Integration von UKG in beliebige HR-Anwendungen: So verbinden Sie UKG mit Ihrer HR-Anwendung

Dank der Datenintegration werden Neueinstellungen, Mitarbeiteraktualisierungen, Kündigungen, genehmigte Arbeitszeitnachweise und Spesenabrechnungen automatisch aus jeder beliebigen HR-Anwendung in UKG übertragen, Mitarbeiterdaten fließen zurück in jede beliebige HR-Anwendung, und die UKG-Abrechnungsdaten gelangen als Buchungssätze in Ihr Finanzhauptbuch. Flexspring erstellt die Integration entsprechend Ihren benutzerdefinierten Feldern und Geschäftsregeln und übernimmt anschließend das Hosting sowie die Überwachung.

Sie entscheiden, welche Informationen synchronisiert werden sollen, und ein Experte für Datenintegration wie Flexspring ordnet alle Felder zwischen den beiden Systemen zu und baut die Verbindung auf. Maßgeschneiderte Integrationen von Flexspring umfassen eine unbegrenzte Anzahl benutzerdefinierter Felder und Geschäftsregeln. Ihr Team muss nichts installieren oder warten. Die Verbindung läuft über eine nahezu in Echtzeit funktionierende API-zu-API-Verbindung und nicht über einen geplanten Dateitransfer.

Im Rahmen der Datenintegration werden neue Mitarbeiter in UKG synchronisiert, ebenso wie Mitarbeiteraktualisierungen und Kündigungen, genehmigte Arbeitszeitnachweise für Stunden- und Festgehaltsempfänger sowie genehmigte Spesenabrechnungen wie Reise-, Kilometer- und Mobilfunkkosten. Mitarbeiterdaten werden von UKG zurück in jede beliebige HR-Anwendung übertragen, und die Buchungen der Lohn- und Gehaltsabrechnung gelangen zusammengefasst nach Abrechnungslauf und juristischer Person in Ihr Finanzhauptbuch. Darüber hinaus können Sie einmalige Zahlungen, Bank- und Steuerangelegenheiten, Lernmanagement, Aktienvergütungssysteme, Hintergrundüberprüfungen und Beurteilungen hinzufügen.

Flexspring entwickelt, hostet und überwacht den Konnektor. Eine maßgeschneiderte Integration einer beliebigen HR-Anwendung mit UKG ist innerhalb von 8 bis 10 Wochen einsatzbereit. Der Anwendungsfall „Lohn- und Gehaltsabrechnung im Hauptbuch“ gibt es in zwei Varianten: einen einfachen Konnektor für die Lohn- und Gehaltsabrechnung einer einzelnen juristischen Person und einen komplexen Konnektor für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die mehreren juristischen Personen zugeordnet ist. Die maßgeschneiderte Integration durch Flexspring umfasst eine unbegrenzte Anzahl benutzerdefinierter Felder und Geschäftsregeln. Flexspring übernimmt das gesamte Daten-Mapping, sodass keine internen IT-Ressourcen benötigt werden.

Flexspring speichert keine Mitarbeiterdaten über vorübergehende Transaktionsprotokolle hinaus und verlangt von niemandem, die Daten manuell zu bearbeiten. Flexspring erfüllt die Standards SOC 2, DSGVO und ISO 27001.

Für die Einrichtung Ihrer Datenintegration sind keine internen IT-Ressourcen erforderlich. Das Team von Flexspring richtet die Integration gemäß Ihren Anforderungen ein und überwacht sie anschließend, einschließlich der Bearbeitung von API-Änderungen seitens beider Anbieter. Ihre Aufgabe besteht darin, zu entscheiden, welche Anwendungsfälle Sie benötigen, und die Empfehlungen von Flexspring zur Zuordnung Ihrer Felder zu bestätigen.

Dank der Datenintegration erscheint der Datensatz eines neuen Mitarbeiters automatisch in UKG, sobald dieser in einer beliebigen HR-Anwendung angelegt wird – niemand muss die Daten erneut eingeben. Ihr Team profitiert von weniger Korrekturen bei der Gehaltsabrechnung, einer schnelleren Einarbeitung neuer Mitarbeiter und dem Wegfall der doppelten Dateneingabe zwischen UKG und den übrigen Systemen Ihrer IT-Landschaft. Der HRIS-Analyst einer lokalen Bank sparte dadurch alle zwei Wochen etwa fünf Stunden Zeit ein.

Wie Sie UKG am besten mit Ihrer HR-App verbinden, hängt von Ihren Daten und geschäftlichen Anforderungen ab. Für einfache Datenflüsse kann ein Standard-Konnektor ausreichen, während benutzerdefinierte Felder und spezifische Geschäftsregeln eine maßgeschneiderte Integration erfordern. Wenn Sie sich für eine maßgeschneiderte Lösung entscheiden, können Sie die Integration selbst erstellen oder sich für eine verwaltete Integration wie die von Flexspring entscheiden – diese wird für Sie entwickelt und gewartet, was in der Regel schneller und kostengünstiger ist.