« Flexspring nous a aidés à éliminer les tâches manuelles, ce qui a considérablement simplifié notre processus de comptabilisation. L’intégration des données nous fait gagner énormément de temps lors du transfert d’informations d’ ADP vers NetSuite : c’est désormais très simple, et nous n’avons rencontré aucun problème. Ce qui nous prenait auparavant deux heures ne nous prend plus que 30 minutes !» — Whitney Vaughn, spécialiste de la paie, Castle Biosciences
Le défi de l'intégration
Castle Biosciences disposait d'un processus manuel de comptabilisation de la paie qui lui faisait perdre un temps précieux chaque mois. L'équipe chargée de la paie transférait manuellement les données d'ADP vers NetSuite pour la comptabilisation, une opération qui prenait deux heures à chaque cycle de paie.
À mesure que l'entreprise se développait, doublant ses effectifs pour atteindre 1 000 salariés, l'équipe chargée de la paie avait un besoin urgent d'automatiser le traitement des données : les processus manuels n'étaient pas adaptés à un tel niveau de croissance. Le service de la paie avait besoin d'un moyen plus rapide et plus fluide de transférer les données de paie vers la comptabilité, sans alourdir la charge de travail manuel.
Solution d'intégration
L'équipe s'est associée à Flexspring pour automatiser l'ADP e des écritures comptables dans NetSuite.
Grâce au connecteur de données de Flexspring, les données de paie sont désormais transférées d’ ADP vers NetSuite, ce qui réduit le travail manuel nécessaire au traitement des écritures comptables. Ce qui prenait auparavant deux heures à l’équipe chargée de la paie ne prend désormais plus que 30 minutes. Cela représente une réduction de 75 % du travail manuel.
Le gain de temps est essentiel. L'équipe chargée de la paie peut prendre en charge deux fois plus de salariés avec un effectif réduit. Au lieu de passer des heures à transférer manuellement des données, l'équipe peut se concentrer sur la vérification, l'organisation et la finalisation des opérations comptables liées à la paie, et ce de manière plus efficace.
Cas d'utilisation de l'intégration
ADP Données de paie vers les écritures comptables NetSuite
Après le traitement de la paie, l'intégration Flexspring extrait de manière transparente les données d'ADP. L'intégration importe ensuite automatiquement les principaux détails de la paie, tels que les revenus, les impôts et les déductions, dans NetSuite, créant ainsi une seule écriture de journal pour chaque paie. Les montants récapitulatifs sont organisés par codes de compte, centres de coûts, départements ou sites pour faciliter le suivi. L'intégration vérifie également les soldes débiteurs et créditeurs et envoie des notifications en cas d'erreur.
De plus, à mesure que Castle Biosciences se développe, le connecteur de données de Flexspring s'adapte à l'évolution des besoins de l'entreprise en matière de paie, permettant ainsi d'ajouter de nouveaux sites, de nouveaux salariés ou des informations supplémentaires relatives à la paie.
Fonctionnalité la plus intéressante de cette intégration
L'un des avantages concrets réside dans la qualité des données une fois qu'elles sont importées dans NetSuite. Cette intégration fournit à l'équipe chargée de la paie des données claires et exploitables, qu'elle peut utiliser immédiatement. Au lieu de devoir passer au crible une multitude d'informations disparates, elle peut rapidement organiser les données de paie par service, par région ou selon d'autres critères de reporting.
« Lorsque les données sont importées dans NetSuite, elles sont toutes présentées de manière claire », a déclaré Whitney Vaughn. « Il me suffit de créer un tableau croisé dynamique pour disposer de toutes les informations dont j'ai besoin. Avant, on me bombardait simplement d'informations. Désormais, je peux classer les employés par service ou par région, et je peux adapter le tableau croisé dynamique comme je le souhaite. »
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