"Wir haben es schon mit anderen Integrationsanbietern versucht, aber sie haben nicht geliefert. Flexspring hat uns zugehört und die Integration entwickelt, die wir wollten. Wir sagten: Hier sind wir, und hier wollen wir sein, also machen Sie es möglich - und Flexspring hat es geschafft! Durch den Einsatz der Integration haben wir einige große Probleme überwunden und verdammt viel Zeit gespart." - Rob Pham, Vizepräsident für Informationstechnologie, Wen JAI Restaurant Group
Herausforderung Integration
Wen JAI Restaurant Group ist ein Franchisenehmer von Wendy's-Restaurants mit über 200 Standorten und mehr als 6.000 Mitarbeitern in Florida, Texas, New Mexico und Tennessee. Die manuelle Eingabe und erneute Eingabe wichtiger Informationen für Tausende von Mitarbeitern verursachte zahlreiche Probleme, die sich auf das Endergebnis von Wen JAI auswirkten. Nach der Implementierung von ADP Vantage HCM als HRIS benötigte das Unternehmen eine nahtlose Integration mit seinem Kassensystem Aloha POS (Point-of-Sale). Vor der Integration mussten die Manager neue Mitarbeiter in ADP eingeben, mehrere Änderungen an bestehenden Mitarbeiterinformationen vornehmen und dann zum POS-System gehen, um dieselben Informationen erneut einzugeben, um Arbeitspläne zu erstellen, geleistete Arbeitsstunden zu erfassen und Fehler bei der Zeiterfassung zu korrigieren - all die Back-Office-Informationen, die für den Betrieb des Unternehmens erforderlich sind. Die manuelle Dateneingabe bedeutete auch, dass das Lohnbuchhaltungsteam Abstimmungsfehler oft erst in letzter Minute entdeckte und die Gehaltsschecks in aller Eile kürzen musste.
Integrationslösung
Durch die Verwendung von ADP Vantage HCM als HRIS wusste Wen JAI, dass sie sich an den ADP Marketplace Platinum Partner Flexspring wenden konnten, um individuelle Integrationen zu erstellen, die ADP mit Aloha POS verbinden. Die Lösung beseitigte die zeitaufwändige manuelle Dateneingabe und die damit verbundenen menschlichen Fehler. Neueinstellungen, Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten, Zeiterfassung und Mitarbeiteraktualisierungen werden nun automatisch zwischen ADP und Aloha synchronisiert. Durch die Integration wurde sogar die Sicherheit erhöht, indem Betrug in Verbindung mit Geistermitarbeitern erkannt wurde.
Integration Anwendungsfälle
Neueinstellungen und Mitarbeiteraktualisierungen von ADP Vantage HCM zu Aloha POS
Wenn ein Manager die Schaltfläche für neue Mitarbeiter in ADP drückt, werden die Daten der neuen Mitarbeiter automatisch und nahezu in Echtzeit mit den wesentlichen Informationen synchronisiert, die für den Zugriff auf die Funktionen von Aloha erforderlich sind. Dies hilft dabei, jeden neuen Mitarbeiter sofort an Bord zu holen.
Sobald sich die aktuellen Mitarbeiterdaten in ADP ändern, werden die Daten automatisch und nahezu in Echtzeit in Aloha aktualisiert. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiterdaten, die für die Arbeit vor Ort benötigt werden, auf dem neuesten Stand sind.
Zeiterfassung Stechzeitberechnung von Aloha bis ADP
Automatisieren Sie den Austausch von Zeit- und Anwesenheitsdaten vollständig. Diese Integration macht die fehleranfällige Dateneingabe überflüssig, die mit der Übertragung von wöchentlichen, zweiwöchentlichen oder täglichen Zeiterfassungsdaten von Aloha POS an ADP verbunden ist. Das Lohnbuchhaltungsteam kann stündlich Berichte erstellen, damit Manager und Geschäftsführer die Stunden der Mitarbeiter, den Überstundenstatus und die Gesamtstunden für ein bestimmtes Restaurant einsehen können.
Die coolsten Features dieser Integration
Die Integration von ADP in Aloha spart Zeit und Geld durch die Automatisierung von Arbeitsstundenberichten und erhöht gleichzeitig die Datensicherheit. "Vor der Integration konnte ein unseriöser Manager in das System eindringen und einen Mitarbeiter anlegen, den es gar nicht gibt: einen Geistermitarbeiter", so Pham. "Sie würden einen falschen neuen Mitarbeiter anlegen und die direkte Einzahlung auf dessen Bankkonto veranlassen. Sie stempeln sich während der Arbeit als Geistermitarbeiter ein und aus und kassieren dann den Lohn für diesen Mitarbeiter, der nicht existiert. Wenn nun ein unseriöser Manager über Aloha einen gefälschten neuen Mitarbeiter anlegt, stimmt die über ADP generierte Mitarbeiter-ID nicht mit dem in Aloha angelegten Mitarbeiter überein. Wenn die Dateien über Flexspring auf ADP hochgeladen werden, werden die falschen Datensätze zurückgewiesen, da es sich um einen nicht existierenden Mitarbeiter handelt. Die Integration hat uns enorm geholfen, indem sie die Sicherheit erhöht hat."
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