Integration von UKG und „ Greenhouse “: So verbinden Sie beide Systeme

Dank der Datenintegration werden neue Mitarbeiter aus „ Greenhouse “ in „UKG Onboarding“ oder „UKG Pending Hires“ übertragen, sobald ein Personalverantwortlicher auf die Schaltfläche „Neuer Mitarbeiter“ klickt. Mitarbeiteraktualisierungen, grundlegende Datensätze sowie die Konten von Personalverantwortlichen und einstellenden Managern werden umgekehrt von UKG in „ Greenhouse “ übertragen. Flexspring richtet die Integration entsprechend Ihrer benutzerdefinierten Felder und Geschäftsregeln ein und übernimmt anschließend das Hosting sowie die Überwachung.

Sie entscheiden, welche Informationen Sie synchronisieren möchten, und ein Experte für Datenintegration wie Flexspring ordnet alle Felder zwischen den beiden Systemen zu und baut die Verbindung auf. Maßgeschneiderte Integrationen von Flexspring umfassen eine unbegrenzte Anzahl benutzerdefinierter Felder und Geschäftsregeln. Ihr Team muss nichts installieren oder warten. Für den Anwendungsfall „Neue Mitarbeiter“ gibt es eine schlüsselfertige Version auf Basis von Standardfeldern, die für UKG Ready verfügbar ist, sowie eine maßgeschneiderte Version, wenn Ihr Unternehmen mehr benötigt. Bei den anderen Anwendungsfällen handelt es sich um maßgeschneiderte Integrationen. Die Verbindung erfolgt über eine nahezu in Echtzeit arbeitende API-zu-API-Verbindung und nicht über einen geplanten Dateitransfer.

Durch die Datenintegration werden neue Mitarbeiter aus „ Greenhouse “ mit den für das Onboarding und die Gehaltsabrechnung erforderlichen Mitarbeiterdaten in „UKG Onboarding“ oder „UKG Pending Hires“ synchronisiert. Mitarbeiteraktualisierungen werden von UKG an „ Greenhouse “ übermittelt, sodass sich aktuelle Mitarbeiter intern bewerben können, ohne ihre Daten erneut eingeben zu müssen; grundlegende Datensätze wie Organisationen, Standorte, Berufsfelder und Stellenvorlagen bleiben zwischen den beiden Systemen abgeglichen, und durch Benutzerexporte wird Personalvermittlern und einstellenden Führungskräften der Zugriff auf „ Greenhouse “ gewährt und bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses wieder entzogen. Sie können außerdem Einmalzahlungen, Bank- und Steuerangelegenheiten, Spesenmanagement, Lernmanagement, Aktienoptionssysteme, Hintergrundüberprüfungen und Assessments hinzufügen.

Flexspring entwickelt, hostet und überwacht den Konnektor. Eine maßgeschneiderte Integration des Flexspring-Konnektors für UKG, die Neueinstellungen, Stammdaten oder Benutzerexporte abdeckt, ist innerhalb von 6 bis 8 Wochen einsatzbereit, während eine schlüsselfertige Integration für den Anwendungsfall „Neueinstellungen“ bereits innerhalb weniger Tage bis Wochen bereitgestellt werden kann. Für UKG Ready ist eine schlüsselfertige Lösung verfügbar. Jeder Stammdatensatz stellt eine separate Integration dar, da jeder über eine eigene API gesteuert wird. Die maßgeschneiderte Integration durch Flexspring umfasst eine unbegrenzte Anzahl von benutzerdefinierten Feldern und Geschäftsregeln. Flexspring übernimmt das gesamte Daten-Mapping, sodass keine internen IT-Ressourcen benötigt werden.

Flexspring speichert keine Mitarbeiterdaten über vorübergehende Transaktionsprotokolle hinaus und verlangt von niemandem, die Daten manuell zu bearbeiten. Flexspring erfüllt die Standards SOC 2, DSGVO und ISO 27001.

Für die Einrichtung Ihrer Datenintegration sind keine internen IT-Ressourcen erforderlich. Das Team von Flexspring richtet die Integration gemäß Ihren Anforderungen ein und überwacht sie anschließend, einschließlich der Bearbeitung von API-Änderungen seitens beider Anbieter. Ihre Aufgabe besteht darin, zu entscheiden, welche Anwendungsfälle Sie benötigen, und die Empfehlungen von Flexspring zur Zuordnung Ihrer Felder zu bestätigen.

Dank der Datenintegration wird ein über Greenhouse eingestellter Bewerber bereits in UKG bereit für das Onboarding und die Gehaltsabrechnung angezeigt, ohne dass jemand die Daten erneut eingeben muss, und ein neuer Personalvermittler erhält am Tag seiner Aufnahme in UKG Zugriff auf Greenhouse . Ihr Team profitiert von einem schnelleren Onboarding und der Vermeidung doppelter Dateneingaben zwischen der Personalbeschaffung und dem Kern-HR-System.

Die beste Vorgehensweise, um UKG mit „ Greenhouse “ zu verbinden, hängt von Ihren Daten und geschäftlichen Anforderungen ab. Für einfache Datenflüsse kann ein Standard-Konnektor ausreichen, während benutzerdefinierte Felder und spezifische Geschäftsregeln eine maßgeschneiderte Integration erfordern. Wenn Sie sich für eine maßgeschneiderte Lösung entscheiden, können Sie die Integration selbst erstellen oder sich für eine verwaltete Integration wie die von Flexspring entscheiden – diese wird für Sie erstellt und gewartet, was in der Regel schneller und kostengünstiger ist.