conexión con sistemas de TPV y nómina
La integración comienza por vincular de forma segura estos sistemas para crear un flujo de datos automatizado de modo que los salarios de los empleados se procesen con cada ciclo de pago. Las propinas pueden incluso procesarse diariamente. - Asigne campos de datos
Configure las categorías de nómina -salarios, propinas, comisiones- para asegurarse de que coinciden con los campos adecuados de su plataforma de tarjetas de pago. Este paso minimiza los errores y facilita el cumplimiento. - Pruebe la integración
Realice pruebas para verificar la precisión de los pagos, la alineación de los campos y la seguridad de los datos. Las pruebas previas al lanzamiento garantizan que sus sistemas funcionen según lo esperado y reducen las sorpresas. - Puesta en marcha
Una vez finalizadas las pruebas, la integración se ejecuta automáticamente con cada ciclo de nómina -o diariamente en el caso de las propinas-, entregando a los empleados tanto la retribución normal como la variable. Los equipos de RR.HH. dedican menos tiempo a tareas manuales, mientras que los empleados reciben pagos constantes y puntuales.
Componentes clave para el éxito de la integración de las tarjetas de pago
La integración eficaz de las tarjetas de pago depende de que algunos sistemas fundamentales funcionen juntos:
- Sistema de nóminas
Su sistema de nóminas es la fuente principal de datos sobre ingresos: salarios, impuestos, horas trabajadas y declaraciones de propinas. Unos datos de nómina limpios y bien estructurados son esenciales para la precisión. - Plataforma de tarjetas de pago
Esta plataforma emite, gestiona y carga fondos en tarjetas de pago. Debe ser segura, escalable e incluir funciones como portales de empleados para consultar saldos y transacciones. - Sistema POS: Propinas y Comisiones
En las industrias basadas en servicios, las propinas y las comisiones constituyen una porción significativa del pago. Por ejemplo, un camarero puede ganar un salario por hora cada dos semanas, mientras que las propinas se pagan diariamente. La conexión de los sistemas de TPV con las plataformas de tarjetas de pago automatiza estos pagos diarios y elimina la introducción manual de datos. - Conector de datos de integración
Ya sea llave en mano o personalizado, este conector sirve de puente entre los sistemas de nóminas y TPV y el proveedor de tarjetas de pago. La integración valida los datos, aplica reglas de formato y gestiona casos especiales como el pago final o los pagos a mitad de ciclo.
Ejemplos de uso
La integración de tarjetas de pago funciona especialmente bien en empresas con horarios variables, alta rotación de personal o estructuras de pago complejas.
Cadenas de restaurantes: Las propinas y horas registradas en el TPV fluyen a la nómina, que envía los fondos a las tarjetas de pago de los empleados. Los trabajadores reciben sus propinas el mismo día, sin pasos adicionales.
Empresas minoristas: Para los trabajadores a tiempo parcial o estacionales que no dispongan de cuenta bancaria, las tarjetas de pago ofrecen una forma coherente y accesible de recibir los ingresos.
Grupos de hostelería: los hoteles y los lugares de celebración de eventos a menudo se enfrentan a complejas combinaciones salariales. Una integración fiable simplifica la logística de los pagos, liberando a los equipos de RRHH para que puedan centrarse en tareas más estratégicas.
En todos estos casos, la integración funciona entre bastidores para mejorar la precisión, reducir el esfuerzo y apoyar una experiencia de empleado estelar.
Ventajas de la integración de tarjetas de pago
Integración significa algo más que datos racionalizados, flujos de trabajo fluidos y pagos digitalizados. La integración de tarjetas de pago hace que el día de pago sea sencillo, instantáneo y sin estrés para sus equipos de primera línea. Estas son las ventajas más notables:
Pagos más rápidos a los empleados
Se acabaron las esperas por cheques o transferencias bancarias. Los fondos se envían instantáneamente a las tarjetas de pago, lo que resulta ideal para lugares de trabajo con ciclos de pago diarios o semanales.
Ahorro de costes para las empresas
Despídase de imprimir y enviar cheques por correo. Un sistema digital reduce los costes de nómina y agiliza la elaboración de informes y la conciliación.
Ahorro de tiempo para RRHH
La distribución automatizada de propinas y salarios reduce el tiempo de procesamiento de nóminas. El personal de RRHH y nóminas puede dejar de centrarse en la introducción de datos para centrarse en la estrategia y el cumplimiento.
Mejora del acceso financiero
Para los empleados sin cuentas bancarias, las tarjetas de pago ofrecen una forma segura y práctica de gestionar los ingresos. Esto abre las puertas a una mano de obra más amplia y fomenta la equidad financiera.
Mayor seguridad
El desembolso digital de los salarios reduce los riesgos relacionados con la pérdida de cheques o el fraude. La automatización también proporciona un historial detallado de las transacciones, útil para las auditorías y el cumplimiento salarial.
Ejemplos populares de integración de tarjetas de pago
Los expertos en integración de datos de Flexspring ofrecen integraciones personalizadas entre aplicaciones de RRHH y plataformas de nóminas, incluidas soluciones de tarjetas de pago. Un ejemplo destacado es POS to Wisely by ADP Integration, que proporciona acceso inmediato al salario y las propinas diarias sin necesidad de una cuenta bancaria.
Caso práctico de integración de Wisely by ADP
The Man Shop, una cadena de peluquerías con 13 establecimientos en tres estados, se enfrentaba a retrasos en el pago de propinas debido a la inconsistencia en la entrega de archivos POS. El personal de RRHH pasaba horas cada tarde gestionando manualmente las transferencias de archivos.
Flexspring creó una integración personalizada que vincula su sistema de punto de venta directamente con Wisely. Ahora, cuando el archivo de propinas diarias cae en una carpeta compartida, la integración lo carga automáticamente, garantizando el pago de propinas el mismo día sin ningún esfuerzo manual.
El resultado: El equipo de RRHH ahorró 15 horas al mes y los empleados cobraron puntualmente al final de cada turno. Equipo de RRHH contento, barberos contentos.
"Es la mejor experiencia tecnológica que hemos tenido. Son excelentes solucionadores de problemas que descubrieron diferentes maneras de hacer que esta integración funcionara como queríamos. Los expertos en integración de Flexspring nos han devuelto la fe en el proceso." - Destiny Munoz, Directora de RRHH, The Man Shop
"Lo mejor es no tener que procesar manualmente las propinas cada noche". - Wendy Jordan, Directora General, The Man Shop
Lea el estudio completo del caso Wisely Integration.
Integración llave en mano gratuita
Para los clientes de Wisely by ADP en ADP Marketplace, Flexspring ofrece un TPV gratuito a Integración llave en mano de Wisely que envía las propinas y comisiones diariamente a las tarjetas de pago de Wisely a la hora que usted prefiera.
Integración personalizada
¿Necesita algo adaptado a las operaciones únicas de su empresa? Flexspring crea soluciones personalizadas con agrupación de propinas, flujos de trabajo de aprobación de gestores u otras necesidades especializadas. Los precios varían según el número de ubicaciones y la complejidad.
Preguntas frecuentes sobre la integración de tarjetas de pago
¿Está pensando en optimizar sus flujos de trabajo con tarjetas de pago? Aquí encontrará respuestas a preguntas frecuentes sobre la integración de tarjetas de pago.
- ¿Por qué debería una empresa plantearse la integración de tarjetas de pago?
La integración de tarjetas de pago agiliza los desembolsos de nóminas y propinas, ahorra costes, reduce errores y presta un servicio más eficaz a los empleados sin cuenta bancaria. - ¿Es segura la integración de tarjetas de pago?
Sí. Las integraciones de datos de Flexspring cumplen las normas de seguridad de nivel bancario. Con transferencias encriptadas y protocolos de autenticación seguros, la integración de tarjetas de pago es más segura que los cheques en papel. - ¿Pueden los empleados optar por no utilizar una tarjeta de pago?
Sí. No se puede obligar a los empleados a utilizar una tarjeta de pago. La Ley de Transferencias Electrónicas de Fondos (EFTA) de la Oficina de Protección Financiera del Consumidor de EE.UU. obliga a las empresas a ofrecer al menos otra opción de pago a los empleados aparte de la tarjeta de pago. - ¿Cuánto se tarda en integrar un sistema de tarjetas de pago?
Una integración sencilla llave en mano puede llevar entre 2 y 4 semanas. Las integraciones complejas suelen llevar más tiempo. - ¿Las tarjetas de pago tienen comisiones para los empleados?
Algunas sí, dependiendo del uso (por ejemplo, retiradas en cajeros automáticos). Elige un proveedor con una estructura de comisiones transparente. - ¿Qué sistemas de nómina admitenla integración de tarjetas de pago?
La mayoría de las plataformas líderes como ADP, Paychex y Paylocity admiten la integración de tarjetas de pago. Flexspring garantiza la compatibilidad entre sistemas. - ¿Pueden utilizarse las paycards para pagar a contratistas independientes?
Sí, pero debes asegurarte de que se clasifican correctamente y cumplir las normas de declaración 1099. - ¿Cuálesson las consideraciones de cumplimiento para la integración detarjetas de pago?
Las leyes varían según el estado, y los estados que no tienen leyes específicas sobre tarjetas de pago siguen la normativa federal. Asegúrate de que tu integración respeta la legislación laboral local, especialmente en lo relativo al consentimiento de los empleados y la divulgación de las comisiones. - ¿Qué tipo de asistencia ofrecen los proveedores de tarjetas de pago?
La mayoría ofrece ayuda de atención al cliente, asistencia técnica y material educativo para los empleados. - ¿Cómo elijo la solución de integración de tarjetasde pago adecuada?
Trabaje con un experto en integración como Flexspring para combinar su sistema de nóminas con el proveedor de tarjetas de pago más adecuado.
Conclusión
La integración de tarjetas de pago hace que las nóminas sean más eficientes, más inclusivas y más fáciles de gestionar, especialmente para las empresas con empleados que reciben propinas o trabajan por horas. Tanto si quieres arreglar un proceso de pago de propinas que no funciona como si quieres implantar pagos digitales en varios locales, las tarjetas de pago ofrecen una solución práctica y moderna.
Flexspring le ayuda a automatizar y optimizar los pagos de su plantilla con integraciones fiables y creadas por expertos que ofrecen resultados.
