Beispiele für die Automatisierung von Arbeitsabläufen, die Personalabteilungen Zeit sparen

Zusammenfassung des Artikels: Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen können Personalabteilungen Mitarbeiterdaten zwischen Systemen für Personalbeschaffung, Personalwesen, Gehaltsabrechnung, Finanzwesen, Zeiterfassung und Identitätsmanagement austauschen, ohne dieselben Informationen mehrmals eingeben zu müssen. Diese Beispiele für die Automatisierung von Arbeitsabläufen zeigen, wie vernetzte Prozesse Fehler reduzieren, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter beschleunigen, die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung verbessern und die Konsistenz der Unternehmensdaten gewährleisten.

Beispiele für die Automatisierung von Arbeitsabläufen: Die wichtigsten Erkenntnisse

• Die Automatisierung von HR-Workflows sorgt dafür, dass Mitarbeiterdaten auf der Grundlage vordefinierter Geschäftsregeln zwischen den Systemen übertragen werden.
• Workflows für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und die Aktualisierung von Mitarbeiterdaten reduzieren die wiederholte manuelle Dateneingabe in den Bereichen Personalbeschaffung, Personalwesen, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Zugangsverwaltung.
• Die Automatisierung der Abrechnungsprozesse verbessert die Genauigkeit durch die Synchronisierung von Vergütungs-, Arbeitszeit-, Zahlungs- und Buchhaltungsdaten.
• Grundlegende Daten wie Abteilungen, Standorte, Stellen und Kostenstellen müssen aufeinander abgestimmt bleiben, damit nachgelagerte Arbeitsabläufe korrekt funktionieren.
• Eine erfolgreiche Automatisierung hängt von zuverlässigen Integrationen, sauberen Daten, klaren Zuständigkeiten und Validierungsregeln ab.

Was ist Workflow-Automatisierung?

Bei der Workflow-Automatisierung werden festgelegte Regeln verwendet, um Daten zwischen Geschäftssystemen zu übertragen oder eine Aktion auszulösen.

Im Personalwesen beginnt ein Workflow in der Regel, wenn sich in einer Anwendung etwas ändert. Ein Personalvermittler kennzeichnet einen Bewerber als eingestellt, die Personalabteilung genehmigt eine Beförderung, ein Vorgesetzter reicht einen Bonusantrag ein oder die Lohnbuchhaltung schließt einen Abrechnungslauf ab.

Diese Ereignisse leiten den nächsten Schritt ein: So werden beispielsweise bei der Einstellung Mitarbeiterdaten aus einem ATS an ein HCM-System übermittelt, bei Mitarbeiteraktualisierungen werden Daten aus dem HCM-System an die Lohnabrechnung weitergeleitet, und bei einem Lohnabrechnungslauf werden die Lohnjournalbuchungen in ein ERP-System übertragen. All diese gängigen HR-Prozesse lassen sich automatisieren, um maximale Effizienz zu erzielen.

Workflow-Automatisierung und Systemintegration gehen Hand in Hand, sind jedoch nicht ganz dasselbe. Die Systemintegration ermöglicht den Datenaustausch zwischen Anwendungen. Die Workflow-Automatisierung legt fest, welche Daten wann übertragen werden, welche Regeln gelten und welche nächsten Schritte erfolgen sollen.

Einfach ausgedrückt: Die Datenintegration stellt die Verbindung her, während die Workflow-Automatisierung die für das jeweilige Unternehmen erforderlichen benutzerdefinierten Regeln anwendet.

Warum Personalabteilungen in die Automatisierung von Arbeitsabläufen investieren

Die meisten HR-Prozesse umfassen mehrere Systeme. Die Personalbeschaffung nutzt ein ATS, die Personalabteilung verwaltet die Mitarbeiterdaten in einem HRIS oder HCM, und die Gehaltsabrechnung läuft auf einer weiteren Plattform. Die Finanzabteilung stützt sich auf ein ERP-System, während die IT-Abteilung möglicherweise ein separates System für die Identitäts- und Zugriffsverwaltung einsetzt.

Wenn diese Systeme nicht miteinander kommunizieren, ist Ihre Personalabteilung gezwungen, Mitarbeiterdaten manuell weiterzugeben.

Das bedeutet oft, dass Daten manuell doppelt eingegeben, Mitarbeiterfelder zwischen Anwendungen kopiert, Tabellen per E-Mail versendet, Dateien hochgeladen und Fehler im Nachhinein korrigiert werden müssen.

Diese manuellen Übergaben sind zeitaufwendig und erschweren es, festzustellen, welches System die korrekten und aktuellen Informationen enthält.

Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen werden genehmigte Mitarbeiterdaten auf einem kontrollierten Weg von einem System zum anderen weitergeleitet. Die Automatisierung reduziert Doppeleingaben, verkürzt die Bearbeitungszeit und sorgt für zuverlässige Datensätze.

„Wenn man Neueinstellungen und alle anderen Aktualisierungen und Änderungen bei den Mitarbeitern mit einbezieht, spart die Automatisierung etwa 20 Stunden pro Monat ein.“ – Dany Saade, Corporate Controller, One Concern

7 Beispiele für die Automatisierung von Arbeitsabläufen

Hier sind 7 beliebte Beispiele für die Automatisierung von Arbeitsabläufen in den Bereichen Personalwesen, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Finanzen und IT.

1. Der Datenfluss für neue Mitarbeiter vom ATS zur Lohnabrechnung oder zum HCM-System

Ein Workflow für neue Mitarbeiter beginnt, wenn ein Personalvermittler einen Bewerber im ATS als eingestellt markiert. Eine ATS-Integration übermittelt daraufhin die genehmigten Mitarbeiterdaten an das HCM-, HRIS- oder Abrechnungssystem. Zu den Datenfeldern gehören in der Regel der Name des Mitarbeiters, die Kontaktdaten, das Eintrittsdatum, die Stellenbezeichnung, die Abteilung, der Standort, der Vorgesetzte, der Beschäftigungsstatus, die Vergütung und die Mitarbeiterkategorie.

Ohne Automatisierung muss ein Mitarbeiter der Personalabteilung oder der Lohnbuchhaltung die Mitarbeiterdaten manuell neu anlegen. Das kostet Zeit und birgt ein zusätzliches Fehlerrisiko.

Die Automatisierung der Mitarbeiter-Einarbeitung steuert zudem, wann die Informationen weitergeleitet werden. So kann der Workflow beispielsweise warten, bis der Bewerber das Angebot annimmt, die erforderlichen Formulare ausfüllt oder die endgültige Genehmigung erhält.

Das Ziel ist einfach: Die Informationen sollen einmal erfasst und automatisch an die Systeme weitergeleitet werden, die sie benötigen.

„Eine einzige Schnittstelle hat unser HR-Team jeden Monat von über 20 Stunden mühsamer manueller Dateneingabe befreit, was die allgemeine Zufriedenheit im Team gesteigert und zu einer bemerkenswerten Steigerung der Arbeitsmoral um 100 % beigetragen hat. Die einfachste Integrationslösung, die ich je erlebt habe.“ – Theresa Mastellon, Director, People Operations, Hopscotch Primary Care

2. Mitarbeiterdaten werden aus dem Kern-HR-System an die Lohnabrechnung weitergeleitet

Auch nach der Einarbeitung ändern sich die Daten weiterhin. Mitarbeiter werden befördert, wechseln in neue Abteilungen, nehmen Urlaub, ändern ihre Adresse, aktualisieren ihre Daten für die Gehaltsüberweisung oder verlassen das Unternehmen.

Wenn das HCM- oder HRIS-System die Hauptquelle für Mitarbeiterdaten ist, werden genehmigte Änderungen über eine Abrechnungsintegration direkt in die Personalabrechnung übernommen. Diese Aktualisierungen können Angaben zur Vergütung, zu Stellenangaben, zur Abteilung, zum Standort und zum Beschäftigungsstatus umfassen.

Die Automatisierung der Abrechnungsabläufe ersetzt Tabellenkalkulationen, E-Mails und wiederholte manuelle Nachverfolgungen. Der Workflow weist auf falsche Gültigkeitsdaten, fehlende Abrechnungs-IDs, ungültige Stellencodes und Änderungen hin, die nach Ablauf der Abrechnungsfrist eingereicht wurden.

„Durch diese Integration wird alles automatisch in ADP aktualisiert. Die Vermeidung manueller Eingabefehler und die Zeitersparnis sind genau das, was wir gebraucht haben.“– Personalreferent, globaler Anbieter von Reiseangeboten

3. ATS und HCM aktualisieren das Identitäts- und Zugriffsmanagement automatisch

Die Anlage einer Mitarbeiterakte ist nur ein Teil des Onboarding-Prozesses. Ein neuer Mitarbeiter benötigt möglicherweise auch ein E-Mail-Konto, Zugriff auf Anwendungen, Sicherheitsberechtigungen, Arbeitsmittel und Anmeldedaten.

Ein ATS- oder HCM-Workflow übermittelt die genehmigten Mitarbeiterdaten an ein Identitäts- und Zugriffsmanagementsystem. Diese Daten lösen die Einrichtung eines Benutzerkontos, die Konfiguration des E-Mail-Zugangs, den Zugriff auf Anwendungen sowie benutzerdefinierte Berechtigungen aus.

Derselbe Workflow unterstützt sowohl Versetzungen als auch Kündigungen von Mitarbeitern. Wenn ein Mitarbeiter eine neue Position übernimmt, fordert der Workflow neue Berechtigungen an und entzieht ihm die nicht mehr benötigten Zugriffsrechte. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, löst der Workflow die Deaktivierung seines Kontos aus.

Der Zweck der Automatisierung besteht nicht darin, jede menschliche Entscheidung zu ersetzen, sondern sich wiederholende Schritte zu automatisieren und sensible Anfragen an die richtige Person weiterzuleiten.

4. Buchungen aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung werden automatisch in ERP-Systeme übertragen

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung mag zwar in der Lohnabrechnungsplattform enden, doch die Finanzabteilung benötigt weiterhin die Ergebnisse. Zu den Lohn- und Gehaltskosten zählen in der Regel Löhne und Gehälter, Steuern, Abzüge, Arbeitgeberbeiträge, Prämien oder Provisionen.

Ohne Automatisierung muss jemand Berichte exportieren, Tabellenkalkulationen bearbeiten, Lohncodes zuordnen, Ausgaben aufteilen und Buchungssätze manuell erstellen. Eine ERP-Integration automatisiert diesen Prozess, indem die fertigen Abrechnungsergebnisse in das ERP-System übertragen werden.

Ein Workflow von der Lohnabrechnung zum ERP-System kann Folgendes abwickeln:

• Die Ergebnisse der abgeschlossenen Lohn- und Gehaltsabrechnung extrahieren.
• Ordnen Sie die Lohn- und Gehaltscodes den Hauptbuchkonten zu.
• Teilen Sie die Kosten nach Abteilung, Standort, Rechtsträger oder Kostenstelle auf.
• Überprüfen Sie, ob sich Soll und Haben ausgleichen.
• Erstellen Sie aktuelle Buchungen im ERP-System.
• Überprüft die Salden der Soll- und Habensalden
• Bei Fehlern eine Meldung ausgeben und Transaktionen kennzeichnen, die die Validierung nicht bestehen.

Die beste Konfiguration verbirgt den Prozess nicht, sondern erleichtert dessen Überprüfung und Auditierung.

5. Die Zeiterfassung aktualisiert automatisch die Lohnabrechnung

Die Stundenabrechnung hängt von korrekten Zeitdaten ab. Ein Arbeitsablauf zur Zeiterfassung leitet genehmigte Zeiteinträge an die Lohnabrechnung weiter – für den richtigen Mitarbeiter und den richtigen Abrechnungszeitraum.

Nachdem ein Vorgesetzter die Stundenerfassung genehmigt hat, überprüft der Workflow den Datensatz. Anschließend ordnet er den Zeitcode dem richtigen Lohncode zu und leitet die genehmigten Daten automatisch an die Lohnabrechnung weiter.

Dadurch entfällt die manuelle Datenbearbeitung, und Fehler werden drastisch reduziert.

6. Einmalzahlungen werden aus dem Kern-HR-System in die Lohnabrechnung übertragen

Nicht jede Zahlung lässt sich in das reguläre Gehalt eines Mitarbeiters einordnen. Prämien, Provisionen, Aktienzuteilungen, Vermittlungsprämien, Umzugskostenpauschalen und andere Formen der Zusatzvergütung müssen unter Umständen aus dem Kernbereich der Personalverwaltung in die Lohn- und Gehaltsabrechnung übertragen werden.

Ein Workflow für Einmalzahlungen kann vor der Erstellung des Lohn- und Gehaltsbelegs die Identität des Mitarbeiters, den Zahlungsbetrag, den Verrechnungscode, die Währung, das Gültigkeitsdatum und den Zielabrechnungszeitraum überprüfen. Dadurch profitieren die Personalabteilung und die Lohnbuchhaltung von einem einheitlicheren Prozess, als wenn sie sich auf E-Mails oder Tabellenkalkulationen verlassen würden.

Der Arbeitsablauf sollte außerdem verspätete Genehmigungen, Doppelzahlungen, Korrekturen und ungewöhnliche Beträge berücksichtigen. Diese Regeln tragen dazu bei, dass aus kleinen Problemen keine Probleme bei der Gehaltsabrechnung werden.

7. Grundlegende Datenflüsse vom HRIS zur Lohn- und Gehaltsabrechnung

Mitarbeiterdaten hängen von den ihnen zugrunde liegenden Organisationsdaten ab. Zu diesen Daten können Abteilungen, Standorte, Stellen, Kostenstellen, juristische Personen und Geschäftsbereiche gehören.

Durch die Integration eines HRIS werden diese Daten mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung abgeglichen, um eine korrekte Kostenrechnung zu gewährleisten. Dies ist wichtig, da die Lohn- und Gehaltsabrechnung einen Mitarbeiter nicht einer Abteilung oder einem Standort zuordnen kann, die bzw. der im Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem nicht existiert.

Die Abstimmung der Stammdaten trägt zudem dazu bei, dass die Lohnkosten den richtigen Buchhaltungskategorien zugeordnet werden. Stammdaten erhalten zwar möglicherweise weniger Aufmerksamkeit als Workflows für Neueinstellungen oder Mitarbeiteraktualisierungen, bilden jedoch die Grundlage für fast jeden anderen Automatisierungsprozess im Personalwesen.

Der Workflow sollte inaktive Abteilungen, doppelte Codes, ungültige Organisationsbeziehungen, fehlende Buchhaltungszuordnungen und in falscher Reihenfolge verarbeitete Änderungen identifizieren.

„Was früher ein arbeitsintensiver Vorgang war, insbesondere bei der Einrichtung neuer Standorte oder Kostenstellen, ist heute ein Prozess, den man einmal einrichtet und dann nicht mehr beachten muss.“ – Leitender HRIS-Analyst, Community Bank

Gängige Unternehmenssysteme zur Automatisierung von HR-Workflows

Durch die Automatisierung von HR-Workflows lassen sich verschiedene Arten von Unternehmensanwendungen miteinander verknüpfen.

Einige Plattformen unterstützen mehr als eine Geschäftsfunktion. Ein CRM-System mit Workflow-Automatisierung verknüpft Kundendaten mit Personalwesen, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Finanzwesen und anderen Unternehmenssystemen. Aufgrund dieser Überschneidungen gewinnt die Frage der Datenverantwortung an Bedeutung.

In Ihrem Workflow sollte festgelegt werden, welches System die einzelnen Felder steuert und welche Systeme lediglich die Informationen empfangen, also Quell- und Zielsystem. Ohne diese Regeln könnten zwei Anwendungen dasselbe Feld überschreiben oder widersprüchliche Datensätze erstellen.

Vorteile der Workflow-Automatisierung im Personalwesen

Die Automatisierung von Arbeitsabläufen bringt nicht nur bei einzelnen Aufgaben Vorteile. Durch die Vernetzung von Personal-, Lohn-, Finanz- und IT-Systemen spart die Automatisierung Zeit, verbessert die Datengenauigkeit, reduziert Fehler, stärkt die Compliance und vieles mehr.

Spart Zeit

Durch Automatisierung wird die wiederholte manuelle Dateneingabe reduziert. Die größten Zeiteinsparungen ergeben sich häufig bei Aufgaben mit hohem Arbeitsaufwand wie der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, der Aktualisierung von Mitarbeiterdaten, der Verarbeitung von Stundenzetteln und der Erstellung von Lohn- und Gehaltsbuchungsbelegen.

Eine fünfminütige Aufgabe verursacht einen erheblichen Arbeitsaufwand, wenn Ihr Team sie hunderte Male ausführt.

Verbessert die Datengenauigkeit

Jede manuelle Übergabe birgt ein zusätzliches Fehlerrisiko. Durch die Automatisierung der Arbeitsabläufe werden die Informationen vor der Übernahme durch das Empfängersystem überprüft, indem auf Pflichtfelder, gültige Codes und doppelte Datensätze geprüft wird.

Automatisierung garantiert zwar keine korrekten Daten, sorgt jedoch für einheitlichere Validierungsregeln und macht es einfacher, Fehler zu finden und zu beheben.

Reduziert Fehler bei der Lohnabrechnung

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung hängt von korrekten Daten ab: Vergütung, Beschäftigungsstatus, Arbeitszeitaufzeichnungen, Zahlungsinformationen und vieles mehr.

HRIS- und Lohnabrechnungsintegrationen helfen dabei, diese wichtigen Daten abzugleichen. Ein gut durchdachter Arbeitsablauf bietet der Lohnbuchhaltung zudem klare Vorgaben für den Umgang mit fehlerhaften oder unvollständigen Datensätzen.

Sorgt für eine bessere Mitarbeitererfahrung

Mitarbeiter merken es, wenn die Einarbeitung ins Stocken gerät, der Systemzugang umständlich ist oder eine genehmigte Änderung nicht in die Gehaltsabrechnung einfließt.

Vernetzte Arbeitsabläufe verringern diese Verzögerungen. Außerdem sorgen sie dafür, dass Mitarbeiter dieselben Informationen seltener an verschiedene Teams weitergeben müssen.

Verbessert die Einhaltung von Vorschriften

Durch die Automatisierung lässt sich genauer nachverfolgen, woher die Informationen stammen, wer eine Änderung genehmigt hat, wann die Änderung in Kraft getreten ist, in welchem System sie übernommen wurde und ob die Transaktion erfolgreich war.

Diese Datenhistorie dient als Grundlage für Lohn- und Gehaltsprüfungen, Zugriffskontrollen, die Berichterstattung und interne Untersuchungen.

Geschwindigkeitsmeldungen

Die Abstimmung von Berichten ist einfacher, wenn Personal-, Lohn- und Finanzsysteme auf denselben Mitarbeiter- und Unternehmensdaten basieren.

Durch die Integration der Lohnabrechnung erhält die Finanzabteilung zudem schneller Zugriff auf die Personalkosten, ohne darauf warten zu müssen, dass jemand die Daten in eine Tabellenkalkulation eingibt.

Fördert das Wachstum

Manuelle Prozesse lassen sich mit zunehmendem Unternehmenswachstum immer schwerer bewältigen. Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen kann das Transaktionsvolumen steigen, ohne dass der Verwaltungsaufwand im gleichen Maße zunimmt.

„Dank der Automatisierung sind wir für ein erhebliches, profitables Wachstum gerüstet, ohne dass unser Backoffice dadurch zusätzlich belastet wird oder mehr Personal benötigt wird.“ – Jeffrey Laymon, Executive Consultant, Integrated Dermatology

So wählen Sie die richtige Strategie zur Workflow-Automatisierung aus

Die beste Automatisierungsstrategie beginnt mit einem klar definierten geschäftlichen Problem. Konzentrieren Sie sich auf sich wiederholende, besonders wichtige Prozesse, legen Sie die Zuständigkeiten für die Daten und Validierungsregeln fest und erstellen Sie einen Plan zur Überwachung von Ausnahmen, wenn die Workflows an Umfang zunehmen.

Manuelle Engpässe in sich wiederholenden Prozessen identifizieren

Beginnen Sie damit, manuelle Engpässe zu identifizieren, die in Ihrem Team immer wieder auftreten. Achten Sie dabei auf die Weitergabe von Tabellenkalkulationen, wiederkehrende Importe und Exporte, doppelte Dateneingaben, Genehmigungen per E-Mail sowie Prozesse, bei denen eine einzelne Person jeden Schritt manuell im Kopf behalten muss.

Die Häufigkeit spielt eine Rolle. Eine fünfminütige Aufgabe, die 500 Mal pro Jahr erledigt wird, kann mehr Zeit in Anspruch nehmen als eine vierstündige Aufgabe, die zweimal erledigt wird. Auch die Anzahl der manuellen Schritte ist entscheidend. Aufgaben, die durch die Personalabteilung, die Lohnbuchhaltung, die Finanzabteilung und die IT laufen, können ein höheres Risiko darstellen als ein Prozess, der von einem einzigen Team verantwortet wird.

Systeme mit hoher geschäftlicher Relevanz miteinander verbinden

Konzentrieren Sie sich zunächst auf Arbeitsabläufe, die die Gehaltsabrechnung, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, die Einhaltung von Vorschriften, die Finanzberichterstattung oder den Mitarbeiterzugang betreffen.

Zu den üblichen Ausgangspunkten zählen die Übernahme neuer Mitarbeiter aus dem ATS in die Lohnabrechnung, die Übernahme von Mitarbeiteränderungen aus dem Kern-HR-System in die Lohnabrechnung, die Übernahme genehmigter Arbeitszeiten in die Lohnabrechnung sowie die Übertragung abgeschlossener Lohnabrechnungsergebnisse in ein ERP-System.

Die Daten standardisieren

Bevor Sie Ihren Workflow erstellen, legen Sie fest, welches System für welches Feld zuständig ist, welche Felder Pflichtfelder sind und wie die Codes zwischen den Systemen zugeordnet werden.

Beispielsweise kann ein System „Remote“ als Standortangabe verwenden, während ein anderes „RMT“ nutzt. Ein drittes System erfordert möglicherweise einen numerischen Standortcode. Für die Integration sind klare Regeln zur Übersetzung dieser Werte erforderlich.

Zu den Datenstandards sollten auch Mitarbeiter-IDs, Abteilungscodes, Stellencodes und Datumsformate gehören.

Monitor-Integrationen

Ein zuverlässiger Workflow sollte nicht einfach stillschweigend fehlschlagen. Ihr Team muss wissen, welche Datensätze erfolgreich verarbeitet wurden, welche fehlgeschlagen sind, warum sie fehlgeschlagen sind, wer für die Korrektur zuständig ist und ob der korrigierte Datensatz erfolgreich verarbeitet wurde.

Die Fehlerbehandlung sollte Teil der Workflow-Gestaltung sein. Ohne sie könnte die Automatisierung Fehler lediglich schneller weiterleiten, ohne sie zu beheben.

Weisen Sie jeder Art von Ausnahme einen Verantwortlichen zu: Die Personalabteilung sollte sich um fehlende Stellenangaben kümmern, die Lohnbuchhaltung um ungültige Verdienstcodes und die Finanzabteilung um Probleme bei der Zuordnung zum Hauptbuch.

Tools wie Flexspring Monitor erleichtern die Überwachung der Integration. Flexspring Monitor, das im Lieferumfang jeder Flexspring-Integration enthalten ist, zeigt den Status jeder Integration an, welche Datensätze jeweils übertragen wurden, und kennzeichnet alle fehlerhaften Datensätze, die korrigiert werden müssen. Die Korrektur der Datensätze kann sogar direkt in Flexspring Monitor vorgenommen werden.

Automatisierung im Zeitverlauf

Sie müssen nicht jeden HR-Prozess auf einmal automatisieren. Beginnen Sie mit einem Workflow, der klare Zuständigkeiten, häufige Aktivitäten, stabile Geschäftsregeln, messbare Auswirkungen und überschaubare Ausnahmen aufweist. Ein Workflow für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter kann später auf Mitarbeiteraktualisierungen, Kündigungen, Identitäts- und Zugriffsmanagement, Stammdaten sowie die Automatisierung der Abrechnung im ERP-System ausgeweitet werden.

Das Ziel besteht nicht darin, möglichst viele Aufgaben zu automatisieren. Das Ziel ist es, Arbeitsabläufe zu entwickeln, die definierte geschäftliche Probleme lösen und mit den Veränderungen Ihrer Systeme Schritt halten.

Beispiele für die Workflow-Automatisierung – FAQ

1. Was ist die Automatisierung von HR-Workflows?
   Bei der Automatisierung von HR-Workflowswerden vordefinierte Regeln verwendet, um Mitarbeiterdaten zwischen Systemen für Personalbeschaffung, Personalwesen, Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung, Finanzwesen und Identitätsmanagement zu übertragen. Die Daten müssen von niemandem erneut eingegeben werden. Eine Einstellungsentscheidung, eine Aktualisierung der Mitarbeiterdaten, ein genehmigter Arbeitszeitnachweis oder ein abgeschlossener Gehaltsabrechnungslauf können anhand Ihrer Geschäftsregeln automatisch einen Automatisierungsprozess auslösen.
2. Wie nutzen Personalabteilungen Workflow-Managementsysteme?
   Personalabteilungen nutzen Workflow-Managementsysteme, um genehmigte Mitarbeiterdaten zwischen Anwendungen zu übertragen, ohne diese erneut eingeben zu müssen. Häufige Workflows leiten die Daten neuer Mitarbeiter aus einem ATS an die Lohnabrechnung weiter und synchronisieren Mitarbeiteränderungen aus einem HRIS. Workflows leiten außerdem genehmigte Arbeitszeitnachweise an die Lohnabrechnung weiter und buchen Lohnabrechnungsbelege in ein ERP-System.
3. Welches HRIS bietet eine benutzerdefinierte Workflow-Automatisierung?
   Die meisten HRIS-Plattformen, darunter Workday, BambooHR, UKG Ready und SAP SuccessFactors, unterstützen eine benutzerdefinierte Workflow-Automatisierung. Wenn Daten zwischen diesen verschiedenen Systemen ausgetauscht werden müssen, nutzen Unternehmen in der Regel eine Integration oder einen Datenkonnektor. Der Konnektor wendet die erforderlichen Workflow-Zuordnungen und Geschäftsregeln an.
4. Was sind Beispiele für die Automatisierung von Arbeitsabläufen im Personalwesen?
   Zu den sieben häufigsten Beispielen für die Automatisierung von HR-Workflows gehören:
   1. Neue Mitarbeiter aus einem ATS in das HCM-System oder die Lohnabrechnung
   2. Mitarbeiterdaten aus dem HRIS in die Lohnabrechnung übertragen
   3. Buchungen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung in ein ERP-System
   4. Freigegebene Stundenzettel-Daten an die Lohnabrechnung
   5. Bonuszahlungen und Einmalzahlungen aus dem Kern-HR-System an die Lohnabrechnung
   6. Identitätsmanagement: Vom HCM zur Identitätsplattform
   7. Stammdaten wie Abteilungen, Standorte und Kostenstellen aus dem HRIS in die Lohn- und Gehaltsabrechnung
5. Wie viel Zeit spart die Automatisierung von HR-Workflows?
   Wie viel Zeit durchdie Automatisierung von HR-Workflows eingespart wird, hängt vom jeweiligen Workflow und dessen Komplexität ab. In einem Beispiel aus der Praxis sparte ein Data-Science-Unternehmen etwa 20 Stunden pro Monat ein, indem es die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und die Aktualisierung von Mitarbeiterdaten von BambooHR zu Paylocity automatisierte. In einem anderen Fall konnte ein Unternehmen aus dem Gesundheitswesen durch die Integration von Greenhouse undADP jeden Monat mehr als 20 Stunden manuelle Dateneingabe einsparen.
6. Wie trägt die Workflow-Automatisierung zur Verbesserung der Genauigkeit bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung bei?
   Die Workflow-Automatisierung verbessert die Genauigkeit bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, indem sie die manuelle Dateneingabe reduziert und Datensätze überprüft, bevor sie in die Lohn- und Gehaltsabrechnung gelangen. Die Automatisierung weist auf fehlende Lohn- und Gehalts-IDs, ungültige Stellencodes, falsche Gültigkeitsdaten, doppelte Zahlungen und verspätete Änderungen hin. Workflows zwischen der Lohn- und Gehaltsabrechnung und dem ERP-System stellen zudem sicher, dass sich Soll- und Habenbeträge vor der Buchung ausgleichen.
7. Welche Systeme werden durch die Automatisierung von HR-Workflows miteinander verbunden?
   Die Automatisierung von HR-Workflows verbindet die Systeme, die Unternehmen täglich nutzen, um Mitarbeiterdaten auszutauschen: vom ATS zur Lohnabrechnung, von der Personalabteilung zur Lohnabrechnung und von der Lohnabrechnung zum ERP-System. So können beispielsweise Greenhouse oder SmartRecruiters Daten zu neuen Mitarbeitern an Paylocity senden. Workday oder BambooHR können aktualisierte Mitarbeiterdaten mit ADP synchronisieren. Die Abrechnungsdaten können dann automatisch in ein ERP-System wie NetSuite übertragen werden.
8. Was ist der Unterschied zwischen Workflow-Automatisierung und Systemintegration?
   Bei der Systemintegrationwerden Anwendungen miteinander verbunden, damit sie Daten austauschen können. Die Workflow-Automatisierung legt die Regeln fest, die steuern, welche Daten wann übertragen und wie sie überprüft werden. Außerdem definiert die Workflow-Automatisierung, was passiert, wenn ein Fehler auftritt. Einfach ausgedrückt: Die Integration stellt die Verbindung her – die Workflow-Automatisierung steuert den Prozess.
9. Lässt sich die Automatisierung von HR-Workflows mit unserer bestehenden Personal- und Lohnbuchhaltungssoftware kombinieren?
   Die Automatisierung von HR-Workflowsfunktioniert mitden Personal- und Lohnbuchhaltungssystemen, die Sie bereits nutzen. Diese Systeme tauschen Daten über APIs oder automatisierte Dateiübertragungen aus, sodass Daten ohne manuelle Eingabe von einer Plattform zur anderen übertragen werden. So kann beispielsweise eine Aktualisierung der Mitarbeiterdaten in Ihrem HR-System automatisch mit der Lohnbuchhaltung synchronisiert werden, wodurch doppelte Eingaben vermieden werden und die Daten in beiden Systemen stets korrekt sind.
10. Welchen HR-Workflow sollte ein Unternehmen als Erstes automatisieren?
    Unternehmen sollten damit beginnen, HR-Workflows zu automatisieren, die häufig vorkommen, klaren Regeln folgen und am meisten Zeit in Anspruch nehmen. Ein gängiger erster Schritt ist die automatische Übermittlung von Daten neuer Mitarbeiter aus einem ATS an die Lohnabrechnung. Dies beschleunigt das Onboarding und reduziert Fehler bei der Dateneingabe.
11. Was sind die Herausforderungen bei der Automatisierung von HR-Workflows?
    Die Zuordnung von Feldern ist die häufigste Herausforderung bei der Automatisierung von HR-Workflows. Ein System verwendet möglicherweise „Remote“ als Standortangabe, während ein anderes „RMT“ oder einen numerischen Code erwartet. Wenn Werte nicht korrekt zugeordnet werden, kann die Automatisierung fehlschlagen oder falsche Daten übermitteln. Benutzerdefinierte Felder erfordern immer eine benutzerdefinierte Zuordnung. Klare Zuordnungsregeln und Validierungsprüfungen helfen dabei, Probleme bei der Datenzuordnung zu erkennen, bevor sie zu einem Problem werden.
12. Wie sollten HR-Teams mit Fehlern im Workflow umgehen?
    Automatisierte Workflows sollten fehlerhafte Datensätze kennzeichnen, das Problem erläutern und die Korrektur dem zuständigen Team zuweisen. Nach der Behebung eines Datenproblems sollte die Automatisierung bestätigen, dass der korrigierte Datensatz erfolgreich verarbeitet wurde. Tools wie Flexspring Monitor, das bei jeder Flexspring-Integration enthalten ist, zeigen den Status jeder Integration an, welche Datensätze jeweils übertragen wurden, und kennzeichnen alle fehlerhaften Datensätze, die korrigiert werden müssen.

Schlussfolgerung

Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen werden die Systeme für Personalbeschaffung, Personalwesen, Gehaltsabrechnung, ERP, Zeiterfassung und Identitätsmanagement miteinander verknüpft, sodass Mitarbeiterdaten ohne wiederholte manuelle Übergaben weitergegeben werden können.

Die nützlichsten Beispiele für die Automatisierung von Arbeitsabläufen beseitigen manuelle Engpässe: doppelte Dateneingaben, langwierige Einarbeitungsprozesse, Korrekturen bei der Gehaltsabrechnung, Tabellenkalkulationen für die Buchhaltung und nicht übereinstimmende Datensätze. Dank klarer Zuständigkeiten, zuverlässiger Integrationen, standardisierter Daten und eines Verfahrens zur Behandlung von Ausnahmen kann Ihr Team weniger Zeit mit dem Austausch von Informationen verbringen und sich stattdessen stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren, die menschliches Urteilsvermögen erfordern.