Resumen del artículo: Los sistemas de RR. HH. desconectados consumen tiempo sin que nos demos cuenta, provocan errores en la nómina y dificultan la elaboración de informes precisos. Este artículo muestra cómo las integraciones de software de RR. HH. subsanan esas deficiencias, reducen el trabajo manual, mejoran la precisión y facilitan el trabajo a los equipos de RR. HH. y de nóminas.
Conclusiones clave sobre las integraciones de software de RR. HH.
- Las integraciones de software de RR. HH. pueden marcar la diferencia, sin que uno se dé cuenta, entre que tu equipo de RR. HH. se pase la semana transfiriendo datos manualmente o gestionando flujos de trabajo más ágiles y rápidos en materia de nóminas, incorporación de nuevos empleados y prestaciones sociales.
- Una sola actualización de datos de los empleados que se haya pasado por alto puede poner de manifiesto por qué las integraciones de software de RR. HH. son tan importantes, sobre todo cuando los datos erróneos provocan errores en la nómina, problemas en la elaboración de informes y horas de trabajo para corregir los datos en sistemas desconectados entre sí.
- Flexspring facilita la integración de software de RR. HH. al combinar conectores de datos preconfigurados, asignaciones personalizadas y servicios gestionados, todo ello adaptado a la forma en que trabajan realmente los equipos de RR. HH. y de nóminas.
- Los casos prácticos reales demuestran cómo las integraciones de software de RR. HH. permiten ahorrar tiempo, reducir los errores y facilitar el proceso de incorporación tanto para los responsables de contratación como para los nuevos empleados.
- Las integraciones de software de RR. HH. inteligentes garantizan que los datos adecuados lleguen al lugar adecuado en el momento adecuado, sin que tu equipo tenga que realizar tareas adicionales de limpieza de datos.
- Las integraciones de software de recursos humanos mejoran la precisión de la gestión de nóminas al garantizar que los datos de los empleados, limpios y actualizados, lleguen al departamento de nóminas antes de que los errores se conviertan en correcciones, retrasos y empleados frustrados.
¿Quieres saber toda la historia? Sigue leyendo.
Es probable que tu conjunto de herramientas tecnológicas de RR. HH. haya ido creciendo poco a poco, herramienta a herramienta. Un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) de un proveedor, un sistema de información de recursos humanos (HRIS) de otro, la gestión de nóminas de un tercero, además de herramientas independientes para la incorporación de nuevos empleados, el control de horarios y las prestaciones. Cada herramienta resuelve un problema concreto, pero juntas crean uno mayor: los datos llegan a un sistema y nunca se transfieren correctamente a los demás. Los nuevos empleados aparecen en el ATS en lugar de en el sistema de nóminas, los cambios de dirección se actualizan en el HRIS pero no en el sistema de prestaciones, y el departamento de nóminas se ve obligado a correr cada ciclo para corregir registros que faltan o que presentan discrepancias.
Un estudio del sector ha revelado que el 85 % de las empresas utiliza dos o más aplicaciones de RR. HH. de distintos proveedores. Si esto te suena familiar, sabrás que los sistemas inconexos generan errores evitables, retrasos y frustración, lo que obliga al departamento de RR. HH. a realizar introducciones manuales de datos, cargas de hojas de cálculo y correcciones a altas horas de la noche. Las integraciones de software de RR. HH. sustituyen esa rutina por un flujo de datos rápido, preciso y automatizado, de modo que los datos de los empleados se transfieren una sola vez y se mantienen coherentes en todas partes.
Los equipos de RR. HH. más eficaces buscan una única fuente de información en todos los sistemas de RR. HH. y de nóminas. Para lograrlo, es necesario tener una visión clara de cómo funciona la integración del software de RR. HH. en la práctica.
Explicación de la integración de software de RR. HH.
La integración de software de RR. HH. conecta los sistemas en los que ya confías y les proporciona una forma estructurada de comunicarse entre sí. Piensa en un empleado. Su perfil se crea en el departamento de selección de personal, pasa a la fase de incorporación, se convierte en el expediente central de RR. HH. en tu sistema de información de RR. HH. (HRIS) y, a continuación, alimenta los sistemas de nóminas, control de horarios y prestaciones. Sin la integración de los sistemas de RR. HH., cada aplicación mantiene su propia versión de esa persona. Cada contratación, ascenso o cambio de dirección desencadena una cadena de actualizaciones manuales y debates del tipo «¿Quién es el responsable de este campo?».
Una vez implementadas las integraciones con el software de RR. HH., esos mismos datos se transfieren automáticamente, bajo tu control. Entre los flujos habituales se incluyen:
- Los datos de los nuevos empleados se transfieren del sistema de gestión de candidatos (ATS) al proceso de incorporación y a tu sistema de información de recursos humanos (HRIS).
- Los datos sobre puestos de trabajo y cargos se mantienen sincronizados entre el sistema de información de recursos humanos (HRIS) y los sistemas posteriores.
- Los campos relacionados con la nómina, como la remuneración, las horas y la situación laboral, se transfieren sin problemas del sistema de información de recursos humanos (HRIS) a la nómina.
- Las bajas se reflejan en el control de horarios, las prestaciones y la nómina siguiendo una secuencia predecible.
En la mayoría de las organizaciones, la integración del HRIS ocupa un lugar central en este panorama. El HRIS suele actuar como el sistema de registro de los datos de los empleados, mientras que otras herramientas le aportan nueva información o consumen las actualizaciones que este proporciona. Una buena integración de datos de RR. HH. va más allá de la simple correspondencia de campos. Define la responsabilidad (qué sistema prevalece cuando los valores entran en conflicto), la sincronización (cuándo se transfieren los datos), la gestión de excepciones (qué ocurre cuando hay un fallo) y el registro (quién modificó qué y cuándo). Cada actualización sigue un patrón claro, en lugar de ser una decisión puntual.
En cuanto se analizan minuciosamente los datos reales de los empleados, las limitaciones de las promesas de integración «listas para usar» se hacen evidentes rápidamente. Los diferentes modelos de datos, los campos personalizados y las reglas de negocio locales hacen que los conectores genéricos dejen de funcionar en poco tiempo. El software de RR. HH. por sí solo no puede salvar esas diferencias. Necesitas una estrategia de integración que refleje cómo trabajan realmente tus equipos de RR. HH. y de nóminas, y no solo cómo se ve en una demostración del producto.
Por qué el software de RR. HH. depende de las integraciones
Se oye en casi todos los ciclos de ventas: «Nuestro sistema se integra fácilmente». Pero, cuando empieza la implementación, la historia cambia. Por desgracia, cada sistema de RR. HH. estructura los datos de forma diferente. Los nombres de los campos y la sintaxis de los datos varían de una aplicación a otra. Por ejemplo, «firstName» y «Legal First Name», o «SSN» y «National_ID_Data», no coinciden sin una asignación y, a veces, sin una transformación de los datos. Sin una estandarización de los datos de RR. HH., tu equipo dedica horas a traducir y limpiar los datos manualmente.
Las integraciones sólidas son importantes porque la calidad de los datos de RR. HH. es la base de casi todo lo que gestionas. La nómina es la primera en notarlo. Cuando los datos carecen de coherencia o no están actualizados, los procesos de pago se retrasan, los ajustes se acumulan y la confianza de los empleados se ve afectada. Las integraciones de software de RR. HH. que aplican reglas de validación y transformación antes de que los datos lleguen a la nómina reducen los errores, el trabajo repetido y las escalaciones de forma muy evidente.
Los requisitos de cumplimiento normativo y auditoría suponen una presión adicional. Las empresas deben mantener registros precisos de los acontecimientos clave relacionados con los empleados, como la contratación, los cambios de puesto, las nóminas, las bajas y los despidos. Los auditores también pueden necesitar pruebas claras de cómo funcionan esos procesos, quién aprobó los cambios y cuándo se realizaron las actualizaciones. Ese nivel de trazabilidad funciona mejor cuando los datos de RR. HH. se mantienen estandarizados, fiables y fáciles de seguir en todos los sistemas. Una estrategia sólida de integración de datos de RR. HH., con normas explícitas para las actualizaciones y las bajas, favorece la preparación para las auditorías y da a tu equipo la confianza necesaria para afrontar cualquier revisión.
Los equipos de informes y análisis se enfrentan cada día al mismo problema. Los directivos solicitan datos precisos sobre la plantilla, la rotación de personal y las remuneraciones en todas las regiones, entidades y unidades de negocio. Sin datos de RR. HH. estructurados, cada cuadro de mando se convierte en un proyecto a medida, y cada nueva consulta da lugar a otro proceso de limpieza de datos. El software de RR. HH. solo aporta un valor real cuando fluyen a través de él datos limpios y coherentes.
Una vez que te das cuenta de lo mucho que depende de esa base, resulta lógico que muchos responsables de RR. HH. y nóminas busquen un socio cuya actividad principal se centre exclusivamente en las integraciones de software de RR. HH., y no otro proveedor de aplicaciones con una plataforma de «integración» genérica.
La experiencia de Flexspring en integraciones de software de recursos humanos
Flexspring se dedica exclusivamente a la integración de datos de RR. HH. para departamentos de RR. HH. y empresas de software de RR. HH. La integración de datos de RR. HH. es su actividad principal, no un servicio secundario, por lo que trabajarás con un socio que se dedica a diario a los datos de RR. HH. y nóminas.
Ese enfoque se refleja en la forma en que se gestionan los proyectos. Los consultores de Flexspring se encargan de la asignación personalizada de datos que se adapta a cada integración de sistemas de RR. HH. con tus flujos de trabajo específicos. También puedes aprovechar los conectores preconfigurados de Flexspring para las principales aplicaciones de RR. HH., que incluyen los campos esenciales para los casos de uso más habituales. Obtienes rapidez y ahorro de costes gracias a integraciones probadas, además de un trabajo a medida que se adapta a tus necesidades específicas.
Flexspring ofrece varias opciones de integración:
- Las integraciones y los conectores preconfigurados agilizan los casos de uso habituales, como la conexión entre el sistema de selección de personal (ATS) y el sistema de información de recursos humanos (HRIS), entre el HRIS y la nómina, y entre el proceso de incorporación y el HRIS. Las plantillas listas para usar te ofrecen mapeos y flujos de trabajo probados, lo que te permite evitar tener que empezar desde cero.
- Las integraciones de software de RR. HH. a medida gestionan reglas de negocio complejas y campos de datos personalizados. Flexspring desarrolla nuevos conectores según sea necesario y, a menudo, ya conoce al menos uno de los extremos de la integración gracias a su experiencia previa con esa aplicación.
- Los servicios de integración totalmente gestionados incluyen la supervisión, el mantenimiento y las actualizaciones a medida que los proveedores modifican sus API o modelos de datos. Tus recursos internos de TI pueden centrarse en otras prioridades, mientras que Flexspring se encarga de mantener en perfecto estado las integraciones de tu software de RR. HH.
El trabajo técnico por sí solo nunca resuelve todos los problemas relacionados con la integración de RR. HH., por lo que Flexspring también se centra en tus procesos. Los consultores colaboran contigo para decidir qué sistema gestiona cada elemento de datos, cómo se llevan a cabo las aprobaciones y qué debe suceder cuando algo falla o se sale de las normas. Esa combinación de conocimientos técnicos y experiencia en procesos de RR. HH. aumenta las posibilidades de éxito de cada integración y sienta una base sólida para futuros cambios.
Con el socio adecuado, ya no tendrás que preguntarte por dónde empezar. Podrás clasificar tus proyectos de integración según su impacto, centrarte en aquellos que reduzcan al máximo el trabajo manual en RR. HH. y nóminas, y trazar tu hoja de ruta a partir de ahí.
Casos de uso de gran valor para las integraciones de software de RR. HH.
No todas las integraciones tienen la misma importancia. Una estrategia inteligente se centra, en primer lugar, en los casos de uso que eliminan la mayor parte del trabajo manual y del riesgo.
Las integraciones para nuevas contrataciones conectan tu ATS, el proceso de incorporación y el sistema de información de RR. HH. (HRIS), de modo que con un solo clic en «contratado» se pone en marcha todo el proceso automáticamente. Cuando un responsable marca a un candidato como contratado en tu aplicación ATS, las integraciones de Flexspring envían los datos completos de la nueva contratación directamente a tu sistema de nóminas o al sistema central de RR. HH., con los campos necesarios para crear los registros casi en tiempo real. El departamento de RR. HH. ya no tiene que volver a introducir la misma información en varios sistemas. Los flujos de trabajo manuales y lentos se vuelven rápidos y predecibles gracias a la automatización.
Las integraciones de nóminas entre tu sistema de información de recursos humanos (HRIS) y tu proveedor de nóminas garantizan la coherencia de los datos y agilizan cada proceso de pago. Cuando sistemas como Workday u Oracle HCM se conectan directamente a ADP a través de Flexspring, las nuevas contrataciones, las actualizaciones de los empleados y las deducciones por prestaciones se sincronizan mediante API, en lugar de mediante frágiles subidas de archivos. El departamento de nóminas recibe datos limpios desde el primer momento, lo que permite un procesamiento de nóminas más rápido y fiable en todos los ámbitos.
Los procesos de selección se optimizan cuando la automatización se encarga discretamente de las tareas rutinarias que tanto temen los miembros de tu equipo. En lugar de dedicar 30 minutos a realizar el seguimiento de los candidatos, concertar entrevistas o gestionar las evaluaciones, la automatización se encarga de que los datos de los candidatos, las evaluaciones y los detalles de las ofertas de empleo lleguen a donde deben llegar. Los responsables de selección disponen de más tiempo para mantener conversaciones de verdad con los candidatos y los responsables de departamento, mientras que el departamento de RR. HH. obtiene datos más precisos y tiene que realizar menos correcciones.
Cada caso de uso satisfactorio genera un impulso interno. A medida que los equipos ven los resultados, la conversación pasa de «¿Podemos integrar esto?» a «¿Qué deberíamos integrar a continuación?». Esa mentalidad abre la puerta a aprender de otras organizaciones que ya utilizan Flexspring para abordar los mismos retos que permiten que los departamentos de RR. HH. sean más eficientes.
Resultados de la integración de software de RR. HH. en la práctica
Los casos prácticos de Flexspring muestran cómo las integraciones de software de RR. HH. permiten a las empresas ahorrar tiempo y dinero.
De BambooHR a ADP Workforce Now
Anteriormente, el personal de RR. HH. de una empresa biofarmacéutica se encargaba manualmente de la incorporación de los nuevos empleados, de actualizar los datos de los empleados actuales y de gestionar los detalles personalizados de las nóminas desde BambooHR a ADP Workforce Now. Ese enfoque ralentizaba el crecimiento y apartaba al equipo de RR. HH. de tareas de mayor valor. Flexspring implementó una ADP entre BambooHR y ADP que automatizó la incorporación de nuevos empleados y las actualizaciones de los datos de los empleados mediante una conexión punto a punto que no requería intervención manual. Tras la puesta en marcha, el equipo de RR. HH. ahorró 25 horas al mes gracias a la automatización.
«Antes de la integración de Flexspring, teníamos bastantes errores en la introducción de datos. Queríamos reducir cualquier tipo de error de introducción manual a medida que incorporábamos a nuevos empleados. La integración de datos nos ha ahorrado un montón de quebraderos de cabezay nos ha ahorrado tiempo». — Consultor de TI, empresa biofarmacéutica
Descargue el estudio de caso de este cliente.
Obtenga la guía de integración de BambooHR en ADP .
De Oracle HCM a ADP Workforce Now
Fedcap Group necesitaba optimizar sus flujos de trabajo entre Oracle HCM y ADP Workforce Now a medida que ampliaba sus operaciones. La gestión manual de las nuevas contrataciones y las actualizaciones de los datos de los empleados ralentizaba las tareas de RR. HH. y aumentaba el riesgo de errores en la nómina. Flexspring implementó una integración automática que sincroniza automáticamente las nuevas contrataciones y los cambios en los datos de los empleados, lo que elimina la doble introducción de datos y supone un ahorro de tiempo cuantificable en cada contratación.
«La integración nos ahorra al menos 30 minutos por cada nuevo empleado que incorporamos. ¡Se acabó la doble introducción de datos!» — Tammy Mickelson, directora de sistemas de información, Fedcap Group
Descargue este estudio de caso.
Obtenga su Guía de integración de Oracle HCM con ADP .
Índice cultural de Workable
Galloway, una galardonada empresa de arquitectura, ingeniería y topografía, utilizaba Culture Index para evaluar a los candidatos y Workable como su sistema de seguimiento de candidatos (ATS). Los responsables de selección tenían que hacer malabarismos con dos sistemas y transferir datos manualmente de uno a otro, lo que hacía que la información de las evaluaciones no se aprovechara al máximo. Flexspring desarrolló una integración entre Culture Index y Workable que activa automáticamente las evaluaciones, transfiere los resultados al ATS y garantiza que todos los candidatos reciban una evaluación sin que los responsables de selección tengan que realizar ningún esfuerzo adicional.
«Al integrar nuestros sistemas, el equipo de captación de talento y los responsables de selección de personal ahorran 1.500 horas de trabajo al año… lo que permite a nuestro equipo centrarse en lo que realmente importa». — Joe Weiner, responsable de selección de personal, Galloway and Company, Inc.
Descargue el estudio de caso de este cliente.
Estos son solo algunos ejemplos de los casos de uso que más interesan a la mayoría de los equipos de RR. HH., y muestran resultados concretos: automatización optimizada, aumento de la eficiencia, un enorme ahorro de tiempo y departamentos de RR. HH. más satisfechos.
Ventajas de invertir en integraciones fiables de software de recursos humanos
Las integraciones de software de RR. HH. bien diseñadas no solo ahorran clics, sino que te proporcionan una base sólida para el trabajo diario de RR. HH. y te preparan para el éxito futuro. Esa base se hace patente en los aspectos más importantes para RR. HH. y la gestión de nóminas: el cumplimiento normativo, la precisión y la rapidez.
El cumplimiento normativo se refuerza de forma natural cuando los datos limpios se transfieren automáticamente y se registra cada cambio. En lugar de tener que esforzarse por averiguar quién actualizó qué y cuándo, se puede mostrar a los auditores un historial claro y coherente, respaldado por normas bien definidas. Ese nivel de control reduce el riesgo y proporciona a los directivos una mayor confianza en los procesos de RR. HH.
La precisión de la nómina también mejora notablemente. Cuando las integraciones comprueban y depuran los datos de RR. HH. antes de procesar la nómina, se detectan los problemas a tiempo y se evitan errores que afecten a las nóminas de los empleados. Menos errores significan menos correcciones, menos incidencias urgentes y una relación más fluida entre RR. HH., el departamento de nóminas y tus empleados.
Una incorporación más rápida gracias a la integración supone otra gran ventaja. Los nuevos empleados obtienen acceso, equipamiento y prestaciones a tiempo, ya que su información se transfiere rápidamente entre los distintos sistemas. Solo tienen que introducir sus datos una vez, todo aparece donde debe, y el primer día se vive con organización, en lugar de con frustración. En resumen, un comienzo sin contratiempos genera una confianza duradera.
En la práctica, las ventajas de la automatización de los recursos humanos son numerosas:
- Menos introducción manual de datos y menos hojas de cálculo
- Mayor eficiencia en RR. HH. y más tiempo para el trabajo estratégico
- Mayor precisión de los datos para la elaboración de informes y análisis
- Datos estructurados para operaciones de RR. HH. basadas en la inteligencia artificial y la automatización
Las integraciones fiables de software de RR. HH. te ayudan a depurar y estandarizar los datos de RR. HH. de una forma que el trabajo manual nunca podría lograr. Cuando tus datos se mantienen coherentes en todos los sistemas, puedes confiar en tus informes y utilizarlos con seguridad para la planificación de la plantilla, las decisiones salariales y los movimientos de talento. Esos mismos datos sólidos se convierten en la base de cualquier proyecto de inteligencia artificial o analítica que quieras poner en marcha a continuación. Sin integraciones sólidas entre bastidores, esos proyectos tienden a estancarse o a producir resultados en los que nadie confía realmente.
Mientras reflexionas sobre estas ventajas, hazte algunas preguntas directas:
- ¿Cuántas horas a la semana dedica actualmente tu equipo a introducir datos manualmente, a revisar los informes y a corregir errores en las nóminas?
- Dado que la integración de datos elimina las tareas manuales, ¿cómo aprovecharías ese tiempo extra?
Preguntas frecuentes sobre integraciones de software de RR. HH.
- ¿Qué aportan realmente las integraciones de software de RR. HH. a una organización?
Las integraciones de software de RR. HH. crean un flujo único y fiable de datos de los empleados entre los distintos sistemas, lo que elimina la introducción manual de datos, reduce los errores y ayuda a los equipos de RR. HH. y de nóminas a trabajar con rapidez, precisión y coherencia. - ¿Por qué necesitan los equipos de RR. HH. integraciones de software?
Los equipos de RR. HH. utilizan múltiples sistemas que almacenan datos que se solapan. La integración garantiza la coherencia de esos datos, reduce los errores y elimina la necesidad de realizar actualizaciones manuales repetitivas. - ¿Cómo mejoran la precisión de la gestión de nóminas las integraciones de software de RR. HH.?
Los sistemas integrados garantizan que el departamento de nóminas reciba datos de los empleados correctos y actualizados. La introducción precisa de datos reduce los errores en la gestión de nóminas, el trabajo repetido y los retrasos. - ¿Qué sistemas suelen utilizarse en las integraciones de RR. HH.?
Entre los sistemas máshabituales se encuentran los sistemas de gestión de candidatos, los sistemas de gestión del capital humano (HCM), los sistemas de nóminas, los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), las herramientas de control de horarios y las plataformas de prestaciones sociales. - ¿Qué ocurre si no se integra el sistema de RR. HH.?
Los sistemas desconectados generan datos duplicados, trabajo manual, inconsistencias en los informes y un mayor riesgo de errores en la nómina y en el cumplimiento normativo. - ¿Qué nivel de conocimientos técnicos necesita una empresa para implementar la integración de datos de RR. HH.?
La mayoría de las organizaciones no necesitan conocimientos técnicos. Un socio como Flexspring se encarga del diseño de la integración, la correspondencia de datos y la gestión continua, para que tu equipo pueda centrarse en las operaciones de RR. HH. en lugar de en los detalles técnicos. - ¿Cuáles son los casos de uso más valiosos de la integración de RR. HH.?
Entre los casos de usode mayor impacto se incluyen los flujos de datos de nuevas contrataciones desde el ATS hasta la nómina, las integraciones de la nómina con el ERP y los flujos de trabajo de selección automatizados que reducen el esfuerzo manual. - ¿Cómo contribuyen las integraciones de software de RR. HH. al cumplimiento normativo?
Los sistemas integrados generan datos coherentes, aplican reglas de validación y mantienen registros de auditoría que muestran quién modificó los datos y cuándo, lo que contribuye al cumplimientode los requisitos normativos. - ¿Resuelven las integraciones predefinidas todos los retos de integración en el ámbito de los recursos humanos?
Los conectores predefinidos resultan útiles para los casos de uso más habituales, pero la mayoría de las organizaciones necesitan integraciones personalizadas para gestionar campos personalizados y reglas de negocio específicas. - ¿Qué ventajas empresariales se derivan de invertir en integraciones de software de RR. HH.?
Las organizaciones obtienen una mayor precisión de los datos, una incorporación más rápida de los nuevos empleados, un mayor cumplimiento normativo, mejores informes y una reducción del trabajo manual.
Reflexiones finales
Las integraciones de software de RR. HH. mejoran el día a día de tus equipos de RR. HH. y nóminas. En lugar de tener que buscar errores o volver a introducir los mismos datos, ganan tiempo para centrarse en las personas y en las prioridades. Flexspring crea integraciones precisas, coherentes y fiables que crecen contigo. Si quieres una tecnología de RR. HH. que realmente apoye a tu personal, empieza por conectar los sistemas y los datos de los que dependen cada día. Cuando todo está conectado, RR. HH. funciona mejor y tu empresa también.
