La gestion des flux de travail des RH peut ressembler à la construction d'un système d'irrigation complexe, avec diverses applications et la saisie manuelle des données, comme des pièces éparses qui ne s'emboîtent pas tout à fait. Faire en sorte que toutes les pièces fonctionnent correctement pour les professionnels des RH peut être frustrant sans un plan bien conçu. L'intégration de la paie joue le rôle d'un spécialiste de l'irrigation compétent, connectant méticuleusement chaque canal pour s'assurer que chaque goutte d'eau atteint sa destination.

Qu'est-ce que l'intégration de la paie ?

Tout comme l'irrigation permet d'acheminer efficacement l'eau vers les différentes parties d'une exploitation agricole, l'intégration de la paie garantit que les données des employés, la comptabilisation des heures, les avantages sociaux, les déductions fiscales et les remboursements de frais sont envoyés avec précision à votre système de paie préféré, ce qui permet de payer chaque employé sans erreur et de gérer les finances de manière appropriée.

Tout comme de bons tuyaux empêchent la contamination de l'eau et les fuites, l'intégration de la paie protège les flux de travail RH contre les erreurs de données et les failles de sécurité. L'intégration de la paie connecte les différentes applications RH de votre écosystème RH et fournit des résultats précis, harmonisant les opérations RH et permettant à vos organisations de se développer efficacement.

Comment intégrer les systèmes de paie

Il existe deux façons de transférer les données d'autres applications RH vers votre système de paie préféré :

Manuellement : Vous pouvez transférer manuellement les données des salariés entre les applications RH et votre application de paie. Cette méthode est fastidieuse, prend du temps et peut entraîner des erreurs de double saisie, comme si vous transportiez à la main des seaux d'eau à partir d'un puits avec des déversements occasionnels plutôt que d'avoir des canalisations.
Connecteur de données API-to-API : Vous pouvez ajouter un simple connecteur de données d'API à API qui partage automatiquement les données entre les applications RH et votre application de paie en temps quasi réel. L'ajout de connecteurs de données libère la puissance de l'automatisation, offrant à votre entreprise une précision et une efficacité accrues.

Rationaliser les flux de travail grâce à l'automatisation est logique. Le département RH moyen économise 15 à 20 heures par mois en ajoutant le plus simple des connecteurs de données de paie : les nouvelles embauches d'un ATS ou d'une application RH de base vers votre application de paie. C'est un énorme gain de productivité !

Comme l'explique Cristi Johnson, Compensation/Benefits Manager, EOS Amérique du Nord : "Grâce à l'intégration des données, nous ne dupliquons plus manuellement le travail dans Workday et ADP. Notre administrateur RH économise environ 15 heures par semaine en n'effectuant plus de mises à jour manuelles. Nous avons désormais l'intégrité des données et nous ne nous inquiétons plus des données non concordantes entre les systèmes, car tout est connecté. Je recommande sans hésiter l'intégration des données à toute personne travaillant dans le domaine des ressources humaines.

Les six intégrations de systèmes de paie les plus populaires

Selon les experts en intégration de données RH de Flexspring, les six intégrations de données salariales les plus populaires sont les suivantes :

Paie avec un ATS ou un système RH de base

Nouvelles embauches d'un ATS ou d'un Core HR vers une application de gestion de la paie
Mises à jour des salariés d'un ATS ou d'un Core HR vers une application de paie

Paie avec une application de suivi du temps

Le temps et les présences de votre application de suivi du temps à votre système de paie

Paie avec un système ERP

Entrées de journal entre la paie et l'ERP
Nouvelles embauches et mises à jour des employés de la paie vers un ERP
Remboursement de frais d'un ERP à la paie

Comment ces intégrations fonctionnent-elles ? Imaginez l'intégration des données comme un aéroport en pleine effervescence, où divers vols d'informations convergent et partent en toute transparence, garantissant un flux de données fluide dans votre paysage numérique. Examinons de plus près les détails :

Paie avec un ATS ou un système RH de base

1. Nouvelles embauches d'un ATS ou d'un Core HR vers une application de paie :

Avec l'intégration des nouvelles embauches d'un ATS ou d'un Core HR à la paie, lorsqu'un responsable du recrutement appuie sur le bouton de nouvelle embauche dans votre ATS ou Core HR, les données de la nouvelle embauche sont automatiquement synchronisées dans la paie en temps quasi réel avec les informations essentielles nécessaires au traitement de la paie. Les données sont dupliquées instantanément !

2. Mises à jour de l'employé d'un ATS ou d'un Core HR vers une application de paie :

Combinées aux mises à jour des employés, dès que les données des employés changent dans votre ATS ou Core HR, les données des employés sont automatiquement mises à jour dans la paie en temps quasi réel.

Paie avec une application de suivi du temps

3. Le temps et les présences depuis votre application de suivi du temps jusqu'à votre système de paie :

La gestion des temps et des présences entre votre application de suivi des temps et votre système de paie agit comme un tapis roulant magique qui transmet automatiquement les données d'entrée et de sortie, épargnant ainsi aux professionnels des ressources humaines la tâche fastidieuse d'entrer manuellement les feuilles de temps et de garantir l'exactitude des heures travaillées. Ce cas d'utilisation permet également de gérer les vacances et les congés.

Paie avec un système ERP

4. Entrées de journal entre la paie et l'ERP :

L'intégration de l'application de paie aux écritures de l'ERP extrait les données de paie hebdomadaires ou bihebdomadaires de votre application de paie et les transmet à votre ERP. Au lieu d'envoyer chaque donnée séparément, elle combine différents types d'informations sur la paie, comme les revenus, les déductions et les impôts, pour créer une entrée de journal par cycle de paie et par filiale.

L'intégration permet également de regrouper les montants récapitulés en fonction des départements ou des lieux, de la même manière que les différents éléments d'une histoire peuvent être regroupés en différents chapitres.

Cette intégration joue également le rôle d'un comptable vigilant. Elle vérifie deux fois les débits et les crédits, s'assurant que les soldes sont corrects. Si une erreur est détectée, un drapeau s'allume rapidement pour vous alerter, comme un gardien vigilant qui s'assure que tout s'additionne correctement.

Les équipes RH et financières économisent généralement 30 à 40 heures par mois grâce à un connecteur d'écriture de journal entre la paie et l'ERP. Un gain de temps incroyable !

"Les plus grands avantages de nos intégrations NetSuite", a déclaré Iryna Sukhanovska, contrôleur de gestion de Roostify, "sont qu'elles permettent de gagner du temps et d'éliminer les erreurs humaines dans la saisie des données. Auparavant, nous avions besoin d'une personne pour effectuer manuellement les changements et les mises à jour dans NetSuite, ce qui lui prenait environ 8 heures par semaine. Aujourd'hui, nous gagnons une journée de temps par semaine !

5. Nouvelles embauches et mises à jour des employés de la paie vers un ERP :

Dès qu'un employé est embauché ou mis à jour dans votre application de paie, les données de l'employé sont automatiquement synchronisées dans votre ERP en temps quasi réel avec les données de l'employé nécessaires à la gestion du personnel.

6. Remboursement des frais d'un ERP à la paie :

L'intégration des remboursements de frais d'un ERP à la paie prend tous les remboursements de frais approuvés de votre ERP qui sont au-delà des compensations régulières - par exemple, les déductions de voyage, le kilométrage ou le téléphone portable - et importe les données de frais dans le module de traitement par lots des données de la paie.

Plus de détails sur ces cas d'utilisation de l'intégration de la paie qui permettent de gagner du temps pour des applications de paie spécifiques telles que ADP Paychex, Paylocity, Paycor, et d'autres encore, ainsi que des applications ERP comme NetSuite, sont disponibles sur Flexspring .

Quels sont les avantages d'un système de paie intégré ?

L'intégration des données de paie présente de nombreux avantages, notamment

Gain de temps : L'intégration des données de paie change la donne en matière d'efficacité et de productivité. L'intégration des données permet aux professionnels des RH de travailler plus intelligemment, et non plus difficilement, en rationalisant les processus et en maximisant la valeur de chaque minute. C'est comme si vous disposiez d'une arme secrète dans votre arsenal qui permet aux professionnels des RH d'accomplir plus en moins de temps, libérant ainsi tout leur potentiel. L'intégration des données de paie permet de gagner du temps et de l'argent. Selon Jeffrey Laymon, consultant exécutif pour Integrated Dermatology : "Nous ne sommes plus dans le domaine de la saisie manuelle du journal de paie. Grâce à l'automatisation, nous sommes en mesure d'assurer une croissance substantielle et rentable sans ajouter de contraintes ni d'effectifs à notre back-office."
Amélioration de la précision des données : L'intégration des données de paie répond aux problèmes d'exactitude des données. L'automatisation du processus d'intégration des données élimine les risques liés à la saisie manuelle des données. Finis les maux de tête, les incohérences ou les inexactitudes des données. Vous n'avez plus qu'à vous fier à des données fiables.

Avant qu'Ann Martin de Credit Donkey n'opte pour l'intégration des données salariales, elle déclarait : "Le fait de gérer tout cela en interne, avec le peu de temps libre que notre équipe dirigeante pouvait trouver, a entraîné de nombreuses erreurs dans des domaines tels que la paie et l'assurance maladie, ce qui a certainement provoqué un certain mécontentement chez les employés. Pour moi, l'un des avantages de l'intégration de la paie, c'est que je n'ai plus à être le méchant".
Des rapports et des analyses de meilleure qualité : En fusionnant sans effort des données provenant de sources multiples, les professionnels des ressources humaines obtiennent les informations nécessaires pour repérer les tendances et prendre des décisions éclairées. Il s'agit de la clé qui libère tout le potentiel de vos données et vous aide à prospérer dans un paysage commercial en constante évolution.

Dan Dillon de CleanItSupply.com mentionne que "les données de paie sont une mine d'or d'analyses perspicaces. Grâce à l'intégration, nous avons pu mieux suivre les coûts de main-d'œuvre, aligner les stratégies RH sur les objectifs de l'entreprise et améliorer la prise de décision sur la base de données en temps réel".

En outre, Simon Bacher de Ling commente que "la disponibilité de rapports et d'analyses détaillés nous permet d'identifier rapidement toute erreur et de prendre des décisions éclairées. Par exemple, l'identification des tendances en matière de paie peut aider à optimiser l'allocation du budget et à minimiser les dépenses inutiles."
Une sécurité accrue : Grâce à l'intégration des données de paie, les informations sensibles restent entre les mains des seules personnes qui ont réellement besoin d'y accéder. L'intégration des données de paie établit un équilibre parfait entre commodité et confidentialité, simplifiant vos opérations tout en protégeant votre forteresse de données RH.

Guillaume Drew et son entreprise, Or and Zon, ont bénéficié de la sécurité accrue qu'offre l'intégration des données de paie. "Un système de paie robuste garantit la sécurité et la confidentialité des données des employés et nous aide à nous conformer aux réglementations financières. Depuis l'intégration de notre système de paie, nous avons considérablement réduit les risques potentiels en matière de sécurité.
Amélioration du moral des employés : il s'agit de créer un environnement dans lequel les professionnels des ressources humaines peuvent réellement briller et libérer leurs talents. Tout le monde est heureux d'abandonner les tâches manuelles. L'intégration des données de paie permet aux employés de se concentrer sur les aspects stratégiques de la croissance de l'entreprise.

Gianluca Ferruggia de DesignRush souligne qu'"un système de paie intuitif et rationalisé permet de verser les salaires en temps voulu et avec précision, ce qui contribue en fin de compte à maintenir le moral des employés à un niveau élevé. Il montre au personnel que l'organisation apprécie son travail et veille à ce qu'il soit rémunéré en conséquence".

Globalement, l'intégration des données de paie aide les organisations à optimiser leurs processus RH, à éviter les risques liés à la paie, à améliorer la prise de décision et à enrichir l'expérience des employés.

Conclusion

Dans le monde des affaires, le temps est une monnaie précieuse. La rationalisation des flux de travail des RH constitue un investissement rentable pour atteindre l'efficacité et la croissance. Tout comme une stratégie financière intelligente, l'intégration de la paie permet aux professionnels des RH de se concentrer sur les initiatives stratégiques qui alimentent le succès de l'entreprise et d'éviter les pièges des erreurs de données manuelles qui nuisent aux rapports financiers et à la gestion.

L'intégration des données de paie est très rentable. À chaque étape de votre parcours commercial, l'intégration des données de paie est un choix judicieux qui permet à votre équipe d'explorer de nouveaux horizons et d'atteindre de nouvelles frontières de réussite.

Pour obtenir de l'aide sur l'intégration de la paie avec n'importe quel logiciel de votre écosystème RH ou un connecteur de données pour votre logiciel de paie, contactez les experts en intégration de données de Flexspring.

Le guide ultime de l'intégration de la paie