Mit Paycards wird die Lohn- und Gehaltsabrechnung auf eine Prepaid-Debitkarte übertragen, so dass Arbeitnehmer, die auf Stundenbasis oder mit Trinkgeld arbeiten, schneller und einfacher über ihren Lohn verfügen können. Vor allem in schnelllebigen Branchen wie der Gastronomie und dem Hotel- und Gaststättengewerbe ersparen Paycards die lästigen Papierschecks und machen den Zahltag in Kombination mit der Paycard-Integration zu einem schnelleren und reibungsloseren Erlebnis für alle.
Paycards helfen insbesondere Arbeitnehmern, die keinen Zugang zu traditionellen Finanzdienstleistungen haben. Jüngste Daten zeigen, dass 5,6 Millionen US-Haushalte ohne Bankverbindung leben - ohne Giro- oder Sparkonto. Für diese Arbeitnehmer bieten Paycards einen schnelleren Zugang zu ihrem Geld, ohne dass sie zur Bank gehen müssen.
Wenn Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung für ein Restaurant, ein Hotel oder ein Einzelhandelsunternehmen verwalten, ist das Hinzufügen von Paycards zu Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnungsintegrationsstrategie ein kluger Weg, um Abläufe zu rationalisieren, Kosten zu senken und Ihre Mitarbeiter besser zu unterstützen.
Was ist die Integration von Zahlungskarten?
Die Paycard-Integration automatisiert den Datenaustausch zwischen Ihrem Point-of-Sale-System (POS), Ihrer Gehaltsabrechnungssoftware und einem Paycard-Anbieter. Durch die Automatisierung können Löhne, Trinkgelder und Provisionen direkt auf die Lohnkarten der Mitarbeiter eingezahlt werden, genau wie bei der direkten Einzahlung, aber ohne ein Bankkonto zu benötigen.
Während Papierschecks langsam sind und direkte Einzahlungen eine traditionelle Bankverbindung voraussetzen, bieten Paycards eine digitale Lösung. Die Mitarbeiter können ihre Bezüge direkt auf ihre Karten erhalten, die wie Debitkarten für alltägliche Einkäufe oder Abhebungen am Geldautomaten funktionieren.
Richtig integriert, sind Paycards eine nahtlose Erweiterung Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnungsplattform, die Auszahlungen vereinfacht und die Genauigkeit verbessert, insbesondere für Arbeitnehmer, die Alternativen zu herkömmlichen Bankgeschäften benötigen.
So funktioniert die Paycard-Integration
Eine gut geplante Paycard-Integration verbindet Ihre POS- und Gehaltsabrechnungssysteme mit einem Paycard-Anbieter durch Automatisierung und intelligente Datenzuordnung. Der Prozess läuft in der Regel folgendermaßen ab:
- Wählen Sie einen Paycard-Anbieter
Wählen Sie einen Anbieter, der mit Ihren Unternehmenszielen übereinstimmt, die Integration in Ihr bestehendes technisches System unterstützt und auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingeht, einschließlich derer, die keine Bankverbindung haben. Ein Beispiel für eine Paycard-Option ist Wisely® von ADP. - Verbindung zu POS- und Gehaltsabrechnungssystemen
Die Integration beginnt mit der sicheren Verknüpfung dieser Systeme, um einen automatisierten Datenfluss zu schaffen, so dass die Löhne der Mitarbeiter bei jedem Lohnzyklus verarbeitet werden. Trinkgelder können sogar täglich weitergeleitet werden. - Datenfelder zuordnen
Konfigurieren Sie die Kategorien der Gehaltsabrechnung - Löhne, Trinkgelder, Provisionen -, um sicherzustellen, dass sie mit den entsprechenden Feldern in Ihrer Paycard-Plattform übereinstimmen. Dieser Schritt minimiert Fehler und unterstützt die Einhaltung von Vorschriften. - Testen Sie die Integration
Führen Sie Tests durch, um die Zahlungsgenauigkeit, den Feldabgleich und die Datensicherheit zu überprüfen. Tests vor der Markteinführung stellen sicher, dass Ihre Systeme wie erwartet funktionieren und vermeiden Überraschungen. - Go Live
Sobald die Tests abgeschlossen sind, wird die Integration automatisch mit jedem Gehaltsabrechnungszyklus - oder täglich für Trinkgelder - ausgeführt und liefert sowohl regelmäßige als auch variable Vergütungen an die Mitarbeiter. HR-Teams verbringen weniger Zeit mit manuellen Aufgaben, während die Mitarbeiter konsistente, pünktliche Zahlungen erhalten.
Schlüsselkomponenten einer erfolgreichen Paycard-Integration
Eine wirksame Integration von Zahlungskarten hängt davon ab, dass einige wichtige Systeme zusammenarbeiten:
- Gehaltsabrechnungssystem
Ihr Gehaltsabrechnungssystem ist die wichtigste Quelle für Einkommensdaten: Löhne, Steuern, geleistete Arbeitsstunden und Trinkgelderklärungen. Saubere, gut strukturierte Gehaltsabrechnungsdaten sind für die Genauigkeit unerlässlich. - Paycard-Plattform
Diese Plattform dient der Ausgabe, Verwaltung und Aufladung von Guthaben auf Paycards. Sie muss sicher und skalierbar sein und Funktionen wie Mitarbeiterportale zur Anzeige von Salden und Transaktionen enthalten. - POS-System: Trinkgelder und Provisionen
In dienstleistungsorientierten Branchen machen Trinkgelder und Provisionen einen erheblichen Teil des Gehalts aus. Ein Barkeeper verdient beispielsweise zweiwöchentlich einen Stundenlohn, während das Trinkgeld täglich ausgezahlt wird. Die Verbindung von POS-Systemen mit Paycard-Plattformen automatisiert diese täglichen Auszahlungen und macht die manuelle Dateneingabe überflüssig. - Integration Data Connector
Ob schlüsselfertig oder kundenspezifisch, dieser Konnektor verbindet Lohn- und Kassensysteme mit dem Lohnkartenanbieter. Die Integration validiert Daten, erzwingt Formatierungsregeln und behandelt Sonderfälle wie Abschlusszahlungen oder Auszahlungen zur Mitte des Zyklus.
Beispielhafte Anwendungsfälle
Die Paycard-Integration eignet sich besonders für Unternehmen, die mit variablen Zeitplänen, hohem Umsatz oder komplexen Zahlungsstrukturen zu kämpfen haben.
Restaurant-Ketten: Die am POS erfassten Trinkgelder und Arbeitsstunden fließen in die Gehaltsabrechnung ein, die das Geld an die Lohnkarten der Mitarbeiter weiterleitet. Die Mitarbeiter erhalten ihr Trinkgeld noch am selben Tag, ohne zusätzliche Schritte.
Arbeitgeber im Einzelhandel: Für Teilzeit- oder Saisonarbeitskräfte, die möglicherweise kein Bankkonto haben, bieten Lohnkarten eine konsistente und zugängliche Möglichkeit, ihr Einkommen zu erhalten.
Hotel- und Gaststättengruppen: Hotels und Veranstaltungsorte haben oft mit komplexen Gehaltsstrukturen zu kämpfen. Eine zuverlässige Integration vereinfacht die Auszahlungslogistik, so dass sich die HR-Teams auf strategischere Aufgaben konzentrieren können.
In all diesen Szenarien arbeitet die Integration hinter den Kulissen, um die Genauigkeit zu verbessern, den Aufwand zu verringern und eine hervorragende Mitarbeitererfahrung zu unterstützen.
Vorteile der Paycard-Integration
Integration bedeutet mehr als nur optimierte Daten, reibungslose Arbeitsabläufe und digitalisierte Zahlungen. Die Integration von Zahlungskarten macht den Zahltag einfach, sofort und stressfrei für Ihre hart arbeitenden Teams an der Front. Hier sind die wichtigsten Vorteile:
Schnellere Mitarbeiterzahlungen
Sie müssen nicht mehr auf Schecks oder Banküberweisungen warten. Die Gelder werden sofort auf die Zahlungskarten überwiesen - ideal für Arbeitsplätze mit täglichen oder wöchentlichen Gehaltszyklen.
Kosteneinsparungen für Arbeitgeber
Verabschieden Sie sich vom Drucken und Versenden von Schecks. Ein digitales System senkt die Kosten für die Gehaltsabrechnung und rationalisiert die Berichterstattung und den Abgleich.
Zeitersparnis für HR
Die automatisierte Verteilung von Trinkgeldern und Löhnen verkürzt die Zeit für die Lohnabrechnung. Die Mitarbeiter der Personalabteilung und der Lohnbuchhaltung können sich von der Dateneingabe auf die Strategie und die Einhaltung der Vorschriften konzentrieren.
Verbesserter finanzieller Zugang
Für Arbeitnehmer, die kein Bankkonto haben, bieten Paycards eine sichere und praktische Möglichkeit der Einkommensverwaltung. Dies öffnet die Türen zu einer breiteren Belegschaft und fördert die finanzielle Gerechtigkeit.
Erhöhte Sicherheit
Die digitale Lohnauszahlung verringert die Risiken, die mit verlorenen Schecks oder Betrug verbunden sind. Die Automatisierung liefert auch eine detaillierte Transaktionshistorie, die für Audits und die Einhaltung von Lohnvorschriften nützlich ist.
Beliebte Beispiele für die Integration von Zahlungskarten
Die Datenintegrationsexperten von Flexspring bieten benutzerdefinierte Integrationen zwischen HR-Anwendungen und Gehaltsabrechnungsplattformen, einschließlich Lohnkartenlösungen. Ein herausragendes Beispiel ist die POS to Wisely by ADP , die sofortigen Zugriff auf Lohn und tägliches Trinkgeld bietet, ohne dass ein Bankkonto erforderlich ist.
Fallstudie: Wisely by ADP Integration
The Man Shop, eine Friseurkette mit 13 Filialen in drei Bundesstaaten, hatte mit Verzögerungen bei der Auszahlung von Trinkgeldern zu kämpfen, weil die POS-Dateien nicht einheitlich geliefert wurden. Die Mitarbeiter der Personalabteilung verbrachten jeden Abend Stunden mit der manuellen Verwaltung von Dateitransfers.
Flexspring hat eine kundenspezifische Integration entwickelt, die ihr POS-System direkt mit Wisely verbindet. Wenn nun die tägliche Trinkgelddatei in einem gemeinsamen Ordner abgelegt wird, lädt die Integration sie automatisch hoch und gewährleistet so eine taggleiche Trinkgeldauszahlung ohne manuellen Aufwand.
Das Ergebnis: Die Personalabteilung sparte 15 Stunden pro Monat, und die Mitarbeiter wurden am Ende jeder Schicht pünktlich bezahlt. Glückliches HR-Team, glückliche Friseure!
"Dies ist die beste technische Erfahrung, die wir je gemacht haben. Sie sind hervorragende Problemlöser, die verschiedene Wege gefunden haben, um die Integration so zu gestalten, wie wir es wollten. Die Integrationsexperten von Flexspring haben unser Vertrauen in den Prozess wiederhergestellt." - Destiny Munoz, Personalleiterin, The Man Shop
"Das Coolste ist, dass wir das Trinkgeld nicht mehr jeden Abend manuell bearbeiten müssen!" - Wendy Jordan, Geschäftsführerin, The Man Shop
Lesen Sie die vollständige Fallstudie zu Wisely Integration.
Kostenlose schlüsselfertige Integration
Für Wisely by ADP auf dem ADP bietet Flexspring eine kostenlose, schlüsselfertige POS-Integration zu Wisely an, die Trinkgelder und Provisionen täglich zu der von Ihnen bevorzugten Zeit an Wisely Paycards sendet.
Benutzerdefinierte Integration
Benötigen Sie etwas, das auf Ihre speziellen Geschäftsabläufe zugeschnitten ist? Flexspring erstellt maßgeschneiderte Lösungen mit Trinkgeldpooling, Genehmigungsworkflows für Manager oder anderen speziellen Anforderungen. Die Preise variieren je nach Anzahl der Standorte und Komplexität.
Paycard Integration FAQ
Denken Sie darüber nach, Ihre Paycard-Workflows zu optimieren? Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Integration von Zahlungskarten.
- Warum sollte ein Unternehmen eine Paycard-Integration in Erwägung ziehen?
Die Paycard-Integration rationalisiert die Gehaltsabrechnung und die Auszahlung von Trinkgeldern, spart Kosten, reduziert Fehler und bietet Mitarbeitern ohne Bankverbindung einen besseren Service. - Ist die Integration von Zahlungskarten sicher?
Ja. Datenintegrationen von Flexspring entsprechen den Sicherheitsstandards von Banken. Mit verschlüsselten Übertragungen und sicheren Authentifizierungsprotokollen ist die Integration von Zahlungskarten sicherer als Papierschecks. - Können sich Arbeitnehmer gegen die Verwendung einer Paycard entscheiden?
Ja. Arbeitnehmer können nicht gezwungen werden, eine Paycard zu verwenden. Der U.S. Consumer Financial Protection Bureau's Electronic Funds Transfer Act (EFTA) verlangt von Arbeitgebern, dass sie ihren Mitarbeitern mindestens eine andere Zahlungsmöglichkeit als eine Paycard anbieten. - Wie lange dauert die Integration eines Zahlungskartensystems?
Eine einfache, schlüsselfertige Integration kann nur 2-4 Wochen dauern. Komplexe kundenspezifische Anpassungen dauern in der Regel länger. - Haben Paycards Gebühren für Mitarbeiter?
Einige haben welche, je nach Nutzung (z. B. Abhebungen am Geldautomaten). Wählen Sie einen Anbieter mit transparenten Gebührenstrukturen. - Welche Lohnabrechnungssysteme unterstützen die Integration von Lohnkarten?
Die meisten führenden Plattformen wie ADP, Paychex und Paylocity unterstützen die Integration von Lohnkarten. Flexspring gewährleistet systemübergreifende Kompatibilität. - Können Paycards zur Bezahlung unabhängiger Auftragnehmer verwendet werden?
Ja, aber Sie müssen für eine ordnungsgemäße Klassifizierung sorgen und alle 1099-Meldevorschriften einhalten. - Was ist bei der Integration von Paycards zu beachten?
Die Gesetze variieren von Staat zu Staat, und Staaten, die keine spezifischen Paycard-Gesetze haben, folgen den Bundesvorschriften. Stellen Sie sicher, dass Ihre Integration die lokalen Arbeitsgesetze einhält, insbesondere in Bezug auf die Zustimmung der Mitarbeiter und die Offenlegung von Gebühren. - Welche Art von Unterstützung bieten Paycard-Anbieter?
Die meisten bieten Hilfe beim Kundendienst, technische Unterstützung und Schulungsmaterial für Mitarbeiter. - Wie wähle ich die richtige Lösung für die Integration von Lohn- und Gehaltskarten?
Arbeiten Sie mit einem Integrationsexperten wie Flexspring zusammen, um Ihr Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem mit dem am besten geeigneten Lohn- und Gehaltskartenanbieter abzustimmen.
Schlussfolgerung
Die Integration von Paycards macht die Lohn- und Gehaltsabrechnung effizienter, umfassender und einfacher zu verwalten, insbesondere für Unternehmen mit Mitarbeitern, die Trinkgelder oder Stundenlohn erhalten. Ganz gleich, ob Sie versuchen, einen fehlerhaften Trinkgeldauszahlungsprozess zu beheben oder digitale Zahlungen an mehreren Standorten einzuführen, Paycards bieten eine praktische, moderne Lösung.
Flexspring unterstützt Sie bei der Automatisierung und Optimierung Ihrer Mitarbeiterzahlungen mit zuverlässigen, von Experten erstellten Integrationen, die Ergebnisse liefern.
