Les cartes de paiement permettent de verser les salaires sur une carte de débit prépayée, offrant aux employés rémunérés à l'heure ou au pourboire un accès plus rapide et plus facile à leur salaire. Particulièrement dans les secteurs où les activités se déroulent rapidement, comme la restauration et l'hôtellerie, les cartes de paiement éliminent les problèmes liés aux chèques papier et, combinées à l' intégration des cartes de paiement, font du jour de paie une expérience plus rapide et plus agréable pour tout le monde.
Les cartes de paiement sont particulièrement utiles aux travailleurs qui n'ont pas accès aux services financiers traditionnels. Des données récentes montrent que 5,6 millions de ménages américains ne sont pas bancarisés, c'est-à-dire qu'ils n'ont ni compte courant ni compte d'épargne. Pour ces employés, les cartes de paiement offrent un accès plus rapide à leur argent, sans avoir à se rendre à la banque.
Si vous gérez la paie d'un restaurant, d'un hôtel ou d'un commerce de détail, l'ajout de cartes de paiement à votre stratégie d'intégration de la paie est un moyen intelligent de rationaliser les opérations, de réduire les coûts et de mieux soutenir vos employés.
Qu'est-ce que l'intégration des cartes de paiement ?
L'intégration des cartes de paiement automatise le partage des données entre votre système de point de vente (POS), votre logiciel de paie et un fournisseur de cartes de paiement. L'automatisation permet de déposer les salaires, les pourboires et les commissions directement sur les cartes de paiement des employés, tout comme le dépôt direct, mais sans avoir besoin d'un compte bancaire.
Alors que les chèques papier sont lents et que le dépôt direct nécessite des opérations bancaires traditionnelles, les cartes de paiement offrent une solution numérique. Les employés peuvent recevoir leur salaire directement sur leur carte, qui fonctionne comme une carte de débit pour les achats quotidiens ou les retraits au guichet automatique.
Lorsqu'elles sont correctement intégrées, les cartes de paiement agissent comme une extension transparente de votre plateforme de paie, simplifiant les décaissements et améliorant la précision, en particulier pour les travailleurs qui ont besoin d'alternatives aux services bancaires conventionnels.
Comment fonctionne l'intégration des cartes de paiement
Une intégration de cartes de paiement bien planifiée relie vos systèmes de point de vente et de paie à un fournisseur de cartes de paiement par le biais de l'automatisation et d'une cartographie intelligente des données. Voici comment se déroule généralement le processus :
- Choisir un fournisseur de cartes de paiement
Choisissez un fournisseur qui s'aligne sur les objectifs de votre entreprise, qui s'intègre à votre infrastructure technologique existante et qui répond aux besoins des employés, y compris ceux qui ne sont pas bancarisés. Wisely® d'ADP est un exemple d'option de carte de paiement. - Connexion aux systèmes de point de vente et de paie
L'intégration commence par la liaison sécurisée de ces systèmes pour créer un flux de données automatisé afin que les salaires des employés soient traités à chaque cycle de paie. Les pourboires peuvent même être acheminés quotidiennement. - Mettez en correspondance les champs de données
Configurez les catégories de paie - salaires, pourboires, commissions - pour vous assurer qu'elles correspondent aux champs appropriés de votre plateforme de cartes de paiement. Cette étape permet de minimiser les erreurs et de garantir la conformité. - Tester l'intégration
Effectuer des tests pour vérifier l'exactitude des paiements, l'alignement des champs et la sécurité des données. Les tests préalables au lancement garantissent que vos systèmes fonctionnent comme prévu et réduisent les surprises. - Mise en service
Une fois les tests terminés, l'intégration s'exécute automatiquement à chaque cycle de paie - ou quotidiennement pour les pourboires - et permet de verser aux employés des rémunérations régulières et variables. Les équipes RH passent moins de temps à effectuer des tâches manuelles, tandis que les employés reçoivent des paiements cohérents et ponctuels.
Les éléments clés d'une intégration réussie des cartes de paiement
Une intégration efficace des cartes de paiement dépend de quelques systèmes critiques qui fonctionnent ensemble :
- Système de paie
Votre système de paie est la source principale des données relatives aux revenus : salaires, impôts, heures travaillées et déclarations de pourboires. Des données de paie propres et bien structurées sont essentielles pour garantir l'exactitude des données. - Plate-forme de cartes de paiement
Cette plate-forme émet, gère et charge les fonds sur les cartes de paiement. Elle doit être sécurisée, évolutive et inclure des fonctionnalités telles que des portails pour les employés permettant de consulter les soldes et les transactions. - Système POS : Pourboires et commissions
Dans les industries de services, les pourboires et les commissions représentent une part importante de la rémunération. Par exemple, un barman peut gagner un salaire horaire toutes les deux semaines, alors que les pourboires sont versés quotidiennement. La connexion des systèmes POS avec les plateformes de cartes de paiement automatise ces paiements quotidiens et élimine la saisie manuelle des données. - Intégration Connecteur de données
Qu'il soit clé en main ou personnalisé, ce connecteur fait le lien entre les systèmes de paie et de point de vente et le fournisseur de cartes de paiement. L'intégration valide les données, applique les règles de formatage et gère les cas particuliers tels que le dernier salaire ou les paiements en milieu de cycle.
Exemples de cas d'utilisation
L'intégration des cartes de paiement est particulièrement efficace pour les entreprises qui doivent composer avec des horaires variables, un taux de rotation élevé ou des structures de paiement complexes.
Chaînes de restaurants : Les pourboires et les heures enregistrés dans le point de vente sont transférés dans le système de paie, qui envoie les fonds sur les cartes de paiement des employés. Les employés reçoivent leurs pourboires le jour même, sans démarche supplémentaire.
Employeurs du commerce de détail : Pour les travailleurs à temps partiel ou saisonniers qui n'ont pas de compte bancaire, les cartes de paiement offrent un moyen cohérent et accessible de percevoir des revenus.
Groupes hôteliers : Les hôtels et les sites événementiels sont souvent confrontés à des rémunérations complexes. Une intégration fiable simplifie la logistique des paiements et permet aux équipes RH de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
Dans tous ces scénarios, l'intégration fonctionne en coulisses pour améliorer la précision, réduire les efforts et favoriser une expérience exceptionnelle pour les employés.
Avantages de l'intégration des cartes de paiement
L'intégration ne se limite pas à la rationalisation des données, à la fluidité des flux de travail et à la numérisation des paiements. L'intégration des cartes de paiement rend le jour de paie simple, instantané et sans stress pour vos équipes de première ligne qui travaillent dur. Voici les avantages les plus notables :
Paiements plus rapides aux employés
Plus besoin d'attendre les chèques ou les virements bancaires. Les fonds sont versés instantanément sur les cartes de paiement, ce qui est idéal pour les lieux de travail où les cycles de paie sont quotidiens ou hebdomadaires.
Économies pour les employeurs
Dites adieu à l'impression et à l'envoi de chèques. Un système numérique permet de réduire les coûts salariaux et de rationaliser les rapports et les rapprochements.
Gain de temps pour les RH
L'automatisation de la distribution des pourboires et des salaires réduit le temps de traitement des salaires. Le personnel des ressources humaines et de la paie peut se concentrer sur la stratégie et la conformité plutôt que sur la saisie des données.
Amélioration de l'accès financier
Pour les employés qui n'ont pas de compte bancaire, les cartes de paiement offrent un moyen sûr et pratique de gérer leurs revenus. Elles ouvrent ainsi la porte à un plus grand nombre de travailleurs et favorisent l'équité financière.
Sécurité accrue
Le versement numérique des salaires réduit les risques liés aux chèques perdus ou à la fraude. L'automatisation permet également d'obtenir un historique détaillé des transactions, utile pour les audits et la conformité des salaires.
Exemples populaires d'intégration de cartes de paiement
Les experts en intégration de données de Flexspring proposent des intégrations personnalisées entre les applications RH et les plateformes de paie, y compris des solutions de cartes de paiement. L'un des exemples les plus remarquables est l'intégration de POS to Wisely by ADP , qui permet un accès immédiat au salaire et aux pourboires quotidiens sans avoir besoin d'un compte bancaire.
Étude de cas sur l'intégration de Wisely by ADP
The Man Shop, une chaîne de salons de coiffure comptant 13 établissements répartis dans trois États, était confrontée à des retards dans le paiement des pourboires en raison d'une livraison incohérente des fichiers POS. Le personnel des ressources humaines passait des heures chaque soir à gérer manuellement les transferts de fichiers.
Flexspring a mis au point une intégration personnalisée qui relie directement son système de point de vente à Wisely. Désormais, lorsque le fichier de pourboires quotidien tombe dans un dossier partagé, l'intégration le télécharge automatiquement, garantissant ainsi le paiement des pourboires le jour même sans aucun effort manuel.
Le résultat : L'équipe des RH a économisé 15 heures par mois et les employés ont été payés à temps à la fin de chaque service. Une équipe de RH heureuse, des coiffeurs heureux !
"C'est la meilleure expérience technique que nous ayons jamais eue. Ils savent parfaitement résoudre les problèmes et ont trouvé différentes façons de faire fonctionner cette intégration comme nous le souhaitions. Les experts en intégration de Flexspring nous ont redonné confiance dans le processus." - Destiny Munoz, directrice des ressources humaines, The Man Shop
"La fonction la plus intéressante est de ne pas avoir à traiter manuellement les pourboires tous les soirs ! - Wendy Jordan, directrice générale, The Man Shop
Lire l'étude de cas complète de Wisely Integration.
Intégration gratuite clé en main
Pour les clients de Wisely by ADP sur ADP Marketplace, Flexspring offre uneintégration clé en main gratuite de POS à Wisely qui envoie les pourboires et les commissions quotidiennement sur les cartes de paiement Wisely à l'heure de votre choix.
Intégration personnalisée
Vous avez besoin d'une solution adaptée à vos activités commerciales uniques ? Flexspring crée des solutions personnalisées avec la mise en commun des pourboires, les flux de travail d'approbation des gestionnaires ou d'autres besoins spécialisés. Les prix varient en fonction du nombre de sites et de leur complexité.
FAQ sur l'intégration des cartes de paiement
Vous envisagez d'optimiser vos flux de travail pour les cartes de paiement ? Voici les réponses aux questions les plus courantes sur l'intégration des cartes de paiement.
- Pourquoi une entreprise devrait-elle envisager l'intégration des cartes de paiement ?
L'intégration des cartes de paiement rationalise le versement des salaires et des pourboires, réduit les coûts et les erreurs et permet de servir plus efficacement les employés non bancarisés. - L'intégration des cartes de paiement est-elle sécurisée ?
Oui. Les intégrations de données de Flexspring répondent à des normes de sécurité de niveau bancaire. Avec des transferts cryptés et des protocoles d'authentification sécurisés, l'intégration des cartes de paiement est plus sûre que les chèques papier. - Les employés peuvent-ils refuser d'utiliser une carte de paiement ?
Oui. Les employés ne peuvent pas être contraints d'utiliser une carte de paiement. La loi sur le transfert électronique de fonds (EFTA) du Bureau américain de protection financière des consommateurs exige que les employeurs offrent au moins une autre option de paiement aux employés que la carte de paiement. - Combien de temps faut-il pour intégrer un système de cartes de paiement ?
Une simple intégration clé en main peut prendre de 2 à 4 semaines. Les constructions complexes sur mesure prennent généralement plus de temps. - Les cartes de paiement sont-elles payantes pour les employés ?
Certaines le sont, en fonction de l'utilisation (par exemple, les retraits aux guichets automatiques). Choisissez un fournisseur dont la structure des frais est transparente. - Quels sont les systèmes de paie qui prennent en charge l'intégration des cartes de paiement ?
La plupart des plateformes de premier plan telles que ADP, Paychex et Paylocity prennent en charge l'intégration des cartes de paiement. Flexspring assure la compatibilité entre les systèmes. - Les cartes de paiement peuvent-elles être utilisées pour payer des entrepreneurs indépendants ?
Oui, mais vous devez veiller à ce qu'elles soient correctement classées et respecter les règles de déclaration 1099. - Quelles sont les considérations de conformité pour l'intégration des cartes de paiement ?
Les lois varient d'un État à l'autre, et les États qui n'ont pas de lois spécifiques sur les cartes de paiement suivent les réglementations fédérales. Veillez à ce que votre intégration respecte le droit du travail local, en particulier en ce qui concerne le consentement des employés et la divulgation des frais. - Quel type d'assistance les fournisseurs de cartes de paiement offrent-ils ?
La plupart d'entre eux proposent un service clientèle, une assistance technique et du matériel pédagogique pour les employés. - Comment choisir la bonne solution d'intégration des cartes de paiement ?
Travaillez avec un expert en intégration comme Flexspring pour faire correspondre votre système de paie avec le fournisseur de cartes de paiement le mieux adapté.
Conclusion
L'intégration des cartes de paiement rend la paie plus efficace, plus inclusive et plus facile à gérer, en particulier pour les entreprises dont les employés sont payés au pourboire ou à l'heure. Que vous essayiez de réparer un processus de paiement des pourboires défectueux ou de mettre en place des paiements numériques dans plusieurs établissements, les cartes de paiement offrent une solution pratique et moderne.
Flexspring vous aide à automatiser et à optimiser les paiements de votre personnel grâce à des intégrations fiables et développées par des experts qui donnent des résultats.
