„Flexspring hat uns dabei geholfen, manuelle Aufgaben zu eliminieren, wodurch unser Buchungsprozess wesentlich reibungsloser verläuft. Durch die Datenintegration sparen wir enorm viel Zeit bei der Übertragung von Informationen aus ‚ ADP ‘ in NetSuite – das ist jetzt ganz einfach, und wir hatten keinerlei Probleme. Was früher zwei Stunden gedauert hat, schafft man jetzt in nur 30 Minuten!“ – Whitney Vaughn, Lohnbuchhalterin, Castle Biosciences
Herausforderung Integration
Castle Biosciences verfügte über einen manuellen Buchungsprozess für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, der jeden Monat wertvolle Zeit in Anspruch nahm. Das Lohn- und Gehaltsabrechnungsteam übertrug die Daten manuell aus „ ADP “ in NetSuite zur Buchungsbearbeitung, was bei jedem Abrechnungslauf zwei Stunden in Anspruch nahm.
Als das Unternehmen wuchs und seine Mitarbeiterzahl auf 1.000 verdoppelte, benötigte das Lohnbuchhaltungsteam dringend eine Automatisierung der Datenverarbeitung – manuelle Prozesse waren für ein solches Wachstum nicht ausgelegt. Die Lohnbuchhaltung benötigte eine schnellere und reibungslosere Möglichkeit, die Lohndaten an die Buchhaltung zu übermitteln, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand zu verursachen.
Integrationslösung
Das Team arbeitete mit Flexspring zusammen, um die Automatisierung der Journalbuchungen von „ ADP “ in NetSuite zu realisieren.
Dank des Datenkonnektors von Flexspring werden die Gehaltsabrechnungsdaten nun automatisch von ADP in NetSuite übertragen, wodurch sich der manuelle Aufwand für die Bearbeitung der Buchungssätze verringert. Was das Gehaltsabrechnungsteam früher in zwei Stunden erledigte, dauert nun nur noch 30 Minuten. Das entspricht einer Reduzierung des manuellen Aufwands um 75 %.
Zeitersparnis ist entscheidend. Das Lohnbuchhaltungsteam kann mit minimalem Personalaufwand doppelt so viele Mitarbeiter betreuen. Anstatt Stunden mit der manuellen Datenübertragung zu verbringen, kann sich das Team darauf konzentrieren, die Lohnbuchhaltung effizienter zu prüfen, zu organisieren und abzuschließen.
Integration Anwendungsfall
ADP Lohn- und Gehaltsdaten in NetSuite-Buchungssätze
Nach der Verarbeitung der Gehaltsabrechnung extrahiert die Flexspring-Integration nahtlos Daten aus ADP. Die Integration importiert dann automatisch wichtige Details der Gehaltsabrechnung, wie Verdienste, Steuern und Abzüge, in NetSuite und erstellt eine einzige Journalbuchung für jeden Gehaltsabrechnungslauf. Zusammenfassende Beträge werden zur einfachen Nachverfolgung nach Kontocodes, Kostenstellen, Abteilungen oder Standorten organisiert. Die Integration prüft auch Soll- und Habensalden und sendet Benachrichtigungen, wenn Fehler auftreten.
Außerdem hält der Datenkonnektor von Flexspring mit dem Wachstum von Castle Biosciences Schritt und passt sich den sich ändernden Anforderungen des Unternehmens im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung an, sodass neue Standorte, Mitarbeiter oder zusätzliche Angaben zur Lohn- und Gehaltsabrechnung hinzugefügt werden können.
Die coolste Funktion dieser Integration
Ein praktischer Vorteil ist die Qualität der Daten, sobald diese in NetSuite einspeist werden. Durch die Integration erhält das Lohnbuchhaltungsteam klare, verwertbare Daten, mit denen es sofort arbeiten kann. Anstatt sich durch eine Flut unzusammenhängender Informationen wühlen zu müssen, kann es die Lohnbuchhaltungsdaten schnell nach Abteilung, Bundesland oder anderen Berichtsanforderungen ordnen.
„Wenn die Daten in NetSuite hochgeladen werden, sind sie alle übersichtlich dargestellt“, sagte Whitney Vaughn. „Ich muss lediglich eine Pivot-Tabelle erstellen, und schon habe ich alles, was ich brauche. Früher wurde ich einfach mit einer Unmenge an Informationen überhäuft. Jetzt kann ich die Mitarbeiter nach Abteilung oder Bundesland sortieren und die Pivot-Tabelle ganz nach meinen Wünschen anpassen.“
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