Les systèmes de point de vente (TPV) jouent un rôle essentiel dans la finalisation des transactions avec les clients et l'enregistrement des ventes. C'est une excellente chose pour les restaurants et les commerces de détail, mais comment pouvez-vous optimiser votre système de point de vente pour gérer efficacement vos employés ? L'intégration du point de vente avec les systèmes de paie et de ressources humaines automatise les processus tels que la gestion de la paie et la mise à jour des horaires, ce qui accroît l'efficacité et la précision. Cet article explore les avantages et les applications réelles de l'intégration des points de vente, en soulignant comment elle stimule l'efficacité opérationnelle et minimise les tâches manuelles.
Les principales caractéristiques d'un système de point de vente
Un système de point de vente, également appelé point d'achat, est l'outil utilisé par les employés pour enregistrer les clients et accepter les paiements. Ce système, qui combine matériel et logiciel, ne se contente pas de gérer les ventes. Les systèmes de point de vente offrent également de solides fonctions de planification et de comptabilité, ce qui permet aux entreprises de contrôler plus facilement les performances de leur personnel. En outre, les systèmes de point de vente assurent le suivi des stocks, du chiffre d'affaires et de l'historique des achats des clients, ce qui permet d'obtenir des informations précieuses pour une gestion plus intelligente de l'entreprise.
Qu'est-ce que l'intégration des points de vente ?
L'intégration de Pos est comme un pont numérique qui transfère sans effort les données des salariés vers votre système de paie ou de ressources humaines préféré. L'intégration agit comme une plaque tournante du réseau, assurant une connectivité fluide et transparente dans toute l'entreprise. En synchronisant les systèmes POS avec les applications RH, les tâches telles que la paie, la distribution des pourboires, les nouvelles embauches, les mises à jour du statut des employés et les données de planification circulent sans effort. L'intégration est le puissant réseau qui fait avancer votre entreprise avec efficacité et précision.
Comment fonctionne l'intégration des points de vente ?
Flexspring est passé maître dans l'art de faire de l'intégration de systèmes POS personnalisés un jeu d'enfant. Notre équipe de spécialistes s'occupe de la cartographie des données et des ressources informatiques afin de créer et de maintenir un connecteur personnalisé pour votre entreprise. Avec les connecteurs personnalisés, nos experts s'assurent que vos besoins uniques en matière d'intégration sont satisfaits tout en alignant de manière transparente les noms des champs de données et la syntaxe de vos applications POS et RH.
Exemples d'intégration POS
Flexspring propose une intégration des points de vente avec n'importe quelle application RH. Toutes les intégrations de Flexspring fonctionnent avec des systèmes POS populaires tels que Aloha by NCR Voyix, Oracle Micros Res, Toast, Shift4, Lightspeed, TouchBistro, Revel, e-Restaurant, POS Nation, et bien d'autres encore. Examinons quelques-uns des exemples les plus populaires d'intégrations de points de vente.
Nouvelles embauches et mises à jour des employés d'un centre de ressources humaines à un point de vente
Lorsqu'un nouvel employé s'inscrit dans l'application RH principale, les détails de sa nouvelle embauche sont synchronisés avec votre système de point de vente en temps quasi réel. De même, les modifications apportées aux données des employés existants sont rapidement mises à jour depuis votre application RH vers le système de point de vente, garantissant ainsi l'accès à des informations actualisées. La mise à jour en temps voulu des données sur les employés est cruciale pour la fonctionnalité du point de vente.
Récapitulatifs des heures et des présences d'un point de vente vers la paie ou l'application RH de base
L'intégration d'un système de point de vente importe automatiquement les résumés horaires de chaque travailleur du système de point de vente vers votre application de paie ou de ressources humaines. L'intégration des données est transparente et ne nécessite aucune saisie manuelle. En outre, l'intégration des points de vente permet de gérer efficacement les vacances et les congés des employés.
"Le processus d'emprunt est unique à First Watch. Si un site manque de personnel, nous pouvons emprunter des employés aux sites voisins. Nous avions besoin de gérer ce transfert temporaire personnalisé d'entrées et de sorties pour une allocation correcte des coûts dans ADP. L'équipe de Flexspring a mis au point une intégration personnalisée dans notre cas d'utilisation du système de gestion du temps et des présences qui a résolu notre problème. L'intégration des données fonctionne de manière transparente! - Chris Mangino, Sr. Directeur informatique, First Watch Restaurants
Horaires de travail de la paie ou de l'application RH principale vers le point de vente
Cette intégration transmet quotidiennement au système de point de vente les horaires de travail alloués dans votre application de paie ou de ressources humaines, garantissant ainsi que chaque employé peut voir son horaire mis à jour directement dans l'interface du point de vente. L'intégration au point de vente permet aux employés de rester informés de tout ajustement d'horaire et aux responsables de gérer les horaires en toute confiance dans leur application préférée, sans avoir besoin d'accéder au système de point de vente.
Avantages de l'intégration des points de vente
L'intégration des données offre de nombreux avantages aux entreprises, allant du gain de temps à l'amélioration de la précision des rapports financiers. Examinons les principaux avantages de l'intégration des points de vente :
Gain de temps
Saisir et ressaisir manuellement des données dans différents systèmes de ressources humaines revient à planter des graines dans différentes parcelles, puis à s'occuper de chacune d'entre elles au fur et à mesure de leur croissance. Imaginez maintenant un système d'irrigation bien conçu qui arrose toutes vos plantes, vous laissant le temps de planifier votre prochaine récolte. C'est cela l'intégration des données : elle vous libère de la tâche fastidieuse de la ressaisie manuelle, réduit les erreurs et vous fait gagner du temps pour vous consacrer à des activités plus fructueuses.
"Nous avons essayé d'autres fournisseurs d'intégration auparavant, mais ils n'ont pas réussi à nous satisfaire. Flexspring nous a écoutés et a construit l'intégration que nous voulions. Nous avons dit : voilà où nous en sommes, et voilà où nous voulons aller, alors faites-le - et Flexspring l'a fait ! Grâce à l'intégration, nous avons surmonté de gros problèmes et gagné beaucoup de temps." - Rob Pham, Vice-président des technologies de l'information, Wen JAI Restaurant Group
Des rapports financiers précis
L'intégration de la paie et d'un système de point de vente automatise entièrement le partage des données relatives aux pourboires et aux commissions, sans qu'il soit nécessaire de télécharger des fichiers. L'automatisation calcule avec précision les pourboires et les commissions, les revenus des employés et les retenues à la source. L'intégration des points de vente est le cœur fiable d'un processus très efficace et sans erreur. Les employés de première ligne peuvent se détendre en sachant que leurs présences, leurs chèques de paie et leurs pourboires sont suivis rapidement et avec précision.
Moins d'erreurs de données
Sans intégration des points de vente, un employé doit copier manuellement les données d'une source à l'autre. La ressaisie manuelle des données est une source d'erreurs humaines. Avec l'intégration des données, les données sont automatiquement importées d'une application à l'autre. Par conséquent, l'intégration des points de vente réduit la possibilité d'erreurs de données dans les feuilles de temps ou les résumés horaires des employés.
L'intégration des points de vente (TPV) réduit considérablement les erreurs manuelles en automatisant le flux de données entre le système de TPV et d'autres applications commerciales, telles que l'inventaire, la gestion du temps et des présences et la gestion des salaires. L'automatisation remplace la saisie manuelle des données, sujette aux erreurs humaines, par le partage de données précises en temps réel. L'intégration des données garantit la cohérence des informations entre les systèmes, ce qui réduit les écarts entre les niveaux de stock, les rapports de vente et les heures de travail des employés. Les détaillants peuvent ainsi se fier à leurs données pour prendre des décisions et améliorer leur efficacité opérationnelle sans risquer de commettre des erreurs coûteuses.
FAQ sur l'intégration des points de vente
Les entreprises de restauration, de vente au détail et d'hôtellerie-restauration ont souvent du mal à synchroniser les données de leurs employés entre leurs systèmes RH et leurs plateformes de point de vente. Qu'il s'agisse de gérer les horaires de travail, les pourboires et les commissions, les heures de travail et les niveaux de stock, une intégration fiable au point de vente facilite le bon fonctionnement de l'entreprise. Voici les questions les plus fréquentes.
- Pouvons-nous transférer automatiquement les données des employés vers notre système de point de vente depuis les applications RH ? Oui. Les nouvelles embauches, les changements de poste et les licenciements peuvent être automatiquement synchronisés depuis n'importe quelle application RH, comme votre ATS, votre HCM ou votre système de paie, vers votre système de point de vente, pour que celui-ci reste à jour.
- Les horaires, les pointages et les données de présence seront-ils synchronisés avec la paie ? Absolument. Les données de temps et de présence du point de vente peuvent être intégrées à votre système de paie pour calculer les salaires avec précision.
- Comment maintenir à jour les rôles et les affectations des employés dans le PDV ? Les intégrations PDV Flexspring synchronisent les données des employés, y compris les intitulés de poste, les rôles et les affectations de magasin/emplacement, en fonction de vos dossiers RH sources, garantissant ainsi un accès optimal au bon endroit.
- Peut-on synchroniser les autorisations des utilisateurs du PDV avec les intitulés de poste ou les services ? Oui. Les autorisations peuvent être attribuées automatiquement en fonction des rôles définis dans votre système RH.
- Est-il possible de désactiver les employés dans le système de point de vente lors de leur licenciement dans le SIRH ? Oui. Flexspring peut désactiver les utilisateurs dans le système de point de vente dès que leur licenciement est traité dans les RH.
- Comment garantir le respect du droit du travail grâce à l'intégration des PDV ? En synchronisant des données précises sur l'emploi et les horaires, notre solution contribue à faire respecter les règles relatives aux pauses, à la durée des quarts de travail et aux lois du travail mineures.
- Les données du point de vente peuvent-elles alimenter notre ERP pour le reporting des coûts de main-d'œuvre ? Oui. Nous pouvons transférer les données de temps et de paie du point de vente vers les modules ERP afin de suivre les coûts par lieu, par équipe ou par service.
- L'intégration est-elle bidirectionnelle ? Pouvons-nous intégrer les données de quarts de travail aux systèmes RH ? Oui. Les données de point de vente, comme les heures travaillées et les absences, peuvent alimenter les analyses RH, le suivi des avantages sociaux et les systèmes de performance.
- Comment gérez-vous un taux de rotation élevé et des mises à jour fréquentes des utilisateurs dans les environnements de vente au détail ? Nous prenons en charge les environnements à fort volume en synchronisant les changements d'utilisateurs selon un calendrier régulier ou en temps quasi réel. Les nouvelles recrues peuvent être ajoutées à votre PDV, votre ATS ou l'un des deux pour une intégration immédiate.
- L'intégration prend-elle en charge plusieurs plateformes de point de vente sur nos sites ? Oui. Flexspring prend en charge l'intégration multiplateforme de points de vente, consolidant ainsi les données même si vous utilisez différents systèmes selon les régions.
Résumé
En conclusion, l'intégration des points de vente est une pierre angulaire des opérations commerciales modernes, car elle permet de rationaliser les processus et d'améliorer l'efficacité. L'automatisation des tâches et la connexion transparente des systèmes essentiels permettent d'optimiser les flux de travail, de réduire les erreurs et de donner aux employés et aux responsables les moyens d'atteindre une productivité optimale. Avec l'évolution de la technologie, l'intégration des points de vente reste une stratégie clé pour rester compétitif et répondre aux demandes en constante évolution des environnements de la restauration, du commerce de détail et de l'hôtellerie.
