Die Verwaltung von HR-Workflows kann wie der Aufbau eines komplexen Bewässerungssystems erscheinen, bei dem verschiedene Anwendungen und die manuelle Dateneingabe wie verstreute Teile aussehen, die nicht ganz zusammenpassen. Ohne einen gut durchdachten Plan kann es für Personalverantwortliche frustrierend sein, wenn alle Teile richtig funktionieren. Die Integration der Lohn- und Gehaltsabrechnung dient als geschickter Bewässerungsspezialist, der jeden Kanal akribisch verbindet, um sicherzustellen, dass jeder Tropfen Wasser sein Ziel erreicht.

Was ist die Integration der Gehaltsabrechnung?

So wie die Bewässerung die verschiedenen Bereiche eines Betriebs effizient mit Wasser versorgt, sorgt die Integration der Gehaltsabrechnung dafür, dass die Daten der Mitarbeiter, die Zeiterfassung, die Leistungen, die Steuerabzüge und die Kostenerstattungen korrekt an Ihr bevorzugtes Gehaltsabrechnungssystem übermittelt werden - so wird jeder Mitarbeiter fehlerfrei bezahlt und die Finanzen werden ordnungsgemäß verwaltet.

Wie gute Rohre, die Wasserverschmutzung und Lecks verhindern, schützt die Integration der Gehaltsabrechnung die HR-Workflows vor Datenfehlern und Sicherheitsverletzungen. Die Integration der Lohn- und Gehaltsabrechnung verbindet die verschiedenen HR-Anwendungen in Ihrem HR-Ökosystem und liefert genaue Ergebnisse, harmonisiert die HR-Abläufe und ermöglicht Ihrem Unternehmen ein effizientes Wachstum.

Wie man Gehaltsabrechnungssysteme integriert

Es gibt zwei Möglichkeiten, Daten aus anderen HR-Anwendungen in Ihr bevorzugtes Gehaltsabrechnungssystem zu übertragen:

Manuell: Sie können Mitarbeiterdaten manuell zwischen HR-Apps und Ihrer Gehaltsabrechnungs-App übertragen. Das ist mühsam, zeitaufwändig und kann zu manuellen Fehlern bei der doppelten Dateneingabe führen - so, als würden Sie mit der Hand Eimer mit Wasser aus einem Brunnen tragen, der gelegentlich überläuft, anstatt Rohre zu haben.
API-zu-API-Datenkonnektor: Sie können einen einfachen API-zu-API-Datenkonnektor hinzufügen, der Daten automatisch und nahezu in Echtzeit zwischen HR-Anwendungen und Ihrer Gehaltsabrechnungs-App austauscht. Das Hinzufügen von Datenkonnektoren entfesselt die Kraft der Automatisierung und verleiht Ihrem Unternehmen mehr Präzision und Effizienz.

Die Rationalisierung von Arbeitsabläufen durch Automatisierung ist sinnvoll. Die durchschnittliche Personalabteilung spart 15-20 Stunden pro Monat, wenn sie nur die einfachsten Konnektoren für Gehaltsabrechnungsdaten hinzufügt: neue Mitarbeiter aus einem ATS oder einer Kern-HR-App in Ihre Gehaltsabrechnungs-App. Das ist eine enorme Produktivitätssteigerung!

Cristi Johnson, Compensation/Benefits Manager, EOS North America, erklärt: "Mit der Datenintegration müssen wir nicht mehr manuell doppelte Arbeit in und erledigen: "Dank der Datenintegration müssen wir nicht mehr manuell doppelte Arbeit in Workday und ADP erledigen. Unser Personalverwalter spart etwa 15 Stunden pro Woche, weil er keine manuellen Aktualisierungen mehr vornehmen muss. Wir haben jetzt Datenintegrität und müssen uns keine Sorgen mehr über nicht übereinstimmende Daten zwischen den Systemen machen, weil alles miteinander verbunden ist. Ich kann die Datenintegration jedem Personalverantwortlichen nur empfehlen.

Die sechs beliebtesten Integrationen von Gehaltsabrechnungssystemen

Laut den Experten für HR-Datenintegration bei Flexspring sind die sechs beliebtesten Integrationen von Gehaltsabrechnungsdaten:

Gehaltsabrechnung mit einem ATS- oder Kern-HR-System

Neueinstellungen von einem ATS oder Core HR zu einer Payroll App
Mitarbeiter-Updates von einem ATS oder Core HR zu einer Payroll App

Gehaltsabrechnung mit einer Zeiterfassungs-App

Zeiterfassung von Ihrer Zeiterfassungs-App zu Ihrem Lohnbuchhaltungssystem

Gehaltsabrechnung mit einem ERP-System

Lohnbuchhaltung an ERP-Journalbuchungen
Neueinstellungen und Mitarbeiteraktualisierungen von der Gehaltsabrechnung zu einem ERP
Erstattung von Ausgaben aus einem ERP-System an die Gehaltsabrechnung

Wie funktionieren diese Integrationen? Stellen Sie sich die Datenintegration wie einen belebten Flughafen vor, auf dem verschiedene Informationsflüge nahtlos zusammenlaufen und abfliegen, um einen reibungslosen Datenfluss in Ihrer digitalen Landschaft zu gewährleisten. Schauen wir uns die Details genauer an:

Gehaltsabrechnung mit einem ATS- oder Kern-HR-System

1. Neueinstellungen von einem ATS oder Core HR zu einer Payroll App:

Mit der Integration von Neueinstellungen aus einem ATS oder Core HR in die Gehaltsabrechnung werden die Daten von Neueinstellungen, wenn ein Personalverantwortlicher die Schaltfläche für Neueinstellungen in Ihrem ATS oder Core HR drückt, automatisch in der Gehaltsabrechnung nahezu in Echtzeit mit den für die Verarbeitung der Gehaltsabrechnung erforderlichen Informationen synchronisiert. Die Daten werden sofort dupliziert!

2. Mitarbeiter-Updates von einem ATS oder Core HR zu einer Payroll App:

In Kombination mit Mitarbeiteraktualisierungen werden die Mitarbeiterdaten in der Gehaltsabrechnung automatisch und nahezu in Echtzeit aktualisiert, sobald sich aktuelle Mitarbeiterdaten in Ihrem ATS oder Core HR ändern.

Gehaltsabrechnung mit einer Zeiterfassungs-App

3. Zeiterfassung von Ihrer Zeiterfassungs-App zu Ihrem Lohnbuchhaltungssystem:

Die Zeiterfassung von Ihrer Zeiterfassungs-App zu Ihrer Gehaltsabrechnung funktioniert wie ein magisches Fließband, das die Daten automatisch ein- und ausstempelt und den Personalverantwortlichen die mühsame Aufgabe der manuellen Eingabe von Stundenzetteln erspart und eine genaue Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden gewährleistet. In diesem Anwendungsfall werden auch Urlaubs- und Freistellungszeiten verwaltet.

Gehaltsabrechnung mit einem ERP-System

4. Lohnbuchhaltung an ERP-Journalbuchungen:

Die Integration von Gehaltsabrechnungs-Apps in ERP-Journaleinträge extrahiert wöchentliche oder zweiwöchentliche Gehaltsabrechnungsdaten aus Ihrer Gehaltsabrechnungs-App und sendet die Daten über die Brücke an Ihr ERP. Anstatt alle Daten einzeln zu senden, werden verschiedene Arten von Abrechnungsinformationen wie Verdienste, Abzüge und Steuern kombiniert, um einen Journaleintrag pro Abrechnungslauf und Tochtergesellschaft zu erstellen.

Die Integration kann die zusammengefassten Beträge auch nach Abteilungen oder Standorten gruppieren, ähnlich wie verschiedene Elemente einer Geschichte in verschiedene Kapitel eingeteilt werden könnten.

Diese Integration fungiert auch als aufmerksamer Buchhalter. Sie prüft die Belastungen und Gutschriften doppelt und stellt sicher, dass die Salden korrekt sind. Wenn Fehler entdeckt werden, wird sofort eine Warnmeldung ausgegeben, wie ein wachsamer Wächter, der darauf achtet, dass die Summen stimmen.

HR- und Finanzteams sparen in der Regel 30 bis 40 Stunden pro Monat mit einer Verbindung zwischen Gehaltsabrechnung und ERP-Journalbuchung. Was für eine unglaubliche Zeitersparnis!

"Die größten Vorteile unserer NetSuite-Integrationen", so Iryna Sukhanovska, Corporate Controller von Roostify, "sind die Zeitersparnis und die Vermeidung menschlicher Fehler bei der Dateneingabe. Früher brauchten wir eine Person, die sich um die manuelle Eingabe von Änderungen und Aktualisierungen in NetSuite kümmerte, was etwa 8 Stunden pro Woche in Anspruch nahm. Jetzt sparen wir jede Woche einen ganzen Tag Zeit!"

5. Neueinstellungen und Mitarbeiteraktualisierungen von der Gehaltsabrechnung zu einem ERP:

Sobald ein Mitarbeiter eingestellt oder in Ihrer Gehaltsabrechnungs-App aktualisiert wird, werden die Mitarbeiterdaten in Ihrem ERP automatisch und nahezu in Echtzeit mit den für das Workforce Management erforderlichen Mitarbeiterdaten synchronisiert.

6. Erstattung von Ausgaben aus einem ERP-System an die Gehaltsabrechnung:

Die Integration der Kostenerstattung aus einem ERP-System in die Lohn- und Gehaltsabrechnung übernimmt alle genehmigten Kostenerstattungen aus Ihrem ERP-System, die über die regulären Vergütungen hinausgehen, z. B. Reisekostenabzüge, Kilometergeld oder Mobiltelefondaten, und importiert die Kostendaten in das Lohn- und Gehaltsdaten-Batchmodul.

Weitere Details zu diesen zeitsparenden Anwendungsfällen für die Integration von Gehaltsabrechnungen für bestimmte Gehaltsabrechnungsanwendungen wie z. B. ADP Paychex, Paylocity, Paycor und andere, sowie ERP-Anwendungen wie NetSuite, finden Sie bei Flexspring.

Was sind die Vorteile eines integrierten Lohn- und Gehaltsabrechnungssystems?

Die Integration von Gehaltsabrechnungsdaten hat viele Vorteile, unter anderem:

Zeitersparnis: Die Integration von Gehaltsabrechnungsdaten ist ein entscheidender Faktor für die Steigerung von Effizienz und Produktivität. Durch die Datenintegration können Personalverantwortliche intelligenter und nicht härter arbeiten, indem sie Prozesse rationalisieren und den Wert jeder Minute maximieren. Es ist, als hätten Sie eine Geheimwaffe in Ihrem Arsenal, mit der Personalverantwortliche in kürzerer Zeit mehr erreichen und ihr volles Potenzial ausschöpfen können. Die Integration von Gehaltsabrechnungsdaten spart Zeit und Geld. Jeffrey Laymon, leitender Berater bei Integrated Dermatology, meint dazu: "Wir sind nicht mehr in der Lage, unsere Gehaltsabrechnungen manuell zu erstellen. Dank der Automatisierung sind wir in der Lage, ein beträchtliches, profitables Wachstum zu erzielen, ohne unser Backoffice zu belasten oder zusätzliche Mitarbeiter einzustellen."
Verbesserte Datengenauigkeit: Die Integration von Gehaltsabrechnungsdaten ist eine Antwort auf die Probleme mit der Datengenauigkeit. Durch die Automatisierung des Datenintegrationsprozesses werden die mit der manuellen Dateneingabe verbundenen Risiken der Gehaltsabrechnung beseitigt. Keine Kopfschmerzen, Dateninkonsistenzen oder Ungenauigkeiten mehr. Nur zuverlässige Daten, denen Sie vertrauen können.

Bevor sich Ann Martin von Credit Donkey für die Integration der Lohn- und Gehaltsabrechnung entschied, sagte sie: "All das intern zu erledigen, mit jeder freien Minute, die unser Führungsteam aufbringen konnte, führte zu zahlreichen Fehlern bei Dingen wie Lohnabrechnung und Krankenversicherung, was definitiv zu einer gewissen Unzufriedenheit der Mitarbeiter führte. Einer der größten Vorteile der Gehaltsintegration ist für mich persönlich, dass ich nicht mehr der Bösewicht sein muss."
Bessere Berichte und Analysen: Durch die mühelose Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Quellen erhalten Personalverantwortliche den nötigen Einblick, um Trends zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Betrachten Sie es als den Schlüssel, der das volle Potenzial Ihrer Daten freisetzt und Ihnen hilft, in der sich ständig verändernden Unternehmenslandschaft erfolgreich zu sein.

Dan Dillon von CleanItSupply.com erklärt: "Gehaltsabrechnungsdaten sind eine wahre Fundgrube für aufschlussreiche Analysen. Durch die Integration waren wir in der Lage, die Arbeitskosten besser zu verfolgen, Personalstrategien mit den Unternehmenszielen abzustimmen und die Entscheidungsfindung auf der Grundlage von Echtzeitdaten zu verbessern."

Simon Bacher von Ling kommentiert, dass "die Verfügbarkeit von detaillierten Berichten und Analysen es uns ermöglicht, Fehler sofort zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Die Identifizierung von Trends in der Gehaltsabrechnung kann beispielsweise helfen, die Budgetzuweisung zu optimieren und unnötige Ausgaben zu minimieren."
Erhöhte Sicherheit: Mit der Integration von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten bleiben sensible Informationen nur in den Händen derjenigen, die wirklich Zugriff benötigen. Die Integration von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten schafft ein perfektes Gleichgewicht zwischen Bequemlichkeit und Datenschutz, vereinfacht Ihre Abläufe und schützt gleichzeitig Ihre HR-Datenfestung.

Guillaume Drew und sein Unternehmen Or and Zon profitieren von der erhöhten Sicherheit, die die Integration der Gehaltsabrechnung bietet. "Ein robustes Gehaltsabrechnungssystem gewährleistet die Sicherheit und Vertraulichkeit der Mitarbeiterdaten und hilft uns bei der Einhaltung der Finanzvorschriften. Seit der Integration unseres Gehaltsabrechnungssystems haben wir potenzielle Sicherheitsrisiken erheblich reduziert."
Bessere Arbeitsmoral: Es geht darum, ein Umfeld zu schaffen, in dem HR-Fachleute wirklich glänzen und ihre Talente freisetzen können. Jeder ist froh, wenn er die manuelle Routinearbeit aufgeben kann. Durch die Integration von Gehaltsabrechnungsdaten können sich die Mitarbeiter auf die strategischen Dinge konzentrieren, die Ihr Unternehmen voranbringen.

Gianluca Ferruggia von DesignRush hebt hervor, dass "ein intuitives, rationalisiertes Gehaltsabrechnungssystem zu einer rechtzeitigen und genauen Gehaltsauszahlung führt, was letztendlich zu einer hohen Mitarbeitermoral beiträgt. Es zeigt den Mitarbeitern, dass das Unternehmen ihre harte Arbeit schätzt, und stellt sicher, dass sie entsprechend entlohnt werden."

Insgesamt hilft die Integration von Gehaltsabrechnungsdaten den Unternehmen, ihre HR-Prozesse zu optimieren, Risiken bei der Gehaltsabrechnung zu vermeiden, die Entscheidungsfindung zu verbessern und die Erfahrungen der Mitarbeiter zu verbessern.

Schlussfolgerung

In der Geschäftswelt ist Zeit eine wertvolle Währung. Die Rationalisierung der HR-Arbeitsabläufe ist eine rentable Investition in Effizienz und Wachstum. Wie eine kluge Finanzstrategie ermöglicht die Integration der Lohn- und Gehaltsabrechnung den Personalfachleuten, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren, die den Erfolg des Unternehmens vorantreiben, und die Fallstricke manueller Datenfehler zu vermeiden, die der Finanzberichterstattung und dem Management schaden.

Die Integration von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten bringt erhebliche Vorteile mit sich. Die Integration von Gehaltsabrechnungsdaten ist bei jedem Schritt Ihres Unternehmens eine kluge Entscheidung, die Ihr Team in die Lage versetzt, neue Wege zu beschreiten und neue Grenzen des Erfolgs zu erreichen.

Wenden Sie sich an die Datenintegrationsexperten von Flexspring, wenn Sie Hilfe bei der Integration der Gehaltsabrechnung in eine beliebige Softwareanwendung in Ihrem HR-Ökosystem oder einen Datenkonnektor für Ihre Gehaltsabrechnungssoftware benötigen.

Der ultimative Leitfaden zur Integration der Gehaltsabrechnung