Integration von Paylocity in das ERP-System: So verbinden Sie Paylocity mit Ihrem ERP-System

Nein. Paylocity ist eine Personal- und Lohnabrechnungssoftware, kein ERP-System. Aus diesem Grund nutzen die meisten Finanzteams beide Systeme und verknüpfen sie miteinander. Flexspring verbindet Paylocity mit Ihrem ERP-System, sodass Lohnabrechnungen als Buchungssätze im Hauptbuch erfasst werden, Mitarbeiterdaten für das Personalmanagement in das ERP-System übertragen werden und genehmigte Spesenabrechnungen wieder in Paylocity zurückfließen. Flexspring erstellt die Integration entsprechend Ihren benutzerdefinierten Feldern und Geschäftsregeln und übernimmt anschließend das Hosting sowie die Überwachung.

Die Integration extrahiert wöchentliche oder zweiwöchentliche Abrechnungsdaten aus Paylocity und fasst mehrere Zeilen – beispielsweise Verdienste, Abzüge und Steuern – zu einem Journalbuchungseintrag pro Abrechnungslauf und Tochtergesellschaft zusammen. Die Beträge können nach Abteilung oder Standort gruppiert werden; der Eintrag enthält zusammengefasste Summen statt der individuellen Gehaltsdaten einzelner Mitarbeiter, und die Integration überprüft, ob Soll und Haben ausgeglichen sind, und benachrichtigt Sie, falls Abweichungen auftreten. Es stehen Konnektoren für eine einzelne Tochtergesellschaft oder für mehrere Tochtergesellschaften zur Verfügung.

Bei der Datenintegration werden die Lohnbuchungssätze pro Abrechnungslauf und Tochtergesellschaft zusammengefasst synchronisiert, ebenso wie Neueinstellungen und Mitarbeiteraktualisierungen; beides wird aus Paylocity in Ihr ERP-System übertragen, zusammen mit den Daten, die Ihr ERP-System für das Personalmanagement benötigt. Genehmigte Spesenerstattungen werden in die andere Richtung übertragen, von Ihrem ERP-System in das Batch-Modul für Lohndaten von Paylocity – beispielsweise Reisekosten, Kilometergeld oder Mobilfunkkosten. Darüber hinaus können Sie einmalige Zahlungen, Bank- und Steuervorgänge, Spesenmanagement, Lernmanagement, Aktienprogramme, Hintergrundüberprüfungen und Bewertungen hinzufügen.

Flexspring entwickelt, hostet und überwacht den Konnektor. Eine maßgeschneiderte Integration des Flexspring-Konnektors für Paylocity in Ihr ERP-System ist je nach Komplexität innerhalb von 8 bis 12 Wochen vollständig implementiert. Die maßgeschneiderte Integration durch Flexspring umfasst eine unbegrenzte Anzahl von benutzerdefinierten Feldern und Geschäftsregeln. Flexspring übernimmt das gesamte Daten-Mapping, sodass keine internen IT-Ressourcen erforderlich sind.

Flexspring speichert keine Mitarbeiterdaten über vorübergehende Transaktionsprotokolle hinaus und verlangt von niemandem, die Daten manuell zu bearbeiten. Flexspring erfüllt die Standards SOC 2, DSGVO und ISO 27001.

Für die Einrichtung Ihrer Datenintegration sind keine internen IT-Ressourcen erforderlich. Das Team von Flexspring richtet die Integration gemäß Ihren Anforderungen ein und überwacht sie anschließend, einschließlich der Bearbeitung von API-Änderungen seitens beider Anbieter. Ihre Aufgabe besteht darin, zu entscheiden, welche Anwendungsfälle Sie benötigen, und die Empfehlungen von Flexspring zur Zuordnung Ihrer Felder zu bestätigen.

Paylocity ist eine Personal- und Lohnabrechnungssoftware, kein ERP-System. Aus diesem Grund nutzen die meisten Finanzteams beide Systeme und verbinden sie miteinander. Flexspring verbindet die beiden Systeme, sodass die Lohnabrechnung am Ende jedes Durchlaufs nicht mehr als manuelle Buchung erfolgen muss.

Wie Sie Paylocity am besten mit Ihrem ERP-System verbinden, hängt von Ihren Daten und geschäftlichen Anforderungen ab. Für einfache Datenflüsse kann ein Standard-Konnektor ausreichen, während benutzerdefinierte Felder und spezifische Geschäftsregeln eine maßgeschneiderte Integration erfordern. Wenn Sie sich für eine maßgeschneiderte Lösung entscheiden, können Sie die Integration selbst erstellen oder sich für eine verwaltete Integration wie die von Flexspring entscheiden – diese wird für Sie entwickelt und gewartet, was in der Regel schneller und kostengünstiger ist.