Pour la plupart des entreprises, l'intégration des systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP) avec d'autres applications commerciales est essentielle à la rationalisation des opérations. Ce guide complet se penche sur les principes fondamentaux de l'intégration ERP, en explorant sa définition, ses avantages et les cas d'utilisation de l'intégration qui favorisent la réussite de l'entreprise.
Qu'est-ce qu'un ERP et comment fonctionne-t-il ?
ERP est l'abréviation de "Enterprise Resource Planning" (planification des ressources de l'entreprise). Les services comptables utilisent les logiciels ERP pour gérer les activités financières et comptables quotidiennes. Les logiciels ERP facilitent la planification, la budgétisation, la prévision et l'établissement de rapports sur les résultats financiers d'une organisation. Le logiciel ERP est essentiel pour le suivi des recettes et des dépenses.
Quels sont les exemples de systèmes ERP ?
Il existe de nombreux systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) sur le marché, chacun offrant une gamme de caractéristiques et de fonctionnalités adaptées aux différents besoins des entreprises. Voici quelques options populaires :
- SAP ERP : SAP propose une suite de solutions ERP conçues pour les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. SAP ERP propose des modules pour la finance, la gestion de la chaîne d'approvisionnement, la gestion du capital humain, etc.
- Microsoft Dynamics 365 : Microsoft propose Dynamics 365 Finance and Operations. Cette application fournit des modules pour la finance, la gestion de la chaîne d'approvisionnement, la fabrication et plus encore.
- NetSuite : NetSuite, propriété d'Oracle, est un système ERP basé sur le cloud qui s'adresse aux entreprises de toutes tailles. NetSuite propose des modules pour la gestion financière, la gestion de la relation client, le commerce électronique, etc.
Qu'est-ce que l'intégration ERP ?
L'intégration ERP synchronise automatiquement les données de l'ERP avec d'autres applications. L'une des intégrations ERP les plus populaires concerne les applications de paie. Sans intégration des données, un employé doit ressaisir manuellement les données de paie à chaque cycle de paie dans le système ERP. Toute erreur commise au cours du processus de ressaisie entraîne un déséquilibre des comptes. La ressaisie manuelle des données oblige les services comptables à passer du temps à localiser l'erreur et à passer du temps supplémentaire à corriger le problème.
Lorsqu'un ERP s'intègre au système de paie, toutes les données de paie sont automatiquement partagées avec le système ERP. L'intégration élimine les risques d'erreur humaine. Les services comptables ne passent plus d'innombrables heures à corriger les données de la paie et les entreprises ont la certitude que les comptes sont correctement équilibrés. L'intégration de l'ERP garantit un processus comptable sûr, précis et opportun.
Quels sont les avantages de l'intégration de l'ERP ?
Réduction des erreurs
L'intégration ERP élimine le risque d'erreur humaine lors de la saisie manuelle des données. Le système de paie partage automatiquement les données saisies avec le système ERP. L'intégration des données garantit un partage sûr des données entre les systèmes et élimine la quantité d'erreurs manuelles auxquelles les services comptables sont souvent confrontés.
Gain de temps
Les services comptables gagnent un temps précieux lorsqu'ils n'ont pas à corriger les erreurs de paie ou à saisir manuellement les données de paie dans les différents systèmes. Les comptables n'ont pas besoin de passer du temps à localiser une erreur, car l'intégration des données garantit que les erreurs ne se produisent pas dès le départ.
"Les plus grands avantages de nos intégrations ADP à NetSuite [New Hires et Payroll to Journal Entries] sont qu'elles nous permettent de gagner du temps et d'éliminer les erreurs humaines dans la saisie des données. Auparavant, nous avions besoin d'une personne pour effectuer manuellement les changements et les mises à jour dans NetSuite, ce qui lui prenait environ 8 heures par semaine. Aujourd'hui, nous gagnons une journée de temps par semaine !" - Iryna Sukhanovska, contrôleur de gestion, Roostify
Sécurité accrue
L'intégration des ERP renforce la sécurité des données en réduisant les contacts humains. L'intégration des données permet de réduire le nombre de personnes chargées de gérer les informations financières sensibles. La réduction de la manipulation manuelle renforce la sécurité en limitant les points d'accès et les vulnérabilités potentielles. Grâce à l'intégration de l'ERP, les entreprises peuvent mettre en œuvre des mesures de sécurité plus strictes, appliquer plus efficacement les contrôles d'accès et réduire le risque de violation des données. L'intégration de l'ERP améliore l'efficacité opérationnelle et renforce la sécurité globale de l'organisation.
Cas d'utilisation de l'intégration ERP
L'intégration de la paie dans les systèmes ERP est un facteur crucial d'efficacité qui permet d'économiser beaucoup de temps et d'argent. En automatisant le transfert des données salariales, cette intégration élimine la tâche laborieuse de la saisie manuelle et en double des données dans l'ERP, ce qui permet de gagner du temps et d'atténuer le risque d'erreurs susceptibles de prolonger les processus comptables. Flexspring propose des services d'intégration ERP transparents, ouvrant la voie à une nouvelle ère de rationalisation des opérations de back-office.
Entrées de journal entre la paie et l'ERP
L'automatisation sert de pont très efficace, simplifiant la tâche complexe du transfert de vos données de paie de votre application de paie vers votre système ERP. L'intégration des écritures de paie à l'ERP importe de manière transparente toutes les informations relatives à la paie dans votre ERP, en reliant les données sans effort. Chaque cycle de paie par filiale est soigneusement organisé en une seule entrée de journal complète, capturant les détails essentiels tels que les gains, les déductions, les impôts et d'autres informations pertinentes. L'intégration peut être adaptée aux besoins spécifiques de l'entreprise, ce qui vous permet de regrouper les montants récapitulatifs en fonction de critères départementaux ou locaux. L'intégration est possible pour un nombre illimité d'entreprises, de sites ou de filiales.
"L'intégration de la paie ADP à l'écriture de journal NetSuite par Flexspring répond exactement à ce que je voulais faire. J'ai examiné des solutions plus coûteuses proposées par d'autres sociétés, mais aucune n'offrait ce que Flexspring propose : une véritable solution point à point, sans intervention manuelle. Nous n'avons plus à nous occuper de la saisie manuelle des bulletins de paie. Grâce à l'automatisation, nous sommes en mesure d'assurer une croissance substantielle et rentable sans augmenter la charge de travail ou les effectifs de notre back-office. - Jeffrey Laymon, consultant exécutif, Integrated Dermatology
Nouvelles embauches et mises à jour des employés de la paie à l'ERP
Dès l'embauche d'un employé ou la mise à jour des informations dans votre application de paie, un processus de synchronisation transparent s'enclenche, garantissant que les données de l'employé sont automatiquement transmises à votre système ERP en temps quasi réel. Ce mécanisme de synchronisation garantit que toutes les informations cruciales sur les employés, nécessaires à une gestion efficace des effectifs, se reflètent rapidement et avec précision entre les deux plates-formes.
Tout changement ou ajout aux dossiers des employés, y compris les détails personnels, les ajustements de rémunération ou les modifications de rôle, se reflète de manière transparente dans votre infrastructure organisationnelle sans aucun retard. L'intégration des nouvelles embauches et des mises à jour d'employés de la paie à l'ERP améliore l'efficacité opérationnelle et favorise une approche cohérente et synchronisée de la gestion de votre personnel, en facilitant les processus rationalisés et en promouvant une performance organisationnelle optimale.
Remboursement des frais de l'ERP à la paie
L'intégration du remboursement des dépenses de votre ERP à la paie dépasse le cadre des rémunérations régulières dans votre système ERP et englobe tous les remboursements de dépenses approuvés, tels que les déductions de voyage, les frais kilométriques ou les frais de téléphone portable. L'intégration consiste à extraire les données relatives aux dépenses et à intégrer de manière transparente les dépenses approuvées dans votre application de paie. L'intégration garantit que tous les remboursements autorisés sont comptabilisés avec précision et inclus dans votre flux de traitement de la paie.
L'automatisation de ce processus permet de rationaliser le traitement des remboursements de frais, en éliminant la nécessité d'une saisie manuelle des données et en réduisant le risque d'erreurs. Vous pouvez ainsi gérer et suivre efficacement les dépenses de vos employés, en garantissant des remboursements précis et en temps voulu, tout en améliorant l'efficacité globale de la gestion des salaires.
Résumé
En conclusion, l'intégration ERP offre une solution transformatrice aux entreprises qui cherchent à rationaliser leurs opérations et à améliorer leur efficacité. L'intégration ERP élimine les erreurs manuelles, fait gagner un temps précieux aux services comptables et garantit la précision des processus financiers. À travers des exemples concrets et des cas d'utilisation tels que les écritures de paie, la synchronisation des nouvelles recrues et l'automatisation des remboursements de frais, il est évident que l'intégration ERP optimise les opérations de back-office, en favorisant une approche plus cohérente de la gestion des activités financières et de la main-d'œuvre. À mesure que les entreprises évoluent, il est impératif d'adopter l'intégration ERP pour obtenir une croissance durable et un avantage concurrentiel dans le paysage dynamique du marché d'aujourd'hui.
