Résumé de l'article : L'automatisation des flux de travail permet aux équipes RH de transférer les données des salariés entre les systèmes de recrutement, de gestion des ressources humaines, de paie, de comptabilité, de gestion des temps et d'identité, sans avoir à saisir plusieurs fois les mêmes informations. Ces exemples d'automatisation des flux de travail montrent comment l'interconnexion des processus permet de réduire les erreurs, d'accélérer l'intégration des nouveaux collaborateurs, d'améliorer la précision de la paie et d'assurer la cohérence des données d'entreprise.
Exemples d'automatisation des flux de travail : points clés à retenir
- L'automatisation des processus RH permet de transférer les données des salariés d'un système à l'autre selon des règles métier prédéfinies.
- Les processus de gestion des nouvelles embauches et de mise à jour des données des salariés permettent de réduire la saisie manuelle répétitive de données dans les systèmes de recrutement, de ressources humaines, de paie et de gestion des accès.
- L'automatisation des processus de gestion de la paie améliore la précision grâce à la synchronisation des données relatives aux rémunérations, aux heures de travail, aux paiements et à la comptabilité.
- Les données fondamentales telles que les services, les sites, les postes et les centres de coûts doivent rester cohérentes pour que les processus en aval fonctionnent correctement.
- La réussite de l'automatisation repose sur des intégrations fiables, des données propres, une répartition claire des responsabilités et des règles de validation.
Qu'est-ce que l'automatisation des processus ?
L'automatisation des flux de travail utilise des règles prédéfinies pour transférer des données ou déclencher une action entre différents systèmes d'entreprise.
Dans les ressources humaines, un workflow démarre généralement lorsqu'un changement intervient dans une application. Un recruteur marque un candidat comme « embauché », le service RH valide une promotion, un responsable soumet une demande de prime ou le service de paie finalise un cycle de paie.
Ces événements déclenchent l'étape suivante : par exemple, le recrutement transfère les données des salariés d'un système de gestion des candidatures (ATS) vers un système de gestion des ressources humaines (HCM) ; les mises à jour des données des salariés sont transmises de l'HCM vers le service de paie ; et le traitement de la paie transfère les écritures comptables de paie vers un système ERP. Tous ces processus RH courants peuvent être automatisés pour une efficacité maximale.
L'automatisation des flux de travail et l'intégration des systèmes vont de pair, mais ce ne sont pas tout à fait la même chose. L'intégration des systèmes permet aux applications d'échanger des données. L'automatisation des flux de travail détermine quelles données sont transférées, à quel moment, quelles règles s'appliquent et quelle doit être la suite des opérations.
En termes simples, l'intégration des données établit la connexion, tandis que l'automatisation des flux de travail applique les règles personnalisées requises pour chaque entreprise.
Pourquoi les équipes RH investissent-elles dans l'automatisation des processus ?
La plupart des processus RH font appel à plusieurs systèmes. Le recrutement utilise un ATS, les RH gèrent les dossiers des salariés dans un SIRH ou un système de gestion du capital humain (HCM), et la paie repose sur une autre plateforme. Le service financier s'appuie sur un ERP, tandis que le service informatique peut utiliser un système distinct de gestion des identités et des accès.
Lorsque ces systèmes ne communiquent pas entre eux, votre équipe RH est contrainte de partager manuellement les données relatives aux salariés.
Cela implique souvent de saisir manuellement des dates en double, de copier des champs relatifs aux salariés d'une application à l'autre, d'envoyer des feuilles de calcul par e-mail, de télécharger des fichiers et de corriger les erreurs a posteriori.
Ces transferts manuels prennent du temps et compliquent la tâche lorsqu'il s'agit de déterminer quel système contient les informations correctes et à jour.
L'automatisation des processus permet aux données validées relatives aux salariés de suivre un parcours contrôlé d'un système à l'autre. L'automatisation réduit les saisies en double, raccourcit les délais de traitement et garantit la fiabilité des données.
« Si l’on tient compte des nouvelles embauches et de toutes les autres mises à jour et modifications concernant les salariés, l’automatisation permet de gagner environ 20 heures par mois. » — Dany Saade, contrôleur de gestion, One Concern
7 exemples d'automatisation des processus
Voici 7 exemples courants d'automatisation des processus dans les domaines des ressources humaines, de la paie, de la finance et de l'informatique.
1. Transfert des nouvelles embauches de l'ATS vers la paie ou le système de gestion des ressources humaines (HCM)
Le processus de recrutement d'un nouveau collaborateur démarre lorsqu'un recruteur marque un candidat comme « embauché » dans le système de gestion des candidatures (ATS). Une intégration ATS transmet ensuite les informations relatives au salarié approuvé vers le système de gestion des ressources humaines (HCM), le système d'information RH (HRIS) ou le système de paie. Les champs de données comprennent généralement le nom du salarié, ses coordonnées, sa date d'entrée en fonction, son intitulé de poste, son service, son lieu de travail, son responsable hiérarchique, son statut professionnel, sa rémunération et son type de contrat.
Sans automatisation, un collaborateur des ressources humaines ou du service de la paie doit recréer manuellement le dossier du salarié. Cela prend du temps et augmente le risque d'erreurs.
L'automatisation de l'intégration des nouveaux collaborateurs permet également de contrôler le moment où les informations sont transmises. Par exemple, le processus peut attendre que le candidat accepte l'offre, remplisse les formulaires requis ou reçoive l'approbation finale.
L'objectif est simple : collecter les informations une seule fois et les transmettre automatiquement aux systèmes qui en ont besoin.
«Un seul connecteur a permis à notre équipe RH d’économiser plus de 20 heures de saisie manuelle fastidieuse chaque mois, ce qui a renforcé la satisfaction générale de l’équipe et contribué à une augmentation remarquable de 100 % du moral. C’est la solution d’intégration la plus simple que j’aie jamais utilisée. » — Theresa Mastellon, directrice des ressources humaines, Hopscotch Primary Care
2. Les mises à jour concernant les salariés sont transmises du module RH de base au module Paie
Les données continuent d'évoluer même après l'intégration. Les collaborateurs obtiennent des promotions, changent de service, prennent des congés, changent d'adresse, mettent à jour leurs coordonnées bancaires pour le virement automatique ou quittent l'entreprise.
Lorsque le système de gestion des ressources humaines (HCM) ou le système d'information sur les ressources humaines (SIRH) constitue la principale source de données sur les salariés, les modifications validées sont directement répercutées dans la paie grâce à une intégration avec le système de paie. Ces mises à jour peuvent concerner la rémunération, les détails du poste, le service, le lieu de travail et le statut professionnel.
L'automatisation du processus de paie remplace les tableurs, les e-mails et les relances manuelles répétitives. Ce processus signale les dates d'entrée en vigueur erronées, les identifiants de paie manquants, les codes de poste non valides et les modifications soumises après la date limite de paie.
« Grâce à cette intégration, tout se met automatiquement à jour dans ADP. Éliminer les erreurs liées à la saisie manuelle des données et gagner du temps, c’est exactement ce dont nous avions besoin. »— Responsable des ressources humaines, prestataire mondial d’offres de voyage
3. Les systèmes ATS et HCM mettent automatiquement à jour la gestion des identités et des accès
La création d'un dossier personnel ne constitue qu'une partie du processus d'intégration. Un nouveau collaborateur peut également avoir besoin d'un compte de messagerie, d'un accès aux applications, d'autorisations de sécurité, de matériel et d'identifiants de connexion.
Un workflow ATS ou HCM transmet les informations validées concernant les salariés à un système de gestion des identités et des accès. Ces informations déclenchent la création d'un compte, la configuration de la messagerie électronique, l'accès aux applications et l'attribution d'autorisations personnalisées.
Ce même processus prend en charge les mutations et les départs des salariés. Lorsqu'un salarié change de poste, le processus demande de nouvelles autorisations et supprime les accès qui ne sont plus nécessaires. Lorsqu'un salarié quitte l'entreprise, le processus déclenche la désactivation de son compte.
L'objectif de l'automatisation n'est pas de supprimer toute prise de décision humaine, mais d'automatiser les étapes répétitives et d'acheminer les demandes sensibles vers la personne compétente.
4. Les écritures comptables relatives à la paie sont automatiquement transférées vers les systèmes ERP
Le traitement de la paie s'achève peut-être au niveau de la plateforme de paie, mais le service financier a tout de même besoin des résultats. Les charges salariales comprennent généralement les salaires, les impôts, les retenues, les cotisations patronales, les primes ou les commissions.
Sans automatisation, quelqu'un doit exporter les rapports, modifier les feuilles de calcul, mettre en correspondance les codes de paie, répartir les dépenses et créer manuellement les écritures comptables. Une intégration ERP automatise ce processus en transférant les résultats de paie finalisés vers le système ERP.
Un processus de gestion de la paie vers l'ERP permet de prendre en charge les opérations suivantes :
- Extraire les résultats de la paie finalisée.
- Mettre en correspondance les codes de paie et les comptes du grand livre.
- Répartissez les coûts par service, site, entité juridique ou centre de coûts.
- Vérifiez que les débits et les crédits s'équilibrent.
- Créer des écritures comptables à jour dans le système ERP.
- Vérifie les soldes des débits et des crédits
- Signaler toute erreur éventuelle, en mettant en évidence les transactions qui n'ont pas passé la validation.
Une configuration optimale ne masque pas le processus, mais facilite son examen et son audit.
5. Les données de temps et de présence sont automatiquement intégrées à la paie
Le calcul des salaires horaires repose sur des données de temps précises. Un processus de gestion des temps et des présences transmet les relevés de temps validés au service de la paie, en indiquant le bon salarié et la bonne période de paie.
Une fois que le responsable a validé la fiche de présence, le processus de gestion valide l'enregistrement. Il associe ensuite le code horaire au code de rémunération approprié et transmet automatiquement les informations validées au service de la paie.
Cela permet d'éliminer le traitement manuel des données et de réduire considérablement les erreurs.
6. Transfert des paiements ponctuels du module RH de base vers la paie
Toutes les rémunérations ne s'inscrivent pas nécessairement dans le salaire régulier d'un salarié. Les primes, commissions, attributions d'actions, primes de parrainage, indemnités de déménagement et autres formes de rémunération supplémentaire peuvent devoir être transférées du module RH principal vers le module de paie.
Un workflow dédié aux paiements ponctuels permet de vérifier l'identité du salarié, le montant du paiement, le code de rémunération, la devise, la date d'entrée en vigueur et la période de paie concernée avant de créer l'écriture comptable relative à la paie. Cela garantit aux services RH et de paie un processus plus cohérent que celui reposant sur des e-mails ou des tableurs.
Le processus doit également tenir compte des validations tardives, des doubles paiements, des corrections et des montants inhabituels. Ces règles permettent d'éviter que de petits incidents ne se transforment en problèmes liés à la paie.
7. Flux de données fondamentaux entre le SIRH et la paie
Les dossiers du personnel dépendent des données organisationnelles qui les sous-tendent. Ces données peuvent inclure les services, les sites, les postes, les centres de coûts, les entités juridiques et les unités opérationnelles.
L'intégration à un SIRH permet d'assurer la cohérence de ces données avec la paie, afin de garantir une comptabilité analytique correcte. Cela est essentiel, car le service de la paie ne peut pas affecter un salarié à un service ou à un site qui n'existe pas dans le système de paie.
Le fait de veiller à la cohérence des données de base permet également de s'assurer que les charges salariales sont correctement affectées aux catégories comptables appropriées. Les données de base font peut-être l'objet de moins d'attention que les processus liés à l'embauche de nouveaux collaborateurs ou à la mise à jour des informations sur les salariés, mais elles constituent le fondement de presque tous les autres processus d'automatisation des ressources humaines.
Le processus doit permettre d'identifier les services inactifs, les codes en double, les relations organisationnelles non valides, les correspondances comptables manquantes et les modifications traitées dans le mauvais ordre.
«Ce qui était autrefois une procédure très chronophage, notamment lors de la mise en place de nouveaux sites ou de nouveaux centres de coûts, est désormais un processus que l’on configure une fois pour toutes. » — Analyste senior SIRH, Community Bank
Systèmes d'entreprise couramment utilisés pour l'automatisation des processus RH
L'automatisation des processus RH permet de relier plusieurs types d'applications métier.
Certaines plateformes prennent en charge plusieurs fonctions métier. Un système CRM doté d'une automatisation des flux de travail relie les données clients aux systèmes RH, de paie, financiers et autres systèmes d'entreprise. Ce chevauchement rend la question de la propriété des données d'autant plus importante.
Votre workflow doit définir quel système contrôle chaque champ et quels systèmes se contentent de recevoir les informations, c'est-à-dire le système source et le système cible. Sans ces règles, deux applications risquent d'écraser le même champ ou de créer des enregistrements contradictoires.
Avantages de l'automatisation des processus dans le domaine des ressources humaines
L'automatisation des processus ne se limite pas à l'amélioration des tâches individuelles. En reliant les systèmes RH, de paie, financiers et informatiques, l'automatisation permet de gagner du temps, d'améliorer la précision des données, de réduire les erreurs, de renforcer la conformité, et bien plus encore.
Gain de temps
L'automatisation permet de réduire la saisie manuelle répétitive de données. Les gains de temps les plus importants proviennent souvent des tâches à fort volume, telles que l'intégration des nouveaux collaborateurs, la mise à jour des données du personnel, le traitement des fiches de présence et la comptabilisation des salaires.
Une tâche qui prend cinq minutes représente une charge de travail considérable lorsque votre équipe doit la répéter des centaines de fois.
Améliore la précision des données
Chaque transfert manuel multiplie les risques d'erreurs. L'automatisation des processus permet de valider les informations avant que le système destinataire ne les accepte, en vérifiant que les champs obligatoires sont remplis, que les codes sont valides et qu'il n'y a pas de doublons.
L'automatisation ne garantit pas l'exactitude des données, mais elle rend les règles de validation plus cohérentes et permet de repérer et de corriger plus facilement les erreurs.
Réduit les erreurs liées à la paie
La gestion de la paie repose sur des données précises : rémunération, statut professionnel, relevés d'heures, informations de paiement, etc.
Les intégrations entre le SIRH et la paie permettent de synchroniser ces données essentielles. Un flux de travail bien conçu offre également au service de la paie une procédure claire pour traiter les dossiers rejetés ou incomplets.
Améliore l'expérience des employés
Les employés s'en rendent compte lorsque l'intégration prend du retard, que l'accès au système est fastidieux ou qu'une modification approuvée n'est pas prise en compte dans le calcul des salaires.
Les flux de travail interconnectés permettent de réduire ces retards. Ils permettent également de limiter le nombre de fois où les collaborateurs doivent fournir les mêmes informations à différentes équipes.
Renforce la conformité
L'automatisation permet de disposer d'un historique plus clair indiquant d'où proviennent les informations, qui a approuvé une modification, à quel moment celle-ci est entrée en vigueur, quel système l'a reçue et si la transaction a abouti.
Ces historiques de données servent de base aux audits de paie, aux contrôles d'accès, à l'établissement de rapports et aux enquêtes internes.
Rapports sur les vitesses
Il est plus facile de harmoniser les rapports lorsque les systèmes RH, de gestion de la paie et financiers utilisent les mêmes données relatives aux salariés et à l'entreprise.
L'intégration de la gestion de la paie permet également au service financier d'accéder plus rapidement aux coûts liés au personnel, sans avoir à attendre que quelqu'un saisisse les données dans un tableur.
Favorise la croissance
Les processus manuels deviennent plus difficiles à gérer à mesure que votre entreprise se développe. L'automatisation des flux de travail permet d'augmenter le volume des transactions sans que cela n'entraîne une augmentation proportionnelle de la charge administrative.
«Grâce à l’automatisation, nous sommes en mesure d’enregistrer une croissance substantielle et rentable sans alourdir la charge de travail ni augmenter les effectifs de notre service administratif. » — Jeffrey Laymon, consultant exécutif, Integrated Dermatology
Comment choisir la bonne stratégie d'automatisation des processus de travail
La meilleure stratégie d'automatisation commence par l'identification d'un problème métier clair. Concentrez-vous sur les processus répétitifs et à fort impact, définissez la responsabilité des données et les règles de validation, puis élaborez un plan de suivi des exceptions à mesure que les flux de travail se développent.
Identifier les goulots d'étranglement liés aux tâches manuelles dans les processus répétitifs
Commencez par identifier les goulots d'étranglement liés aux tâches manuelles que votre équipe effectue de manière répétitive. Recherchez notamment les transferts de fichiers Excel, les importations et exportations récurrentes, la saisie de données en double, les validations par e-mail, ainsi que les processus qui reposent sur la mémoire d'une seule personne chargée de se souvenir manuellement de chaque étape.
La fréquence a son importance. Une tâche de cinq minutes effectuée 500 fois par an peut prendre plus de temps qu'une tâche de quatre heures effectuée deux fois. Le nombre d'étapes manuelles a également son importance. Les tâches qui passent par les RH, la paie, la comptabilité et l'informatique peuvent présenter plus de risques qu'un processus géré par une seule équipe.
Connecter des systèmes ayant un fort impact sur l'activité
Concentrez-vous dans un premier temps sur les processus qui concernent la paie, l'intégration des nouveaux collaborateurs, la conformité, le reporting financier ou les droits d'accès des salariés.
Parmi les points de départ courants, on peut citer le transfert des nouvelles embauches du système de gestion des candidatures (ATS) vers la paie, le transfert des modifications concernant les salariés du système RH central vers la paie, la saisie des temps validés dans la paie, ainsi que le transfert des résultats de paie finalisés vers un ERP.
Normaliser les données
Avant de créer votre workflow, déterminez à quel système appartient chaque champ, quels champs sont obligatoires et comment les codes sont mis en correspondance entre les systèmes.
Par exemple, un système peut utiliser « Remote » pour désigner un lieu, tandis qu’un autre utilise « RMT ». Un troisième peut exiger un code de lieu numérique. L’intégration nécessite des règles claires pour la conversion de ces valeurs.
Les normes relatives aux données devraient également inclure les identifiants des salariés, les codes de service, les codes de poste et les formats de date.
Intégrations de moniteurs
Un flux de travail fiable ne doit pas échouer en silence. Votre équipe doit savoir quels enregistrements ont été traités avec succès, lesquels ont échoué, pourquoi ils ont échoué, qui est chargé de les corriger et si l'enregistrement corrigé a bien été traité.
La gestion des exceptions doit faire partie intégrante de la conception du flux de travail. Sans cela, l'automatisation risque de faire passer les erreurs plus rapidement sans les résoudre.
Attribuez un responsable à chaque type d’exception : les RH devraient gérer les données d’emploi manquantes, la paie pourrait s’occuper des codes de rémunération non valides, et le service financier devrait prendre en charge les problèmes de mappage du grand livre.
Des outils tels que Flexspring Monitor facilitent la surveillance des intégrations. Flexspring Monitor, fourni avec chaque intégration Flexspring, affiche l’état de chaque intégration, indique les enregistrements transférés à chaque fois et signale tout enregistrement comportant des erreurs nécessitant une correction. Les corrections des enregistrements peuvent même être effectuées directement dans Flexspring Monitor.
Automatisation progressive au fil du temps
Il n’est pas nécessaire d’automatiser tous les processus RH d’un seul coup. Commencez par un workflow dont les responsabilités sont clairement définies, qui fait l’objet d’activités fréquentes, dont les règles métier sont stables, dont l’impact est mesurable et dont les exceptions sont gérables. Un workflow dédié à l’embauche de nouveaux collaborateurs pourra ensuite s’étendre aux mises à jour des données des salariés, aux départs, à la gestion des identités et des accès, aux données de base, ainsi qu’à l’automatisation du traitement de la paie vers l’ERP.
L'objectif n'est pas d'automatiser le plus grand nombre possible de tâches. L'objectif est de mettre en place des flux de travail qui permettent de résoudre des problèmes métier bien définis et qui s'adaptent à l'évolution de vos systèmes.
Exemples d'automatisation des flux de travail - FAQ
- Qu'est-ce que l'automatisation des flux de travail ? Qu'est-ce que l'automatisation des flux de travail ?
L'automatisation des flux de travailutilise des règles prédéfinies pour transférer des données ou déclencher des actions entre différents systèmes d'entreprise. Dans le domaine des ressources humaines, elle facilite la circulation des informations relatives aux salariés entre les plateformes de recrutement, des RH, de la paie, de la finance et de l'informatique. - Quels sont les exemples d'automatisation des flux de travail dans les ressources humaines ?
Parmi les exemples courants, on peut citer l'envoi des données relatives aux nouvelles embauches depuis un système de gestion des candidatures (ATS) vers le service de paie, la synchronisation des mises à jour concernant les salariés depuis un système d'information RH (SIRH) vers le service de paie, et le transfert des écritures comptables de paie vers un progiciel de gestion intégré (ERP) après chaque cycle de paie. Ces flux de travail réduisent les saisies manuelles et garantissent la cohérence des données entre les différents systèmes. - En quoi l'automatisation des processus améliore-t-elle la précision de la paie ?
L'automatisation des processusréduit la saisie manuelle des données et valide les informations avant qu'elles ne parviennent au service de la paie. Par exemple, l'automatisation signale les champs manquants, les codes non valides, les paiements en double, et vérifie même l'équilibre entre les débits et les crédits. - Quels systèmes l'automatisation des flux de travail permet-elle de connecter ?
L'automatisation des flux de travail permetde connecter les systèmes ATS, SIRH, HCM, de paie, de gestion des temps, ERP, CRM et de gestion des identités. Les systèmes concernés dépendent de vos logiciels et des méthodes d'intégration disponibles. - Quelle est la différence entre l'automatisation des flux de travail et l'intégration de systèmes ?
L'intégration de systèmes établit la connexion entre les applications, généralement via une connexion d'API à API. L'automatisation des flux de travail détermine quels champs de données sont transférés, à quel moment et vers quelle destination précise. - L'automatisation des flux de travail est-elle compatible avec les logiciels RH existants ?
Oui, l'automatisation des flux de travail permet de connecter de nombreuses plateformes existantes dans les domaines des ressources humaines, de la paie, des finances, du recrutement et de la gestion des identités. La compatibilité dépend des API, des formats de fichiers et des exigences en matière de données de chaque système. - Combien de temps dure la mise en œuvre de l'automatisation des flux de travail ?
La durée dépend des systèmes concernés, des mappages de données, des règles métier et des tests à effectuer. Une simple connexion entre deux systèmes prend généralement moins de temps qu'un flux de travail impliquant plusieurs services. - Quels sont les principaux avantages de l'automatisation des processus RH ?
L'automatisation des processusRH permet de gagner du temps, de réduire les erreurs, d'améliorer la précision de la paie et d'accélérer l'intégration des nouveaux collaborateurs. Elle renforce également la qualité des rapports, la conformité réglementaire et l'expérience des collaborateurs. - Quel processus RH une entreprise devrait-elle automatiser en premier ?
Commencez par un processus fréquent et répétitif qui concerne la paie, l'intégration des nouveaux collaborateurs, la conformité ou les droits d'accès des employés. Par exemple, l'intégration des nouvelles embauches dans le système de paie via Flexspring est souvent la première intégration mise en place. Le meilleur processus à automatiser en premier est celui dont la responsabilité est clairement définie, dont les règles sont stables et dont les résultats sont mesurables. - Comment les équipes RH doivent-elles gérer les erreurs dans les flux de travail ?
Les flux de travailautomatisés doivent signaler les enregistrements ayant échoué, expliquer le problème et attribuer la correction à l'équipe compétente. Les équipes doivent également vérifier que les enregistrements corrigés sont bien traités. Des outils tels que Flexspring Monitor, fourni avec chaque intégration Flexspring, affichent le statut de chaque intégration, indiquent quels enregistrements ont été transférés à chaque fois et signalent les enregistrements comportant des erreurs qui doivent être corrigées.
Conclusion
L'automatisation des processus relie les systèmes de recrutement, de ressources humaines, de paie, d'ERP, de gestion du temps et d'identité, permettant ainsi le transfert des informations sur les salariés sans avoir à recourir à des transferts manuels répétés.
Les exemples les plus pertinents d'automatisation des processus permettent d'éliminer les goulots d'étranglement liés aux tâches manuelles : saisie en double des données, intégration fastidieuse des nouveaux collaborateurs, corrections de la paie, feuilles de calcul comptables et données incohérentes. Grâce à une répartition claire des responsabilités, à des intégrations fiables, à des données standardisées et à un processus de gestion des exceptions, votre équipe peut consacrer moins de temps au transfert d'informations et davantage à des tâches stratégiques nécessitant un jugement humain.
