NetSuite mit Paychex Flex Integrationsleitfaden

Durch die Datenintegration sind NetSuite und Paychex Flex in beide Richtungen miteinander verbunden. Die Abrechnungsdaten von Paychex Flex werden in NetSuite pro Abrechnungslauf und Tochtergesellschaft in einem Journalbuchung zusammengefasst, Neueinstellungen und Mitarbeiteraktualisierungen werden nahezu in Echtzeit von Paychex Flex an NetSuite übermittelt, und genehmigte Spesenabrechnungen werden von NetSuite an Paychex Flex weitergeleitet. Flexspring entwickelt die Integration entsprechend Ihren benutzerdefinierten Feldern und Geschäftsregeln und übernimmt anschließend das Hosting sowie die Überwachung.

Sie entscheiden, welche Informationen synchronisiert werden sollen, und ein Experte für Datenintegration wie Flexspring ordnet alle Felder zwischen den beiden Systemen zu und baut die Verbindung auf. Die Integration extrahiert wöchentliche oder zweiwöchentliche Gehaltsdaten aus Paychex Flex und fasst mehrere Zeilen – wie Verdienste, Abzüge und Steuern – zu einem Journalbuchungseintrag pro Gehaltsabrechnung und Tochtergesellschaft zusammen. Die Beträge können nach Abteilung oder Standort gruppiert werden; der Buchungseintrag enthält Summenwerte statt der individuellen Löhne einzelner Mitarbeiter, und die Integration überprüft, ob Soll und Haben ausgeglichen sind, und benachrichtigt Sie, falls Abweichungen auftreten. Konnektoren sind sowohl für eine einzelne Tochtergesellschaft als auch für mehrere Tochtergesellschaften verfügbar, und maßgeschneiderte Integrationen von Flexspring umfassen eine unbegrenzte Anzahl benutzerdefinierter Felder und Geschäftsregeln.

Dank der Datenintegration werden neue Mitarbeiter und Aktualisierungen zu bestehenden Mitarbeitern nahezu in Echtzeit aus Paychex Flex mit den für das Personalmanagement erforderlichen Mitarbeiterdaten synchronisiert. Neben den Mitarbeiterdaten kann der Konnektor auch Lohnbuchungssätze in NetSuite übertragen und genehmigte Spesenabrechnungen – beispielsweise für Reisen, Fahrtkosten oder Mobilfunk – aus NetSuite in Paychex Flex übertragen.

Flexspring entwickelt, hostet und überwacht den Konnektor. Eine maßgeschneiderte Integration von NetSuite und Paychex Flex ist innerhalb von 8 bis 10 Wochen vollständig implementiert. Die maßgeschneiderte Integration durch Flexspring umfasst eine unbegrenzte Anzahl benutzerdefinierter Felder und Geschäftsregeln. Flexspring übernimmt das gesamte Daten-Mapping, sodass keine internen IT-Ressourcen erforderlich sind. Die Konnektoren von Flexspring sind die einzigen zugelassenen NetSuite-zu-Paychex-Flex-Konnektoren, die auf dem Paychex Marketplace verfügbar sind.

Flexspring speichert keine Mitarbeiterdaten über vorübergehende Transaktionsprotokolle hinaus und verlangt von niemandem, die Daten manuell zu bearbeiten. Flexspring erfüllt die Standards SOC 2, DSGVO und ISO 27001.

Für die Einrichtung Ihrer Datenintegration sind keine internen IT-Ressourcen erforderlich. Das Team von Flexspring richtet die Integration gemäß Ihren Anforderungen ein und überwacht sie anschließend, einschließlich der Bearbeitung von API-Änderungen seitens beider Anbieter. Ihre Aufgabe besteht darin, zu entscheiden, welche Anwendungsfälle Sie benötigen, und die Empfehlungen von Flexspring zur Zuordnung Ihrer Felder zu bestätigen.

Durch die Datenintegration werden die Gehaltsabrechnungsdaten aus Paychex Flex in NetSuite als zusammengefasste Journalbuchungen erfasst, neue Mitarbeiter und Aktualisierungen zu Mitarbeitern werden nahezu in Echtzeit von Paychex Flex in NetSuite übertragen, und genehmigte Spesenabrechnungen werden in umgekehrter Richtung von NetSuite an Paychex Flex übermittelt.

Die beste Vorgehensweise zur Anbindung von NetSuite an Paychex Flex hängt von Ihren Daten und geschäftlichen Anforderungen ab. Für einfache Datenflüsse kann ein Standard-Konnektor ausreichen, während benutzerdefinierte Felder und spezifische Geschäftsregeln eine maßgeschneiderte Integration erfordern. Wenn Sie sich für eine maßgeschneiderte Lösung entscheiden, können Sie die Integration selbst erstellen oder sich für eine verwaltete Integration wie die von Flexspring entscheiden – diese wird für Sie erstellt und gewartet, was in der Regel schneller und kostengünstiger ist.