Integration von Verkaufsstellen: Vorteile und Funktionsweise

POS-Systeme (Point of Sale) sind entscheidend für den Abschluss von Kundentransaktionen und die Abrechnung von Umsätzen. Das ist großartig für Restaurants und den Einzelhandel, aber wie können Sie Ihr Kassensystem optimieren, um Mitarbeiter effizient zu verwalten? Die POS-Integration mit Lohn- und Personalsystemen automatisiert Prozesse wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Aktualisierung von Zeitplänen und steigert so die Effizienz und Genauigkeit. Dieser Artikel befasst sich mit den Vorteilen und praktischen Anwendungen der POS-Integration und zeigt auf, wie sie die betriebliche Effizienz steigert und manuelle Aufgaben minimiert.

Die wichtigsten Merkmale eines Point of Sale-Systems

Ein Kassensystem, auch Point of Sale genannt, ist das Instrument, mit dem die Mitarbeiter Kunden einladen und Zahlungen entgegennehmen. Dieses System kombiniert Hardware und Software und kann mehr als nur Verkäufe abwickeln. Kassensysteme bieten auch robuste Planungs- und Buchhaltungsfunktionen, die es den Unternehmen erleichtern, die Leistung ihrer Mitarbeiter zu überwachen. Darüber hinaus verfolgen POS-Systeme den Bestand, den Umsatz und die Kaufhistorie der Kunden und liefern so wertvolle Erkenntnisse, die eine intelligentere Unternehmensführung ermöglichen.

Was ist eine Point-of-Sale-Integration?

Pos Integration ist wie eine digitale Brücke, die mühelos Mitarbeiterdaten an Ihr bevorzugtes Gehaltsabrechnungs- oder Kern-HR-System überträgt. Die Integration fungiert als Netzwerkknotenpunkt und sorgt für eine reibungslose und nahtlose Verbindung innerhalb Ihres Unternehmens. Durch die Synchronisierung von POS-Systemen mit HR-Anwendungen können Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, Trinkgeldverteilung, Neueinstellungen, Aktualisierungen des Mitarbeiterstatus und Planungsdaten mühelos durchgeführt werden. Integration ist das leistungsstarke Netzwerk, das Ihr Unternehmen effizient und präzise vorantreibt.

Wie funktioniert die Integration von Verkaufsstellen?

Flexspring beherrscht die Kunst, die Integration kundenspezifischer POS-Systeme zu einem Kinderspiel zu machen. Unser Spezialistenteam kümmert sich um alle Datenzuordnungen und IT-Ressourcen, um einen individuellen Konnektor für Ihr Unternehmen zu erstellen und zu pflegen. Mit benutzerdefinierten Konnektoren stellen unsere Experten sicher, dass Ihre individuellen Integrationsanforderungen erfüllt werden, während die Datenfeldnamen und die Syntax Ihrer POS- und HR-Anwendungen nahtlos aufeinander abgestimmt werden.

Beispiele für die POS-Integration

Flexspring bietet POS-Integration mit jeder HR-App. Alle Flexspring-Integrationen funktionieren mit gängigen POS-Systemen wie Aloha by NCR Voyix, Oracle Micros Res, Toast, Shift4, Lightspeed, TouchBistro, Revel, e-Restaurant, POS Nation und anderen. Sehen wir uns einige der beliebtesten Beispiele für POS-Integrationen an.

Neueinstellungen und Mitarbeiteraktualisierungen von einem Core HR zu einem POS

Wenn sich ein neuer Mitarbeiter in der zentralen HR-App anmeldet, werden die Daten des neuen Mitarbeiters nahezu in Echtzeit mit Ihrem POS-System synchronisiert. Ebenso werden Änderungen an bestehenden Mitarbeiterdaten schnell von Ihrer HR-App auf das POS-System übertragen, um den Zugriff auf aktuelle Informationen zu gewährleisten. Die rechtzeitige Aktualisierung von Mitarbeiterdaten ist entscheidend für die POS-Funktionalität.

Zeit- und Anwesenheitsübersichten von einem POS-System zur Lohnabrechnung oder einer zentralen HR-App

Durch die Integration eines Kassensystems werden automatisch Stundennachweise für jeden Mitarbeiter aus dem Kassensystem in Ihre Gehaltsabrechnungs- oder Kern-HR-App importiert. Die Datenintegration ist nahtlos und erfordert keine manuellen Eingaben. Darüber hinaus hilft die POS-Integration bei der effizienten Verwaltung der Urlaubs- und Fehlzeiten der Mitarbeiter.

"Einzigartig bei First Watch ist unser Ausleihverfahren. Wenn ein Standort unterbesetzt ist, können wir Mitarbeiter von nahe gelegenen Standorten ausleihen. Wir mussten diese vorübergehende Überweisung für eine korrekte Kostenzuordnung in ADP abwickeln. Das Flexspring-Team baute eine benutzerdefinierte Integration in unsere Zeiterfassung, die unser Problem löste. Die Datenintegration funktioniert nahtlos!" - Chris Mangino, Senior. Leiter der IT-Abteilung, First Watch Restaurants

Arbeitszeitpläne aus der Gehaltsabrechnung oder der Core HR App zum POS

Diese Integration überträgt die in Ihrer Gehaltsabrechnungs- oder Kern-HR-App zugewiesenen Arbeitspläne täglich an das POS-System und stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter seinen aktualisierten Zeitplan direkt in der POS-Oberfläche einsehen kann. Durch die Point-of-Sale-Integration bleiben die Mitarbeiter über alle Plananpassungen informiert und die Manager können die Pläne in ihrer bevorzugten App verwalten, ohne auf das POS-System zugreifen zu müssen.

Vorteile der Point-of-Sale-Integration

Die Datenintegration bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, von der Zeitersparnis bis zur verbesserten Genauigkeit der Finanzberichte. Lassen Sie uns einen Blick auf die wichtigsten Vorteile der POS-Integration werfen:

Zeitersparnis

Die manuelle Eingabe und Wiedereingabe von Daten in verschiedene HR-Systeme ist so, als würden Sie einzelne Samen in verschiedene Parzellen pflanzen und sich dann um jede einzelne Pflanze kümmern, während sie wächst. Stellen Sie sich ein gut durchdachtes Bewässerungssystem vor, das alle Ihre Pflanzen bewässert, so dass Sie Zeit haben, Ihre nächste Ernte zu planen. Das ist Datenintegration - sie befreit Sie von der mühsamen Aufgabe der manuellen Eingabe, reduziert Fehler und spart Ihnen Zeit, sich auf fruchtbarere Aufgaben zu konzentrieren.

"Wir haben es schon mit anderen Integrationsanbietern versucht, aber sie haben nicht geliefert. Flexspring hat uns zugehört und die Integration entwickelt, die wir wollten. Wir haben gesagt: Hier sind wir, und hier wollen wir sein, also machen Sie es möglich - und Flexspring hat es geschafft! Durch den Einsatz der Integration haben wir einige große Probleme überwunden und verdammt viel Zeit gespart." - Rob Pham, Vizepräsident für Informationstechnologie, Wen JAI Restaurant Group

Genaue Finanzberichterstattung

Durch die Integration von Lohnabrechnung und Kassensystem wird der Austausch von Trinkgeld- und Provisionsdaten vollständig automatisiert, ohne dass Dateien hochgeladen werden müssen. Durch die Automatisierung werden Trinkgelder und Provisionen, Mitarbeitereinkommen und Quellenabzüge genau berechnet. Die Point-of-Sale-Integration ist das zuverlässige Herzstück eines hocheffizienten und fehlerfreien Prozesses. Die Mitarbeiter können sich entspannt zurücklehnen, da sie wissen, dass ihre Anwesenheit, Gehaltsabrechnungen und Trinkgelder schnell und genau erfasst werden.

Weniger Datenfehler

Ohne die Integration von Verkaufsstellen muss ein Mitarbeiter Daten manuell von einer Quelle in eine andere kopieren. Die manuelle Wiedereingabe von Daten ist ein Magnet für menschliche Fehler. Bei der Datenintegration werden die Daten automatisch von einer Anwendung in eine andere importiert. Daher verringert die Integration von Verkaufsstellen die Möglichkeit von Datenfehlern in Stundenzetteln oder Stundenzusammenfassungen von Mitarbeitern.

Die Integration von POS-Systemen (Point of Sale) reduziert manuelle Fehler erheblich, indem sie den Datenfluss zwischen dem POS-System und anderen Geschäftsanwendungen wie Inventar, Zeiterfassung und Lohnbuchhaltung automatisiert. Die Automatisierung ersetzt die fehleranfällige manuelle Dateneingabe durch einen präzisen Datenaustausch in Echtzeit. Die Datenintegration gewährleistet systemübergreifend konsistente Informationen und minimiert Diskrepanzen bei Lagerbeständen, Verkaufsberichten und Mitarbeiterstunden. Auf diese Weise können sich Einzelhändler bei der Entscheidungsfindung auf ihre Daten verlassen und die betriebliche Effizienz ohne das Risiko kostspieliger Fehler verbessern.

Point of Sale Integration FAQ          

Restaurant-, Einzelhandels- und Gastgewerbeunternehmen haben oft Schwierigkeiten, die Mitarbeiterdaten zwischen HR-Systemen und POS-Plattformen synchron zu halten. Von der Verwaltung von Schichtplänen, Trinkgeldern und Provisionen über die Zeiterfassung bis hin zu den Lagerbeständen - eine zuverlässige POS-Integration sorgt für einen reibungsloseren Ablauf. Dies sind die häufigsten Fragen, die wir hören.

1. Können wir Mitarbeiterdaten automatisch aus HR-Anwendungen in unser POS-System übertragen? Ja. Neueinstellungen, Stellenwechsel und Kündigungen können automatisch von jeder HR-Anwendung, wie z. B. ATS, HCM oder Gehaltsabrechnung, mit Ihrem POS-System synchronisiert werden - so bleibt Ihr POS-System immer auf dem neuesten Stand.
2. Werden Zeitpläne, Zeitstempel und Anwesenheitsdaten mit der Gehaltsabrechnung synchronisiert? Auf jeden Fall. Die Zeit- und Anwesenheitsdaten aus dem POS-System können in Ihr Gehaltsabrechnungssystem fließen, um genaue Löhne zu berechnen.
3. Wie halten wir Mitarbeiterrollen und Standortzuweisungen im POS auf dem neuesten Stand? POS-Integrationen von Flexspring synchronisieren Mitarbeiterdaten, einschließlich Berufsbezeichnungen, Rollen und Filial-/Standortzuweisungen auf der Grundlage Ihrer HR-Quelldatensätze, um den richtigen Zugriff am richtigen Standort zu gewährleisten.
4. Können wir POS-Benutzerberechtigungen mit Berufsbezeichnungen oder Abteilungen synchronisieren? Ja. Berechtigungen können automatisch auf der Grundlage von Rollenzuordnungen in Ihrem HR-System zugewiesen werden.
5. Ist es möglich, Mitarbeiter in POS bei Kündigung im HRIS zu deaktivieren? Ja. Flexspring kann Nutzer im POS-System in dem Moment deaktivieren, in dem ihre Kündigung in HR verarbeitet wird.
6. Wie gewährleisten wir die Einhaltung von Arbeitsgesetzen durch POS-Integration? Durch die Synchronisierung präziser Beschäftigungs- und Planungsdaten hilft unsere Lösung bei der Durchsetzung von Regeln zu Pausenzeiten, Schichtdauern und kleineren arbeitsrechtlichen Vorschriften.
7. Können die POS-Daten in unser ERP-System zur Erstellung von Arbeitskostenberichten eingespeist werden? Ja. Wir können Zeit- und Lohndaten vom POS in ERP-Module übertragen, um Kosten nach Standort, Schicht oder Abteilung zu verfolgen.
8. Ist die Integration bidirektional, d. h. können wir Schichtdaten in HR-Systeme übertragen? Ja. POS-Daten wie geleistete Arbeitsstunden und versäumte Schichten können in HR-Analysen, Leistungsverfolgung und Leistungssysteme einfließen.
9. Wie bewältigen Sie die hohe Fluktuation und die häufigen Benutzeraktualisierungen in Einzelhandelsumgebungen? Wir unterstützen Umgebungen mit hoher Fluktuation, indem wir Benutzeränderungen in regelmäßigen Abständen oder nahezu in Echtzeit synchronisieren. Neue Mitarbeiter können entweder in Ihrem POS, ATS oder in einem von beiden hinzugefügt werden, um neue Mitarbeiter sofort in den Fluss zu bringen.
10. Unterstützt die Integration mehrere POS-Plattformen an unseren Standorten? Ja. Flexspring unterstützt die plattformübergreifende POS-Integration und konsolidiert Daten, auch wenn Sie regional unterschiedliche Systeme verwenden.

Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Point-of-Sale-Integration ein Eckpfeiler moderner Geschäftsabläufe ist, da sie rationalisierte Prozesse und verbesserte Effizienz bietet. Automatisierte Aufgaben und nahtlos verknüpfte Systeme optimieren die Geschäftsabläufe, reduzieren Fehler und ermöglichen es Mitarbeitern und Managern, nach produktiven Höchstleistungen zu streben. Im Zuge der technologischen Entwicklung bleibt die POS-Integration eine Schlüsselstrategie, um wettbewerbsfähig zu bleiben und die sich ständig ändernden Anforderungen in der Gastronomie, im Einzelhandel und im Hotel- und Gaststättengewerbe zu erfüllen.