Für die meisten Unternehmen ist die Integration von ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) mit anderen Geschäftsanwendungen für die Rationalisierung der Abläufe unerlässlich. Dieser umfassende Leitfaden befasst sich mit den Grundlagen der ERP-Integration, der Definition, den Vorteilen und den Anwendungsfällen der Integration, die den Unternehmenserfolg fördern.
Was ist ein ERP und wie funktioniert es?
ERP steht für Enterprise Resource Planning. Buchhaltungsabteilungen verwenden ERP-Software, um die täglichen Finanz- und Buchhaltungsaktivitäten zu verwalten. ERP-Software hilft bei der Planung, Budgetierung, Vorhersage und Berichterstattung über die finanziellen Ergebnisse eines Unternehmens. ERP-Software ist entscheidend für die Verfolgung von Einnahmen und Ausgaben.
Was sind einige Beispiele für ERP-Systeme?
Auf dem Markt sind zahlreiche ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) erhältlich, die jeweils eine Reihe von Merkmalen und Funktionen bieten, die auf unterschiedliche Unternehmensanforderungen zugeschnitten sind. Hier sind einige beliebte Optionen:
- SAP ERP: SAP bietet eine Reihe von ERP-Lösungen an, die für Unternehmen aller Größen und Branchen geeignet sind. SAP ERP bietet Module für das Finanzwesen, das Lieferkettenmanagement, die Personalverwaltung und vieles mehr.
- Microsoft Dynamics 365: Microsoft bietet Dynamics 365 Finance and Operations an. Diese App bietet Module für Finanzen, Lieferkettenmanagement, Fertigung und mehr.
- NetSuite: NetSuite, das zu Oracle gehört, ist ein cloudbasiertes ERP-System, das sich an Unternehmen jeder Größe richtet. NetSuite bietet Module für Finanzmanagement, CRM, E-Commerce und mehr.
Was bedeutet ERP-Integration?
Die ERP-Integration synchronisiert automatisch Daten aus dem ERP mit anderen Anwendungen. Eine der beliebtesten ERP-Integrationen ist die Integration von Gehaltsabrechnungs-Apps. Ohne Datenintegration muss ein Mitarbeiter die Gehaltsabrechnungsdaten bei jedem Gehaltszyklus manuell neu in das ERP-System eingeben. Jeder Fehler, der bei der erneuten Eingabe gemacht wird, führt zu unausgeglichenen Konten. Bei der manuellen Dateneingabe müssen die Buchhaltungsabteilungen Zeit aufwenden, um den Fehler zu finden und das Problem zu korrigieren.
Wenn ein ERP-System mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung integriert ist, werden alle Lohn- und Gehaltsdaten automatisch mit dem ERP-System ausgetauscht. Durch die Integration wird Raum für menschliche Fehler beseitigt. Die Buchhaltungsabteilungen verbringen nicht mehr unzählige Stunden mit der Korrektur von Gehaltsabrechnungsdaten, und die Unternehmen gewinnen die Gewissheit, dass die Konten ordnungsgemäß ausgeglichen sind. Die ERP-Integration gewährleistet einen sicheren, genauen und zeitgerechten Abrechnungsprozess.
Was sind die Vorteile der ERP-Integration?
Reduzierte Fehler
Die ERP-Integration beseitigt die Möglichkeit menschlicher Fehler bei der manuellen Dateneingabe. Das Lohnbuchhaltungssystem gibt die eingegebenen Daten automatisch an das ERP-System weiter. Die Datenintegration gewährleistet einen sicheren Datenaustausch zwischen den Systemen und beseitigt die Menge an manuellen Fehlern, die in den Buchhaltungsabteilungen häufig auftreten.
Zeitersparnis
Buchhaltungsabteilungen sparen unzählige Stunden wertvoller Zeit, wenn sie keine Fehler in der Gehaltsabrechnung korrigieren oder Gehaltsabrechnungsdaten manuell in verschiedene Systeme eingeben müssen. Die Buchhalter müssen keine Zeit aufwenden, um einen Fehler zu finden, da die Datenintegration sicherstellt, dass die Fehler gar nicht erst entstehen.
"Die größten Vorteile unserer ADP zu NetSuite-Integrationen [New Hires und Payroll to Journal Entries] sind die Zeitersparnis und die Vermeidung menschlicher Fehler bei der Dateneingabe. Vorher brauchten wir eine Person, die sich um die manuelle Eingabe von Änderungen und Aktualisierungen in NetSuite kümmerte, was sie etwa 8 Stunden pro Woche kostete. Jetzt sparen wir jede Woche einen ganzen Tag Zeit!" - Iryna Sukhanovska, Unternehmenscontroller, Roostify
Erhöhte Sicherheit
ERP-Integration erhöht die Datensicherheit durch weniger menschliche Kontakte. Durch die Datenintegration müssen weniger Personen sensible Finanzdaten verwalten. Die Verringerung der manuellen Handhabung erhöht die Sicherheit, da die Zugriffspunkte und potenziellen Schwachstellen eingeschränkt werden. Mit der ERP-Integration können Unternehmen strengere Sicherheitsmaßnahmen einführen, Zugangskontrollen effektiver durchsetzen und das Risiko von Datenschutzverletzungen mindern. Die ERP-Integration erhöht die betriebliche Effizienz und stärkt die allgemeine Sicherheit des Unternehmens.
ERP-Integration Anwendungsfälle
Die Integration der Lohn- und Gehaltsabrechnung in ERP-Systeme ist ein entscheidender Effizienzschub, der viel Zeit und Geld spart. Durch die Automatisierung der Übertragung von Gehaltsabrechnungsdaten beseitigt diese Integration die mühsame Aufgabe der manuellen, doppelten Dateneingabe in das ERP-System, spart Zeit und mindert das Risiko von Fehlern, die die Buchhaltungsprozesse verlängern können. Flexspring bietet nahtlose ERP-Integrationsdienste und läutet damit eine neue Ära rationalisierter Back-Office-Abläufe ein.
Lohnbuchhaltung an ERP-Journalbuchungen
Die Automatisierung dient als hocheffiziente Brücke, die die komplizierte Aufgabe der Übertragung Ihrer Gehaltsabrechnungsdaten von Ihrer Gehaltsabrechnungsanwendung in Ihr ERP-System vereinfacht. Die Integration von Lohn- und Gehaltsabrechnungen in ERP-Journalbuchungen importiert nahtlos alle lohnabrechnungsbezogenen Informationen in Ihr ERP-System und verknüpft die Daten mühelos. Jede Lohn- und Gehaltsabrechnung pro Tochtergesellschaft wird übersichtlich in einer einzigen umfassenden Journalbuchung organisiert, in der wesentliche Details wie Verdienste, Abzüge, Steuern und weitere relevante Informationen erfasst werden. Die Integration kann auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten werden, so dass Sie zusammengefasste Beträge auf der Grundlage von Abteilungs- oder Standortkriterien gruppieren können. Die Integration für eine unbegrenzte Anzahl von Unternehmen, Standorten oder Tochtergesellschaften ist möglich.
"Die Integration der ADP Gehaltsabrechnung in NetSuite-Journalbuchungen von Flexspring hat genau das gebracht, was ich wollte. Ich habe mir teurere Lösungen von anderen Unternehmen angesehen, aber keine bot das, was Flexspring bietet: eine echte Punkt-zu-Punkt-Lösung, die keine Hände benötigt. Wir sind nicht mehr in der Lage, unsere Gehaltsabrechnungen manuell zu erfassen. Dank der Automatisierung sind wir in der Lage, ein beträchtliches, profitables Wachstum zu erzielen, ohne unser Backoffice zu belasten oder zusätzliches Personal einzustellen." - Jeffrey Laymon, leitender Berater, Integrierte Dermatologie
Neueinstellungen und Mitarbeiteraktualisierungen von der Gehaltsabrechnung zum ERP
Unmittelbar nach der Einstellung eines Mitarbeiters oder der Aktualisierung von Informationen in Ihrer Gehaltsabrechnungsanwendung wird ein nahtloser Synchronisationsprozess eingeleitet, der sicherstellt, dass die Mitarbeiterdaten automatisch und nahezu in Echtzeit an Ihr ERP-System übertragen werden. Dieser Synchronisationsmechanismus garantiert, dass alle wichtigen Mitarbeiterinformationen, die für ein effektives Workforce Management erforderlich sind, umgehend und präzise zwischen den beiden Plattformen gespiegelt werden.
Alle Änderungen oder Ergänzungen von Mitarbeiterdatensätzen, einschließlich persönlicher Daten, Vergütungsanpassungen oder Rollenänderungen, werden nahtlos und ohne Verzögerung in Ihrer gesamten Unternehmensinfrastruktur berücksichtigt. Neueinstellungen und Mitarbeiteraktualisierungen von der Gehaltsabrechnung bis zur ERP-Integration verbessern die betriebliche Effizienz und fördern einen kohärenten und synchronisierten Ansatz für die Verwaltung Ihrer Belegschaft, der rationalisierte Prozesse erleichtert und eine optimale Unternehmensleistung fördert.
Kostenerstattung von ERP an die Gehaltsabrechnung
Die Integration der Kostenerstattung von Ihrem ERP-System in die Gehaltsabrechnung geht über den Umfang der regulären Vergütungen in Ihrem ERP-System hinaus und umfasst alle genehmigten Kostenerstattungen wie Reisekostenabzüge, Kilometergeld oder Handykosten. Die Integration funktioniert, indem relevante Spesendaten extrahiert und genehmigte Spesen nahtlos in Ihre Gehaltsabrechnungsanwendung integriert werden. Die Integration stellt sicher, dass alle genehmigten Rückerstattungen korrekt verbucht und in Ihren Gehaltsabrechnungs-Workflow aufgenommen werden.
Durch die Automatisierung dieses Prozesses wird die Bearbeitung von Spesenerstattungen rationalisiert, die manuelle Dateneingabe entfällt und die Fehlerwahrscheinlichkeit wird verringert. Auf diese Weise können Sie die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter effektiv verwalten und nachverfolgen, eine rechtzeitige und korrekte Erstattung sicherstellen und gleichzeitig die Effizienz der Gehaltsabrechnung insgesamt steigern.
Zusammenfassung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die ERP-Integration eine transformative Lösung für Unternehmen darstellt, die ihre Abläufe rationalisieren und ihre Effizienz steigern wollen. Die ERP-Integration beseitigt manuelle Fehler, spart wertvolle Zeit für die Buchhaltungsabteilungen und gewährleistet genaue Finanzprozesse. Anhand von Beispielen und Anwendungsfällen aus der Praxis, wie z. B. Journaleinträge in der Gehaltsabrechnung, Synchronisierung von Neueinstellungen und Automatisierung von Kostenerstattungen, wird deutlich, dass die ERP-Integration die Back-Office-Abläufe optimiert und einen kohärenteren Ansatz für die Verwaltung von Personal- und Finanzaktivitäten fördert. Da sich Unternehmen weiterentwickeln, ist die ERP-Integration für nachhaltiges Wachstum und Wettbewerbsvorteile in der heutigen dynamischen Marktlandschaft unerlässlich.
