Gestionar los flujos de trabajo de RR.HH. puede parecer como construir un complejo sistema de riego con varias aplicaciones y la introducción manual de datos como piezas dispersas que no acaban de encajar. Conseguir que todas las piezas funcionen correctamente para los profesionales de RRHH puede ser frustrante sin un plan bien diseñado. La integración de nóminas actúa como un experto especialista en riego, conectando meticulosamente cada canal para garantizar que cada gota de agua llegue a su destino.
¿Qué es la integración de la nómina?
Al igual que el riego suministra agua de forma eficaz a las distintas partes de una explotación agrícola, la integración de nóminas garantiza que los datos de los empleados, el control horario, las prestaciones, las deducciones fiscales y los reembolsos de gastos se envíen con precisión a su sistema de nóminas preferido, pagando a cada empleado sin errores y gestionando las finanzas adecuadamente.
Al igual que unas buenas tuberías evitan la contaminación del agua y las fugas, la integración de nóminas protege los flujos de trabajo de RR. HH. frente a errores en los datos y brechas de seguridad. La integración de nóminas conecta las distintas aplicaciones de RR. HH. de tu ecosistema de RR. HH. y ofrece resultados precisos, armonizando las operaciones de RR. HH. y permitiendo que tu organización crezca de manera eficiente.
Cómo integrar los sistemas de nómina
Entonces, ¿cómo mover datos de otras aplicaciones de RRHH a su sistema de nóminas preferido? Hay dos formas de trasladar datos de otras aplicaciones de RRHH a tu sistema de nóminas preferido.
- Manualmente: Puede transferir manualmente los datos de los empleados entre las aplicaciones de RR.HH. y su aplicación de nóminas. Esto es tedioso, lleva mucho tiempo y puede dar lugar a errores de introducción manual de datos por partida doble, algo parecido a transportar a mano cubos de agua de un pozo con derrames ocasionales en lugar de tener tuberías.
- Conector de datos de API a API: Puede añadir un sencillo conector de datos de API a API que comparta datos automáticamente entre las aplicaciones de RR.HH. y su aplicación de nóminas casi en tiempo real. Añadir conectores de datos libera el poder de la automatización, lo que proporciona a tu empresa una mayor precisión y eficiencia.
Racionalizar los flujos de trabajo con la automatización tiene sentido. Un departamento de RRHH medio ahorra entre 15 y 20 horas al mes simplemente añadiendo el más sencillo de los conectores de datos de nómina: las nuevas contrataciones desde un ATS o una aplicación Core HR a su aplicación de nómina. Esto supone un enorme aumento de la productividad.
Como explica Cristi Johnson, directora de Remuneración y Prestaciones de EOS North America:
«Gracias a la integración de datos, ya no tenemos que duplicar manualmente el trabajo tanto en Workday ADP. Nuestro administrador de RR. HH. ahorra unas 15 horas a la semana al no tener que realizar actualizaciones manuales. Ahora contamos con integridad de datos y nunca nos preocupamos por posibles discrepancias entre los sistemas, ya que todo está conectado. Sin duda, recomiendo la integración de datos a cualquier persona que trabaje en RR. HH.».
Las seis integraciones de sistemas de nómina más populares
Según los expertos en integración de datos de RR.HH. de Flexspring, las seis integraciones de datos de nóminas más populares son:
¿Cómo funcionan estas integraciones? Imagine la integración de datos como un bullicioso aeropuerto, en el que convergen y parten a la perfección varios vuelos de información, garantizando un flujo de datos fluido en todo su panorama digital. Veamos más detalles:
Nómina con un sistema ATS o Core HR
1. Nuevas contrataciones desde un ATS o Core HR a una App de Nómina:
Gracias a la integración entre el sistema de gestión de candidatos (ATS) o el sistema central de recursos humanos y el sistema de nóminas, cuando un responsable de contratación pulsa el botón de «nueva contratación» en el ATS o en el sistema central de recursos humanos, los datos del nuevo empleado se sincronizan automáticamente con el sistema de nóminas casi en tiempo real, incluyendo la información esencial necesaria para procesar la nómina. ¡Los datos se duplican al instante!
2. Actualizaciones de empleados desde un ATS o Core HR a una App de Nómina:
Cuando se combinan con las actualizaciones de los empleados, tan pronto como los datos actuales de los empleados cambian en su ATS o Core HR, los datos de los empleados se actualizan automáticamente en la nómina casi en tiempo real.
Lea este artículo para obtener más información sobre la integración de ATS y las ventajas que ofrece.
Nómina con una aplicación de control del tiempo
3. Control de presencia desde su aplicación de control horario a su sistema de nóminas:
El control de presencia desde la aplicación de control horario hasta la nómina actúa como una cinta transportadora mágica que mueve los datos de entrada y salida automáticamente, ahorrando a los profesionales de RRHH la tediosa tarea de introducir manualmente las hojas de control horario y garantizar registros precisos de las horas trabajadas. Este caso de uso también gestiona las vacaciones y los permisos.
Nómina con un sistema ERP
4. Asientos de nómina a ERP:
La integración entre la aplicación de nóminas y los asientos contables del ERP extrae los datos de nóminas semanales o quincenales de tu aplicación de nóminas y los envía a través del puente a tu ERP. En lugar de enviar cada dato por separado, combina diferentes tipos de información de nóminas, como ingresos, deducciones e impuestos, para crear un único asiento contable por cada proceso de nóminas de cada filial.
La integración también puede agrupar los importes resumidos por departamentos o ubicaciones, de forma similar a como se agrupan los distintos elementos de una historia en diferentes capítulos.
Esta integración también actúa como un contable vigilante. Comprueba dos veces los cargos y abonos, asegurándose de que los saldos son correctos. Si detecta algún error, emite un aviso inmediatamente para alertarle, como un guardián vigilante que se asegura de que todo cuadra correctamente.
Los equipos de RR.HH. y Finanzas suelen ahorrar entre 30 y 40 horas mensuales con un conector de asientos de nómina a ERP. ¡Un ahorro de tiempo increíble!
"Iryna Sukhanovska, controladora corporativa de Roostify, afirma: "Para nosotros, las mayores ventajas de nuestras integraciones con NetSuite son el ahorro de tiempo y la eliminación de errores humanos en la introducción de datos. Antes, necesitábamos a una persona dedicada a realizar manualmente cambios y actualizaciones en NetSuite, lo que le llevaba unas 8 horas a la semana. Ahora ahorramos el tiempo de un día a la semana".
5. Nuevas contrataciones y actualizaciones de empleados desde la nómina a un ERP:
En cuanto un empleado es contratado o actualizado en su aplicación de nóminas, los datos del empleado se sincronizan automáticamente en su ERP casi en tiempo real con los datos del empleado necesarios para la gestión de la plantilla.
6. Reembolso de gastos de un ERP a la nómina:
El reembolso de gastos de un ERP a la integración de nóminas toma todos los reembolsos de gastos aprobados de su ERP que van más allá de las compensaciones regulares -por ejemplo, deducciones por viajes, kilometraje o teléfono móvil- e importa los datos de los gastos al módulo por lotes de datos de pago de nóminas.
Más detalles sobre estos casos de uso de integración de nóminas que ahorran tiempo para aplicaciones de nóminas específicas como ADPPaychex, Paylocity, Paycor, etc., así como aplicaciones ERP como NetSuite, están disponibles en Flexspring.
Lea este artículo para obtener más información sobre la integración ERP y las ventajas que ofrece la integración EPR.
Ventajas clave de una integración de datos de nóminas
La integración de los datos de nómina tiene muchas ventajas, entre ellas:
En general, la integración de datos de nóminas ayuda a las organizaciones a optimizar sus procesos de RRHH, evitar riesgos en las nóminas, mejorar la toma de decisiones y enriquecer la experiencia de los empleados.
Preguntas frecuentes sobre la integración de la nómina
Cuando los datos de nómina no están sincronizados con los sistemas de RR.HH., las nóminas son erróneas, el cumplimiento de las normativas está en peligro y su equipo de RR.HH. pierde horas en correcciones. Una integración inteligente de nóminas resuelve estos problemas con actualizaciones automatizadas y una reducción de los puntos de contacto manuales. Flexspring responde a las preguntas más frecuentes sobre la integración de nóminas.
- ¿Qué es la integración de nóminas? La integración de nóminas automatiza el intercambio de datos entre los sistemas de RR. HH., control de horarios, nóminas y ERP, sustituyendo la doble introducción manual de datos. Por lo general, la integración de nóminas sincroniza las nuevas contrataciones, los cambios en los datos de los empleados, el control de horarios y asistencia, los reembolsos de gastos y los asientos contables de nóminas, con el fin de eliminar los costosos errores manuales en los datos. La mayoría de los equipos optan por conectores de datos de API a API que transfieren los datos casi en tiempo real, en lugar de recurrir a exportaciones manuales y transferencias de archivos.
- ¿Cuál es la diferencia entre la integración de nóminas y un sistema de nóminas integrado? Un sistema de nóminas integrado es una aplicación de nóminas conectada a las demás aplicaciones líderes de su ecosistema de RR. HH. —como un ATS, un sistema central de RR. HH., una aplicación de control de horarios o un ERP— de modo que los datos de los empleados se transfieren entre ellas automáticamente. La alternativa es una única suite «todo en uno», que podría obligarle a sustituir aplicaciones que sus equipos ya prefieren.
- ¿Cuáles son las integraciones más habituales de los sistemas de gestión de nóminas? Las seis integraciones de nóminas más solicitadas son:
- Nuevas contrataciones procedentes de un sistema de gestión de candidatos (ATS) o de un sistema central de recursos humanos (HR) para su incorporación a la nómina
- Actualizaciones de los datos de los empleados desde un sistema de selección de personal (ATS) o un sistema central de recursos humanos al sistema de nóminas
- Datos de horario y asistencia, desde una aplicación de control de horarios hasta la nómina
- Asientos contables de nóminas en el ERP
- Nuevas contrataciones y actualizaciones de datos de los empleados, desde la nómina hasta el sistema ERP
- Reembolso de gastos desde un sistema ERP a la nómina
- ¿Cómo funciona la integración de asientos contables entre la nómina y el ERP? La integración de asientos contables entre la nómina y el ERP extrae los datos de la nómina tras cada ejecución y los contabiliza en tu ERP como asientos contables. Los asientos se pueden agrupar por departamento, centro o empleado, en función de tus normas empresariales. El sistema automatizado comprueba que los débitos y los créditos estén equilibrados y señala las discrepancias antes de la contabilización. Los equipos financieros suelen ahorrar entre 30 y 40 horas al mes gracias a un conector entre la nómina y el ERP.
- ¿Cómo se integra la gestión global de nóminas con los sistemas de RR. HH.? Las organizaciones que integran la gestión global de nóminas con los sistemas de RR. HH. suelen utilizar más de un sistema de nóminas o necesitan aplicar normas empresariales diferentes en cada país. Dado que los campos, los códigos de nómina, las normas empresariales y los procesos de nómina varían según el país, estas integraciones suelen requerir una correspondencia de datos específica para cada país. La integración personalizada gestiona estas diferencias, sincronizando los datos de los empleados y de las nóminas entre los sistemas globales y regionales.
- ¿Cómo se mantienen sincronizados los sistemas de RR. HH. y de nóminas entre los ciclos de pago? Los sistemas de RR. HH. y de nóminas se mantienen sincronizados mediante un conector de API a API que transfiere los datos de nuevas contrataciones, los cambios en los empleados y los datos de horario y asistencia casi en tiempo real o mediante una transferencia programada. Cada cambio registrado en el sistema de RR. HH. llega al sistema de nóminas antes de que se procese el siguiente ciclo, en lugar de tener que esperar a una importación manual de archivos o a una doble introducción manual de datos.
- ¿Es compatible la integración de nóminas con nuestro software actual de RR. HH. y nóminas? La integración de nóminas es compatible con cualquier aplicación de RR. HH., nóminas o ERP que cuente con una API, así como con aplicaciones que admitan la transferencia automática de archivos. Las aplicaciones de nóminas como ADP, Paylocity y Paychex suelen conectarse con Workday, UKG, SAP y NetSuite. Dado que los conectores suelen desarrollarse a medida, pueden adaptarse a campos personalizados y a reglas de negocio específicas.
- ¿Tienes que desarrollar tú mismo una integración de nóminas? Desarrollar una integración de nóminas internamente es una opción, pero existe la alternativa de utilizar un conector gestionado. Los consultores de integración de Flexspring se encargan de la asignación personalizada de datos y, a continuación, alojan, supervisan y actualizan la conexión, por lo que no se necesitan recursos internos de TI para crear una integración de datos.
- ¿Cuánto tiempo se ahorra con la integración de nóminas? La integración de nóminas ahorra a los departamentos de RR. HH. entre 15 y 20 horas al mes con conectores básicos de nóminas. Una integración de asientos contables entre nóminas y el ERP ahorra a los equipos de RR. HH. y de finanzas entre 30 y 40 horas adicionales al mes, ya que elimina el trabajo manual de exportación, reintroducción de datos y conciliación que, de otro modo, generaría cada proceso de nómina.
- ¿Cómo se mantienen las integraciones de nóminas cuando los proveedores cambian sus sistemas? Las integraciones de nóminas requieren un mantenimiento continuo, ya que los proveedores de recursos humanos y nóminas modifican sus API y campos con el paso del tiempo. Flexspring aloja, supervisa y actualiza cada integración cuando se producen cambios. Flexspring Monitor también muestra el estado de cada ejecución, qué registros se han transferido y señala los errores para que puedan subsanarse.
Conclusión
Para obtener ayuda con la integración de nóminas con cualquier aplicación de software de su ecosistema de RR.HH. o un conector de datos para su software de nóminas, póngase en contacto con los expertos en integración de datos de Flexspring.
