Resumen del artículo: La automatización de los flujos de trabajo ayuda a los equipos de RR. HH. a transferir los datos de los empleados entre los sistemas de selección de personal, RR. HH., nóminas, finanzas, control de horarios e identidad sin tener que introducir la misma información más de una vez. Estos ejemplos de automatización de flujos de trabajo muestran cómo los procesos interconectados reducen los errores, agilizan la incorporación de nuevos empleados, mejoran la precisión de las nóminas y mantienen la coherencia de los registros empresariales.
Ejemplos de automatización de flujos de trabajo: conclusiones clave
- La automatización de los procesos de RR. HH. transfiere los datos de los empleados entre sistemas según unas reglas de negocio predefinidas.
- Los flujos de trabajo para la incorporación de nuevos empleados y la actualización de los datos de los empleados reducen la introducción manual repetida de datos en los sistemas de selección de personal, recursos humanos, nóminas y gestión de accesos.
- La automatización del flujo de trabajo de nóminas mejora la precisión al sincronizar los datos relativos a la remuneración, el control horario, los pagos y la contabilidad.
- Los datos básicos, como los departamentos, las ubicaciones, los puestos de trabajo y los centros de coste, deben estar sincronizados para que los flujos de trabajo posteriores funcionen correctamente.
- El éxito de la automatización depende de integraciones fiables, datos limpios, una atribución clara de responsabilidades y reglas de validación.
¿Qué es la automatización de flujos de trabajo?
La automatización de flujos de trabajo utiliza reglas predefinidas para transferir datos o activar una acción entre sistemas empresariales.
En RR. HH., un flujo de trabajo suele comenzar cuando se produce un cambio en una aplicación. Un responsable de selección marca a un candidato como contratado, RR. HH. aprueba un ascenso, un responsable tramita una bonificación o el departamento de nóminas finaliza un proceso de pago.
Estos eventos dan lugar a la siguiente etapa: por ejemplo, el proceso de contratación envía los datos de los empleados desde un sistema de gestión de candidatos (ATS) a un sistema de gestión de capital humano (HCM); las actualizaciones de los datos de los empleados se transfieren desde el HCM al sistema de nóminas; y la ejecución de las nóminas traslada los asientos contables correspondientes a un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Todos estos procesos habituales de RR. HH. pueden automatizarse para lograr la máxima eficiencia.
La automatización de flujos de trabajo y la integración de sistemas van de la mano, pero no son exactamente lo mismo. La integración de sistemas permite que las aplicaciones intercambien datos. La automatización de flujos de trabajo determina qué datos se transfieren, cuándo se transfieren, qué reglas se aplican y qué debe suceder a continuación.
En pocas palabras, la integración de datos establece la conexión, mientras que la automatización de los flujos de trabajo aplica las reglas personalizadas que requiere cada empresa.
Por qué los equipos de RR. HH. invierten en la automatización de los flujos de trabajo
La mayoría de los procesos de RR. HH. implican el uso de varios sistemas. El departamento de selección de personal utiliza un ATS, RR. HH. gestiona los expedientes de los empleados en un HRIS o HCM, y la nómina se gestiona en otra plataforma. El departamento financiero utiliza un ERP, mientras que el de TI puede emplear un sistema independiente de gestión de identidades y accesos.
Cuando estos sistemas no se comunican entre sí, tu equipo de RR. HH. se ve obligado a compartir los datos de los empleados de forma manual.
Esto suele implicar introducir manualmente las fechas por duplicado, copiar los datos de los empleados de una aplicación a otra, enviar hojas de cálculo por correo electrónico, subir archivos y corregir los errores a posteriori.
Estos traspasos manuales llevan tiempo y dificultan saber qué sistema contiene la información correcta y actualizada.
La automatización de los flujos de trabajo garantiza que los datos aprobados de los empleados sigan una ruta controlada de un sistema a otro. La automatización reduce la introducción duplicada de datos, acorta el tiempo de tramitación y garantiza la fiabilidad de los registros.
«Si se tienen en cuenta las nuevas contrataciones y el resto de actualizaciones y cambios relacionados con los empleados, la automatización supone un ahorro de unas 20 horas al mes». — Dany Saade, director financiero corporativo de One Concern
7 ejemplos de automatización de flujos de trabajo
A continuación te presentamos siete ejemplos populares de automatización de flujos de trabajo para procesos de RR. HH., nóminas, finanzas y TI.
1. El proceso de nuevas contrataciones pasa del sistema de selección de personal (ATS) a nóminas o a la gestión de recursos humanos (HCM)
El proceso de incorporación de un nuevo empleado comienza cuando un responsable de selección marca a un candidato como contratado en el ATS. A continuación, la integración con el ATS envía la información del empleado aprobado al sistema de gestión de capital humano (HCM), al sistema de información de recursos humanos (HRIS) o al sistema de nóminas. Los campos de datos suelen incluir el nombre del empleado, sus datos de contacto, la fecha de incorporación, el puesto, el departamento, la ubicación, el responsable directo, la situación laboral, la remuneración y el tipo de empleado.
Sin automatización, alguien del departamento de RR. HH. o de nóminas tiene que volver a crear el expediente del empleado manualmente. Eso lleva tiempo y supone una posibilidad más de que se produzcan errores.
La automatización de la incorporación de empleados también controla cuándo se transfiere la información. Por ejemplo, el flujo de trabajo puede esperar hasta que el candidato acepte la oferta, rellene los formularios necesarios o reciba la aprobación definitiva.
El objetivo es sencillo: recopilar la información una sola vez y enviarla automáticamente a los sistemas que la necesitan.
«Un solo conector liberó a nuestro equipo de RR. HH. de más de 20 horas de laboriosa introducción manual de datos cada mes, lo que aumentó la satisfacción general del equipo y contribuyó a un notable aumento del 100 % en la moral. Es la solución de integración más sencilla que he probado nunca». — Theresa Mastellon, directora de Operaciones de Personal, Hopscotch Primary Care
2. Las actualizaciones de los datos de los empleados se transfieren desde el sistema central de RR. HH. a nóminas
Los datos siguen cambiando incluso después de la incorporación. Los empleados obtienen ascensos, se trasladan a nuevos departamentos, se acogen a permisos, cambian de dirección, actualizan la información de la domiciliación bancaria o abandonan la organización.
Cuando el sistema de gestión de capital humano (HCM) o el sistema de información de recursos humanos (HRIS) es la fuente principal de datos de los empleados, los cambios aprobados se incorporan directamente a la nómina a través de una integración con el sistema de nóminas. Estas actualizaciones pueden incluir la remuneración, los detalles del puesto, el departamento, la ubicación y la situación laboral.
La automatización del flujo de trabajo de nóminas sustituye a las hojas de cálculo, los correos electrónicos y los seguimientos manuales repetitivos. El flujo de trabajo señala las fechas de entrada en vigor incorrectas, los identificadores de nómina que faltan, los códigos de puesto no válidos y los cambios enviados después de la fecha límite de la nómina.
«Con esta integración, todo se actualiza automáticamente en ADP. Eliminar los errores derivados de la introducción manual de datos y ahorrar tiempo es justo lo que necesitábamos».— Administrador de RR. HH., proveedor global de ofertas de viajes
3. Los sistemas ATS y HCM actualizan automáticamente la gestión de identidades y accesos
Crear un expediente de empleado es solo una parte del proceso de incorporación. Es posible que un nuevo empleado también necesite una cuenta de correo electrónico, acceso a las aplicaciones, permisos de seguridad, equipamiento y credenciales de inicio de sesión.
Un flujo de trabajo de ATS o HCM envía la información aprobada de los empleados a un sistema de gestión de identidades y accesos. Esa información activa la creación de cuentas, la configuración del correo electrónico, el acceso a las aplicaciones y los permisos personalizados.
Este mismo flujo de trabajo gestiona los traslados y las bajas de los empleados. Cuando un empleado pasa a ocupar un nuevo puesto, el flujo de trabajo solicita nuevos permisos y retira los accesos que ya no son necesarios. Cuando un empleado abandona la empresa, el flujo de trabajo activa la desactivación de su cuenta.
El objetivo de la automatización no es eliminar todas las decisiones humanas, sino automatizar los pasos repetitivos y derivar las solicitudes delicadas a la persona adecuada.
4. Los asientos contables de nóminas se transfieren automáticamente a los sistemas ERP
Aunque la gestión de nóminas pueda finalizar en la plataforma de nóminas, el departamento financiero sigue necesitando los resultados. Los gastos de nóminas suelen incluir salarios, impuestos, retenciones, cotizaciones patronales, bonificaciones o comisiones.
Sin automatización, alguien tiene que exportar informes, editar hojas de cálculo, asignar códigos de nómina, desglosar gastos y crear asientos contables manualmente. Una integración con el ERP automatiza este proceso al transferir los resultados de la nómina ya procesados al ERP.
Un flujo de trabajo de la nómina al ERP puede gestionar lo siguiente:
- Extraer los resultados completos de la nómina.
- Asignar los códigos de nómina a las cuentas del libro mayor.
- Desglosa los costes por departamento, ubicación, entidad jurídica o centro de coste.
- Comprueba que los cargos y los abonos estén equilibrados.
- Crea asientos contables actualizados en el ERP.
- Comprueba los saldos de los cargos y los abonos
- Notifica si hay algún error, señalando las transacciones que no superan la validación.
La mejor configuración no oculta el proceso, sino que facilita su revisión y auditoría.
5. El control de horarios y asistencia actualiza automáticamente la nómina
La nómina por horas depende de que los datos de horario sean precisos. Un proceso de gestión de horarios y asistencia envía los registros de horario aprobados al departamento de nóminas para el empleado y el período de pago correctos.
Una vez que un responsable aprueba la ficha de control horario, el flujo de trabajo valida el registro. A continuación, asocia el código de tiempo al código de remuneración correspondiente y envía automáticamente la información aprobada al departamento de nóminas.
Esto elimina el tratamiento manual de los datos y reduce drásticamente los errores.
6. Flujo de pagos únicos desde el módulo central de RR. HH. hacia nóminas
No todos los pagos se incluyen en el salario habitual de un empleado. Es posible que las primas, las comisiones, las concesiones de acciones, las retribuciones por recomendación, las ayudas por traslado y otras formas de remuneración adicional deban pasar del departamento central de RR. HH. a la nómina.
Un flujo de trabajo para pagos únicos permite verificar la identidad del empleado, el importe del pago, el código de remuneración, la moneda, la fecha de vigencia y el período de nómina correspondiente antes de crear el registro de nómina. Esto proporciona a los departamentos de RR. HH. y de nóminas un proceso más coherente que el de depender de correos electrónicos u hojas de cálculo.
El proceso también debe tener en cuenta las aprobaciones tardías, los pagos duplicados, las correcciones y los importes inusuales. Estas normas ayudan a evitar que los pequeños contratiempos se conviertan en problemas relacionados con la nómina.
7. Flujos de datos fundamentales del sistema de información de recursos humanos (HRIS) a la nómina
Los expedientes de los empleados dependen de los datos organizativos que los sustentan. Estos datos pueden incluir departamentos, sedes, puestos de trabajo, centros de coste, entidades jurídicas y unidades de negocio.
La integración con un sistema de información de recursos humanos (HRIS) garantiza que esos datos estén sincronizados con la nómina para llevar a cabo una contabilidad de costes adecuada. Esto es importante porque el sistema de nóminas no puede asignar a un empleado a un departamento o una sede que no exista en dicho sistema.
Mantener los datos básicos actualizados también contribuye a que los gastos de nóminas se asignen a las categorías contables correctas. Aunque los datos básicos suelen recibir menos atención que los procesos relacionados con las nuevas contrataciones o las actualizaciones de los datos de los empleados, son la base de casi todos los demás procesos de automatización de RR. HH.
El flujo de trabajo debe detectar los departamentos inactivos, los códigos duplicados, las relaciones organizativas no válidas, las asignaciones contables que faltan y los cambios procesados en un orden incorrecto.
«Lo que antes era un procedimiento que requería mucho trabajo, sobre todo a la hora de crear nuevas sedes o centros de coste, ahora es un proceso del tipo “configúralo y olvídate”». — Analista sénior de sistemas de información de recursos humanos, Community Bank
Sistemas empresariales habituales utilizados en la automatización de los procesos de RR. HH.
La automatización de los procesos de RR. HH. permite conectar varios tipos de aplicaciones empresariales.
Algunas plataformas admiten más de una función empresarial. Un sistema CRM con automatización de flujos de trabajo conecta los datos de los clientes con los sistemas de recursos humanos, nóminas, finanzas y otros sistemas empresariales. Esa superposición hace que la titularidad de los datos cobre mayor importancia.
Tu flujo de trabajo debe definir qué sistema controla cada campo y qué sistemas se limitan a recibir la información, es decir, el sistema de origen y el de destino. Sin esas reglas, dos aplicaciones podrían sobrescribir el mismo campo o crear registros contradictorios.
Ventajas de la automatización de los flujos de trabajo en el ámbito de los recursos humanos
La automatización de los flujos de trabajo no solo mejora las tareas individuales. Al conectar los sistemas de RR. HH., nóminas, finanzas y TI, la automatización ahorra tiempo, mejora la precisión de los datos, reduce los errores, refuerza el cumplimiento normativo y mucho más.
Ahorra tiempo
La automatización reduce la introducción manual repetitiva de datos. El mayor ahorro de tiempo suele provenir de tareas que se realizan en grandes volúmenes, como la incorporación de nuevos empleados, las actualizaciones de los datos de los empleados, la tramitación de las fichas de control horario y los asientos contables de nóminas.
Una tarea de cinco minutos supone una carga de trabajo considerable cuando tu equipo la realiza cientos de veces.
Mejora la precisión de los datos
Cada transferencia manual supone una nueva posibilidad de que se produzcan errores. La automatización de los flujos de trabajo valida la información antes de que el sistema receptor la acepte, comprobando que se hayan rellenado los campos obligatorios, que los códigos sean válidos y que no haya registros duplicados.
La automatización no garantiza la exactitud de los datos, pero hace que las reglas de validación sean más coherentes y que los errores sean más fáciles de detectar y corregir.
Reduce los errores en la gestión de nóminas
La gestión de nóminas depende de que los datos sean precisos: remuneración, situación laboral, registros de horas, información de pagos y mucho más.
Las integraciones entre el sistema de información de recursos humanos (HRIS) y la gestión de nóminas ayudan a sincronizar esos datos fundamentales. Además, un flujo de trabajo bien diseñado proporciona a la gestión de nóminas un proceso claro para gestionar los registros fallidos o incompletos.
Mejora la experiencia de los empleados
Los empleados se dan cuenta cuando el proceso de incorporación se atasca, el acceso al sistema es complicado o un cambio aprobado no se refleja en la nómina.
Los flujos de trabajo interconectados reducen estos retrasos. Además, reducen la frecuencia con la que los empleados tienen que facilitar la misma información a distintos equipos.
Refuerza el cumplimiento normativo
La automatización permite llevar un registro más claro del origen de la información, de quién aprobó un cambio, de cuándo entró en vigor dicho cambio, de qué sistema lo recibió y de si la transacción se completó con éxito.
Este historial de datos sirve de apoyo para las auditorías de nóminas, las revisiones de accesos, la elaboración de informes y las investigaciones internas.
Informes sobre velocidades
Los informes son más fáciles de conciliar cuando los sistemas de RR. HH., nóminas y finanzas utilizan los mismos datos de los empleados y de la empresa.
La integración de la nómina también permite al departamento financiero acceder más rápidamente a los costes de personal, sin tener que esperar a que alguien introduzca los datos en una hoja de cálculo.
Favorece el crecimiento
Los procesos manuales se vuelven más difíciles de gestionar a medida que crece tu empresa. La automatización de los flujos de trabajo permite que aumente el volumen de transacciones sin que ello suponga un incremento equivalente del trabajo administrativo.
«Gracias a la automatización, estamos en condiciones de lograr un crecimiento sustancial y rentable sin suponer una carga adicional ni aumentar la plantilla de nuestro departamento administrativo». — Jeffrey Laymon, consultor ejecutivo de Integrated Dermatology
Cómo elegir la estrategia adecuada de automatización de flujos de trabajo
La mejor estrategia de automatización parte de un problema empresarial bien definido. Céntrate en los procesos repetitivos y de gran impacto, define la titularidad de los datos y las reglas de validación, y elabora un plan para supervisar las excepciones a medida que los flujos de trabajo se amplían.
Identificar los cuellos de botella manuales en los procesos repetitivos
Empieza por identificar los cuellos de botella manuales que tu equipo realiza de forma repetida. Busca traspasos de hojas de cálculo, importaciones y exportaciones recurrentes, introducción duplicada de datos, aprobaciones por correo electrónico y procesos que dependan de que una sola persona recuerde manualmente cada paso.
La frecuencia es importante. Una tarea de cinco minutos que se realiza 500 veces al año puede suponer más tiempo que una tarea de cuatro horas que se realiza dos veces. El número de pasos manuales también es importante. Las tareas que pasan por RR. HH., nóminas, finanzas y TI pueden suponer un mayor riesgo que un proceso del que se encarga un solo equipo.
Conectar sistemas con un gran impacto empresarial
Céntrate primero en los flujos de trabajo que afectan a la nómina, la incorporación de nuevos empleados, el cumplimiento normativo, la presentación de informes financieros o el acceso de los empleados.
Entre los puntos de partida habituales se incluyen las nuevas contrataciones que pasan del sistema de gestión de candidatos (ATS) a la nómina, los cambios en los datos de los empleados que pasan del sistema central de RR. HH. a la nómina, las horas aprobadas que se introducen en la nómina y los resultados de la nómina finalizados que se transfieren a un sistema ERP.
Estandarizar los datos
Antes de crear tu flujo de trabajo, define qué sistema es el responsable de cada campo, qué campos son obligatorios y cómo se asignan los códigos entre los distintos sistemas.
Por ejemplo, un sistema puede utilizar «Remote» como ubicación, mientras que otro utiliza «RMT». Un tercero puede requerir un código numérico de ubicación. La integración necesita normas claras para convertir esos valores.
Las normas sobre datos también deberían incluir los números de identificación de los empleados, los códigos de departamento, los códigos de puesto y los formatos de fecha.
Integraciones de Monitor
Un flujo de trabajo fiable no debería fallar sin avisar. Tu equipo necesita saber qué registros se han procesado correctamente, cuáles han fallado, por qué han fallado, quién es el responsable de la corrección y si el registro corregido se ha procesado correctamente.
La gestión de excepciones debe formar parte del diseño del flujo de trabajo. Sin ella, la automatización puede propagar los errores más rápidamente sin resolverlos.
Asigna un responsable a cada tipo de excepción: RR. HH. debería encargarse de los datos de empleo que falten, el departamento de nóminas podría ocuparse de los códigos de ingresos no válidos y el departamento de finanzas debería hacerse cargo de los problemas de mapeo del libro mayor.
Herramientas como Flexspring Monitor facilitan la supervisión de la integración. Flexspring Monitor, que se incluye con todas las integraciones de Flexspring, muestra el estado de cada integración, qué registros se han transferido en cada ocasión y señala cualquier registro con errores que requiera corrección. Las correcciones de los registros pueden realizarse incluso desde Flexspring Monitor.
Automatización gradual a lo largo del tiempo
No es necesario automatizar todos los procesos de RR. HH. a la vez. Empieza por un flujo de trabajo que tenga responsabilidades bien definidas, una actividad frecuente, reglas de negocio estables, un impacto medible y excepciones manejables. Un flujo de trabajo para nuevas contrataciones puede ampliarse posteriormente a las actualizaciones de los empleados, las bajas, el acceso a la identidad, los datos básicos y la automatización de la nómina al ERP.
El objetivo no es automatizar el mayor número posible de tareas. El objetivo es crear flujos de trabajo que resuelvan problemas empresariales concretos y se adapten a los cambios que se produzcan en tus sistemas.
Preguntas frecuentes sobre ejemplos de automatización de flujos de trabajo
- ¿Qué es la automatización de flujos de trabajo? ¿Qué es la automatización de flujos de trabajo?
La automatización de flujos de trabajoutiliza reglas predefinidas para transferir datos o activar acciones entre sistemas empresariales. En el ámbito de los recursos humanos, la automatización de flujos de trabajo facilita el flujo de información de los empleados entre las plataformas de selección de personal, recursos humanos, nóminas, finanzas y TI. - ¿Cuáles son algunos ejemplos de automatización de flujos de trabajo en RR. HH.?
Tres ejemplos habituales son el envío de los datos de las nuevas contrataciones desde un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) al departamento de nóminas, la sincronización de las actualizaciones de los empleados desde un sistema de información de RR. HH. (HRIS) al departamento de nóminas y la transferencia de los asientos contables de nóminas a un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) tras cada proceso de nómina. Estos flujos de trabajo reducen la introducción manual de datos y garantizan la coherencia de los registros entre los distintos sistemas. - ¿Cómo mejora la automatización de los flujos de trabajo la precisión de la nómina?
La automatización de los flujos de trabajo reduce la introducción manual de datos y valida la información antes de que llegue al sistema de nóminas. Por ejemplo, la automatización señala los campos que faltan, los códigos no válidos y los pagos duplicados, e incluso comprueba el saldo entre débitos y créditos. - ¿Qué sistemas puede conectar la automatización de flujos de trabajo?
La automatización de flujos de trabajo conecta sistemas ATS, HRIS, HCM, de nóminas, de control de horarios, ERP, CRM y de gestión de identidades. Los sistemas concretos dependen de tu software y de los métodos de integración disponibles. - ¿Cuál es la diferencia entre la automatización de flujos de trabajo y la integración de sistemas?
La integración de sistemas establece la conexión entre aplicaciones, normalmente mediante una conexión de API a API. La automatización de flujos de trabajo determina qué campos de datos se transfieren, cuándo se transfieren y adónde van exactamente. - ¿Es compatible la automatización de flujos de trabajo con el software de RR. HH. ya existente?
Sí, la automatización de flujos de trabajo puede integrarse con numerosas plataformas existentes de RR. HH., nóminas, finanzas, selección de personal e identidad. La compatibilidad depende de las API, los formatos de archivo y los requisitos de datos de cada sistema. - ¿Cuánto tiempo lleva implementar la automatización de flujos de trabajo?
El plazo depende de los sistemas, las correspondencias de datos, las reglas de negocio y las pruebas que haya que realizar. Una conexión sencilla entre dos sistemas suele llevar menos tiempo que un flujo de trabajo que abarque varios departamentos. - ¿Cuáles son las principales ventajas de la automatización de los procesos de RR. HH.?
La automatización de los procesos deRR. HH.ahorra tiempo, reduce los errores, mejora la precisión de las nóminas y agiliza la incorporación de nuevos empleados. La automatización también mejora la elaboración de informes, el cumplimiento normativo y la experiencia de los empleados. - ¿Qué flujo de trabajo de RR. HH. debería automatizar primero una empresa?
Empieza por un proceso frecuente y repetitivo que afecte a la nómina, la incorporación de nuevos empleados, el cumplimiento normativo o el acceso de los empleados. Por ejemplo, la incorporación de nuevos empleados a la nómina mediante Flexspring suele ser una de las primeras integraciones más habituales. El mejor flujo de trabajo inicial es aquel que tiene una responsabilidad clara, normas estables y resultados medibles. - ¿Cómo deben gestionar los equipos de RR. HH. los errores en los flujos de trabajo?
Los flujos de trabajoautomatizados deben señalar los registros con errores, explicar el problema y asignar la corrección al equipo adecuado. Los equipos también deben confirmar que los registros corregidos se procesan correctamente. Herramientas como Flexspring Monitor, que se incluye con todas las integraciones de Flexspring, muestran el estado de cada integración, qué registros se han transferido en cada ocasión y señalan cualquier registro con errores que requiera corrección.
Conclusión
La automatización de los flujos de trabajo conecta los sistemas de selección de personal, recursos humanos, nóminas, ERP, control de horarios e identidad, de modo que la información de los empleados pueda transferirse sin necesidad de traspasos manuales repetidos.
Los ejemplos más útiles de automatización de flujos de trabajo eliminan los cuellos de botella manuales: la introducción duplicada de datos, la lentitud en la incorporación de nuevos empleados, las correcciones en las nóminas, las hojas de cálculo contables y los registros que no coinciden. Con una responsabilidad clara, integraciones fiables, datos estandarizados y un proceso para gestionar las excepciones, tu equipo podrá dedicar menos tiempo a trasladar información y más tiempo al trabajo estratégico que requiere el criterio humano.
