Gestionar los flujos de trabajo de RR.HH. puede parecer como construir un complejo sistema de riego con varias aplicaciones y la introducción manual de datos como piezas dispersas que no acaban de encajar. Conseguir que todas las piezas funcionen correctamente para los profesionales de RRHH puede ser frustrante sin un plan bien diseñado. La integración de nóminas actúa como un experto especialista en riego, conectando meticulosamente cada canal para garantizar que cada gota de agua llegue a su destino.

¿Qué es la integración de la nómina?

Al igual que el riego suministra agua de forma eficaz a las distintas partes de una explotación agrícola, la integración de nóminas garantiza que los datos de los empleados, el control horario, las prestaciones, las deducciones fiscales y los reembolsos de gastos se envíen con precisión a su sistema de nóminas preferido, pagando a cada empleado sin errores y gestionando las finanzas adecuadamente.

Al igual que las buenas tuberías evitan la contaminación y las fugas de agua, la integración de nóminas protege los flujos de trabajo de RR.HH. de los errores de datos y las brechas de seguridad. La integración de nóminas conecta las distintas aplicaciones de RRHH de su ecosistema de RRHH y ofrece resultados precisos, armonizando las operaciones de RRHH y permitiendo que sus organizaciones crezcan de forma eficiente.

Cómo integrar los sistemas de nómina

Existen dos formas de trasladar datos de otras aplicaciones de RR.HH. a su sistema de nóminas preferido:

Manualmente: Puede transferir manualmente los datos de los empleados entre las aplicaciones de RR.HH. y su aplicación de nóminas. Esto es tedioso, lleva mucho tiempo y puede dar lugar a errores de introducción manual de datos por partida doble, algo parecido a transportar a mano cubos de agua de un pozo con derrames ocasionales en lugar de tener tuberías.
Conector de datos de API a API: Puede añadir un sencillo conector de datos de API a API que comparta datos automáticamente entre las aplicaciones de RR.HH. y su aplicación de nóminas casi en tiempo real. Añadir conectores de datos libera el poder de la automatización, lo que proporciona a tu empresa una mayor precisión y eficiencia.

Racionalizar los flujos de trabajo con la automatización tiene sentido. Un departamento de RRHH medio ahorra entre 15 y 20 horas al mes simplemente añadiendo el más sencillo de los conectores de datos de nómina: las nuevas contrataciones desde un ATS o una aplicación Core HR a su aplicación de nómina. Esto supone un enorme aumento de la productividad.

Como explica Cristi Johnson, Directora de Compensación/Beneficios de EOS Norteamérica: "Con la integración de datos, ya no duplicamos manualmente el trabajo tanto en Workday como en ADP. Nuestro administrador de RRHH ahorra unas 15 horas a la semana al no tener que hacer actualizaciones manuales. Ahora tenemos integridad de datos y nunca nos preocupamos por datos no coincidentes entre sistemas porque todo está conectado. Definitivamente recomiendo la integración de datos a cualquiera que trabaje en RRHH".

Las seis integraciones de sistemas de nómina más populares

Según los expertos en integración de datos de RR.HH. de Flexspring, las seis integraciones de datos de nóminas más populares son:

Nómina con un sistema ATS o Core HR

Nuevas contrataciones desde un ATS o Core HR a una aplicación de nóminas
Actualizaciones de empleados desde un ATS o Core HR a una aplicación de nóminas

Nómina con una aplicación de control del tiempo

Control de presencia desde su aplicación de control horario a su sistema de nóminas

Nómina con un sistema ERP

Asientos de nómina a ERP
Nuevas contrataciones y actualizaciones de empleados de la nómina a un ERP
Reembolso de gastos de un ERP a la nómina

¿Cómo funcionan estas integraciones? Imagine la integración de datos como un bullicioso aeropuerto, en el que convergen y parten a la perfección varios vuelos de información, garantizando un flujo de datos fluido en todo su panorama digital. Veamos más detalles:

Nómina con un sistema ATS o Core HR

1. Nuevas contrataciones desde un ATS o Core HR a una App de Nómina:

Con la integración de las nuevas contrataciones desde un ATS o Core HR a la nómina, cuando un responsable de contratación pulsa el botón de nueva contratación en su ATS o Core HR, los datos de la nueva contratación se sincronizan automáticamente en la nómina casi en tiempo real con la información esencial necesaria para procesar la nómina. Los datos se duplican al instante.

2. Actualizaciones de empleados desde un ATS o Core HR a una App de Nómina:

Cuando se combinan con las actualizaciones de los empleados, tan pronto como los datos actuales de los empleados cambian en su ATS o Core HR, los datos de los empleados se actualizan automáticamente en la nómina casi en tiempo real.

Nómina con una aplicación de control del tiempo

3. Control de presencia desde su aplicación de control horario a su sistema de nóminas:

El control de presencia desde la aplicación de control horario hasta la nómina actúa como una cinta transportadora mágica que mueve los datos de entrada y salida automáticamente, ahorrando a los profesionales de RRHH la tediosa tarea de introducir manualmente las hojas de control horario y garantizar registros precisos de las horas trabajadas. Este caso de uso también gestiona las vacaciones y los permisos.

Nómina con un sistema ERP

4. Asientos de nómina a ERP:

La integración de asientos de la aplicación de nóminas con el ERP extrae datos de nóminas semanales o quincenales de su aplicación de nóminas y los envía a través del puente a su ERP. En lugar de enviar cada dato por separado, combina diferentes tipos de información de nóminas, como ingresos, deducciones e impuestos, para crear un asiento por nómina y filial.

La integración también puede agrupar los importes resumidos por departamentos o ubicaciones, de forma similar a como se agrupan los distintos elementos de una historia en diferentes capítulos.

Esta integración también actúa como un contable vigilante. Comprueba dos veces los cargos y abonos, asegurándose de que los saldos son correctos. Si detecta algún error, emite un aviso inmediatamente para alertarle, como un guardián vigilante que se asegura de que todo cuadra correctamente.

Los equipos de RR.HH. y Finanzas suelen ahorrar entre 30 y 40 horas mensuales con un conector de asientos de nómina a ERP. ¡Un ahorro de tiempo increíble!

"Iryna Sukhanovska, controladora corporativa de Roostify, afirma: "Para nosotros, las mayores ventajas de nuestras integraciones con NetSuite son el ahorro de tiempo y la eliminación de errores humanos en la introducción de datos. Antes, necesitábamos a una persona dedicada a realizar manualmente cambios y actualizaciones en NetSuite, lo que le llevaba unas 8 horas a la semana. Ahora ahorramos el tiempo de un día a la semana".

5. Nuevas contrataciones y actualizaciones de empleados desde la nómina a un ERP:

En cuanto un empleado es contratado o actualizado en su aplicación de nóminas, los datos del empleado se sincronizan automáticamente en su ERP casi en tiempo real con los datos del empleado necesarios para la gestión de la plantilla.

6. Reembolso de gastos de un ERP a la nómina:

El reembolso de gastos de un ERP a la integración de nóminas toma todos los reembolsos de gastos aprobados de su ERP que van más allá de las compensaciones regulares -por ejemplo, deducciones por viajes, kilometraje o teléfono móvil- e importa los datos de los gastos al módulo por lotes de datos de pago de nóminas.

Más detalles sobre estos casos de uso de integración de nóminas que ahorran tiempo para aplicaciones de nóminas específicas como ADP Paychex, Paylocity, Paycor, etc., así como aplicaciones ERP como NetSuite, están disponibles en Flexspring.

¿Cuáles son las ventajas de un sistema integrado de nóminas?

La integración de los datos de nómina tiene muchas ventajas, entre ellas:

Ahorro de tiempo: La integración de datos de nóminas es un factor de cambio en el impulso de la eficiencia y la productividad. La integración de datos permite a los profesionales de RR.HH. trabajar de forma más inteligente, no más dura, agilizando los procesos y maximizando el valor de cada minuto. Es como tener un arma secreta en su arsenal que permite a los profesionales de RR.HH. lograr más en menos tiempo, dando rienda suelta a todo su potencial. La integración de datos de nóminas ahorra tiempo y dinero. Según Jeffrey Laymon, Consultor Ejecutivo de Integrated Dermatology: "Ya no nos dedicamos a registrar manualmente las nóminas. Gracias a la automatización, estamos en condiciones de crecer de forma sustancial y rentable sin añadir esfuerzos ni personal a nuestro back office."
Mayor precisión de los datos: La integración de datos de nóminas responde a los problemas de precisión de los datos. La automatización del proceso de integración de datos elimina los riesgos asociados a la introducción manual de datos. Se acabaron los quebraderos de cabeza, las incoherencias de datos y las imprecisiones. Sólo datos fiables en los que puede confiar.

Antes de que Ann Martin de Credit Donkey eligiera la integración de nóminas, dijo: "Gestionar todo eso internamente, con cualquier tiempo libre que nuestro equipo de liderazgo pudiera encontrar, nos llevó a cometer múltiples errores en cosas como las nóminas y el seguro médico, lo que definitivamente provocó cierto descontento entre los empleados". Una de las mejores cosas de la integración de nóminas para mí personalmente es que ya no tengo que ser el malo de la película."
Mejores informes y análisis: Al fusionar sin esfuerzo datos de múltiples fuentes, los profesionales de RRHH obtienen la información necesaria para detectar tendencias y tomar decisiones informadas. Considérelo la llave que abre todo el potencial de sus datos, ayudándole a prosperar en un panorama empresarial en constante cambio.

Dan Dillon de CleanItSupply.com menciona que "los datos de nóminas son una mina de oro de análisis reveladores. Con la integración, pudimos realizar un mejor seguimiento de los costes laborales, alinear las estrategias de RRHH con los objetivos empresariales y mejorar la toma de decisiones basándonos en datos en tiempo real."

Además, Simon Bacher, de Ling, comenta que "la disponibilidad de informes y análisis detallados nos permite identificar rápidamente cualquier error y tomar decisiones informadas. Por ejemplo, la identificación de tendencias en las nóminas puede ayudar a optimizar la asignación presupuestaria y minimizar los gastos innecesarios."
Mayor seguridad: Con la integración de datos de nóminas, la información sensible queda en manos sólo de quienes realmente necesitan acceder a ella. La integración de datos de nóminas equilibra a la perfección comodidad y privacidad, simplificando sus operaciones al tiempo que protege su fortaleza de datos de RRHH.

La mayor seguridad que ofrece la integración de nóminas benefició a Guillaume Drew y a su empresa, Or and Zon. "Un sistema de nóminas sólido mantiene la seguridad y confidencialidad de los datos de los empleados y nos ayuda a cumplir la normativa financiera. Hemos reducido considerablemente los posibles riesgos de seguridad desde que integramos nuestro sistema de nóminas."
Mejora de la moral de los empleados: se trata de crear un entorno en el que los profesionales de RR.HH. puedan brillar de verdad y dar rienda suelta a su talento. Todo el mundo está contento de renunciar al trabajo manual. La integración de los datos de nómina libera a las personas para que se centren en las cosas estratégicas que hacen crecer su empresa.

Gianluca Ferruggia, de DesignRush, destaca que "un sistema de nóminas intuitivo y ágil conduce a un desembolso puntual y preciso de los salarios, lo que contribuye en última instancia a mantener alta la moral de los empleados. Muestra al personal que la organización valora su duro trabajo y garantiza que se les compense en consecuencia."

En general, la integración de datos de nóminas ayuda a las organizaciones a optimizar sus procesos de RRHH, evitar riesgos en las nóminas, mejorar la toma de decisiones y enriquecer la experiencia de los empleados.

Conclusión

En el mundo empresarial, el tiempo es una moneda muy valiosa. Racionalizar los flujos de trabajo de RR.HH. es una inversión rentable para lograr eficiencia y crecimiento. Al igual que una estrategia financiera inteligente, la integración de nóminas permite a los profesionales de RR.HH. centrarse en iniciativas estratégicas que impulsen el éxito de la empresa y evitar las trampas de los errores de datos manuales que perjudican la gestión y los informes financieros.

La integración de datos de nóminas produce beneficios sustanciales. En cada paso de su viaje empresarial, la integración de datos de nóminas es una elección inteligente que permite a su equipo buscar nuevas perspectivas y alcanzar nuevas fronteras de éxito.

Para obtener ayuda con la integración de nóminas con cualquier aplicación de software de su ecosistema de RR.HH. o un conector de datos para su software de nóminas, póngase en contacto con los expertos en integración de datos de Flexspring.

Guía definitiva para la integración de la nómina