Die Verwaltung von HR-Workflows kann wie der Aufbau eines komplexen Bewässerungssystems erscheinen, bei dem verschiedene Anwendungen und die manuelle Dateneingabe wie verstreute Teile aussehen, die nicht ganz zusammenpassen. Ohne einen gut durchdachten Plan kann es für Personalverantwortliche frustrierend sein, wenn alle Teile richtig funktionieren. Die Integration der Lohn- und Gehaltsabrechnung dient als geschickter Bewässerungsspezialist, der jeden Kanal akribisch verbindet, um sicherzustellen, dass jeder Tropfen Wasser sein Ziel erreicht.
Was ist die Integration der Gehaltsabrechnung?
So wie die Bewässerung die verschiedenen Bereiche eines Betriebs effizient mit Wasser versorgt, sorgt die Integration der Gehaltsabrechnung dafür, dass die Daten der Mitarbeiter, die Zeiterfassung, die Leistungen, die Steuerabzüge und die Kostenerstattungen korrekt an Ihr bevorzugtes Gehaltsabrechnungssystem übermittelt werden - so wird jeder Mitarbeiter fehlerfrei bezahlt und die Finanzen werden ordnungsgemäß verwaltet.
So wie gut verlegte Rohre Wasserverschmutzung und Leckagen verhindern, schützt die Integration der Lohn- und Gehaltsabrechnung die HR-Abläufe vor Datenfehlern und Sicherheitslücken. Die Integration der Lohn- und Gehaltsabrechnung verbindet die verschiedenen HR-Anwendungen in Ihrem HR-Ökosystem miteinander und liefert präzise Ergebnisse. Dadurch werden die HR-Abläufe harmonisiert und Ihr Unternehmen kann effizient wachsen.
Wie man Gehaltsabrechnungssysteme integriert
Wie übertragen Sie also Daten aus anderen HR-Anwendungen in Ihr bevorzugtes Gehaltsabrechnungssystem? Es gibt zwei Möglichkeiten, Daten aus anderen HR-Anwendungen in Ihr bevorzugtes Gehaltsabrechnungssystem zu übertragen.
- Manuell: Sie können Mitarbeiterdaten manuell zwischen HR-Apps und Ihrer Gehaltsabrechnungs-App übertragen. Das ist mühsam, zeitaufwändig und kann zu manuellen Fehlern bei der doppelten Dateneingabe führen - so, als würden Sie mit der Hand Eimer mit Wasser aus einem Brunnen tragen, der gelegentlich überläuft, anstatt Rohre zu haben.
- API-zu-API-Datenkonnektor: Sie können einen einfachen API-zu-API-Datenkonnektor hinzufügen, der Daten automatisch und nahezu in Echtzeit zwischen HR-Anwendungen und Ihrer Gehaltsabrechnungs-App austauscht. Das Hinzufügen von Datenkonnektoren entfesselt die Kraft der Automatisierung und verleiht Ihrem Unternehmen mehr Präzision und Effizienz.
Die Rationalisierung von Arbeitsabläufen durch Automatisierung ist sinnvoll. Die durchschnittliche Personalabteilung spart 15-20 Stunden pro Monat, wenn sie nur die einfachsten Konnektoren für Gehaltsabrechnungsdaten hinzufügt: neue Mitarbeiter aus einem ATS oder einer Kern-HR-App in Ihre Gehaltsabrechnungs-App. Das ist eine enorme Produktivitätssteigerung!
Cristi Johnson, Leiterin der Abteilung Vergütung und Sozialleistungen bei EOS North America, erklärt:
„Dank der Datenintegration müssen wir die Arbeit nicht mehr manuell sowohl in Workday in ADP wiederholen. Unser Personalreferent spart etwa 15 Stunden pro Woche, da er keine manuellen Aktualisierungen mehr vornehmen muss. Wir verfügen nun über Datenintegrität und müssen uns keine Sorgen mehr über Dateninkonsistenzen zwischen den Systemen machen, da alles miteinander verbunden ist. Ich kann die Datenintegration jedem in der Personalabteilung nur wärmstens empfehlen.“
Die sechs beliebtesten Integrationen von Gehaltsabrechnungssystemen
Laut den Experten für HR-Datenintegration bei Flexspring sind die sechs beliebtesten Integrationen von Gehaltsabrechnungsdaten:
Wie funktionieren diese Integrationen? Stellen Sie sich die Datenintegration wie einen belebten Flughafen vor, auf dem verschiedene Informationsflüge nahtlos zusammenlaufen und abfliegen, um einen reibungslosen Datenfluss in Ihrer digitalen Landschaft zu gewährleisten. Schauen wir uns die Details genauer an:
Gehaltsabrechnung mit einem ATS- oder Kern-HR-System
1. Neueinstellungen von einem ATS oder Core HR zu einer Payroll App:
Dank der neuen Integration zwischen Ihrem ATS oder Kern-HR-System und der Lohnabrechnung werden die Daten neuer Mitarbeiter automatisch und nahezu in Echtzeit in die Lohnabrechnung synchronisiert, sobald ein Personalverantwortlicher in Ihrem ATS oder Kern-HR-System auf die Schaltfläche „Neuer Mitarbeiter“ klickt – einschließlich aller für die Lohnabrechnung erforderlichen Informationen. Die Daten werden sofort übertragen!
2. Mitarbeiter-Updates von einem ATS oder Core HR zu einer Payroll App:
In Kombination mit Mitarbeiteraktualisierungen werden die Mitarbeiterdaten in der Gehaltsabrechnung automatisch und nahezu in Echtzeit aktualisiert, sobald sich aktuelle Mitarbeiterdaten in Ihrem ATS oder Core HR ändern.
Lesen Sie diesen Artikel, um mehr über die ATS-Integration und die Vorteile zu erfahren, die die ATS-Integration bietet.
Gehaltsabrechnung mit einer Zeiterfassungs-App
3. Zeiterfassung von Ihrer Zeiterfassungs-App zu Ihrem Lohnbuchhaltungssystem:
Die Zeiterfassung von Ihrer Zeiterfassungs-App zu Ihrer Gehaltsabrechnung funktioniert wie ein magisches Fließband, das die Daten automatisch ein- und ausstempelt und den Personalverantwortlichen die mühsame Aufgabe der manuellen Eingabe von Stundenzetteln erspart und eine genaue Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden gewährleistet. In diesem Anwendungsfall werden auch Urlaubs- und Freistellungszeiten verwaltet.
Gehaltsabrechnung mit einem ERP-System
4. Lohnbuchhaltung an ERP-Journalbuchungen:
Die Integration der Lohnabrechnungs-App in die ERP-Buchungen extrahiert wöchentliche oder zweiwöchentliche Lohnabrechnungsdaten aus Ihrer Lohnabrechnungs-App und übermittelt diese über die Schnittstelle an Ihr ERP-System. Anstatt jede einzelne Datenangabe separat zu senden, werden verschiedene Arten von Lohninformationen wie Bezüge, Abzüge und Steuern zusammengefasst, um pro Tochtergesellschaft eine einzige Buchung pro Lohnabrechnungslauf zu erstellen.
Die Integration kann die zusammengefassten Beträge auch nach Abteilungen oder Standorten gruppieren, ähnlich wie verschiedene Elemente einer Geschichte in verschiedene Kapitel eingeteilt werden könnten.
Diese Integration fungiert auch als aufmerksamer Buchhalter. Sie prüft die Belastungen und Gutschriften doppelt und stellt sicher, dass die Salden korrekt sind. Wenn Fehler entdeckt werden, wird sofort eine Warnmeldung ausgegeben, wie ein wachsamer Wächter, der darauf achtet, dass die Summen stimmen.
HR- und Finanzteams sparen in der Regel 30 bis 40 Stunden pro Monat mit einer Verbindung zwischen Gehaltsabrechnung und ERP-Journalbuchung. Was für eine unglaubliche Zeitersparnis!
"Die größten Vorteile unserer NetSuite-Integrationen", so Iryna Sukhanovska, Corporate Controller von Roostify, "sind die Zeitersparnis und die Vermeidung menschlicher Fehler bei der Dateneingabe. Früher brauchten wir eine Person, die sich um die manuelle Eingabe von Änderungen und Aktualisierungen in NetSuite kümmerte, was etwa 8 Stunden pro Woche in Anspruch nahm. Jetzt sparen wir jede Woche einen ganzen Tag Zeit!"
5. Neueinstellungen und Mitarbeiteraktualisierungen von der Gehaltsabrechnung zu einem ERP:
Sobald ein Mitarbeiter eingestellt oder in Ihrer Gehaltsabrechnungs-App aktualisiert wird, werden die Mitarbeiterdaten in Ihrem ERP automatisch und nahezu in Echtzeit mit den für das Workforce Management erforderlichen Mitarbeiterdaten synchronisiert.
6. Erstattung von Ausgaben aus einem ERP-System an die Gehaltsabrechnung:
Die Integration der Kostenerstattung aus einem ERP-System in die Lohn- und Gehaltsabrechnung übernimmt alle genehmigten Kostenerstattungen aus Ihrem ERP-System, die über die regulären Vergütungen hinausgehen, z. B. Reisekostenabzüge, Kilometergeld oder Mobiltelefondaten, und importiert die Kostendaten in das Lohn- und Gehaltsdaten-Batchmodul.
Weitere Details zu diesen zeitsparenden Anwendungsfällen für die Integration von Gehaltsabrechnungen für bestimmte Gehaltsabrechnungsanwendungen wie z. B. ADPPaychex, Paylocity, Paycor und andere, sowie ERP-Anwendungen wie NetSuite, finden Sie bei Flexspring.
In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die ERP-Integration und die Vorteile, die die EPR-Integration bietet.
Die wichtigsten Vorteile einer Integration von Gehaltsabrechnungsdaten
Die Integration von Gehaltsabrechnungsdaten hat viele Vorteile, unter anderem:
Insgesamt hilft die Integration von Gehaltsabrechnungsdaten den Unternehmen, ihre HR-Prozesse zu optimieren, Risiken bei der Gehaltsabrechnung zu vermeiden, die Entscheidungsfindung zu verbessern und die Erfahrungen der Mitarbeiter zu verbessern.
Integration der Gehaltsabrechnung FAQ
Wenn die Gehaltsabrechnungsdaten nicht mit den HR-Systemen synchronisiert sind, sind die Gehaltsabrechnungen falsch, die Einhaltung der Vorschriften ist gefährdet, und Ihr HR-Team verbringt Stunden mit Korrekturen. Eine intelligente Integration der Gehaltsabrechnung löst diese Probleme durch automatische Aktualisierungen und weniger manuelle Eingriffe. Hier finden Sie die Antworten von Flexspring auf die wichtigsten Fragen zur Gehaltsabrechnungsintegration.
- Können wir die Synchronisierung von Gehaltssätzen, Prämien und Abzügen vom HRIS mit der Gehaltsabrechnung automatisieren? Ja. Unsere Integrationen aktualisieren die Felder vor jedem Zyklus.
- Werden Neueinstellungen und Kündigungen automatisch in die Gehaltsabrechnung einfließen, und zwar rechtzeitig zum Gehaltslauf? Auf jeden Fall. Sobald eine Einstellung oder Kündigung im HRIS erfasst ist, wird sie innerhalb des festgelegten Zeitrahmens mit der Gehaltsabrechnung synchronisiert - in Echtzeit oder nach Plan.
- Wie werden rückwirkende Änderungen gehandhabt - werden Korrekturen an die Gehaltsabrechnung zurückgeschickt? Ja, rückwirkende Änderungen, wie z. B. rückwirkende Erhöhungen oder Korrekturen, werden erkannt und an die Gehaltsabrechnung weitergeleitet, um genaue Zahlungen zu gewährleisten.
- Können wir mehrere Gehaltsabrechnungsanbieter für verschiedene Regionen oder Geschäftsbereiche unterstützen? Ja. Flexspring unterstützt Integrationen mit mehreren Gehaltsabrechnungssystemen gleichzeitig, ideal für globale oder dezentrale Teams.
- Wie gehen Sie mit komplexen Szenarien wie Pfändungen oder Off-Cycle-Schecks um? Wir unterstützen benutzerdefinierte Logik, um spezifische Abzüge, Pfändungen, Boni oder Off-Cycle-Zahlungen gemäß Ihren Richtlinien zu behandeln.
- Können Sie Gehaltscodes, Verdienstarten und Kalkulationsfelder genau synchronisieren? Ja. Unsere Mapping-Engine stellt sicher, dass die Gehaltscodes und Verdienstarten zwischen den Systemen korrekt abgeglichen werden, um Buchhaltungsprobleme zu vermeiden.
- Unterstützt die Integration die Vorschau oder Validierung von Gehaltsabrechnungsdaten, bevor sie endgültig sind? Ja. Sie können Datenströme in der Vorschau anzeigen, validieren und genehmigen, bevor sie die Gehaltsabrechnung erreichen.
- Können wir auf diese Weise die lokalen/staatlichen Vorschriften für die Gehaltsabrechnung einhalten? Ja. Flexspring sorgt für die Einhaltung der Vorschriften, indem es sicherstellt, dass alle erforderlichen Felder korrekt und pünktlich ausgefüllt werden.
- Wie werden PTO-Salden und Urlaubsguthaben synchronisiert? Wir synchronisieren die PTO-Daten bidirektional zwischen Ihrem HRIS und der Gehaltsabrechnung, um eine Echtzeit-Transparenz und eine genaue Verfolgung der Abgrenzungen zu gewährleisten.
- Kann die Lohn- und Gehaltsabrechnungsintegration auch GL-/Buchhaltungsfelder in unserem ERP-System aktualisieren? Ja. Wir unterstützen End-to-End-Integrationen zwischen Gehaltsabrechnungen und ERP-Systemen für einen vollständigen Finanzabgleich und eine umfassende Berichterstattung.
Schlussfolgerung
Wenden Sie sich an die Datenintegrationsexperten von Flexspring, wenn Sie Hilfe bei der Integration der Gehaltsabrechnung in eine beliebige Softwareanwendung in Ihrem HR-Ökosystem oder einen Datenkonnektor für Ihre Gehaltsabrechnungssoftware benötigen.
