Zusammenfassung des Artikels: Die Automatisierung von HR-Workflows nutzt Datenintegration, um die Bewertung von Bewerbern, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und die Gehaltsabrechnung zu automatisieren, sodass die Mitarbeiterdaten systemübergreifend korrekt bleiben. Durch den Wegfall manueller Übergaben und sich wiederholender Aufgaben reduziert die Automatisierung von HR-Workflows Fehler, spart Zeit und gibt HR-Mitarbeitern mehr Freiraum, sich auf die menschliche Seite der Personalarbeit zu konzentrieren.
Wichtige Erkenntnisse
- Die Automatisierung von HR-Workflows bringt echte Vorteile. HR-Teams sparen durchschnittlich 26 Stunden pro Monat durch einen einzigen Datenkonnektor, der die manuelle doppelte Dateneingabe in verschiedenen Systemen überflüssig macht.
- Durch den Wegfall mühsamer manueller Aktualisierungen spart die Automatisierung von HR-Workflows Zeit und gibt der Personalabteilung mehr Freiraum, sich auf die Einstellung, Einarbeitung und Betreuung von Mitarbeitern zu konzentrieren.
- Die Automatisierung von HR-Workflows beschleunigt die Personalbeschaffung, wenn Ihr ATS und Ihre Assessment-Tools automatisch synchronisiert werden, sodass Kandidaten weiterkommen, ohne dass die Personalabteilung Daten erneut eingeben muss.
- Die Automatisierung von HR-Workflows vereinfacht die Gehaltsabrechnung, da Neueinstellungen und Mitarbeiteränderungen automatisch synchronisiert werden, sodass die Personal- und Buchhaltungsabteilung keine vermeidbaren Fehler mehr beheben muss.
- Wenn die Automatisierung von HR-Workflows und die Datenintegration Ihre Teams unterstützen, wird die Personalabteilung zum Motor des Unternehmenswachstums und nicht zum Engpass.
Moderne HR-Teams nutzen die Automatisierung von HR-Workflows und die Datenintegration, um alltägliche Aufgaben zu rationalisieren und die Effizienz zu steigern. In den drei wichtigsten HR-Workflows – Personalbeschaffung, Onboarding und Gehaltsabrechnung – bietet die Automatisierung zahlreiche Vorteile. Die Automatisierung von HR-Prozessen reduziert Fehler, spart Zeit und Geld, steigert die Produktivität und verbessert die Arbeitsmoral der Mitarbeiter. Anhand von Beispielen aus der Praxis wollen wir untersuchen, wie die Automatisierung von HR-Prozessen Unternehmen zum Erfolg verhilft.
Was ist HR-Workflow-Automatisierung?
Die Automatisierung von HR-Workflows ist wie ein fein abgestimmter Motor, der HR-Prozesse präzise antreibt, das Unternehmenswachstum beschleunigt und gleichzeitig das Engagement der Mitarbeiter fördert. Die Automatisierung soll die Effizienz, Genauigkeit und Produktivität verbessern und gleichzeitig die allgemeine Mitarbeitererfahrung optimieren. Die Automatisierung kommt besonders dann zum Tragen, wenn verschiedene HR-Systeme integriert werden, um nahtlose Workflows zu schaffen. Durch die Datenintegration werden die sich wiederholenden und zeitaufwändigen manuellen Aufgaben automatisiert, die HR-Teams routinemäßig ausführen. Durch den Wegfall dieser manuellen Aufgaben können sich HR-Fachleute auf strategische Initiativen konzentrieren, die das Wachstum des Unternehmens fördern.
Die 3 häufigsten HR-Workflows, die automatisiert werden sollten
Die drei häufigsten HR-Workflows, die automatisiert werden können, sind die Personalbeschaffung, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und die Gehaltsabrechnung. Die Automatisierung von HR-Workflows verbessert diese Abläufe, indem sie Fehler reduziert, doppelte Dateneingaben eliminiert und die Mitarbeiterdaten in allen HR-Systemen synchronisiert.
Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf diese Arbeitsabläufe werfen und ihre Bedeutung, häufige Herausforderungen und die Rolle der Datenintegration bei der Optimierung ihrer Effizienz und Effektivität untersuchen. Durch das Verständnis dieser zentralen HR-Prozesse und der Vorteile der Datenintegration können Unternehmen ihre Abläufe rationalisieren, die Mitarbeitererfahrung verbessern und insgesamt den Geschäftserfolg steigern.
Automatisierung des Rekrutierungs-Workflows
Die Automatisierung von Rekrutierungsabläufen optimiert den Einstellungsprozess, indem Bewerberdaten automatisch zwischen Ihrem Bewerbermanagementsystem (ATS), Assessment-Tools und anderen HR-Plattformen übertragen werden. Durch die Automatisierung von Rekrutierungsabläufen wird die manuelle Dateneingabe reduziert und Personalvermittler können sich auf die Einstellung der besten Kandidaten konzentrieren, anstatt sich um die Verwaltung von Systemen zu kümmern.
Stellen Sie sich die Datenintegration als den Architekten einer effizienten Personalbeschaffung vor, der nahtlose Übergänge zwischen HR-Systemen entwirft, um einen optimierten Einstellungsprozess zu schaffen. So wie ein erfahrener Architekt fließende, miteinander verbundene Räume schafft, fließen auch die Daten problemlos, wenn eine App zur Bewerberbewertung mit einem Applicant Tracking System (ATS) integriert wird. Sobald ein Bewerber einen bestimmten Status im Interviewprozess erreicht hat, wird er durch personalisierte Bewertungen geführt, während die Ergebnisse zur Auswertung zurückgesendet werden.
"Zuvor mussten wir die Daten manuell in die Website Predictive Index eingeben und für jeden Bewerber mehrere Elemente hinzufügen. Mit der Integration von Flexspring haben wir unzählige Stunden gespart, indem wir manuelle Verwaltungsaufgaben vermeiden und uns auf die Rekrutierung konzentrieren können. Wir müssen nicht über die Integration nachdenken - es passiert einfach!" - Jeremy Schwartz, Personalreferent für Unternehmen, M3
Automatisierung des Onboarding-Workflows für Mitarbeiter
Die Automatisierung des Onboarding-Workflows für Mitarbeiter sorgt dafür, dass die Daten neuer Mitarbeiter automatisch aus Ihrem ATS in die Lohnabrechnung, die Sozialleistungen und die zentralen HR-Systeme übertragen werden. Automatisierte Onboarding-Workflows reduzieren Verzögerungen, verhindern Dateninkonsistenzen und sorgen für einen reibungsloseren Ablauf sowohl für HR-Teams als auch für neue Mitarbeiter.
Wenn ein Unternehmen einen neuen Mitarbeiter einstellt, werden die im ATS gesammelten Daten an mehrere HR-Systeme wie Gehaltsabrechnung, HCM, Sozialleistungen und andere weitergegeben. Die Automatisierung des Onboarding-Workflows macht fehleranfällige und zeitaufwändige manuelle Datenaufgaben überflüssig.
Die Integration eines ATS mit einem Gehaltsabrechnungssystem beispielsweise rationalisiert die Prozesse für das Onboarding und die Gehaltsabrechnung. Wenn ein Personalverantwortlicher die Schaltfläche für neue Mitarbeiter im ATS drückt, werden die Daten nahtlos und nahezu in Echtzeit mit dem Gehaltsabrechnungssystem synchronisiert, was eine reibungslose Gehaltsabrechnung gewährleistet. Diese Integration vereinfacht den Onboarding-Prozess für Personalverantwortliche.
"Ein einziger Konnektor hat unser HR-Team von über 20 Stunden mühsamer manueller Dateneingabe pro Monat befreit, die Gesamtzufriedenheit des Teams erhöht und zu einem bemerkenswerten Anstieg der Arbeitsmoral um 100 % beigetragen. Die einfachste Integrationslösung, die ich je erlebt habe." - Theresa Mastellon, Direktorin, Personalwesen, Hopscotch Primary Care
Automatisierung des Lohnabrechnungsworkflows
Der Arbeitsablauf der Personalabrechnung ist verständlicherweise komplex. Die Buchhaltung erfasst in der Regel die Zeit- und Anwesenheitsdaten der Mitarbeiter, gibt sie zur Verarbeitung in das Lohn- und Gehaltssystem ein, berechnet Löhne, Gehälter, Abzüge und Steuern, überprüft die Lohn- und Gehaltsabrechnung und verteilt die Zahlungen an die Mitarbeiter. Die Überwachung der Genauigkeit und Einhaltung der Vorschriften während des gesamten Prozesses ist von entscheidender Bedeutung.
Die Arbeitsabläufe bei der Gehaltsabrechnung führen oft zu einem Chaos zwischen der Personalabteilung und der Buchhaltung. Die fehlerhafte Eingabe von Daten bereitet den Buchhaltern großes Kopfzerbrechen, die dann viele Stunden damit verbringen müssen, die Fehler zu finden und zu beheben.
Die Automatisierung des Lohnabrechnungsworkflows eliminiert menschliche Fehler, die durch manuelle Dateneingaben verursacht werden, und sorgt so für einen reibungslosen und problemlosen Ablauf. Bei der Integration neuer Mitarbeiter aus einem ATS- oder Kern-HR-System in die Lohnabrechnung synchronisiert das System die Daten der neuen Mitarbeiter automatisch nahezu in Echtzeit und stellt so die wesentlichen Informationen bereit, die für die Lohnabrechnung erforderlich sind, sobald ein neuer Mitarbeiter in ein ATS- oder Kern-HR-System aufgenommen wird.
"Dank der Datenintegration müssen wir nicht mehr manuell doppelte Arbeit in Workday und ADP erledigen. Unser Personalverwalter spart etwa 15 Stunden pro Woche, weil er keine manuellen Aktualisierungen mehr vornehmen muss. Wir haben jetzt Datenintegrität und müssen uns keine Sorgen mehr über nicht übereinstimmende Daten zwischen den Systemen machen, weil alles miteinander verbunden ist. Ich empfehle die Datenintegration auf jeden Fall jedem im Personalwesen." - Cristi Johnson, Managerin für Vergütungen und Sozialleistungen, EOS Nordamerika
Vorteile der Automatisierung von HR-Workflows
Die Automatisierung von HR-Workflows bietet messbare Vorteile, indem sie Fehler reduziert, Zeit spart, die Produktivität verbessert und die Arbeitsmoral der Mitarbeiter steigert. Hier ein Überblick über die wichtigsten Vorteile:
Wie die Automatisierung von HR-Workflows Fehler reduziert
Durch die Automatisierung manueller Aufgaben mittels HR-Workflow-Automatisierung werden menschliche Fehler praktisch ausgeschlossen. Die manuelle doppelte Dateneingabe ist unglaublich mühsam, da ein Datensatz mehrfach in verschiedene Systeme eingegeben werden muss. Niemand in der Personalabteilung möchte das tun. Die Datenintegration automatisiert den Prozess, sodass Mitarbeiter den Datensatz nur einmal eingeben müssen und Fehler durch doppelte Eingaben in allen HR-Systemen vermieden werden.
Wie die Automatisierung von HR-Workflows Zeit spart
Die Automatisierung von HR-Workflows spart vielbeschäftigten Fachkräften wertvolle Zeit. Wenn HR-Teams mit mehreren Systemen arbeiten, kann die manuelle doppelte Dateneingabe einen erheblichen Teil des Arbeitstages in Anspruch nehmen. Durch die Datenintegration werden Mitarbeiter von der mühsamen Eingabe von Daten in mehrere Systeme befreit. Die Automatisierung des Prozesses durch Datenintegration ermöglicht es HR-Teams, sich auf die menschliche Seite des Personalmanagements zu konzentrieren.
"Wir stellen jede Woche neue Mitarbeiter ein. Wenn man Neueinstellungen und alle anderen Aktualisierungen und Änderungen von Mitarbeitern einbezieht, spart die Automatisierung etwa 20 Stunden pro Monat." - Dany Saade, Corporate Controller, One Concern
Wie die Automatisierung von HR-Workflows die Produktivität verbessert
Die erneute Eingabe von Daten ist eine sich wiederholende Aufgabe, die wertvolle Zeit in Anspruch nimmt, die für produktivere Tätigkeiten genutzt werden könnte. Die Automatisierung von HR-Workflows macht diese manuellen Aufgaben überflüssig und entlastet die HR-Teams erheblich. Sobald diese monotone Belastung wegfällt, steigt die Produktivität der Mitarbeiter auf ein neues Niveau.
Wie die Automatisierung von HR-Workflows die Arbeitsmoral der Mitarbeiter verbessert
Mit der Zeit kann die manuelle Dateneingabe für Personalverantwortliche zu einer gewaltigen Aufgabe werden. Langwierige und zeitaufwändige Aufgaben tragen wenig dazu bei, Mitarbeiter zu inspirieren oder zu motivieren. Die Automatisierung von HR-Workflows rationalisiert diese HR-Abläufe, befreit Personalverantwortliche von der doppelten Dateneingabe und gibt ihnen Zeit, sich auf produktivere und erfüllendere Initiativen zu konzentrieren. Personalverantwortliche können sich nun mit erfüllenderen Projekten befassen, was die Arbeitsmoral in den Personalabteilungen erhöht.
Workflow-Automatisierung FAQ
Die manuelle Verwaltung von Mitarbeiterdatenänderungen führt zu Verzögerungen, Fehlern und frustrierten Abteilungen. Die Workflow-Automatisierung sorgt dafür, dass Prozesse wie Onboarding, Mitarbeiteraktualisierungen und Offboarding systemübergreifend reibungslos ablaufen und befreit HR-Teams von E-Mails, Tabellenkalkulationen und manueller Dateneingabe. Hier sind die häufigsten Fragen, die wir lösen.
- Können wir Änderungen an den Mitarbeitern automatisieren, wie z. B. die Aufnahme von Mitarbeitern, Mitarbeiteraktualisierungen, Beförderungen, Versetzungen und Versetzungen von Führungskräften? Ja. Alle Aktualisierungen in einem System können automatisch Änderungen in anderen Systemen auslösen, so dass die Abstimmung zwischen HR, Lohnbuchhaltung und Sozialleistungen gewährleistet ist.
- Wie können wir Daten zwischen HR-, Finanz- und Sozialleistungssystemen automatisch weiterleiten? Flexspring erstellt Datenkonnektoren mit bedingten Workflows, die Daten verschieben und Aufgaben in mehreren Systemen auf der Grundlage von Feldänderungen oder Ereignissen auslösen.
- Können wir die Genehmigungs-Workflows und Weiterleitungsbedingungen anpassen? Ja, natürlich. Sie können Genehmigungsketten, Bedingungen und Benachrichtigungsregeln definieren. Mit benutzerdefinierten Datenkonnektoren sind unbegrenzte Geschäftsregeln möglich.
- Werden Workflows auf der Grundlage bestimmter Feldaktualisierungen (z. B. Standortwechsel) ausgelöst? Ja. Workflows können durch jedes beliebige Feld ausgelöst werden, z. B. durch Titel-, Abteilungs- oder Statusänderungen, und leiten Aktionen entsprechend weiter.
- Wie gehen wir mit Ausnahmen oder Fehlern in einem Workflow um? Flexspring Monitor, der mit allen Datenkonnektoren verfügbar ist, überwacht den Status Ihrer Integration und bietet Fehlerbehandlung, Warnungen und Protokolle. Probleme werden auf Datensatzbasis gekennzeichnet, sodass sie leicht behoben werden können. Die häufigsten Fehler sind Warnungen für unvollständige Datenfelder innerhalb eines Mitarbeiterdatensatzes.
- Kann das System die Beteiligten benachrichtigen, wenn Arbeitsabläufe abgeschlossen sind oder sich verzögern? Ja. Flexspring Monitor sendet automatische Warnungen und Integrations-Updates an bestimmte HR-Manager, IT und Mitarbeiter.
- Kann die Personalabteilung Kunden-Support-Tickets für unsere automatisierten Arbeitsabläufe einrichten, wenn wir Änderungen vornehmen müssen oder Hilfe benötigen? Ja. Support-Tickets können über den Flexspring-Monitor, per E-Mail oder durch Anfragen während regelmäßiger Kunden-Check-Ins erstellt werden.
- Können Workflows sowohl in Cloud- als auch in On-Premise-Systeme integriert werden? Ja. Datenkonnektoren können alle Anwendungen verbinden - egal ob in der Cloud oder vor Ort.
- Ist es möglich, Arbeitsabläufe für verschiedene Abteilungen wiederzuverwenden oder zu klonen? Ja. Integrationsvorlagen sind für gängige Workflows wiederverwendbar, z. B. für das Onboarding, die Aktualisierung von Mitarbeitern und Kündigungen, und können bei Bedarf an Ihre spezifischen Anforderungen angepasst werden.
- Können Arbeitsabläufe versioniert und auf Konformität geprüft werden? Ja. Alle Arbeitsabläufe verfügen über Versionskontrolle, Prüfprotokolle und Verlaufsverfolgung für die Einhaltung von Vorschriften und interne Kontrollen.
Warum die Automatisierung von HR-Workflows für moderne HR-Teams wichtig ist
Die Automatisierung von HR-Workflows ist wichtig, weil sie wachsenden Unternehmen eine zuverlässige Möglichkeit bietet, zu skalieren, ohne die manuelle Komplexität zu erhöhen. Durch die Integration von Kernsystemen und die Automatisierung von Personalbeschaffung, Onboarding und Gehaltsabrechnung reduzieren Ihre Teams Fehler, sparen Zeit und beseitigen Reibungsverluste, die Sie ausbremsen.
Mit vernetzten Systemen und nahtlosen Arbeitsabläufen gewinnen Sie Klarheit und das nötige Selbstvertrauen, um Führungsaufgaben zu übernehmen. Durch die Automatisierung von HR-Arbeitsabläufen haben Sie mehr Zeit, sich auf Menschen statt auf Tabellen zu konzentrieren.
