"Nous avons essayé d'autres fournisseurs d'intégration auparavant, mais ils n'ont pas réussi à nous satisfaire. Flexspring nous a écoutés et a construit l'intégration que nous voulions. Nous avons dit : voilà où nous en sommes et voilà où nous voulons aller, alors faites en sorte que cela se produise et Flexspring l'a fait ! Grâce à l'intégration, nous avons surmonté de gros problèmes et gagné beaucoup de temps." - Rob Pham, Vice-président des technologies de l'information, Wen JAI Restaurant Group
Le défi de l'intégration
Wen JAI Restaurant Group est un franchisé multi-unités de restaurants Wendy's qui compte plus de 200 établissements et plus de 6 000 employés en Floride, au Texas, au Nouveau-Mexique et au Tennessee. La saisie et la ressaisie manuelles d'informations vitales pour des milliers d'employés créaient de nombreux problèmes qui affectaient les résultats de Wen JAI. Après avoir implémenté ADP Vantage HCM comme SIRH, l'entreprise avait besoin d'une intégration transparente avec son système de point de vente, Aloha POS. Avant l'intégration, les responsables devaient saisir les nouvelles recrues dans ADP, apporter de nombreuses modifications aux informations sur les employés existants, puis aller dans le système POS et saisir à nouveau les mêmes informations pour établir les horaires de travail, enregistrer les heures travaillées et corriger les erreurs de pointage - toutes les informations de back-office nécessaires à la gestion de l'entreprise. La saisie manuelle des données signifiait également que l'équipe chargée de la paie ne s'apercevait souvent des erreurs de réconciliation qu'à la dernière minute, alors qu'elle se dépêchait de couper les chèques de paie.
Solution d'intégration
Utilisant ADP Vantage HCM comme SIRH, Wen JAI savait qu'il pouvait se tourner vers ADP Marketplace Platinum Partner, Flexspring, pour créer des intégrations personnalisées afin de relier ADP à Aloha POS. La solution a permis d'éliminer la saisie manuelle des données, qui prenait beaucoup de temps, ainsi que les erreurs humaines qui y étaient associées. Les nouvelles embauches, les données salariales, le temps de présence et les mises à jour des employés sont désormais automatiquement synchronisés entre ADP et Aloha. L'intégration a même renforcé la sécurité en détectant les fraudes associées aux employés fantômes.
Cas d'utilisation de l'intégration
Nouvelles embauches et mises à jour des employés de ADP Vantage HCM à Aloha POS
Lorsqu'un responsable appuie sur le bouton de nouvelle embauche dans ADP, les données de la nouvelle embauche se synchronisent automatiquement dans Aloha en temps quasi réel avec les informations essentielles nécessaires pour accéder aux fonctionnalités d'Aloha. Cela permet à chaque nouveau travailleur d'être immédiatement opérationnel.
En outre, dès que les données relatives aux employés changent dans ADP, elles sont automatiquement mises à jour dans Aloha en temps quasi réel. Cela permet de garantir que toutes les données sur les employés, nécessaires pour garder les travailleurs sur le terrain, restent à jour.
Calcul de l'heure de pointe de Aloha à Aloha ADP
Automatisez entièrement le partage des données de temps et de présence. Cette intégration en mains libres élimine les erreurs de saisie de données associées au transfert des données d'entrée et de sortie des feuilles de temps hebdomadaires, bihebdomadaires ou quotidiennes de Aloha POS vers ADP. L'équipe chargée de la paie peut générer des rapports toutes les heures afin que les directeurs et les directeurs généraux puissent consulter les heures des employés, le statut des heures supplémentaires et le nombre total d'heures pour un restaurant donné.
Les caractéristiques les plus intéressantes de cette intégration
L'intégration de ADP à Aloha permet de gagner du temps et de l'argent en automatisant les rapports d'heures de travail tout en augmentant la sécurité des données. "Avant l'intégration, un gestionnaire malhonnête pouvait entrer dans le système et créer un employé qui n'existait pas : un employé fantôme", explique Pham. "Il créait un faux employé et faisait virer le dépôt direct sur son compte bancaire. Il pointerait à l'entrée et à la sortie en tant qu'employé fantôme pendant qu'il travaille, puis percevrait le salaire de cet employé qui n'existe pas. Grâce à l'intégration, si un manager malhonnête crée un faux employé via Aloha, l'identifiant de l'employé généré via ADP ne correspondra pas à l'employé créé dans Aloha. Lorsque les fichiers sont téléchargés sur ADP via Flexspring, les mauvais enregistrements sont rejetés parce qu'il s'agit d'un employé inexistant. L'intégration nous a énormément aidés en augmentant la sécurité.
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