La mayoría de las empresas consideran que la integración de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) con otras aplicaciones empresariales es esencial para agilizar las operaciones. Esta completa guía profundiza en los fundamentos de la integración ERP, explorando su definición, beneficios y casos de uso de integración que impulsan el éxito de la organización.
¿Qué es un ERP y cómo funciona?
ERP significa planificación de recursos empresariales. Los departamentos de contabilidad utilizan el software ERP para gestionar las actividades financieras y contables cotidianas. El software ERP ayuda en la planificación, presupuestación, previsión y elaboración de informes de los resultados financieros de una organización. El software ERP es fundamental para el seguimiento de los ingresos y los gastos.
¿Cuáles son algunos ejemplos de sistemas ERP?
En el mercado existen numerosos sistemas ERP (planificación de recursos empresariales), cada uno de los cuales ofrece una serie de características y funcionalidades adaptadas a las distintas necesidades de las empresas. He aquí algunas opciones populares:
- ERP DE SAP: SAP ofrece un conjunto de soluciones ERP diseñadas para empresas de todos los tamaños y sectores. SAP ERP proporciona módulos para finanzas, gestión de la cadena de suministro, gestión del capital humano y mucho más.
- Microsoft Dynamics 365: Microsoft ofrece Dynamics 365 Finanzas y Operaciones. Esta aplicación proporciona módulos para finanzas, gestión de la cadena de suministro, fabricación y mucho más.
- NetSuite: NetSuite, propiedad de Oracle, es un sistema ERP basado en la nube que atiende a empresas de todos los tamaños. NetSuite ofrece módulos de gestión financiera, CRM, comercio electrónico y mucho más.
¿Qué es la integración ERP?
La integración ERP sincroniza automáticamente los datos del ERP con otras aplicaciones. Una de las integraciones ERP más populares es la de las aplicaciones de nóminas. Sin integración de datos, un empleado debe volver a introducir manualmente los datos de la nómina en cada ciclo de pago en el sistema ERP. Cualquier error cometido durante el proceso de reintroducción da lugar a cuentas desequilibradas. La reintroducción manual de datos obliga a los departamentos de contabilidad a dedicar tiempo a localizar el error y tiempo adicional a corregir el problema.
Cuando un ERP se integra con la nómina, todos los datos de la nómina se comparten automáticamente con el sistema ERP. La integración elimina el margen para el error humano. Los departamentos de contabilidad ya no pasan incontables horas corrigiendo los datos de las nóminas y las empresas ganan confianza en que las cuentas están correctamente equilibradas. La integración del ERP garantiza un proceso contable seguro, preciso y puntual.
¿Cuáles son las ventajas de la integración de ERP?
Reducción de errores
La integración con el ERP elimina la posibilidad de que se produzcan errores humanos al introducir los datos manualmente. El sistema de nóminas comparte automáticamente los datos introducidos con el sistema ERP. La integración de datos garantiza la seguridad de los datos compartidos en todos los sistemas y elimina la cantidad de errores manuales que suelen cometer los departamentos de contabilidad.
Ahorro de tiempo
Los departamentos de contabilidad ahorran interminables horas de valioso tiempo cuando no necesitan corregir los errores cometidos en las nóminas o introducir manualmente los datos de las nóminas en todos los sistemas. Los contables no necesitan dedicar tiempo a localizar un error porque la integración de datos garantiza que los errores no se produzcan desde el principio.
"Las mayores ventajas para nosotros con nuestras integraciones de ADP a NetSuite [New Hires y Payroll to Journal Entries] son que ahorran tiempo y eliminan el error humano en la introducción de datos. Antes, necesitábamos a una persona dedicada a realizar manualmente cambios y actualizaciones en NetSuite, lo que le llevaba unas 8 horas a la semana. Ahora ahorramos el tiempo de un día a la semana". - Iryna Sukhanovska, Controladora Corporativa, Roostify
Mayor seguridad
La integración de ERP refuerza la seguridad de los datos al reducir el contacto humano. Con la integración de datos, menos personas gestionan la información financiera confidencial. La reducción de la manipulación manual mejora la seguridad al limitar los puntos de acceso y las posibles vulnerabilidades. Con la integración de ERP, las organizaciones pueden implantar medidas de seguridad más estrictas, aplicar controles de acceso de forma más eficaz y mitigar el riesgo de filtración de datos. La integración de ERP mejora la eficacia operativa y refuerza la seguridad general de la organización.
Casos prácticos de integración de ERP
La integración de la nómina con los sistemas ERP es un refuerzo crucial de la eficiencia que ahorra mucho tiempo y dinero. Al automatizar la transferencia de datos de nóminas, esta integración erradica la laboriosa tarea de la introducción manual y duplicada de datos en el ERP, ahorrando tiempo y mitigando el riesgo de errores que pueden prolongar los procesos contables. Flexspring ofrece servicios de integración ERP sin fisuras, marcando el comienzo de una nueva era de operaciones administrativas racionalizadas.
Asientos de nómina a ERP
La automatización sirve como un puente altamente eficiente, simplificando la intrincada tarea de transferir sus datos de nómina desde su aplicación de nómina a su sistema ERP. La integración de asientos de nómina a ERP importa sin problemas toda la información relacionada con la nómina a su ERP, vinculando los datos sin esfuerzo. Cada ejecución de nómina por filial se organiza cuidadosamente en un único asiento completo, capturando detalles esenciales como ingresos, deducciones, impuestos e información adicional pertinente. La integración puede adaptarse a las necesidades específicas de la empresa, permitiéndole agrupar importes resumidos en función de criterios departamentales o locales. Es posible la integración de un número ilimitado de empresas, ubicaciones o filiales.
"La integración de las nóminas de ADP con los asientos contables de NetSuite de Flexspring me proporcionó exactamente lo que quería. Estudié soluciones más caras de otras empresas, pero ninguna ofrecía lo que Flexspring: una verdadera solución punto a punto y manos libres. Ya no nos dedicamos al registro manual de nóminas. Con la automatización, estamos posicionados para un crecimiento sustancial y rentable sin añadir ninguna tensión o personal a nuestro back office." - Jeffrey Laymon, consultor ejecutivo, Integrated Dermatology
Nuevas contrataciones y actualizaciones de empleados de Nómina a ERP
Inmediatamente después de la contratación de un empleado o de la actualización de la información en su aplicación de nóminas, se inicia un proceso de sincronización sin fisuras que garantiza que los datos de los empleados se transmitan automáticamente a su sistema ERP prácticamente en tiempo real. Este mecanismo de sincronización garantiza que toda la información crucial de los empleados necesaria para una gestión eficaz de la plantilla se refleje de forma rápida y precisa entre las dos plataformas.
Todos los cambios o adiciones a los registros de los empleados, incluidos los datos personales, los ajustes de remuneración o las modificaciones de funciones, se reflejan a la perfección en toda su infraestructura organizativa sin ningún retraso. La integración de las nuevas contrataciones y las actualizaciones de los empleados desde la nómina hasta el ERP mejora la eficiencia operativa y fomenta un enfoque cohesivo y sincronizado de la gestión de la plantilla, lo que facilita la agilización de los procesos y promueve un rendimiento organizativo óptimo.
Reembolso de gastos del ERP a la nómina
El reembolso de gastos desde su ERP a la integración de nóminas va más allá del ámbito de las compensaciones regulares dentro de su sistema ERP, abarcando todos los reembolsos de gastos aprobados, como deducciones por viajes, kilometraje o gastos de teléfono móvil. La integración funciona extrayendo los datos de gastos pertinentes e integrando perfectamente los gastos aprobados en su aplicación de nóminas. La integración garantiza que todos los reembolsos autorizados se contabilicen con precisión y se incluyan en su flujo de trabajo de procesamiento de nóminas.
La automatización de este proceso agiliza la gestión de los reembolsos de gastos, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente y reduciendo la probabilidad de errores. Como resultado, puede gestionar y realizar un seguimiento eficaz de los gastos de los empleados, garantizando reembolsos puntuales y precisos a la vez que mejora la eficiencia general de la nómina.
Resumen
En conclusión, la integración de ERP ofrece una solución transformadora para las empresas que buscan agilizar las operaciones y mejorar la eficiencia. La integración de ERP elimina errores manuales, ahorra un tiempo valioso a los departamentos de contabilidad y garantiza la precisión de los procesos financieros. A través de ejemplos reales y casos de uso como los asientos de nóminas, la sincronización de nuevas contrataciones y la automatización del reembolso de gastos, es evidente que la integración de ERP optimiza las operaciones administrativas, fomentando un enfoque más cohesivo de la gestión de la plantilla y las actividades financieras. A medida que las empresas evolucionan, la integración de ERP es imprescindible para lograr un crecimiento sostenible y una ventaja competitiva en el dinámico panorama del mercado actual.
