What is payroll integration?

L'intégration de la paie automatise le partage des données entre les systèmes RH, de gestion des temps, de paie et ERP, remplaçant ainsi la double saisie manuelle des données. Elle permet généralement de synchroniser les nouvelles embauches, les changements concernant les salariés, les temps et présences, les remboursements de frais et les écritures comptables liées à la paie, afin d'éliminer les erreurs manuelles coûteuses. La plupart des équipes optent pour des connecteurs de données API-à-API qui transfèrent les données en temps quasi réel, plutôt que de recourir à des exportations manuelles et à des transferts de fichiers.

What is the difference between payroll integration and an integrated payroll system?

Un système de gestion de la paie intégré est une application de paie connectée aux autres applications de pointe de votre écosystème RH — telles qu’un ATS, un système RH central, une application de gestion des temps ou un ERP —, ce qui permet aux données des salariés de circuler automatiquement entre elles. L’alternative consiste à opter pour une suite « tout-en-un » unique, ce qui pourrait vous obliger à remplacer les applications que vos équipes préfèrent déjà.

What are the most common payroll system integrations?

Les six intégrations de gestion de la paie les plus demandées sont les suivantes : Nouveaux collaborateurs issus d'un système ATS ou d'un système RH central vers la paie Mises à jour des données du personnel provenant d'un système de gestion des candidatures (ATS) ou d'un système RH central vers le service de paie Les données de présence et d'horaires, de l'application de suivi du temps à la paie Écritures comptables de la paie vers l'ERP Nouvelles embauches et mises à jour concernant les salariés : de la paie à un ERP Remboursement des frais depuis un progiciel de gestion intégré (ERP) vers la paie La plupart des entreprises commencent par en adopter une, puis en ajoutent d'autres à mesure qu'elles constatent les gains de temps réalisés.

How does payroll-to-ERP journal entry integration work?

L'intégration des écritures comptables entre la paie et l'ERP extrait les données de paie après chaque cycle et les enregistre dans votre ERP sous forme d'écritures comptables. Ces écritures peuvent être regroupées par service, site ou salarié, selon vos règles métier. Le processus automatisé vérifie que les débits et les crédits s'équilibrent et signale les écarts avant la comptabilisation. Les équipes financières gagnent généralement entre 30 et 40 heures par mois grâce à un connecteur entre la paie et l'ERP.

How do you integrate global payroll with HR systems?

Les entreprises qui intègrent leur système de paie international à leurs systèmes RH exploitent souvent plusieurs systèmes de paie ou doivent appliquer des règles métier différentes selon les pays. Les champs, les codes de paie, les règles métier et les processus de paie variant d'un pays à l'autre, ces intégrations nécessitent généralement un mappage des données spécifique à chaque pays. Une intégration sur mesure permet de gérer ces différences en synchronisant les données relatives aux salariés et à la paie entre les systèmes internationaux et régionaux.

How do HR and payroll systems stay in sync between pay runs?

Les systèmes RH et de paie restent synchronisés grâce à un connecteur API-API qui transfère les nouvelles embauches, les modifications concernant les salariés et les données de temps et de présence en temps quasi réel ou via un transfert programmé. Chaque modification enregistrée dans le système RH est transmise au service de paie avant le traitement du cycle suivant, ce qui évite d’avoir à attendre une importation manuelle de fichiers ou une double saisie manuelle des données.

Can payroll integration work with our existing HR and payroll software?

L'intégration de la paie est compatible avec toute application RH, de paie ou ERP disposant d'une API, ainsi qu'avec les applications prenant en charge le transfert automatisé de fichiers. Les applications de paie telles que ADP, Paylocity et Paychex s'intègrent généralement à Workday, UKG, SAP et NetSuite. Les connecteurs étant souvent développés sur mesure, ils peuvent être adaptés à des champs personnalisés et à des règles métier spécifiques.

Do you have to build a payroll integration yourself?

La mise en place d'une intégration de la paie en interne est une option, mais un connecteur géré constitue une alternative. Les consultants en intégration de Flexspring se chargent du mappage personnalisé des données, puis hébergent, surveillent et mettent à jour la connexion ; ainsi, aucune ressource informatique interne n'est nécessaire pour créer une intégration de données.

How much time does payroll integration save?

L'intégration de la paie permet aux services RH de gagner entre 15 et 20 heures par mois grâce à des connecteurs de paie de base. Une intégration permettant de transférer les écritures comptables de la paie vers l'ERP fait gagner aux équipes RH et financières 30 à 40 heures supplémentaires par mois, car elle supprime les tâches manuelles d'exportation, de ressaisie et de rapprochement que chaque cycle de paie entraînerait autrement.

How are payroll integrations maintained when vendors change their systems?

Les intégrations de gestion de la paie nécessitent une maintenance continue, car les fournisseurs de solutions RH et de paie modifient leurs API et leurs champs au fil du temps. Flexspring héberge, surveille et met à jour chaque intégration dès qu’un changement survient. Flexspring Monitor affiche également le statut de chaque exécution, indique les enregistrements transférés et signale les erreurs afin qu’elles puissent être corrigées.

Intégration de la paie : le guide complet destiné aux équipes chargées de la paie

La gestion des flux de travail des RH peut ressembler à la construction d'un système d'irrigation complexe, avec diverses applications et la saisie manuelle des données, comme des pièces éparses qui ne s'emboîtent pas tout à fait. Faire en sorte que toutes les pièces fonctionnent correctement pour les professionnels des RH peut être frustrant sans un plan bien conçu. L'intégration de la paie joue le rôle d'un spécialiste de l'irrigation compétent, connectant méticuleusement chaque canal pour s'assurer que chaque goutte d'eau atteint sa destination.

Qu'est-ce que l'intégration de la paie ?

Tout comme l'irrigation permet d'acheminer efficacement l'eau vers les différentes parties d'une exploitation agricole, l'intégration de la paie garantit que les données des employés, la comptabilisation des heures, les avantages sociaux, les déductions fiscales et les remboursements de frais sont envoyés avec précision à votre système de paie préféré, ce qui permet de payer chaque employé sans erreur et de gérer les finances de manière appropriée.

Tout comme des canalisations en bon état empêchent la contamination de l'eau et les fuites, l'intégration de la paie protège les processus RH contre les erreurs de données et les failles de sécurité. Elle relie les différentes applications RH de votre écosystème et fournit des résultats précis, harmonisant ainsi les opérations RH et permettant à votre organisation de se développer efficacement.

Comment intégrer les systèmes de paie

Comment transférer les données d'autres applications RH vers votre système de paie préféré ? Il existe deux façons de transférer des données d'autres applications RH vers votre système de paie préféré.

Manuellement : Vous pouvez transférer manuellement les données des salariés entre les applications RH et votre application de paie. Cette méthode est fastidieuse, prend du temps et peut entraîner des erreurs de double saisie, comme si vous transportiez à la main des seaux d'eau à partir d'un puits avec des déversements occasionnels plutôt que d'avoir des canalisations.
Connecteur de données API-to-API : Vous pouvez ajouter un simple connecteur de données d'API à API qui partage automatiquement les données entre les applications RH et votre application de paie en temps quasi réel. L'ajout de connecteurs de données libère la puissance de l'automatisation, offrant à votre entreprise une précision et une efficacité accrues.

Rationaliser les flux de travail grâce à l'automatisation est logique. Le département RH moyen économise 15 à 20 heures par mois en ajoutant le plus simple des connecteurs de données de paie : les nouvelles embauches d'un ATS ou d'une application RH de base vers votre application de paie. C'est un énorme gain de productivité !

Comme l'explique Cristi Johnson, responsable des rémunérations et des avantages sociaux chez EOS North America :

« Grâce à l'intégration des données, nous n'avons plus à effectuer manuellement le même travail à la fois dans Workday dans ADP. Notre responsable RH gagne environ 15 heures par semaine en évitant les mises à jour manuelles. Nous bénéficions désormais d'une intégrité des données et n'avons plus à nous soucier des incohérences entre les systèmes, car tout est interconnecté. Je recommande sans hésiter l'intégration des données à tous les professionnels des ressources humaines. »

Les six intégrations de systèmes de paie les plus populaires

Selon les experts en intégration de données RH de Flexspring, les six intégrations de données salariales les plus populaires sont les suivantes :

Nouvelles embauches d'un ATS ou d'un Core HR vers une application de gestion de la paie
Mises à jour des salariés d'un ATS ou d'un Core HR vers une application de paie
Le temps et les présences de votre application de suivi du temps à votre système de paie
Entrées de journal entre la paie et l'ERP
Nouvelles embauches et mises à jour des employés de la paie vers un ERP
Remboursement de frais d'un ERP à la paie

Comment ces intégrations fonctionnent-elles ? Imaginez l'intégration des données comme un aéroport en pleine effervescence, où divers vols d'informations convergent et partent en toute transparence, garantissant un flux de données fluide dans votre paysage numérique. Examinons de plus près les détails :

Paie avec un ATS ou un système RH de base

1. Nouvelles embauches d'un ATS ou d'un Core HR vers une application de paie :

Grâce à l'intégration entre votre système de gestion des candidatures (ATS) ou votre système de gestion des ressources humaines (Core HR) et le service de paie, lorsqu'un responsable du recrutement clique sur le bouton « Nouvelle embauche » dans votre ATS ou votre Core HR, les données relatives à la nouvelle embauche sont automatiquement synchronisées avec le service de paie, pratiquement en temps réel, avec toutes les informations indispensables au traitement de la paie. Les données sont répercutées instantanément !

2. Mises à jour de l'employé d'un ATS ou d'un Core HR vers une application de paie :

Combinées aux mises à jour des employés, dès que les données des employés changent dans votre ATS ou Core HR, les données des employés sont automatiquement mises à jour dans la paie en temps quasi réel.

Lisez cet article pour en savoir plus sur l'intégration du SEA et les avantages qu'elle procure.

Paie avec une application de suivi du temps

3. Le temps et les présences depuis votre application de suivi du temps jusqu'à votre système de paie :

La gestion des temps et des présences entre votre application de suivi des temps et votre système de paie agit comme un tapis roulant magique qui transmet automatiquement les données d'entrée et de sortie, épargnant ainsi aux professionnels des ressources humaines la tâche fastidieuse d'entrer manuellement les feuilles de temps et de garantir l'exactitude des heures travaillées. Ce cas d'utilisation permet également de gérer les vacances et les congés.

Paie avec un système ERP

4. Entrées de journal entre la paie et l'ERP :

L'intégration entre l'application de paie et les écritures comptables de l'ERP extrait les données de paie hebdomadaires ou bihebdomadaires de votre application de paie et les transfère vers votre ERP via le pont d'intégration. Au lieu d'envoyer chaque donnée séparément, elle regroupe différents types d'informations relatives à la paie, telles que les salaires, les retenues et les impôts, afin de créer une seule écriture comptable par cycle de paie et par filiale.

L'intégration permet également de regrouper les montants récapitulés en fonction des départements ou des lieux, de la même manière que les différents éléments d'une histoire peuvent être regroupés en différents chapitres.

Cette intégration joue également le rôle d'un comptable vigilant. Elle vérifie deux fois les débits et les crédits, s'assurant que les soldes sont corrects. Si une erreur est détectée, un drapeau s'allume rapidement pour vous alerter, comme un gardien vigilant qui s'assure que tout s'additionne correctement.

Les équipes RH et financières économisent généralement 30 à 40 heures par mois grâce à un connecteur d'écriture de journal entre la paie et l'ERP. Un gain de temps incroyable !

"Les plus grands avantages de nos intégrations NetSuite", a déclaré Iryna Sukhanovska, contrôleur de gestion de Roostify, "sont qu'elles permettent de gagner du temps et d'éliminer les erreurs humaines dans la saisie des données. Auparavant, nous avions besoin d'une personne pour effectuer manuellement les changements et les mises à jour dans NetSuite, ce qui lui prenait environ 8 heures par semaine. Aujourd'hui, nous gagnons une journée de temps par semaine !

5. Nouvelles embauches et mises à jour des employés de la paie vers un ERP :

Dès qu'un employé est embauché ou mis à jour dans votre application de paie, les données de l'employé sont automatiquement synchronisées dans votre ERP en temps quasi réel avec les données de l'employé nécessaires à la gestion du personnel.

6. Remboursement des frais d'un ERP à la paie :

L'intégration des remboursements de frais d'un ERP à la paie prend tous les remboursements de frais approuvés de votre ERP qui sont au-delà des compensations régulières - par exemple, les déductions de voyage, le kilométrage ou le téléphone portable - et importe les données de frais dans le module de traitement par lots des données de la paie.

Plus de détails sur ces cas d'utilisation de l'intégration de la paie qui permettent de gagner du temps pour des applications de paie spécifiques telles que ADP Paychex, Paylocity, Paycor, et d'autres encore, ainsi que des applications ERP comme NetSuite, sont disponibles sur Flexspring.

Lisez cet article pour en savoir plus sur l'intégration des ERP et sur les avantages qu'offre l'intégration des EPR.

Principaux avantages d'une intégration des données de paie

L'intégration des données de paie présente de nombreux avantages, notamment

Gain de temps : L'intégration des données de paie change la donne en matière d'efficacité et de productivité. L'intégration des données permet aux professionnels des RH de travailler plus intelligemment, et non plus difficilement, en rationalisant les processus et en maximisant la valeur de chaque minute. C'est comme si vous disposiez d'une arme secrète dans votre arsenal qui permet aux professionnels des RH d'accomplir plus en moins de temps, libérant ainsi tout leur potentiel. L'intégration des données de paie permet de gagner du temps et de l'argent. Selon Jeffrey Laymon, consultant exécutif pour Integrated Dermatology : "Nous ne sommes plus dans le domaine de la saisie manuelle du journal de paie. Grâce à l'automatisation, nous sommes en mesure d'assurer une croissance substantielle et rentable sans ajouter de contraintes ni d'effectifs à notre back-office."
Amélioration de la précision des données : L'intégration des données de paie répond aux problèmes d'exactitude des données. L'automatisation du processus d'intégration des données élimine les risques liés à la saisie manuelle des données. Finis les maux de tête, les incohérences ou les inexactitudes des données. Vous n'avez plus qu'à vous fier à des données fiables.

Avant qu'Ann Martin de Credit Donkey n'opte pour l'intégration des données salariales, elle déclarait : "Le fait de gérer tout cela en interne, avec le peu de temps libre que notre équipe dirigeante pouvait trouver, a entraîné de nombreuses erreurs dans des domaines tels que la paie et l'assurance maladie, ce qui a certainement provoqué un certain mécontentement chez les employés. Pour moi, l'un des avantages de l'intégration de la paie, c'est que je n'ai plus à être le méchant".
Des rapports et des analyses de meilleure qualité : En fusionnant sans effort des données provenant de sources multiples, les professionnels des ressources humaines obtiennent les informations nécessaires pour repérer les tendances et prendre des décisions éclairées. Il s'agit de la clé qui libère tout le potentiel de vos données et vous aide à prospérer dans un paysage commercial en constante évolution.

Dan Dillon de CleanItSupply.com mentionne que "les données de paie sont une mine d'or d'analyses perspicaces. Grâce à l'intégration, nous avons pu mieux suivre les coûts de main-d'œuvre, aligner les stratégies RH sur les objectifs de l'entreprise et améliorer la prise de décision sur la base de données en temps réel".

En outre, Simon Bacher de Ling commente que "la disponibilité de rapports et d'analyses détaillés nous permet d'identifier rapidement toute erreur et de prendre des décisions éclairées. Par exemple, l'identification des tendances en matière de paie peut aider à optimiser l'allocation du budget et à minimiser les dépenses inutiles."
Une sécurité accrue : Grâce à l'intégration des données de paie, les informations sensibles restent entre les mains des seules personnes qui ont réellement besoin d'y accéder. L'intégration des données de paie établit un équilibre parfait entre commodité et confidentialité, simplifiant vos opérations tout en protégeant votre forteresse de données RH.

Guillaume Drew et son entreprise, Or and Zon, ont bénéficié de la sécurité accrue qu'offre l'intégration des données de paie. "Un système de paie robuste garantit la sécurité et la confidentialité des données des employés et nous aide à nous conformer aux réglementations financières. Depuis l'intégration de notre système de paie, nous avons considérablement réduit les risques potentiels en matière de sécurité.
Amélioration du moral des employés : il s'agit de créer un environnement dans lequel les professionnels des ressources humaines peuvent réellement briller et libérer leurs talents. Tout le monde est heureux d'abandonner les tâches manuelles. L'intégration des données de paie permet aux employés de se concentrer sur les aspects stratégiques de la croissance de l'entreprise.

Gianluca Ferruggia de DesignRush souligne qu'"un système de paie intuitif et rationalisé permet de verser les salaires en temps voulu et avec précision, ce qui contribue en fin de compte à maintenir le moral des employés à un niveau élevé. Il montre au personnel que l'organisation apprécie son travail et veille à ce qu'il soit rémunéré en conséquence".

Globalement, l'intégration des données de paie aide les organisations à optimiser leurs processus RH, à éviter les risques liés à la paie, à améliorer la prise de décision et à enrichir l'expérience des employés.

FAQ sur l'intégration de la paie

Lorsque les données de paie ne sont pas synchronisées avec les systèmes RH, les bulletins de paie sont erronés, la conformité est menacée et votre équipe RH passe des heures à effectuer des corrections. Une intégration intelligente des données de paie résout ces problèmes grâce à des mises à jour automatisées et à une réduction des points de contact manuels. Voici comment Flexspring répond aux principales questions d'aujourd'hui sur l'intégration de la paie.

Qu'est-ce que l'intégration de la paie ? L'intégration de la paie automatise le partage des données entre les systèmes RH, de gestion des temps, de paie et ERP, remplaçant ainsi la double saisie manuelle des données. Elle permet généralement de synchroniser les nouvelles embauches, les changements concernant les salariés, les temps de travail et les présences, les remboursements de frais et les écritures comptables liées à la paie, afin d'éliminer les erreurs manuelles coûteuses. La plupart des équipes optent pour des connecteurs de données de type API à API qui transfèrent les données en temps quasi réel, plutôt que de recourir à des exportations manuelles et à des transferts de fichiers.
Quelle est la différence entre l'intégration de la gestion de la paie et un système de paie intégré ? Un système de paie intégré est une application de gestion de la paie reliée aux autres applications de pointe de votre écosystème RH — telles qu'un ATS, un système RH central, une application de gestion des temps ou un ERP —, ce qui permet aux données des salariés de circuler automatiquement entre elles. L'alternative consiste en une suite logicielle unique et tout-en-un, qui peut vous obliger à remplacer des applications que vos équipes utilisent déjà et apprécient.
Quelles sont les intégrations les plus courantes avec les systèmes de gestion de la paie ? Les six intégrations de gestion de la paie les plus demandées sont les suivantes :
1. Nouveaux collaborateurs issus d'un système ATS ou d'un système RH central vers la paie
2. Mises à jour des données du personnel provenant d'un système de gestion des candidatures (ATS) ou d'un système RH central vers le service de paie
3. Les données de présence et d'horaires, de l'application de suivi du temps à la paie
4. Écritures comptables de la paie vers l'ERP
5. Nouvelles embauches et mises à jour concernant les salariés : de la paie à un ERP
6. Remboursement des frais depuis un progiciel de gestion intégré (ERP) vers la paie
La plupart des entreprises commencent par en adopter une, puis en ajoutent d'autres à mesure qu'elles constatent les gains de temps réalisés.
Comment fonctionne l'intégration des écritures comptables entre la paie et l'ERP ? L'intégration des écritures comptables entre la paie et l'ERP extrait les données de paie après chaque cycle et les enregistre dans votre ERP sous forme d'écritures comptables. Ces écritures peuvent être regroupées par service, site ou salarié, selon vos règles métier. Le processus automatisé vérifie que les débits et les crédits s'équilibrent et signale les écarts avant la comptabilisation. Les équipes financières gagnent généralement entre 30 et 40 heures par mois grâce à un connecteur entre la paie et l'ERP.
Comment intégrer la gestion internationale de la paie aux systèmes RH ? Les entreprises qui intègrent la gestion internationale de la paie à leurs systèmes RH exploitent souvent plusieurs systèmes de paie ou doivent appliquer des règles métier différentes selon les pays. Les champs, les codes de paie, les règles métier et les processus de paie variant d’un pays à l’autre, ces intégrations nécessitent généralement un mappage des données spécifique à chaque pays. Une intégration sur mesure permet de gérer ces différences en synchronisant les données relatives aux salariés et à la paie entre les systèmes internationaux et régionaux.
Comment les systèmes RH et de paie restent-ils synchronisés d'un cycle de paie à l'autre ? Les systèmes RH et de paie restent synchronisés grâce à un connecteur API-API qui transfère les nouvelles embauches, les modifications relatives aux salariés et les données de temps et de présence en temps quasi réel ou via un transfert programmé. Chaque modification enregistrée dans le système RH est transmise au système de paie avant le traitement du cycle suivant, ce qui évite d'avoir à attendre une importation manuelle de fichiers ou une double saisie manuelle des données.
L'intégration de la paie est-elle compatible avec nos logiciels RH et de paie existants ? L'intégration de la paie fonctionne avec n'importe quelle application RH, de paie ou ERP disposant d'une API, ou avec des applications prenant en charge le transfert automatisé de fichiers. Les applications de paie telles que ADP, Paylocity et Paychex se connectent généralement à Workday, UKG, SAP et NetSuite. Les connecteurs étant souvent développés sur mesure, ils peuvent être adaptés à des champs personnalisés et à des règles métier spécifiques.
Devez-vous développer vous-même une intégration pour la gestion des salaires ? Développer une intégration en interne est une option, mais un connecteur géré constitue une alternative. Les consultants en intégration de Flexspring se chargent du mappage personnalisé des données, puis hébergent, surveillent et mettent à jour la connexion ; aucune ressource informatique interne n’est donc nécessaire pour créer une intégration de données.
Combien de temps permet de gagner l'intégration de la paie ? L'intégration de la paie permet aux services RH de gagner entre 15 et 20 heures par mois grâce à des connecteurs de paie de base. Une intégration par écriture comptable entre la paie et l'ERP permet aux équipes RH et financières de gagner 30 à 40 heures supplémentaires par mois, car elle supprime les tâches manuelles d'exportation, de ressaisie et de rapprochement que chaque cycle de paie entraînerait autrement.
Comment les intégrations de paie sont-elles gérées lorsque les prestataires modifient leurs systèmes ? Les intégrations de paie nécessitent une maintenance continue, car les prestataires RH et de paie modifient leurs API et leurs champs au fil du temps. Flexspring héberge, surveille et met à jour chaque intégration lorsque des changements surviennent. Flexspring Monitor affiche également le statut de chaque exécution, indique les enregistrements transférés et signale les erreurs afin qu’elles puissent être corrigées.

Conclusion

Dans le monde des affaires, le temps est une monnaie précieuse. La rationalisation des flux de travail des RH constitue un investissement rentable pour atteindre l'efficacité et la croissance. Tout comme une stratégie financière intelligente, l'intégration de la paie permet aux professionnels des RH de se concentrer sur les initiatives stratégiques qui alimentent le succès de l'entreprise et d'éviter les pièges des erreurs de données manuelles qui nuisent aux rapports financiers et à la gestion.

L'intégration des données de paie est très rentable. À chaque étape de votre parcours commercial, l'intégration des données de paie est un choix judicieux qui permet à votre équipe d'explorer de nouveaux horizons et d'atteindre de nouvelles frontières de réussite.

Pour obtenir de l'aide sur l'intégration de la paie avec n'importe quel logiciel de votre écosystème RH ou un connecteur de données pour votre logiciel de paie, contactez les experts en intégration de données de Flexspring.