Microsoft Entra ID (ehemals Azure Active Directory) – Integrationshandbuch für Paylocity

Im Rahmen der Datenintegration fungiert Paylocity als primäre Datenquelle. Daten zu Neueinstellungen und Änderungen bei Mitarbeitern werden von Paylocity an Microsoft Entra ID weitergeleitet, wo Mitarbeiterprofile angelegt und Zugriffsrechte gemäß den von Ihrem Unternehmen festgelegten Regeln vergeben werden. Flexspring entwickelt die Integration entsprechend Ihren benutzerdefinierten Feldern und Geschäftsregeln und übernimmt anschließend das Hosting sowie die Überwachung.

Wenn ein Mitarbeiter in Paylocity gekündigt wird, wird sein Microsoft Entra ID-Profil automatisch auf „inaktiv“ gesetzt, wodurch der Zugriff auf alle Entra ID-Funktionen gesperrt wird. Dadurch wird die Lücke zwischen der Erfassung der Kündigung in Paylocity und der tatsächlichen Aufhebung des Zugriffs geschlossen.

Im Rahmen der Datenintegration werden neue Mitarbeiter und Aktualisierungen zu bestehenden Mitarbeitern aus Paylocity synchronisiert. Der Konnektor erstellt das Mitarbeiterprofil in Microsoft Entra ID, weist den Zugriff gemäß den von Ihrem Unternehmen festgelegten Regeln zu und hält dieses Profil auf dem neuesten Stand, sobald sich die Daten in Paylocity ändern. Flexspring ordnet Ihre Feldnamen – einschließlich benutzerdefinierter Felder – zu, sodass die Daten mit den Einstellungen beider Systeme übereinstimmen.

Flexspring entwickelt, hostet und überwacht den Konnektor. Eine maßgeschneiderte Integration von Paylocity in Microsoft Entra ID ist je nach Komplexität innerhalb von 7 bis 8 Wochen vollständig implementiert. Die maßgeschneiderte Integration durch Flexspring umfasst eine unbegrenzte Anzahl von benutzerdefinierten Feldern und Geschäftsregeln. Flexspring übernimmt das gesamte Daten-Mapping, sodass keine internen IT-Ressourcen benötigt werden.

Flexspring speichert keine Mitarbeiterdaten über vorübergehende Transaktionsprotokolle hinaus und verlangt von niemandem, die Daten manuell zu bearbeiten. Flexspring erfüllt die Standards SOC 2, DSGVO und ISO 27001.

Für die Einrichtung Ihrer Datenintegration sind keine internen IT-Ressourcen erforderlich. Das Team von Flexspring richtet die Integration gemäß Ihren Anforderungen ein und überwacht sie anschließend, einschließlich der Bearbeitung von API-Änderungen seitens beider Anbieter. Ihre Aufgabe besteht darin, zu entscheiden, welche Anwendungsfälle Sie benötigen, und die Empfehlungen von Flexspring zur Zuordnung Ihrer Felder zu bestätigen.

Dank der Datenintegration erscheint das Profil einer neuen Mitarbeiterin oder eines neuen Mitarbeiters, sobald diese in Paylocity eingestellt werden, automatisch in Microsoft Entra ID, sodass niemand die Daten erneut eingeben muss. Der Zugriff wird gemäß den von Ihrem Unternehmen festgelegten Regeln gewährt, und wenn das Arbeitsverhältnis endet, wird das Entra-ID-Profil der betreffenden Person auf „inaktiv“ gesetzt, sodass der Zugriff sofort gesperrt wird.

Die beste Vorgehensweise zur Anbindung von Microsoft Entra ID an Paylocity hängt von Ihren Daten und geschäftlichen Anforderungen ab. Für einfache Datenflüsse kann ein Standard-Konnektor ausreichen, während benutzerdefinierte Felder und spezifische Geschäftsregeln eine maßgeschneiderte Integration erfordern. Wenn Sie sich für eine maßgeschneiderte Lösung entscheiden, können Sie die Integration selbst erstellen oder sich für eine verwaltete Integration wie die von Flexspring entscheiden – diese wird für Sie erstellt und gewartet, was in der Regel schneller und kostengünstiger ist.