Intégration d'un système de caisse pour restaurant : comment relier votre système de caisse à la gestion de la paie et des ressources humaines

Grâce à l'intégration des données, les relevés de temps et de présence ainsi que les montants totaux des pourboires et des commissions sont automatiquement transférés depuis le système de point de vente (POS) de votre restaurant vers votre application principale de gestion des ressources humaines ou de paie, tandis que les plannings de travail, les nouvelles embauches et les mises à jour concernant les employés sont transmis dans le sens inverse. La synchronisation s'effectue via une API ou un transfert de fichiers, selon votre système de point de vente. Flexspring met en place l'intégration en fonction de vos champs personnalisés et de vos règles métier, puis l'héberge et en assure la surveillance.

C'est vous qui décidez quelles informations vous souhaitez synchroniser, et un expert en intégration de données tel que Flexspring établit la correspondance entre tous les champs des deux systèmes et met en place la connexion. Les intégrations sur mesure proposées par Flexspring incluent un nombre illimité de champs personnalisés et de règles métier. Votre équipe n'a rien à installer ni à gérer. En fonction de votre système de point de vente, la synchronisation s'effectue soit via une connexion API à API en temps quasi réel, soit par transfert de fichiers.

Grâce à l'intégration des données, les relevés de temps et de présence sont synchronisés depuis votre point de vente (POS), y compris les congés et les absences, ainsi que les pourboires et les commissions pour le personnel rémunéré à l'heure et les salariés. Les plannings de travail sont transmis quotidiennement au point de vente (POS) pour les deux à trois semaines à venir, et les données relatives aux nouvelles embauches et aux mises à jour concernant les employés circulent dans les deux sens. Vous pouvez également ajouter des paiements ponctuels, la gestion bancaire et fiscale, la gestion des dépenses, la gestion de la formation, les systèmes de participation au capital, les vérifications d'antécédents et les évaluations.

Flexspring se charge de développer, d'héberger et de surveiller le connecteur. Une intégration sur mesure du connecteur Flexspring entre votre système de point de vente et une application RH est opérationnelle en 6 à 8 semaines, selon la complexité du projet, une fois que le mappage des données et les conditions d’accès à l’API ont été définis. L’intégration sur mesure proposée par Flexspring inclut un nombre illimité de champs personnalisés et de règles métier. Flexspring se charge de l’ensemble du mappage des données ; aucune ressource informatique interne n’est donc nécessaire.

Flexspring ne conserve pas les données des employés au-delà des journaux de transactions temporaires et n'exige de personne qu'il traite ces données manuellement. Flexspring est conforme aux normes SOC 2, RGPD et ISO 27001.

Aucune ressource informatique interne n'est nécessaire pour mettre en place votre intégration de données. L'équipe de Flexspring se charge de développer l'intégration selon vos besoins et d'en assurer le suivi, y compris la gestion des modifications apportées aux API par l'un ou l'autre des fournisseurs. Il vous suffit de déterminer les cas d'utilisation dont vous avez besoin et de valider les recommandations de Flexspring concernant le mappage de vos champs.

Grâce à l'intégration des données, lorsqu'un serveur pointe sa sortie, ses heures de travail et ses pourboires sont automatiquement transférés vers votre application principale de gestion des ressources humaines ou de paie : plus besoin de les ressaisir à partir d'un rapport imprimé ni de télécharger manuellement des fichiers. Le calcul et la répartition manuels des pourboires sont chronophages et exposent un restaurant à de réels risques liés à la paie ; l'automatisation de ces processus permet d'éliminer ces deux problèmes. Peterson Management Group économise ainsi plus de 500 heures par an.

La meilleure façon de connecter le système de point de vente (POS) de votre restaurant à votre application RH dépend de vos données et des besoins de votre entreprise. Un connecteur standard peut suffire pour des flux de données simples, tandis que les champs personnalisés et les règles métier spécifiques nécessitent une intégration sur mesure. Si vous optez pour une solution sur mesure, vous pouvez développer l’intégration vous-même ou choisir une intégration gérée, comme celle proposée par Flexspring — développée et maintenue pour vous, ce qui est généralement plus rapide et moins coûteux.