Integration von POS-Systemen mit UKG: So verbinden Sie Ihr POS-System mit UKG

Durch die Datenintegration sind UKG und Ihr Kassensystem in beide Richtungen miteinander verbunden. Arbeitszeiten, Stempelzeiten, Trinkgelder und Provisionen, Lohnabrechnungsdaten sowie Umsatzdaten werden von Ihrem Kassensystem an UKG übertragen. Neueinstellungen, Mitarbeiteraktualisierungen und Dienstpläne werden von UKG an Ihr Kassensystem übertragen. Neueinstellungen können auch direkt im Kassensystem erfasst und an UKG gesendet werden – was besonders dann wichtig ist, wenn Sie jemanden nur wenige Minuten vor Schichtbeginn einstellen. Flexspring entwickelt die Integration entsprechend Ihren benutzerdefinierten Feldern und Geschäftsregeln und übernimmt anschließend das Hosting sowie die Überwachung.

Alle POS-Integrationen von Flexspring sind mit UKG Pro, UKG Pro Workforce Management und UKG Ready kompatibel. Flexspring ordnet die Felder so zu, dass sie zu Ihrem eingesetzten Produkt und Ihrem verwendeten Kassensystem passen.

Im Rahmen der Datenintegration werden Stundenangaben aus wöchentlichen, zweiwöchentlichen oder täglichen Stundenzetteln, aus Stempelzeiten berechnete Arbeitszeiten, Trinkgelder und Provisionen, Lohnbezüge sowie Umsatzdaten für die Personalanalyse aus Ihrem Kassensystem in UKG synchronisiert. Umgekehrt werden neue Mitarbeiter und Aktualisierungen zu Mitarbeitern an Ihr Kassensystem übermittelt, sodass ein Mitarbeiter sofort im Betrieb eingesetzt werden kann, und die in UKG zugewiesenen Dienstpläne werden täglich für die nächsten zwei bis drei Wochen im Kassensystem angezeigt. Auch im Kassensystem erfasste neue Mitarbeiter werden in UKG übernommen. Darüber hinaus können Sie einmalige Zahlungen, Bank- und Steuerangelegenheiten, Spesenmanagement, Lernmanagement, Beteiligungssysteme, Hintergrundüberprüfungen und Beurteilungen hinzufügen.

Flexspring entwickelt, hostet und überwacht den Konnektor. Eine maßgeschneiderte Integration des Flexspring-Konnektors für Ihr Kassensystem mit UKG ist – je nach Komplexität – innerhalb von 6 bis 8 Wochen vollständig implementiert, sobald die Anforderungen hinsichtlich Datenabgleich und API-Zugriff erfüllt sind. Die maßgeschneiderte Integration durch Flexspring umfasst eine unbegrenzte Anzahl von benutzerdefinierten Feldern und Geschäftsregeln. Flexspring übernimmt den gesamten Datenabgleich, sodass keine internen IT-Ressourcen erforderlich sind.

Flexspring speichert keine Mitarbeiterdaten über vorübergehende Transaktionsprotokolle hinaus und verlangt von niemandem, die Daten manuell zu bearbeiten. Flexspring erfüllt die Standards SOC 2, DSGVO und ISO 27001.

Für die Einrichtung Ihrer Datenintegration sind keine internen IT-Ressourcen erforderlich. Das Team von Flexspring richtet die Integration gemäß Ihren Anforderungen ein und überwacht sie anschließend, einschließlich der Bearbeitung von API-Änderungen seitens beider Anbieter. Ihre Aufgabe besteht darin, zu entscheiden, welche Anwendungsfälle Sie benötigen, und die Empfehlungen von Flexspring zur Zuordnung Ihrer Felder zu bestätigen.

Im Rahmen der Datenintegration werden Arbeitszeiten – berechnet anhand der Ein- und Ausstempeldaten –, Trinkgelder und Provisionen, Lohnbezüge sowie Umsatzdaten aus dem Kassensystem in UKG übertragen, sodass die Lohnabrechnung auf der Grundlage der tatsächlichen Vorgänge im Betrieb erfolgt und die Führungskräfte erkennen können, zu welchen Zeiten der Andrang groß genug war, um den Personaleinsatz zu rechtfertigen.

Die beste Vorgehensweise zur Anbindung von Kassensystemen an UKG hängt von Ihren Daten und geschäftlichen Anforderungen ab. Für einfache Datenflüsse reicht ein Standard-Konnektor aus, während benutzerdefinierte Felder und spezifische Geschäftsregeln eine maßgeschneiderte Integration erfordern. Wenn Sie sich für eine maßgeschneiderte Lösung entscheiden, können Sie die Integration selbst erstellen oder sich für eine verwaltete Integration wie die von Flexspring entscheiden – diese wird für Sie entwickelt und gewartet, was in der Regel schneller und kostengünstiger ist.