La gestion des flux de travail des RH peut ressembler à la construction d'un système d'irrigation complexe, avec diverses applications et la saisie manuelle des données, comme des pièces éparses qui ne s'emboîtent pas tout à fait. Faire en sorte que toutes les pièces fonctionnent correctement pour les professionnels des RH peut être frustrant sans un plan bien conçu. L'intégration de la paie joue le rôle d'un spécialiste de l'irrigation compétent, connectant méticuleusement chaque canal pour s'assurer que chaque goutte d'eau atteint sa destination.
Qu'est-ce que l'intégration de la paie ?
Tout comme l'irrigation permet d'acheminer efficacement l'eau vers les différentes parties d'une exploitation agricole, l'intégration de la paie garantit que les données des employés, la comptabilisation des heures, les avantages sociaux, les déductions fiscales et les remboursements de frais sont envoyés avec précision à votre système de paie préféré, ce qui permet de payer chaque employé sans erreur et de gérer les finances de manière appropriée.
Tout comme des canalisations en bon état empêchent la contamination de l'eau et les fuites, l'intégration de la paie protège les processus RH contre les erreurs de données et les failles de sécurité. Elle relie les différentes applications RH de votre écosystème et fournit des résultats précis, harmonisant ainsi les opérations RH et permettant à votre organisation de se développer efficacement.
Comment intégrer les systèmes de paie
Comment transférer les données d'autres applications RH vers votre système de paie préféré ? Il existe deux façons de transférer des données d'autres applications RH vers votre système de paie préféré.
- Manuellement : Vous pouvez transférer manuellement les données des salariés entre les applications RH et votre application de paie. Cette méthode est fastidieuse, prend du temps et peut entraîner des erreurs de double saisie, comme si vous transportiez à la main des seaux d'eau à partir d'un puits avec des déversements occasionnels plutôt que d'avoir des canalisations.
- Connecteur de données API-to-API : Vous pouvez ajouter un simple connecteur de données d'API à API qui partage automatiquement les données entre les applications RH et votre application de paie en temps quasi réel. L'ajout de connecteurs de données libère la puissance de l'automatisation, offrant à votre entreprise une précision et une efficacité accrues.
Rationaliser les flux de travail grâce à l'automatisation est logique. Le département RH moyen économise 15 à 20 heures par mois en ajoutant le plus simple des connecteurs de données de paie : les nouvelles embauches d'un ATS ou d'une application RH de base vers votre application de paie. C'est un énorme gain de productivité !
Comme l'explique Cristi Johnson, responsable des rémunérations et des avantages sociaux chez EOS North America :
« Grâce à l'intégration des données, nous n'avons plus à effectuer manuellement le même travail à la fois dans Workday dans ADP. Notre responsable RH gagne environ 15 heures par semaine en évitant les mises à jour manuelles. Nous bénéficions désormais d'une intégrité des données et n'avons plus à nous soucier des incohérences entre les systèmes, car tout est interconnecté. Je recommande sans hésiter l'intégration des données à tous les professionnels des ressources humaines. »
Les six intégrations de systèmes de paie les plus populaires
Selon les experts en intégration de données RH de Flexspring, les six intégrations de données salariales les plus populaires sont les suivantes :
Comment ces intégrations fonctionnent-elles ? Imaginez l'intégration des données comme un aéroport en pleine effervescence, où divers vols d'informations convergent et partent en toute transparence, garantissant un flux de données fluide dans votre paysage numérique. Examinons de plus près les détails :
Paie avec un ATS ou un système RH de base
1. Nouvelles embauches d'un ATS ou d'un Core HR vers une application de paie :
Grâce à l'intégration entre votre système de gestion des candidatures (ATS) ou votre système de gestion des ressources humaines (Core HR) et le service de paie, lorsqu'un responsable du recrutement clique sur le bouton « Nouvelle embauche » dans votre ATS ou votre Core HR, les données relatives à la nouvelle embauche sont automatiquement synchronisées avec le service de paie, pratiquement en temps réel, avec toutes les informations indispensables au traitement de la paie. Les données sont répercutées instantanément !
2. Mises à jour de l'employé d'un ATS ou d'un Core HR vers une application de paie :
Combinées aux mises à jour des employés, dès que les données des employés changent dans votre ATS ou Core HR, les données des employés sont automatiquement mises à jour dans la paie en temps quasi réel.
Lisez cet article pour en savoir plus sur l'intégration du SEA et les avantages qu'elle procure.
Paie avec une application de suivi du temps
3. Le temps et les présences depuis votre application de suivi du temps jusqu'à votre système de paie :
La gestion des temps et des présences entre votre application de suivi des temps et votre système de paie agit comme un tapis roulant magique qui transmet automatiquement les données d'entrée et de sortie, épargnant ainsi aux professionnels des ressources humaines la tâche fastidieuse d'entrer manuellement les feuilles de temps et de garantir l'exactitude des heures travaillées. Ce cas d'utilisation permet également de gérer les vacances et les congés.
Paie avec un système ERP
4. Entrées de journal entre la paie et l'ERP :
L'intégration entre l'application de paie et les écritures comptables de l'ERP extrait les données de paie hebdomadaires ou bihebdomadaires de votre application de paie et les transfère vers votre ERP via le pont d'intégration. Au lieu d'envoyer chaque donnée séparément, elle regroupe différents types d'informations relatives à la paie, telles que les salaires, les retenues et les impôts, afin de créer une seule écriture comptable par cycle de paie et par filiale.
L'intégration permet également de regrouper les montants récapitulés en fonction des départements ou des lieux, de la même manière que les différents éléments d'une histoire peuvent être regroupés en différents chapitres.
Cette intégration joue également le rôle d'un comptable vigilant. Elle vérifie deux fois les débits et les crédits, s'assurant que les soldes sont corrects. Si une erreur est détectée, un drapeau s'allume rapidement pour vous alerter, comme un gardien vigilant qui s'assure que tout s'additionne correctement.
Les équipes RH et financières économisent généralement 30 à 40 heures par mois grâce à un connecteur d'écriture de journal entre la paie et l'ERP. Un gain de temps incroyable !
"Les plus grands avantages de nos intégrations NetSuite", a déclaré Iryna Sukhanovska, contrôleur de gestion de Roostify, "sont qu'elles permettent de gagner du temps et d'éliminer les erreurs humaines dans la saisie des données. Auparavant, nous avions besoin d'une personne pour effectuer manuellement les changements et les mises à jour dans NetSuite, ce qui lui prenait environ 8 heures par semaine. Aujourd'hui, nous gagnons une journée de temps par semaine !
5. Nouvelles embauches et mises à jour des employés de la paie vers un ERP :
Dès qu'un employé est embauché ou mis à jour dans votre application de paie, les données de l'employé sont automatiquement synchronisées dans votre ERP en temps quasi réel avec les données de l'employé nécessaires à la gestion du personnel.
6. Remboursement des frais d'un ERP à la paie :
L'intégration des remboursements de frais d'un ERP à la paie prend tous les remboursements de frais approuvés de votre ERP qui sont au-delà des compensations régulières - par exemple, les déductions de voyage, le kilométrage ou le téléphone portable - et importe les données de frais dans le module de traitement par lots des données de la paie.
Plus de détails sur ces cas d'utilisation de l'intégration de la paie qui permettent de gagner du temps pour des applications de paie spécifiques telles que ADPPaychex, Paylocity, Paycor, et d'autres encore, ainsi que des applications ERP comme NetSuite, sont disponibles sur Flexspring.
Lisez cet article pour en savoir plus sur l'intégration des ERP et sur les avantages qu'offre l'intégration des EPR.
Principaux avantages d'une intégration des données de paie
L'intégration des données de paie présente de nombreux avantages, notamment
Globalement, l'intégration des données de paie aide les organisations à optimiser leurs processus RH, à éviter les risques liés à la paie, à améliorer la prise de décision et à enrichir l'expérience des employés.
FAQ sur l'intégration de la paie
Lorsque les données de paie ne sont pas synchronisées avec les systèmes RH, les bulletins de paie sont erronés, la conformité est menacée et votre équipe RH passe des heures à effectuer des corrections. Une intégration intelligente des données de paie résout ces problèmes grâce à des mises à jour automatisées et à une réduction des points de contact manuels. Voici comment Flexspring répond aux principales questions d'aujourd'hui sur l'intégration de la paie.
- Peut-on automatiser la synchronisation des taux de rémunération, des primes et des déductions entre le SIRH et le système de paie ? Oui. Nos intégrations mettent à jour les champs avant chaque cycle.
- Les nouvelles embauches et les cessations d'emploi seront-elles automatiquement intégrées dans le système de paie à temps pour le cycle de paie ? Tout à fait. Dès qu'une embauche ou un licenciement est enregistré dans le SIRH, il est synchronisé avec la paie dans les délais impartis, en temps réel ou programmé.
- Comment sont traitées les modifications rétroactives - les corrections sont-elles renvoyées à la paie ? Oui, les modifications rétroactives telles que les augmentations ou les corrections rétroactives sont identifiées et transmises au service de la paie afin de garantir l'exactitude des paiements.
- Pouvons-nous prendre en charge plusieurs fournisseurs de services de paie pour différentes régions ou unités commerciales ? Oui. Flexspring prend en charge les intégrations avec plusieurs systèmes de paie simultanément, ce qui est idéal pour les équipes internationales ou décentralisées.
- Comment gérez-vous les scénarios complexes tels que les saisies-arrêts ou les chèques hors cycle ? Nous prenons en charge une logique personnalisée pour traiter les déductions spécifiques, les saisies-arrêts, les primes ou les paiements hors cycle conformément à vos politiques.
- Pouvez-vous synchroniser avec précision les codes de rémunération, les types de revenus et les champs de calcul des coûts de l'emploi ? Oui. Notre moteur de mise en correspondance garantit que les codes de rémunération et les types de gains s'alignent correctement entre les systèmes afin d'éviter les problèmes de comptabilité.
- L'intégration permet-elle de prévisualiser ou de valider les données de paie avant qu'elles ne soient finalisées ? Oui. Vous pouvez prévisualiser, valider et approuver les flux de données avant qu'ils n'atteignent le service de paie, garantissant ainsi l'exactitude des données à chaque fois.
- Cela peut-il nous aider à rester en conformité avec les réglementations locales et nationales en matière de paie ? Oui. Flexspring assure la conformité en veillant à ce que tous les champs requis soient remplis correctement et en temps voulu.
- Quel est le processus de synchronisation des soldes de PTO et des accumulations de congés ? Nous synchronisons les données PTO de manière bidirectionnelle entre votre SIRH et votre service de paie afin d'assurer une visibilité en temps réel et un suivi précis des accumulations.
- L'intégration de la paie peut-elle également mettre à jour les champs GL/comptabilité dans notre système ERP ? Oui. Nous prenons en charge les intégrations de bout en bout entre le système de paie et le système ERP pour une réconciliation financière et un reporting complets.
Conclusion
Pour obtenir de l'aide sur l'intégration de la paie avec n'importe quel logiciel de votre écosystème RH ou un connecteur de données pour votre logiciel de paie, contactez les experts en intégration de données de Flexspring.
